Contenu et types de lettres commerciales

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La lettre d'affaires est l'un des moyens de communication les plus importants dans le monde des affaires entre les représentants de différentes organisations. Il se caractérise par un style strict, précis et formel.

Lettre commerciale

Maintenant, à l'ère d'Internet, l'importance de la correspondance commerciale n'a pas diminué, mais a simplement changé de support - du papier à l'électronique - et est devenue plus rapide. Par conséquent, il est extrêmement important pour chaque employé, demandeur d'emploi, ainsi que pour les personnes occupant des postes de direction, de pouvoir rédiger correctement différents types de lettres commerciales.

De plus, cela le caractérise en partie comme un professionnel, élargissant ses opportunités de carrière. Par conséquent, il est si important pour toute personne qui n'est pas indifférente à sa carrière de connaître les règles de conduite de la correspondance commerciale et de prendre en compte ses différents types. Et le contenu des lettres commerciales, ainsi que leur qualité, dépendra du professionnalisme du correspondant.

Avec l'aide de la correspondance commerciale, les problèmes sont résolus, présentésles réclamations, les contrats sont discutés, les objets de valeur et les documents sont escortés.

Style professionnel

Le style des lettres commerciales doit être précis et ne pas permettre une interprétation variable des mots. Il doit y avoir une stricte subordination officielle, même s'il s'agit d'une lettre à un ami. La répétition (en quantité limitée) des timbres lexicaux est autorisée, et même bienvenue. En règle générale, divers types de lettres commerciales couvrent plusieurs questions, limitées à des sujets commerciaux. Le ton est utilisé uniquement neutre, ne permettant pas les évaluations personnelles et l'émotivité inappropriée.

La correspondance commerciale est toujours officielle, elle est souvent enregistrée et enregistrée.

Types de lettres

Le développement des affaires, les technologies de l'information affectent l'écriture commerciale et ses types, l'obligeant à prendre de nouvelles formes. A ce jour, on distingue les types de lettres suivants:

1. Sujets commerciaux et d'affaires. Avec l'aide des entreprises, résolvez les problèmes économiques, organisationnels et juridiques. Le volume de ces messages est de quelques lignes à plusieurs pages. Les commerciaux résolvent les problèmes de vente de services ou de biens et d'approvisionnement. Ce sont des demandes, des offres, des plaintes.
2. Lettres nécessitant une réponse (telles que requêtes, appels, requêtes, plaintes, suggestions) et ne nécessitant pas (contiennent des événements et des faits déjà décrits - accompagnements équivalents à des reçus, des confirmations).
3. Il y a de tels d



lettres épicées: régulières et circulaires - ayant un expéditeur etplusieurs destinataires de rang inférieur.

4. La correspondance est considérée comme standard, qui contient des formulaires prêts à l'emploi de documents, des échantillons. Les types de lettres commerciales présentées de cette manière sont dites réglementées. Si l'expéditeur écrit un message de lui-même, il n'est pas réglementé.
5. Quand une lettre révèle un sujet, elle est dite mono-aspect, si plusieurs - multi-aspect.
6. Placez séparément les types de lettres commerciales qui reflètent des informations individuelles pour le destinataire: félicitations, remerciements, condoléances, recommandations, accompagnements.

Contenu d'une lettre commerciale

1. Appel conçu pour attirer l'attention, l'intérêt, établir le niveau de contact. L'appel peut être par position, par nom, prénom et patronyme ou généralisé.
2. Introduction à l'essence de la lettre, clarifiant le but ou la raison de la lettre, consistant en une description, un lien, des remerciements, des félicitations, des réclamations, etc.
3. La partie principale (doit avoir toute correspondance commerciale). Les types de lettres commerciales à des fins diverses contiennent les principales informations, propositions, exigences, invitations, demandes, commandes. Il contient des justifications, des déclarations strictement chronologiques, une analyse des problèmes, des gains structurés ou des pertes possibles.
4. Tous les types de lettres commerciales doivent avoir une conclusion, consistant en des conclusions, des propositions, des accords, des refus, des avertissements. Par exemple, tel: rappeler, proposer, demander, avertir.
5. Phrases de clôture standard,conçu pour mettre en place une coopération ultérieure, délai, refus éventuel. De plus, l'appel final est soumis au système de valeurs et de priorités sociales.

Recommandations pour écrire des lettres

1. La lettre doit être alphabétisée et facile à lire, ne pas empiler les mots et utiliser des unités lexicales dont la signification exacte n'est pas connue.

2. Tous les types de lettres commerciales ne doivent pas être trop volumineux, il est préférable de réduire et de structurer au maximum les informations.

3. Au cours de la lecture, le destinataire doit ressentir le respect, l'individualité de la lettre, la propriété du sujet, l'infusion positive de l'auteur.

4. Il est important dans le processus d'écriture d'établir des accords sur le temps, les termes, les conditions de contacts et les contrats. Cela peut se faire sous la forme d'une liste d'options ou de questions suggestives.

5. Un ton plein de tact et professionnel, bienveillant de la lettre est sûr de préparer le destinataire pour une réponse positive et rapide.

L'une des composantes d'une entreprise prospère est le respect des règles de la correspondance commerciale, qui représente au moins 80 % de toute la documentation des organisations. Le strict respect de toutes les normes souligne la valeur juridique des lettres commerciales et garantit la réalisation rapide des objectifs commerciaux.