Correspondance sortante : registres d'enregistrement, comptabilité, échantillons, règles de remplissage

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Dans toutes les sphères de l'économie nationale, il existe une paperasse qui comprend de nombreuses fonctions. Parmi eux, la comptabilisation de la correspondance entrante et sortante est l'un des principaux. Aucune entreprise ne fonctionne isolément des autres organisations. La communication et la coopération avec les clients, les fournisseurs, les institutions financières et autres sont obligatoires. Par conséquent, le processus de production ne peut se passer de correspondance. Qui s'occupe de l'enregistrement des courriers entrants et sortants ? Comment bien les comptabiliser ? Qui en a besoin et pourquoi ? Nous examinerons ces questions dans l'article.

Catégories de correspondance. Caractéristiques de la documentation sortante

Il existe un grand nombre de formes et de types de documents, mais ils appartiennent tous à deux catégories principales:

• Envoi (courrier sortant).
• Reçu (courrier entrant).

Regardons la signification de chaque catégorie.

La correspondance, dite sortante, peut être envoyée aux destinataires suivants:

• Autorités supérieures.
• Subordonnésorganisations.
• Entreprises partenaires.
• Départements, ateliers et autres divisions structurelles de l'entreprise.

Quels sont les documents envoyés aux autorités supérieures ?

Pratiquement chaque entreprise est subordonnée à n'importe quelle organisation (district, départementale, régionale, ainsi que des ministères). La correspondance sortante envoyée à ces institutions peut être des rapports, des rapports, des plans pour le mois, le trimestre, l'année, les réponses aux demandes. En règle générale, il est délivré sur des formulaires standard approuvés ou sur des feuilles ordinaires avec le logo de l'entreprise.

Documents pour les organisations en aval

Pas toutes, mais de nombreuses entreprises coopèrent avec des organisations qui leur sont subordonnées. Il peut s'agir d'organes exécutifs, de succursales, de petites entreprises et autres. La correspondance envoyée par lui peut être des directives, des ordonnances, des avis, des règlements, des instructions, des supports de formation. Il est également émis sur des en-têtes ou des feuilles ordinaires avec le logo de l'entreprise. En outre, les instructions et le matériel de formation peuvent prendre la forme de brochures et de manuels, mais ils doivent être accompagnés d'instructions sur des formulaires standard ou des lettres d'accompagnement avec sceaux et signatures. S'il n'y en a pas, les manuels et brochures eux-mêmes doivent porter le sceau de l'entreprise d'envoi et les signatures des personnes responsables.

Documentation pour les entreprises partenaires

En règle générale, dans ce cas, nous parlons de fournisseurs, de distributeurs et de clients. La correspondance qu'il envoie est constituée d'ordres, d'avis deréception de marchandises, réclamations, brochures publicitaires, notifications de modifications des termes d'un accord ou d'un contrat, propositions commerciales.

Il convient de noter que les documents publicitaires, les listes de prix, les félicitations, les invitations, par exemple, à une présentation n'ont pas besoin d'être enregistrés.

Documentation au sein de la même organisation

Ce type de correspondance sortante a lieu dans les entreprises où il y a 2 ou plusieurs départements, ateliers, divisions. Dans de tels cas, la direction émet des ordonnances, des résolutions, des directives, des instructions et des documents similaires, qui sont envoyés aux départements et aux ateliers. Ensuite, pour les gestionnaires et l'administration, cette correspondance sera sortante, et pour un atelier ou un département - entrante.

Règles de conception des journaux

Indépendamment de l'endroit où le document est envoyé, il doit être comptabilisé. Pour ce faire, il existe des journaux pour enregistrer la correspondance sortante. À une époque où les ordinateurs et Internet n'existaient pas, ces journaux étaient tenus à la main. Ils pourraient être arbitraires. Un cahier commun, un livre comptable, un bloc-notes pourraient être utilisés. Plus important encore, le magazine devait avoir des feuilles cousues afin qu'elles ne puissent pas être arrachées. De plus, ils devaient être numérotés. La page de titre de la revue indiquait la date de sa création. Auparavant, il fallait coudre les pages avec des fils, sceller leurs extrémités avec une feuille de papier, sur laquelle il fallait apposer le sceau et la signature de la personne responsable. Également sur cette feuille était inscrit le nombre total de pages numérotées. Les corrections n'étaient pas autorisées.

Maintenant, la couture du magazine avec des fils est enregistrée lorsqueenregistrement de documents particulièrement importants ayant une valeur financière ou juridique.

Les pages du magazine sont numérotées dans la plupart des entreprises.

Lorsque la dernière ligne du journal est remplie, la date de sa fin est inscrite. Il se conserve de 3 à 5 ans. Cela dépend du type de correspondance qui y est enregistré. Les ordonnances judiciaires, les comptes financiers, les contrats à long terme, etc. sont considérés comme particulièrement importants. Vous ne pouvez disposer du journal que si chacun des documents qui y sont enregistrés a perdu sa force juridique.

