Comment tenir correctement un livre de caisse. Livre de caisse : exemple de remplissage

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Conformément à la législation nationale, toutes les organisations sont tenues de conserver des fonds libres à la banque. Dans le même temps, la plupart des règlements des personnes morales devraient être effectués entre elles sous une forme autre qu'en espèces. Pour les flux de trésorerie, vous avez besoin d'une caisse, d'un employé qui travaillera avec elle et d'un livre dans lequel les transactions seront enregistrées. Ensuite, nous examinerons plus en détail les fonctionnalités de remplissage de la documentation.

Livre de caisse: pourquoi est-il nécessaire et comment le conserver ?

Comme le montre la pratique, dans la plupart des organisations, la rotation des fonds est effectuée sous une forme non monétaire. Cependant, cela ne signifie nullement que les liquidités ne sont pas utilisées dans le cadre des activités de ces sociétés. S'il y a au moins un petit pourcentage de transactions conclues avec des billets de banque, l'entreprise doit avoir un livre de caisse. Comment tenir ce journal ? Qui doit y saisir des informations ? Ces questions inquiètent de nombreux entrepreneurs. Il convient de noter que selonDepuis 2014, les entreprises qui ont un registre des revenus et des dépenses ne peuvent pas émettre de bons de souscription pour les transactions en espèces. En conséquence, le livre de caisse, dont l'échantillon de remplissage sera décrit ci-dessous, peut ne pas être tenu par eux. Cependant, certains entrepreneurs continuent à l'utiliser. Cependant, de nombreuses organisations le compilent de manière incorrecte. Afin d'éviter les problèmes avec le bureau des impôts, les sanctions et autres pénalités, vous devez examiner attentivement les opérations effectuées et savoir comment tenir correctement un livre de caisse.

Cadre réglementaire

Avant l'entrée en vigueur des nouvelles recommandations sur la comptabilisation des transactions en espèces, rien dans la législation n'indiquait directement que tous les entrepreneurs devraient avoir un livre de caisse. Le motif de remplissage n'a pas non plus été défini. Dans la pratique des tribunaux d'arbitrage, il y avait des cas où la décision était prise en faveur d'entrepreneurs qui ne tenaient pas compte des transactions en espèces dans le journal. Depuis 2012, la procédure de remplissage du livre de caisse a été adoptée. L'instruction prescrit la présence obligatoire d'un journal des transactions pour tous les entrepreneurs, quel que soit le régime fiscal qu'ils utilisent s'ils effectuent des transactions en espèces. Pour une préparation incorrecte de la documentation et d'autres violations de la discipline comptable qui seront révélées lors de l'audit, une amende peut être infligée à l'organisation.

Fonctionnalité de document

Avant de dire comment tenir correctement un livre de caisse,devrait expliquer ce que c'est. D'après les informations ci-dessus, il est clair qu'il s'agit d'un journal spécial pour enregistrer toutes les transactions en espèces. De plus, le livre de caisse est inclus dans la liste des documents comptables. La résolution du Comité national des statistiques a approuvé la forme du journal comptable. Il s'appelle KO-4. La procédure correcte pour remplir le livre de caisse est déterminée par le Règlement applicable. Les instructions ont été approuvées par la Banque centrale en 2011. Savoir tenir correctement un livre de caisse est très important, car les inspections de contrôle le vérifient assez souvent. Un nouveau document est établi pour chaque année.

Modèle pour remplir et tenir un livre de caisse: dispositions de base

Un document contient 50 ou 100 pages. Quant à la question de savoir quand il est nécessaire de tenir un livre de caisse, conformément à la loi, il est établi que le journal est établi depuis le début de l'année et par ordre croissant. La page de titre indique la période de validité du document. Si le journal s'est terminé avant la fin de l'année, un nouveau est compilé. Les enregistrements ne sont pas interrompus et continuent dans l'ordre chronologique. La page de titre de la nouvelle revue indique la date de début et de fin de sa compilation. Dans ce cas, la séquence des documents sera facile à déterminer. En règle générale, une entreprise acquiert un livre de caisse prêt à l'emploi imprimé dans une imprimerie, avec des colonnes et des graphiques lignés. Vous pouvez également établir un document sous forme électronique (la manière de tenir correctement un livre de caisse dans ce format sera décrite ci-dessous). Toutes les pages sont immédiatement numérotées tout au long du magazine. Nombre totalles feuilles sont apposées à la fin (sur la dernière page). La quantité indiquée est certifiée par les signatures du responsable et du responsable. Le livre cousu est scellé avec un sceau de cire ou de mastic.

