Rapport préalable sur un voyage d'affaires. Formulaire de rapport préalable

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Pour comptabiliser les fonds qui sont remis aux employés de l'organisation pour des voyages ou d'autres besoins, un formulaire spécial est utilisé. C'est ce qu'on appelle "rapport de voyage préalable". Ce document est la preuve de l'utilisation de l'argent. La base pour l'émission de fonds est l'ordre du chef. Dans cet article, vous trouverez un exemple de rapport préalable sur un voyage d'affaires, découvrez les règles de soumission du formulaire.

Flux de documents

Pour être envoyé en voyage d'affaires, vous devez émettre:

• commande;
• assignation de service;
• ID.

Au retour, un rapport sur l'achèvement d'une mission de service doit être soumis.

L'employé doit toujours avoir sur lui une attestation de déplacement. À chaque point, des notes sur l'heure d'arrivée et de départ y sont inscrites. Selon l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur doit rembourser à l'employé ces dépenses: voyage, logement, indemnité journalière, autres frais convenus avec la direction.

Généralement de l'argentremis au salarié avant son départ. Conformément au Règlement sur les transactions en espèces sur le territoire de la Fédération de Russie, cette opération est exécutée par un ordre en espèces (RKO) sur la base de la demande d'un employé, qui indique le montant et les conditions. Les fonds sont fournis: espèces en caisse, chèque bancaire, carte entreprise, mandat postal.

Design

Depuis 2002, les personnes morales de toutes formes de propriété utilisent un formulaire spécial n° AO-1. Le rapport préalable sur un voyage d'affaires, dont le formulaire peut être retiré auprès du service comptable de l'entreprise, est rempli en un exemplaire dans les trois jours à compter de la date de retour. Il est soumis pour vérification au service financier.

Les données suivantes sont indiquées au recto:

• nom de l'organisation;
• numéro et date du document;
• nom de la subdivision;
• F. Employé I. O., son poste;
• nomination des fonds: besoins du ménage, déplacement professionnel, achat de matériel, etc.;
• les données sur le paiement anticipé précédent, le cas échéant, sont déclarées dans le tableau. Le montant émis, la partie dépensée, le solde des fonds ou les dépassements (en roubles et kopecks) sont également indiqués ici.

Le formulaire de rapport préalable est rempli recto verso. Le verso contient une liste de documents confirmant les dépenses (chèques, billets, reçus, etc.), leurs numéros et dates, ainsi que le montant des dépenses. Sous le tableau, la personne responsable doit apposer sa signature.

Notes comptables

Après avoir reçu le formulaire, l'agent des finances doit remplir ce qui suitdétails:

• "écriture comptable" - transactions avec des numéros de sous-compte reflétant les montants dépensés;
• composition des candidatures - nombre de documents soumis;
• le montant approuvé des dépenses est enregistré et signé par le chef comptable;
• solde payé ou découvert émis;
• numéro et date de PKO ou RKO;
• sous la ligne de coupe se trouve un reçu d'acceptation pour la vérification des documents. Ici, le comptable enregistre les initiales de l'employé, le numéro et la date du rapport, le montant dépensé (en toutes lettres), le nombre de documents fournis.

Le rapport de frais de déplacement rempli est soumis pour approbation au responsable de l'organisation.

Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé doit remettre:

• certificat;
• assignation de service;
• rapport de voyage préalable avec les documents confirmant les dépenses.

Si une carte a été utilisée, les chèques des guichets automatiques doivent être joints. Dans le cas d'un voyage d'affaires à l'étranger, l'employé doit fournir des copies du passeport et des pages marquées de la date de passage de la frontière.

Le rapport de voyage, dont un exemple sera présenté ci-dessous, est soumis au gestionnaire pour approbation. La partie non dépensée des fonds est restituée immédiatement au caissier ou retenue sur les salaires. Le montant maximum est limité à 20 % des revenus, dans de rares cas à 50 %.

Saisir des données dans le programme "1C Accounting"

Basé sur terminé etrapport préalable approuvé, le programme génère des écritures sur l'utilisation des fonds. Pour cela, un document du même nom est fourni, qui s'ouvre via le menu Caissier de la barre d'outils.

