Qu'est-ce qu'un système ERP ? Planification des ressources financières de l'entreprise

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

De plus en plus d'entreprises de différentes tailles à travers le monde cherchent à introduire dans leur travail l'outil de gestion le plus puissant connu sous le nom de système ERP. Son utilisation est conçue pour établir un contrôle et une planification efficaces de tous les processus commerciaux d'importance stratégique pour l'organisation, afin d'optimiser le fonctionnement des principales installations de production et auxiliaires.

Le concept des systèmes ERP et ERP

La stratégie d'entreprise ERP (EntERPrise Resource Planning) est une intégration de tous les départements et processus de l'organisation: installations de production, services financiers, personnel et profil client et bien d'autres. Une telle combinaison vise principalement à optimiser la répartition des différentes ressources au sein de l'entreprise.

Si auparavant c'était un concept purement marketing, aujourd'hui un système ERP est le plus souvent compris comme une classe d'outils logiciels spécialisés. Au sens large, il s'agit d'une méthodologie de planification et de gestion de toutes les ressources de l'entreprise. Historiquement, la stratégie ERP s'est formée sur la base de ses prédécesseurs:

• MRP - planification des besoins en matériaux.
• MRP II - planificationressources de production.

En revanche, un système ERP peut être utilisé pour de très grandes entreprises, souvent dispersées géographiquement. Dans ce cas, nous parlons de planification des ressources d'entreprise, car elle accorde une attention non seulement à la production, mais également à une planification financière globale. Une caractéristique essentielle du système ERP est également la possibilité de son utilisation dans absolument n'importe quelle entreprise, quelles que soient les spécificités du travail, y compris celles qui ne sont pas engagées dans des activités de production. Considérant qu'il s'agit d'un produit logiciel, il convient de noter qu'il est doté d'un ensemble de moyens techniques plus puissants qui facilitent ou remplacent le processus de prise de décision.

Objectif du système ERP dans l'entreprise

Pour décider d'un changement radical dans les activités de leur entreprise, lié à l'introduction d'un système de gestion de l'information et à la mise en place d'une nouvelle stratégie commerciale, la direction doit être clairement consciente de la nécessité de cette étape, qui devrait s'exprimer dans les points clés suivants:

• refus d'accepter la situation actuelle;
• l'existence de la nécessité d'utiliser des technologies modernes pour renforcer la position d'une entité commerciale sur le marché dans un environnement concurrentiel;
• en s'attendant à des avantages significatifs de la mise en œuvre.

Tout d'abord, l'utilisation d'un système ERP est conçue pour contribuer à la réussite de la mise en œuvre d'une stratégie commerciale similaire, dont l'exécution doit assurer une efficacitéplanification et gestion des ressources d'entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire d'optimiser le travail de ses services, c'est-à-dire d'atteindre un maximum de cohérence entre eux et de réduire les coûts administratifs. Ceci peut être réalisé grâce aux avantages apportés par le système d'information. C'est:

• Augmenter la transparence des processus métier.
• Résoudre les problèmes d'organisation et de recherche des bonnes informations.
• Améliorer la fiabilité et la pertinence des données.
• Augmenter la vitesse du flux de travail entre les départements.
• Organisation d'un espace d'information unique entre le siège et les agences distantes.
• Réduire le temps nécessaire pour compléter la documentation et éliminer les éventuelles erreurs.
• Accélérer la prise de décision à tous les niveaux.

Le système ERP permet d'augmenter la compétitivité de l'objet, non seulement par l'introduction de processus métier plus efficaces dans son travail. Son utilisation devrait également conduire à une réduction des coûts globaux de l'entreprise. Des outils avancés de planification, de modélisation et d'analyse aident à optimiser les ressources des activités de production, du secteur financier, ainsi que le travail des départements d'entrepôt, de transport et autres.

Caractéristiques principales du travail

Dans différentes entreprises, même celles engagées dans la même activité, tous les processus métier peuvent se dérouler de manière complètement différente. Le schéma de travail standardisé qu'offre un système d'information de gestion d'entreprise peut différer considérablement de celui utilisé ici auparavant. Par çaraison de le considérer uniquement comme un produit logiciel est fondamentalement erronée, car sa mise en œuvre nécessite des changements internes à grande échelle de la part de l'entreprise sous la forme d'une réorganisation des processus métier existants.