Aide informatique

À l'ère de la technologie informatique, il est difficile de trouver un commis qui trace à la main le journal des correspondances entrantes et sortantes. Il existe maintenant un certain programme qui vous permet d'imprimer des formulaires ou de conserver des dossiers sur un ordinateur. Pour l'utiliser, vous devez avoir:

• Ordinateur avec MS Office, programmes MS Excel.
• Imprimante.
• Scanner.
• Messagerie informatique.
• Un tampon comme celui-ci: "Entrée. N° _, "_" _20_" Il peut être tapé manuellement ou acheté prêt à l'emploi.

Ensuite, vous devez entrer dans le programme, télécharger le formulaire requis et commencer à travailler avec. Vous pouvez imprimer le formulaire, faire beaucoup de photocopies, les coudre. Vous obtiendrez un journal dans lequel vous devrez prendre des notes à la main. Vous ne pouvez pas imprimer, inscrivez-vous directement sur votre ordinateur. En règle générale, c'est ainsi que sont conservés les documents pour lesquels vous n'avez pas besoin de signer.

De combien de magazines avez-vous besoin ?

Plus souventau total, les entreprises conservent un registre de correspondance sortante. Cependant, certaines organisations avec de nombreux partenaires et autres destinataires peuvent avoir plusieurs de ces magazines, tels que:

• Pour l'enregistrement de la correspondance envoyée à des tiers et pour les documents au sein de l'entreprise.
• Pour les lettres envoyées aux entreprises nationales et étrangères.
• Pour les documents destinés à certaines organisations (par exemple, le bureau central, le ministère, etc.) et à tous les autres. Ceci est fait pour la commodité de la gestion des documents, mais tout journal est rédigé selon une norme unique.

De plus, certaines organisations ont des revues distinctes pour chaque type de documentation. Par exemple, pour enregistrer les commandes sortantes, les commandes comptables, les notifications, les manuels, les réclamations des clients, les protocoles, etc. Pour comptabiliser ces documents, des formulaires avec d'autres colonnes peuvent être utilisés.

Comment conserver les entrées de journal

Il faut dire que les formes des formulaires sont à peu près les mêmes pour comptabiliser tous les types de correspondance sortante. Un exemple montrant à quoi le design devrait ressembler est donné dans notre article.

En haut de chaque page il y a un "header" avec des colonnes:

• Le numéro de série de l'entrée, il a également été apposé sur le document.
• Date de départ.
• Titre du document (par exemple "Rapport d'avancement").
• Résumé (littéralement quelques phrases, vous pouvez également noter le numéro du document).
• Nom de l'institution où la correspondance est envoyée.
• Signature du déclarant responsable.
• Méthode de départ (ordinaire ou e-mail, fax). Cet élément a été ajouté avec l'avènement des nouvelles technologies. Auparavant, ce n'était pas dans les journaux de correspondance.
• Si une réponse à une demande ou un rapport d'exécution est envoyé, le journal doit indiquer le numéro du document sur la base duquel la lettre envoyée a été créée. Il est également nécessaire d'indiquer les données sur l'interprète (nom, fonction).
• Nombre de copies. Parfois, une colonne est attribuée séparément, dans laquelle le nombre de pages d'une copie est indiqué.
• Remarque. Les informations qui ne sont pas incluses dans les colonnes précédentes sont indiquées ici.

Si le document sortant n'est pas une réponse à une demande ou un rapport, des tirets sont mis dans les colonnes sur l'exécution et la personne responsable.

A notre époque, le contenu et le remplissage du journal des correspondances sortantes n'ont pas changé. Exemple ci-dessus.

Courrier entrant

Les lettres et documents peuvent être reçus par l'entreprise à partir des sources suivantes:

1. Autorités supérieures.
2. Subordonnés.
3. Entreprises partenaires.
4. Autres institutions non listées ci-dessus (police, banques, tribunaux, particuliers, etc.).
5. Au sein d'une entreprise, la correspondance entrante peut provenir de l'administration ou d'une autre unité structurelle, par exemple du service comptable.

Au-dessus de nousexaminé quels documents peuvent constituer la correspondance des organisations indiquées dans les trois premiers paragraphes.

Les documents provenant d'autres institutions peuvent être une citation à comparaître à un employé, un bref d'exécution, une décision de justice, un procès, une plainte ou une déclaration d'un particulier, etc.

Les documents représentant le flux de travail au sein de l'entreprise peuvent être très différents: ordres de gestion, ordres, instructions, règlements, normes, consignes de sécurité, avis, etc.

Travailler avec les documents entrants

Il est nécessaire de conserver des enregistrements non seulement de la correspondance sortante, mais également de la correspondance entrante. Le journal, où sont enregistrées les lettres reçues par l'entreprise, est établi selon les mêmes règles que pour les documents envoyés.