Personne responsable

Dans l'entreprise, il y a un employé responsable du livre de caisse. La manière de tenir correctement ce journal est indiquée dans les recommandations pertinentes que l'employé doit connaître. Cet employé effectue des transactions en espèces et entre des informations à leur sujet dans le document. La fiche complétée est certifiée par une signature. Cela signifie que l'employé assume l'entière responsabilité des opérations effectuées et des informations saisies. À la fin de la journée de travail, l'employé transfère le solde de trésorerie au service comptable. Avec lui, toute la documentation est transmise - reçus primaires et ordres de débit. La feuille remplie du livre est également signée par le comptable acceptant. Si ce dernier n'est pas à l'entreprise, le chef appose la signature. Cette procédure est effectuée quotidiennement. Afin d'effectuer des transactions en espèces, un employé responsable autorisé par le chef doit être familiarisé avec ses devoirs, droits et responsabilités contre signature. Si nous parlons de la façon de tenir le livre de caisse d'un entrepreneur individuel, le processus lui-même est similaire à celui effectué dans une organisation. Cependant, un entrepreneur individuel ne dispose pas toujours d'un personnel, et en particulier, il n'y a pas nécessairement une personne chargée d'effectuer et de comptabiliser les transactions en espèces. Si l'entrepreneur individuel travaille seul, il reçoit et consommefonds. En conséquence, il fait lui-même des entrées dans le journal et signe les pages remplies. Pour ceux qui ne savent pas comment tenir correctement un livre de caisse, les conseils ci-dessous pour un comptable vous aideront à naviguer dans les exigences.

Page de titre

Cette page doit contenir les informations suivantes:

1. Pour une personne morale - le nom complet de l'organisation, pour un entrepreneur individuel - le nom complet de l'entrepreneur, le nom de l'unité (s'il s'agit d'une succursale).
2. Période de validité du magazine. Cela peut être une année ou une date précise s'il y a plusieurs documents.
3. OKPO.

L'intérieur du document

Parlant de la façon d'établir correctement un livre de caisse, il convient de noter que les entrées, à la fois les dépenses et les revenus, sont saisies sur une seule page. À la fin de la journée, le reste est réduit et le total est additionné. Un rapport est établi sur les transactions réalisées. Chaque feuille du livre se compose de deux parties avec une ligne de déchirure. La première moitié est une page de journal qui contient des informations sur les opérations. La deuxième partie est le rapport du caissier. Vous pouvez plier la feuille le long de la ligne de déchirement et conserver des notes sur papier carbone. Après saisie des informations, la feuille est découpée. La première partie de la page doit être reliée. Attachés au rapport sont des documents qui confirment la conduite des opérations (ces papiers sont dits "primaires"). Il peut s'agir par exemple d'un extrait de commande, d'un ordre d'encaissement, d'une demande d'acompte, d'une procuration, etc.

Saisir des informations dans les colonnes

En haut de la page devraitla date à laquelle les informations ont été saisies. Le remplissage de la feuille commence par une colonne indiquant le solde au début du quart de travail. Ici, le montant est entré, qui est transféré à partir de la fin de la page précédente. Ensuite, entrez le numéro de série du bon de caisse. Il est indiqué dans la colonne "Numéro du document". La ligne suivante est saisie par la personne à qui ce document a été délivré ou de qui ce document a été reçu. S'il s'agit d'un individu, le nom complet est saisi, si l'entité juridique est le nom de l'organisation. Dans la colonne suivante, indiquez le numéro du compte ou sous-compte correspondant. Entrez les informations qui indiquent la méthode de réception ou de dépense de l'argent. Par exemple, r / s - sch. 51 ans, salaire - sc. 70, clients et acheteurs - sch. 62. Il convient de noter ici que ces lignes ne sont pas remplies par les entrepreneurs individuels.