Les caractéristiques conceptuelles de ces systèmes sont directement liées à leur essence. Rappelons que la méthodologie ERP implique la consolidation de tous les départements vitaux de l'entreprise pour organiser la gestion efficace de ses ressources. Cette association est mise en œuvre au sein du système d'information par la présence d'une base de données publique unique. Les informations n'entrent dans le référentiel qu'une seule fois et peuvent ensuite être traitées et utilisées à plusieurs reprises par divers consommateurs internes et externes. Par rapport à la vie réelle, dans ce cas, il y a une diminution du temps et des efforts des employés de l'entreprise pour la prise de décision. Il convient également de noter que le système ERP n'est pas un système de contrôle de processus automatisé, mais un système d'information intégré basé sur leur modèle abstrait, dans lequel les informations sont saisies par des personnes vivantes.

La structure de la base de données, ainsi que le fonctionnement du progiciel dans son ensemble, doivent être agencés de manière à refléter les activités de tous les services sans exception. Cette approche permet de surveiller l'ensemble des ressources et des processus métiers de l'entreprise presque en temps réel, et donc d'en assurer la gestion opérationnelle et stratégique.

L'une des tâches principales des systèmes ERP est deoptimisation du processus de planification et contrôle de la mise en œuvre du plan. Des algorithmes intelligents intégrés simplifient grandement sa solution pour leurs utilisateurs. Par exemple, la planification et la gestion d'une entreprise manufacturière présentent de nombreuses spécificités liées à l'hétérogénéité de ses composantes. Ainsi, dans une usine, il peut y avoir des ateliers qui fonctionnent à la fois de manière continue et discrète. De ce point de vue, le système de classe ERP mis en œuvre doit être universel et contenir la plus large gamme de modules spécialisés.

Étant donné que les entreprises modernes d'aujourd'hui sont souvent réparties géographiquement, il est très important que les succursales éloignées du siège social bénéficient d'un accès complet à un entrepôt de données commun. Ceci est mis en œuvre par les technologies de réseau les plus avancées impliquées dans le développement de systèmes ERP, qui prévoient également la différenciation des droits d'accès des utilisateurs aux informations qui y sont stockées.

Fonctionnalité des systèmes de classe ERP

En parlant de fonctions, nous ne devons pas oublier que tout produit de classe ERP est un système de gestion d'entreprise dans son ensemble. La gamme de ses capacités dépendra principalement de l'échelle et des caractéristiques de fonctionnement de l'installation pour les besoins de laquelle elle est utilisée. Considérez l'ensemble de fonctionnalités classique:

Production

• Maintenir les spécifications de conception et de processus pour les biens produits ou les services fournis afin de déterminer la quantité de matériaux requis et les coûts de main-d'œuvre.
• Élaborer des plans de production.
• Planifier et gérer les capacités techniques d'une entreprise dans diverses approximations: des unités individuelles aux ateliers et aux associations de production.

Finances

• Comptabilité opérationnelle, financière, de gestion, comptabilité et contrôle fiscal.
• Gestion des actifs de l'entreprise, y compris les immobilisations, les titres, les comptes bancaires, etc.
• Planification globale des ressources financières de l'entreprise et contrôle de ses résultats.

Logistique

• Formation d'indicateurs planifiés des volumes requis de matériaux, matières premières, pièces, composants conformément aux plans de production.
• Gestion des approvisionnements et des ventes: comptabilité des contreparties, tenue d'un registre des contrats, gestion de la chaîne d'approvisionnement, mise en place de la planification et de la comptabilité des entrepôts.

Personnel

• Gérer le processus de recrutement.
• Personnel opérationnel et dossiers du personnel, dotation, paie.
• Planification de la main-d'œuvre.

Marketing et publicité

• Maintenir les plans de vente.
• Gestion des prix sur différents types de marchés afin de former une stratégie globale adéquate de l'entreprise, une politique transparente de calcul du coût des marchandises: prise en compte des remises et des conditions de vente spéciales.
• Planifier et contrôler les activités promotionnelles et marketing en cours.

Projets. Signalement

• Fournir une large gamme de formulaires standardisés de reporting comptable, financier et de gestion, ainsi qu'un mécanisme flexiblecréer custom.
• Élaboration d'une stratégie globale: planification étape par étape du nécessaire à la bonne mise en œuvre du calendrier, des ressources matérielles, financières et humaines.
• Suivi des indicateurs clés de performance du projet.