La différence est dans le "cap" sur les formulaires. Il doit contenir les colonnes suivantes:

• Numéro ordinal. Il est également apposé sur le document.
• Date de réception.
• Organisation qui a envoyé le document.
• Comment il a été reçu (par fax, e-mail ou courrier ordinaire).
• Nom du document.
• Nombre de copies.
• Où le document a été envoyé (nom de l'atelier, du service ou du dossier).

Un exemple d'un des formulaires du journal des correspondances entrantes est présenté ci-dessous.

Si le document entrant est une commande ou une instruction méthodologique de la direction reçue par l'atelier (département) pour exécution, le journal d'enregistrement doit indiquer qui est la personne responsable, et également apposernote de performance, date et signature de l'artiste.

Qui tient les registres ?

Toute personne responsable nommée par le chef peut enregistrer la correspondance entrante et sortante. Dans ce cas, ce type d'activité de travail doit être inclus dans sa description de poste ou approuvé par arrêté du chef d'entreprise. En règle générale, le travail de bureau dans les organisations est assuré par une secrétaire. De plus, un employé du bureau ou un administrateur (dans les petites entreprises) peut effectuer l'enregistrement de la correspondance. Dans certaines organisations, la correspondance est gérée par deux employés - le compilateur et le secrétaire.

Les magasins et les départements conservent également des enregistrements des documents entrants et sortants. Ceci est fait par un employé chargé de ce type d'activité sur ordre de la direction.

Comment dois-je enregistrer correctement les documents entrants ?

L'enregistrement de la correspondance entrante et sortante n'est pas une tâche difficile, mais responsable. Tous les documents reçus par l'entreprise sont soumis à la comptabilité. S'ils proviennent d'organisations, ils doivent être tamponnés et signés par le responsable. Parfois, la signature des personnes responsables est également requise, par exemple le chef comptable, s'il s'agit d'une facture émise à l'entreprise. Les lettres de particuliers, telles que les lettres explicatives ou les réclamations, ne peuvent porter que la signature de la personne qui a rédigé ce document.

Dans la plupart des entreprises, toute la correspondance entrante doit être examinée par le responsable afin de se tenir au courant des processus de production. Lui-mêmedécide quoi faire des documents reçus - accepter pour exécution, familiariser les personnes concernées avec les informations, ou simplement classer le papier dans un dossier. Par conséquent, le secrétaire, après avoir enregistré la correspondance entrante dans le journal, la fournit au chef. Il met une marque sur chaque document à quel service il doit être envoyé.

Sur la base de ce "verdict", le secrétaire du registre des correspondances entrantes note dans la colonne appropriée le "destin" ultérieur de chaque lettre. Par exemple, un nouveau règlement sur le calcul de la prime peut être envoyé au service comptable, des consignes de sécurité au service technique et une réclamation du citoyen Ivanov au service de contrôle de la qualité des produits. Ceci termine le travail du secrétaire avec la documentation entrante.

Comment suivre le courrier sortant ?

Ci-dessus, nous avons examiné quels articles peuvent se rapporter à ce type de documentation. Dans certaines organisations, les demandes individuelles doivent être traitées par un secrétaire adjoint ou un compilateur. Selon GOST R 6.30-2003.12, un tel document est établi sur un formulaire spécial ou sur une feuille vierge avec le logo de l'entreprise. Toute lettre commerciale envoyée à une organisation ou à un individu doit être tamponnée et signée par le responsable. En règle générale, le secrétaire doit faire une photocopie du document, qui doit être classé dans le bon dossier.

La correspondance sortante est enregistrée dans le journal correspondant. Le secrétaire doit vérifier si tous les cachets et signatures nécessaires, les coordonnées de son entreprise etl'organisme pour lequel le document a été établi, y inscrire le numéro correspondant à celui sous lequel il est inscrit au journal, la date de départ, le nom du dossier dans lequel la copie est classée. Si la correspondance envoyée est une réponse à une lettre entrante, vous devez également indiquer le numéro sous lequel elle a été enregistrée. Les documents doivent être envoyés le jour indiqué dans le journal d'inscription.

Pourquoi avons-nous besoin d'une comptabilité par correspondance ?

Certaines personnes éloignées de la production pensent que l'enregistrement scrupuleux de la correspondance entrante et sortante est un travail supplémentaire, la soi-disant paperasse. En fait, la comptabilité des correspondances remplit les fonctions suivantes:

• Organise le flux de travail.
• Garantit une réponse rapide aux signaux entrants.
• Rationalise l'échange d'informations au sein de la production.
• Garantit la participation effective de l'entreprise à la vie économique étrangère.
• Vous aide à trouver rapidement le document dont vous avez besoin.

L'importance de ce travail est évidente, vous devez donc aborder sa mise en œuvre de manière responsable.