Ensuite se trouvent les colonnes "Dépenses" et "Revenus". Ils indiquent les montants en roubles en chiffres. Les centimes sont indiqués après la virgule. Par exemple, le montant des fonds émis est le suivant: 129,05 p. Chaque transaction est enregistrée immédiatement après son achèvement. Les inscriptions sont faites uniquement sur la base de documents primaires. La colonne "Transfert" contient des informations sur le montant des opérations sur les lignes précédentes. À la fin, vous devez calculer le résultat total. Il est saisi dans la colonne "Total du jour". Le résultat est calculé séparément pour l'argent émis et les fonds reçus. Vient ensuite "Reste". Il est nécessaire d'additionner tout l'argent qui est entré et qui est resté de la veille. De ce montantles fonds décaissés sont retirés. Le chiffre enregistré dans le livre doit correspondre à l'état réel de l'encaisse. Les lignes qui restent libres doivent être barrées. Cela est nécessaire pour que personne ne remplisse les colonnes vides. Cela se fait avec la lettre Z. En fin de page, les noms du caissier et du comptable sont indiqués. De plus, le nombre d'ordres entrants et sortants établis par jour est indiqué. Si aucune transaction en espèces n'a été effectuée au cours de la journée, la page est laissée vierge. Dans le même temps, le solde disponible à la fin de la journée est transféré à la suivante sans ajustements.

Version électronique

L'introduction généralisée de la technologie informatique n'a pas contourné le livre de caisse. La version électronique de compilation du journal facilite grandement le travail des employés. Un programme spécial est utilisé pour maintenir le livre. Il affiche le journal sur l'écran de l'ordinateur. Les colonnes sont remplies de la même manière que décrit ci-dessus. Chaque jour, l'employé responsable saisit les informations nécessaires et, à la fin du quart de travail, imprime une feuille. La version papier doit comporter deux parties: le rapport proprement dit et la partie complémentaire. Le caissier signe la page. Si l'employé a une signature électronique, il est autorisé à l'utiliser, ainsi qu'une signature régulière. Chacune de ces pages est numérotée. A la fin de l'année, un livre est formé à partir de feuilles imprimées. La dernière page indique le nombre total d'insertions. Il est certifié par les signatures et le sceau de l'entreprise. Un e-book est autorisé à être compilé une fois par trimestre, pas par an. Les rapports et les documents d'accompagnement sont envoyés au service financier.

Revenus et dépenses

Le ticket de caisse est délivré par un bon de caisse. Le reçu - sa partie détachable - doit être archivé avec le relevé bancaire. Les opérations de disposition de fonds sont exécutées, respectivement, par un ou plusieurs ordres de dépenses. Lorsque l'argent est remis à la banque, l'employé reçoit un reçu et une commande. Le premier est déposé au caissier et le second au relevé.

Corrections dans le magazine

Si une erreur a été commise dans le livre qui n'a pas d'impact significatif sur le rapport, elle peut être corrigée. Il est strictement interdit d'arracher des pages du magazine. Il est également interdit d'utiliser un trait, un marqueur, un essuyage avec une lame, une gomme et d'autres manipulations similaires. Si la faute de frappe n'entraîne aucune modification des restes d'une période, sa correction est effectuée comme suit: l'entrée incorrecte est soigneusement barrée et la bonne est placée à côté. La correction doit être obligatoirement certifiée par des signatures. Le caissier et le comptable doivent signer. S'il y a plusieurs corrections sur la page, chacune d'elles doit être certifiée. En cas d'erreur grave, le caissier établit une demande adressée au chef comptable. Le chef d'entreprise réunit une commission qui sera chargée des corrections. Sur la base de l'erreur, un état comptable est établi. Il décrit la nature de l'inexactitude et la méthode pour la corriger.

Vérification de la discipline de signalement

Dribbles correctsle journal de caisse a le droit de contrôler l'organisme bancaire qui gère le compte de l'entreprise. Le gestionnaire sera avisé par notification qu'un audit sera effectué. Il sera nécessaire de fournir à la banque pour évaluation des feuilles volantes, entièrement signées, des rapports de caisse ainsi que la documentation jointe et les documents d'avance, si l'argent a été émis dans le cadre du rapport. Si la vérification concerne l'année en cours, il n'est pas nécessaire de broder le journal (cela se fait à la fin de l'année). Une fois les activités de contrôle terminées, le livre sera restitué à l'entreprise. Dans ce cas, l'organisme autorisé émettra un acte sur la vérification terminée de la discipline de déclaration. Si le document contient des commentaires, ils doivent être éliminés dans le délai fixé par l'autorité de contrôle. En outre, l'exactitude du remplissage du livre de caisse peut être vérifiée par le bureau des impôts. Des sanctions peuvent être appliquées pour les violations identifiées lors des activités de contrôle. Dans le même temps, il convient de préciser que l'inspecteur peut imposer une amende à l'entreprise si des erreurs ont été détectées dans les deux mois suivant leur constatation.