Quelles entreprises peuvent utiliser les systèmes ERP

À première vue, il peut sembler que les systèmes de cette classe sont conçus exclusivement pour les industries à grande échelle, car ils se caractérisent davantage par la grande complexité de la structure des flux de ressources et des processus de différents types. Cependant, il existe des situations où l'utilisation des classes MRP ou MRP II peut ne pas être suffisante pour une petite entreprise. Aujourd'hui, sur le marché, vous pouvez acheter des produits logiciels avec diverses fonctionnalités. Selon l'échelle de l'entreprise où ils peuvent être utilisés efficacement, il existe des solutions lourdes, moyennes et légères.

Comme pour les organisations non manufacturières, les systèmes de classe ERP leur sont également applicables. Pour de telles entreprises, une fonctionnalité pas trop large suffira. À l'heure actuelle, il existe de petites variétés de systèmes intégrés ou locaux qui peuvent répondre aux besoins des entreprises commerciales ou des organisations travaillant dans le secteur des services. Il convient également de noter que de nombreux développeurs proposent à leurs clients et aux produits de l'industrie.

À propos des méthodes de classification

La caractéristique la plus évidente par laquelle tous les systèmes de gestion d'entreprise ERP peuvent être classés estl'échelle de l'organisation, le cas échéant. De ce point de vue, en fonction du nombre de jobs, il est d'usage d'allouer des solutions pour:

• Grandes entreprises (plus de 10 000 personnes).
• Moyennes entreprises (de 1 000 à 10 000 personnes).
• Moyennes entreprises (de 100 à 1 000 personnes).
• Petites entreprises (moins de 100 personnes).

Un signe important de la systématisation de ces produits d'information est la fonctionnalité. En fonction du volume de tâches exécutées, il existe la division généralement acceptée suivante en:

• Grand intégré.
• Moyenne intégrée.
• Gestion financière.
• Local.

La version locale est généralement un produit d'information encadré unifié d'une portée étroite, avec un coût total relativement faible. Le plus souvent, il couvre un ou plusieurs blocs dans le domaine des finances de l'organisation ou de ses activités comptables. De tels systèmes conviennent aux petites entreprises manufacturières ou commerciales.

Le système financier et de gestion de la gestion d'entreprise peut être utilisé principalement dans des organisations non productives, principalement commerciales ou travaillant dans la prestation de services. En plus des modules financiers et comptables, des modules de gestion logistique sont également impliqués ici.

Les systèmes d'information intégrés, selon l'échelle de l'objet cible, peuvent être de taille moyenne ou grande. Ils couvrent tous les processus commerciaux des structures d'entreprise, à savoir l'interaction avec les fournisseurs et les consommateurs,la production du produit final, les flux matériels et financiers, les relations avec le personnel, l'approvisionnement, le stockage et la commercialisation, la mise en œuvre du projet et bien d'autres.

Marché des systèmes ERP modernes

Tous les produits logiciels présentés aujourd'hui sur le marché intérieur peuvent être divisés en deux catégories principales: russes et importés. Les différences entre eux ne résident pas seulement dans le lieu de création, mais aussi dans la fonctionnalité.

Les puissants développements occidentaux servent de normes pour ce que l'on appelle communément les systèmes de classe ERP. Les exemples les plus clairs en sont les produits SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Tous peuvent être utilisés sur des cibles de n'importe quel niveau, y compris les très grandes. Cependant, leur utilisation par les entreprises russes peut souvent être difficile en raison de la survenue possible des problèmes suivants:

• Manque de préparation des entreprises à une réorganisation sérieuse des processus métier existants. L'ampleur de ces changements est difficile à exagérer. Les processus commerciaux des systèmes de gestion d'entreprise étrangers sont fondamentalement différents de ceux couramment utilisés dans notre pays.
• Nombre insuffisant de spécialistes capables de mettre en œuvre un projet de mise en œuvre d'un système ERP d'importation en Russie avec le niveau de qualité approprié.
• Le coût élevé de l'utilisation de telles solutions.

Malgré le retard général par rapport aux analogues occidentaux, les développements russes modernes augmentent progressivement leurs fonctionnalités. Ils sont parfaitement adaptés au travail des entreprises nationales. et peut être mis en œuvre avec succèssi, dans un cas particulier, une large couverture des processus métier n'est pas requise, mais il suffit simplement de mettre en place une comptabilité dans certains domaines d'activité à l'aide d'un système ERP. Des exemples de développements nationaux avancés sont les produits de 1C et Galaktika.

Regard vers l'avenir - ERP II

Émergé il y a quelque temps, le concept d'ERP II est le résultat de l'amélioration de la méthodologie ERP. La planification et la gestion des ressources de l'entreprise restent parmi les tâches principales ici. Cependant, le développement rapide d'Internet, qui a initié l'émergence d'une nouvelle méthodologie, a laissé sa marque, rendant le commerce traditionnel en partie électronique. ERP II est une combinaison d'un système de gestion d'entreprise classique avec des solutions de commerce en ligne spécifiques.