Dans le journal, vous devez créer un nouveau formulaire en cliquant sur le bouton "Ajouter". Les détails suivants y sont renseignés:

• "Phys. person" - Nom complet de l'employé.
• "Destination" - "frais de voyage".
• Sur l'onglet "Avances" de la partie tabulaire du document, le numéro du CSC pour lequel les fonds ont été émis.
• En bas de la fenêtre, dans le champ "Candidature", le nombre de documents soumis est indiqué.
• Sur l'onglet "Autre", les dépenses qui sont indiquées dans le document "Carnet de voyage" sont signées.

Exemple

Ticket n ° 8956 du 20/03/14 - 2500 roubles. sans TVA.

Reçu pour l'hébergement n ° 1245 du 20/03/14 - 2400 roubles. sans TVA.

Reference-calcul (per diem) - 600 roubles. sans TVA.

Après avoir enregistré le document, des écritures doivent être générées: DT 26 KT 71.01.

Indemnité journalière

Il s'agit d'une partie distincte du coût, qui n'est pas documentée. L'argent est émis pour les besoins propres de l'employé. L'indemnité journalière est la même pour toutes les localités. Selon la loi, l'indemnité journalière maximale non soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques est de 700 roubles. Les montants supérieurs à ce chiffre devraient être imposés au taux de 13 %. L'indemnité journalière pour les voyages d'affaires à l'étranger dépend du pays de destination. Le calcul est effectué les jours calendaires, y compris les week-ends etvacances, temps de trajet. Le paiement peut être effectué en espèces sur la base de la demande de l'employé ou par virement bancaire. La deuxième option est plus couramment utilisée. Mais lors du transfert de ces montants sur des cartes «salaires», des risques fiscaux peuvent survenir, associés au recyclage des fonds. Afin d'éviter les conflits, l'organisation doit refléter dans la politique comptable la possibilité de transférer de l'argent à tous les détails des employés. Sinon, les agences gouvernementales peuvent leur facturer un impôt supplémentaire sur le revenu des particuliers, des primes d'assurance, ainsi que des pénalités et des amendes.

Quelques mots sur les voyages d'affaires à l'étranger. L'organisation peut remettre de l'argent à un employé en espèces en roubles, en devises étrangères ou par virement sur une carte. L'indemnité journalière est déterminée par la convention collective ou les actes juridiques locaux. La durée du séjour en voyage d'affaires est calculée en fonction des marques du passeport. En cas de retard forcé sur le chemin, des indemnités journalières sont versées à la discrétion de la direction.

Exemple de note de frais de déplacement professionnel

Nom de l'entrepriseNuméro EDRPO

Note de frais n°10 du 2015-04-01

Individu: Ivanov A. A. Département: Atelier Poste: Électricien

Destination: besoins du ménage

Rapport sur l'utilisation des fonds fournis pour un voyage d'affaires n° _-_ou sous rapport n° RKO -15 du 2015-04-19 montant 500 roubles. 00 kop.

Solde/Dépassement de l'avance précédente	Date	Cible	Montant	Balance / dépassement
-	20.04.15	Huile moteur	500 roubles.	0, 00
Total			500

Rapport vérifié:Total reçu: 500 roubles. 00 kop.

Total retourné à l'approbation: 0 rub. 00 kop.

(à remplir par le comptable)

Total reçu: 500 RUB

Dépensé 500 roubles. 00 kop.

Solde: 0,00 RUB

Rapport confirmé d'un montant de: 500 roubles. 00 kop.

Dépassement: 0 roubles 00 kopecks.

Annexe: 1 documents

1. chèque n° 1245 du 2015-04-20.

Solde payé d'un montant de _ émis par PKO n°_ du _ Dépassement émis par: Caisse enregistreuse n° _ du _.

Date Signature

C'est ainsi que le formulaire de rapport préalable est rempli. Toutes les dépenses sont fixées en tenant compte des kopecks.

Conclusion

Le rapport de frais de déplacement confirme l'utilisation des fonds par les employés. Le formulaire indique: par qui, quand et combien d'argent a été dépensé. Tous les chèques et reçus y sont joints, ce qui confirme l'utilisation de l'argent. Le formulaire est soumis pour vérification au service comptable, puis au responsable de l'organisation.