Ordres de caisse entrants et sortants : procédure d'enregistrement, règles de remplissage et échantillon

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les mandats entrants et sortants font office de documents principaux. Ils confirment les transactions financières liées à l'émission et à la réception des fonds. L'enregistrement des ordres de paiement entrants et sortants est effectué selon certaines règles. Considérez les prescriptions de base.

Dépenses et revenus cash warrant: blanc

Lors de la réception d'espèces, le caissier entre les informations pertinentes dans le formulaire KO-1 et lors de l'émission - KO-2. Le remplissage des bons de caisse et de dépenses est effectué de manière à ce que les spécialistes vérifiant les documents puissent clairement comprendre leur contenu. Tous les détails requis sont inclus dans les documents. La base sur laquelle ils sont établis est inscrite dans les bons de caisse de recettes et de dépenses. Ils fournissent également une liste des documents joints (accompagnés).

Nuances

Les mandats entrants et sortants sont signés par le responsable immédiatement aprèsl'opération correspondante. Les documents qui y sont joints doivent être oblitérés d'un cachet ou de la mention "Payé". En même temps, la date doit être notée afin d'éviter la réutilisation des papiers. Selon les règles en vigueur, aucune correction n'est autorisée sur les ordres de paiement entrants et sortants, même s'ils sont stipulés.

Forme KO-1

Vous devez remplir le bon de commande en un seul exemplaire. Le formulaire comporte 2 sections. Le premier est un ordre de réception directe et le second est une feuille détachable - un reçu. Ce dernier est délivré à la personne qui a apporté les fonds. La ligne "Base" indique le contenu de l'opération effectuée. Par exemple, il peut s'agir du "paiement de la facture n°321 du 1er février 2017". Dans le champ « Inclus », le montant de la TVA est indiqué. Le montant est indiqué en chiffres. Si la taxe n'est pas fournie, alors vous devez écrire "Sans TVA". Le champ "Demande" liste les documents qui accompagnent la commande. Le compte de compensation est fixé en fonction de la source des fonds. Le code de subdivision est indiqué par les opérateurs des départements structurels distincts de l'entreprise. La cellule "Débit" doit contenir le compte de caisse conformément au plan. La numérotation des documents est de bout en bout, fixée pour un an. Le formulaire ne doit pas contenir de numéros désordonnés ni de codes doublés. OKPO est considéré comme une condition obligatoire. Les informations sont indiquées conformément au certificat délivré par l'autorité nationale des statistiques. Le nom de l'organisation est indiqué sous la même forme dans laquelle il est présent dans la documentation fondatrice. Si unl'entreprise a des codes d'analyse approuvés, ils doivent être indiqués dans la commande. Il y a une case "Objectif" sur le document. Il ne doit être rempli que par des organisations à but non lucratif disposant d'un financement éligible.

Caractéristiques d'assurance

L'ordre de réception est endossé au service comptable. S'il n'y a pas de spécialistes autorisés à approuver le document, cela est fait par le chef d'entreprise. Le directeur de l'organisme, par son ordonnance, peut confier l'obligation de signer les ordres à un autre employé. Dans le même temps, sa candidature doit être convenue par le chef avec le chef comptable. Si le directeur de l'entreprise effectue de manière indépendante des transactions financières, le crédit, les ordres de dépenses et le livre de caisse sont compilés et signés par lui.

Estampage

L'empreinte doit être située sur la partie du formulaire marquée "M. P." et prenez le reçu. La législation ne prévoit pas de règles particulières pour l'estampillage. En pratique, il est d'usage d'en avoir 60% sur la partie principale, et 40% sur le ticket de caisse. Certaines recommandations sont données dans la résolution du Comité national des statistiques n° 88 du 18 août 1998. La législation n'établit pas non plus une liste spécifique des détails qui doivent être apposés sur le cachet du caissier. Il est conseillé d'inclure dans le tampon des informations qui étaient auparavant considérées comme obligatoires:

1. Nom de l'entreprise (complet et en russe), type légal.
2. Emplacement.
3. Numéro d'enregistrement.

Document de décaissement des fonds

L'ordre de dépenses est également émis en un seul exemplaire. Lors de la remise de fonds à un employé pour déclaration, le formulaire doit être établi conformément à sa déclaration écrite. Il peut être sous forme libre. La demande doit être signée par le chef d'entreprise. Il indique:

1. Montant à émettre.
2. Date limite.
3. Date.

Contenu du document

Le champ "Raison" indique l'opération effectuée. Par exemple, il peut s'agir de "remboursement de dépassement selon rapport n°123 du 2017-02-03". Dans le champ "Application", les documents primaires et autres sont indiqués. Leurs numéros et dates de compilation sont indiqués. Les demandes peuvent être des demandes d'émission de fonds, de factures, etc. Règles d'inscription f. KO-2 sont prévus dans les recommandations méthodologiques approuvées par le décret n ° 88 du Comité national des statistiques. Il n'est pas permis d'apporter des corrections à l'ordre des dépenses. Le document est également signé par le chef comptable, le directeur ou une autre personne autorisée par lui. Les entrepreneurs qui tiennent des registres des coûts et des revenus ou des indicateurs physiques, conformément aux lois fiscales, ne peuvent pas émettre d'ordonnances de dépenses.

Actions du caissier

Lors du décaissement de fonds sur des notes de frais, le caissier doit vérifier:

1. Présence des signatures obligatoires et leur conformité avec les échantillons.
2. Égalitémontants en lettres et en chiffres.
3. Disponibilité des documents indiqués dans le formulaire.
4. Nom complet correspondant dans le mandat aux informations fournies par le destinataire.

Après cela, le caissier prépare le montant requis, transfère le document de paiement à la personne qui le reçoit. Dans la commande, le destinataire doit indiquer le nombre de roubles (en lettres) et de kopecks (en chiffres). La personne appose également sa signature et sa date. L'opérateur doit compter l'argent préparé. Dans ce cas, le destinataire doit voir comment le caissier s'y prend. L'entité qui a accepté les fonds les compte également sous le contrôle du caissier. Si cela n'est pas fait, le destinataire ne peut pas présenter de réclamation au caissier pour le montant émis. Après cela, l'opérateur doit signer le document de paiement.

Points importants

Le caissier délivre des fonds exclusivement à la personne dont les coordonnées sont indiquées dans la commande. Ce dernier présente un document confirmant son identité. Si la délivrance est faite par procuration, il convient de vérifier la conformité du nom complet. destinataire, données dans le mandat, des informations sur la personne représentée. Un document confirmant l'autorité du bénéficiaire effectif est joint au formulaire de paiement. Si plusieurs versements seront effectués par procuration ou dans des organismes différents, une copie est jointe à la commande. L'original doit rester chez l'opérateur qui a effectué la dernière émission.

Comptabilisation des commandes en espèces entrantes et sortantes

Dans les entreprises qui composent les documents mentionnés ci-dessus,contrôle des transactions en espèces. Pour ce faire, vous devez tenir un journal des encaissements et des ordres de débit. Il contient le détail des formulaires de paiement avant leur transfert à l'opérateur. Les ordonnances émises sur les relevés de versement des salaires et autres montants similaires sont inscrites dans le livre après que les fonds ont été remis aux bénéficiaires. La règle correspondante est inscrite dans les instructions approuvées par le décret n ° 88 du Comité national des statistiques.

En pratique, la question se pose souvent: pour quelle durée faut-il ouvrir un registre des bons de caisse encaissés et déboursés ? Il convient de noter que la législation ne prévoit aucun délai. À cet égard, les questions liées à la période d'utilisation de la revue, le comptable décide de manière indépendante. Vous pouvez ouvrir le livre pendant un an, un mois, un trimestre. Le nombre d'opérations doit être pris en compte lors de la prise de décision appropriée.

Responsabilité pour avoir enfreint les règles

Pour les entreprises qui ne respectent pas les exigences pour effectuer des transactions en espèces, les mesures prévues par la loi sont appliquées. La responsabilité est établie par diverses réglementations. Parmi eux figure le décret présidentiel n° 840 du 25 juillet 2003. Le chapitre 15 du Code des infractions administratives prévoit l'article 15.1. Il fixe les mesures de responsabilité en cas de violation des règles de travail en espèces et de la procédure d'exécution des transactions en espèces. En cas de dépassement des montants destinés au règlement avec les contreparties, non réception (partielle ou totale) des fonds reçus, non respect des obligations de stockageargent gratuit dépassant les limites, une amende administrative est prévue: 40-50 salaire minimum - pour les fonctionnaires, 400-500 salaire minimum - pour les organisations.

Conclusion

L'exécution des commandes est une tâche très responsable. Comme mentionné ci-dessus, les corrections, les erreurs et les taches ne sont pas autorisées dans les documents. L'opérateur chargé de les compiler doit garder à l'esprit que la commande est une forme de responsabilité stricte. Par conséquent, les dommages aux documents ne devraient pas être autorisés. En l'absence de l'un des détails requis, la commande complétée sera considérée comme invalide.