Maintenant, il est devenu extrêmement important d'interagir avec vos contreparties sur le réseau. Il existe deux domaines importants pour cela: la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client. Les informations intra-entreprise cessent d'être uniquement telles, pénètrent dans l'environnement externe et deviennent la base de la coopération avec d'autres entités commerciales. Le nouveau concept dans ce cas est formulé comme la gestion des ressources et des relations extérieures de l'entreprise. En plus de la réorientation idéologique, les systèmes ERP II ont reçu leurs propres caractéristiques technologiques.

Résoudre le problème du choix d'un système

Le choix d'un logiciel de ce niveau est un processus extrêmement responsable. Une mauvaise décision sur cette question, en particulier pour les projets à grande échelle, peutimpliquent des coûts de temps et d'argent impressionnants en l'absence du résultat escompté.

La mise en œuvre efficace d'un système à grande échelle, qui, par exemple, devrait assurer la gestion efficace d'une entreprise de fabrication, nécessitera nécessairement une réingénierie des processus métier de celle-ci. Il est important d'éviter une situation dans laquelle, à la fin de la procédure de mise en œuvre, le programme collecterait des données inutilisées ou ne résoudrait pas les tâches nécessaires. Pour cette raison, il est préférable d'inviter une équipe d'experts qui ont fait leurs preuves en la matière à coopérer afin de mettre en œuvre le projet.

Il existe une certaine liste de critères sur la base desquels l'équipe du projet, en accord avec l'administration de l'entreprise cible, peut prendre une décision optimale et rentable sur le choix d'un produit logiciel:

• Conformité des capacités techniques et fonctionnelles du système avec les principaux objectifs de l'entreprise.
• Le coût total de possession doit correspondre au budget alloué à cet effet. En plus du coût d'achat du système, cela inclut les coûts d'exploitation et autres types de coûts indirects.
• Le système d'information de classe ERP implémenté doit être conforme à toutes les exigences techniques généralement acceptées, ce qui signifie qu'il doit être évolutif, fiable, résistant aux éventuelles pannes, doté d'une protection antivirus et anti-piratage.
• Le fournisseur doit assurer la maintenance et l'assistance ultérieures des logiciels installés.

Le processus de mise en œuvre des systèmes de classe ERP

L'introduction de systèmes ERP dans les entreprises accompagne la mise en œuvre des stratégies du même nom sur celles-ci. Cette procédure, selon l'échelle de l'objet cible, dure généralement de plusieurs semaines à plusieurs années. Une organisation peut s'engager seule dans la mise en œuvre ou utiliser l'aide d'entreprises spécialisées dans ce domaine. On peut distinguer les principales étapes de ce processus:

1. Organisation principale. Ici, il est nécessaire de définir des buts stratégiques, des objectifs et de désigner l'effet attendu de la mise en œuvre pour une organisation particulière. Sur la base de ces données, il sera possible d'établir un plan technique pour le projet.
2. Développement de projet. À cette étape, les activités actuelles de l'organisation sont analysées: sa stratégie de promotion, ses processus d'affaires. Sur la base de ses résultats, un modèle de système est construit et des améliorations appropriées sont apportées au plan de travail.
3. Exécution du projet. Étant donné que les règles de conduite des processus métier sont dictées par le système ERP mis en œuvre, elles sont ici transformées en fonction d'exigences unifiées. Si nécessaire, le développement de formulaires de déclaration et d'algorithmes de transfert de données à partir de programmes comptables précédemment utilisés est effectué. Si aux étapes précédentes l'insuffisance des fonctions du système pour l'objet est révélée, il est finalisé. Il se termine par une formation des utilisateurs et des pré-tests.
4. Mise en service. Au cours du processus d'utilisation, les éventuelles erreurs et dysfonctionnements sont identifiés et éliminés.

SystèmeAujourd'hui, la gestion de classe ERP n'est pas seulement une copie d'un logiciel coûteux installé sur tous les ordinateurs d'une organisation, mais également le principal moteur d'une stratégie commerciale prometteuse. Son choix doit être basé sur les besoins existants et les capacités de l'objet cible. La poursuite du succès de l'ensemble de l'entreprise dans son ensemble dépend de l'exactitude de la décision prise et de la mise en œuvre des étapes de mise en œuvre ultérieure.