Le rapport préalable est Rapport préalable : remplissage de l'échantillon

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le rapport de dépenses est un document qui confirme la dépense des fonds remis aux employés responsables. Il est établi par le bénéficiaire de l'argent et soumis au service comptable pour vérification. Après cela, le rapport préalable est soumis au gestionnaire pour approbation. Les dépenses reflétées dans le document sont soumises à une radiation de la manière établie par le PBU. Examinons plus en détail les caractéristiques et l'exemple de remplissage du rapport préalable.

Débours

La réception des espèces par un employé responsable s'effectue à la caisse de l'entreprise. La base pour cela est l'ordre de dépenses. Il doit indiquer le but des fonds.

Le chef d'entreprise édicte un arrêté dans lequel il fixe la liste des salariés habilités à recevoir des fonds pour les besoins du ménage. Le même acte local établit les conditions pour lesquelles des montants peuvent être émis.

Déposer un rapport préalable

Ce document est soumis au service comptable dans les trois jours suivant la fin de la période pour laquelle les fonds ont été émis. Le formulaire est soumis avec des papiers confirmant la dépense d'argent. En même temps, l'employé calcule les coûts etbalance.

Modèle de note de frais: recto

Le document est fourni en un seul exemplaire.

Si vous prenez un exemple de rapport de dépenses, vous pouvez voir qu'il est rempli des deux côtés. Sur le devant de l'employé responsable indique:

• Numéro du document.
• Date d'achèvement de la note de frais.
• F. I. O., poste et service dans lequel il travaille.
• Numéro personnel (si disponible).
• Affectation de l'avance.

Sur le côté gauche du même côté, vous devez remplir le tableau. Il répertorie l'avance précédente, les fonds actuellement reçus, les dépenses, les dépassements et le solde.

Verso

Le verso de l'exemple de note de frais est destiné à indiquer la liste des pièces justificatives des frais. Ils peuvent être:

• ID de voyage.
• Vérifications KKM.
• Reçus.
• Marchandises, lettres de voiture.
• Factures, etc.

L'employé responsable indique également le montant des dépenses sur les documents. La numérotation des pièces jointes au rapport s'effectue dans l'ordre où elles sont indiquées dans le formulaire.

Nuances

Au recto, il y a la ligne 1a et au verso - 6 et 8. Dans le rapport préalable, ces champs sont remplis si les fonds ont été émis au profit de la personne responsable en devise étrangère. Par exemple, un employé a été envoyé en voyage d'affaires à l'étranger.

Recommandations pour un comptable

Le spécialiste remplit en premierrecto du formulaire. Tout d'abord, dans le tableau "Ecriture comptable", il est nécessaire de saisir des informations sur les numéros des comptes correspondants et les montants.

Le verso du formulaire reflète les dépenses acceptées pour la comptabilité. Dans le rapport préalable, ces informations sont saisies dans les colonnes 7 et 8. De plus, les comptes (sous-comptes) sont indiqués, au débit desquels les coûts sont comptabilisés (colonne 9).

Après cela, les pièces justificatives sont établies, l'exactitude du formulaire et les dépenses ciblées sont vérifiées. Après avoir terminé toutes les procédures, le comptable appose une marque sur le rapport. Il indique que le document a été vérifié et que le montant des dépenses a été approuvé (il est écrit en chiffres et en toutes lettres).

Au recto, un reçu est également rempli, qui est transféré à l'employé responsable.

Le formulaire doit être signé par l'employé qui a vérifié le document et le ch. comptable avec relevés de notes.

Si nécessaire, les informations sur les montants du solde ou du dépassement, le détail des documents (commandes) pour lesquels le règlement définitif sera effectué sont saisis dans le formulaire de rapport.

Approbation par le gestionnaire et radiation des montants

Un rapport vérifié est soumis au directeur de l'organisation. Il doit le signer. Pour cela, il y a une colonne correspondante dans la partie supérieure au recto du document. Le formulaire peut être signé non seulement par le responsable, mais également par un autre employé ayant autorité. Après approbation, le rapport est accepté pour la comptabilisation des fonds débiteurs.

Le solde de l'avance est crédité à la caisse de l'entreprise.

Interdictions

Si la personne responsablea une dette sur des avances fournies précédemment, l'émission de fonds n'est pas autorisée. De plus, il est interdit de transférer l'argent reçu par les employés à des tiers.

Durée de conservation

Ils sont établis par la loi. Différents documents ont leurs propres périodes de conservation. En règle générale, les entreprises choisissent la période maximale.

Basé sur sous. 8 1° de l'alinéa 23 de l'article CT, les pièces fiscales et comptables et autres attestations doivent être conservées pendant au moins 4 ans. Le paragraphe 4 283 de la norme du Code prévoit un délai de 10 ans pour les documents confirmant les pertes. Il vaut la peine de dire que les informations sur les dépenses sont utilisées par les organisations pour réduire l'assiette fiscale.

FZ No. 402 établit que la documentation primaire doit être conservée pendant au moins 5 ans à compter de la fin de la période de déclaration.

Travailler en "1C"

Le rapport préalable est établi, en règle générale, sur ordinateur. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le programme Excel ou "1C". Ce dernier est utilisé dans la plupart des entreprises. Considérez brièvement le schéma de conception dans "1C".

Pour travailler, vous devez ouvrir le document "Rapport préalable". Il est créé à partir de l'onglet "Production" ou "Caisse". Sélectionnez l'élément souhaité dans le menu.

Cela ouvrira le journal de documentation. C'est là que toutes les données du rapport sont stockées. Pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton "Ajouter". Ensuite, vous devez sélectionner "Individuel".

Après cela, le type de document requis est sélectionné. Par exemple, "Émission de fonds au box-office pour les règlements". Ensuite, le journal des commandes s'ouvrira. Le document souhaité est sélectionné ici.

La section tabulaire reflète les informations contenues dans les commandes.

Après cela, le deuxième onglet est rempli. Ici, vous devez spécifier les produits achetés par l'employé responsable. Par exemple, il peut s'agir de formulaires. En cliquant sur le "+", vous pouvez ajouter une nouvelle position.

Si un emballage consigné a été utilisé lors de l'achat, cette information doit être indiquée dans la colonne appropriée.

Lors de la publication de matériaux et de marchandises à l'aide du compte. 631 l'onglet "Paiement" est utilisé. La colonne "Autre" reflète les informations sur les coûts supplémentaires. Par exemple, il peut s'agir du coût des carburants et des lubrifiants, de l'utilisation d'Internet, etc.

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