Comment rédiger un rapport préalable ? Modèle et règles

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le rapport de dépenses est le document principal du flux de travail comptable. Son objectif principal est de confirmer le montant dépensé par la personne responsable.

Formulaire unifié bilatéral n° AO-1 - un formulaire unique pour chaque entité juridique de toute forme de propriété. Les seules exceptions sont les employés de l'État qui utilisent un formulaire spécial "0504049" depuis 2002.

Une note de frais est la responsabilité de chaque employé qui reçoit des fonds pour un voyage d'affaires ou l'achat de tout matériel ou produit (comme des fournitures de bureau ou de la nourriture).

Note de frais du voyageur

Comment rédiger correctement un rapport préalable si un employé a été envoyé par une organisation pour effectuer une tâche dans une autre ville ?

Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé afin d'exercer ses fonctions en dehors du site de l'entreprise. Il n'est jamais sans dépenses, qui font l'objet d'une indemnisation au salarié conformément à la réglementation en vigueur.législation.

Les frais de déplacement comprennent:

• Aller-retour, mais seulement si le travailleur a des billets.
• Logement locatif (chèques ou reçus requis).
• Dépenses supplémentaires incluses dans les indemnités journalières.
• Appels téléphoniques, courrier, change, frais de transit et de commission, billet de bagage et tout autre événement, sans lesquels l'objectif principal du voyage ne sera pas atteint.

Toutes les dépenses ci-dessus doivent être documentées. Si nous parlons d'indemnités journalières, leur montant est généralement spécifié dans la commande ou dans le poste lors d'un voyage d'affaires émis par chaque entreprise. Le montant peut différer selon le lieu où l'employé s'est rendu: dans la région, vers un autre sujet de la Fédération de Russie ou à l'étranger.

La législation n'établit pas d'indemnité journalière maximale, mais si leur valeur dans le pays dépasse 700 roubles et à l'extérieur - 2500 roubles, elles doivent alors être soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les problèmes liés à la rédaction correcte d'un rapport préalable après le retour d'un voyage d'affaires ne devraient pas survenir. Date limite de livraison du document - pas plus de trois jours à compter de la date d'arrivée. Si le montant comptable n'a pas été entièrement dépensé, la différence doit être restituée au caissier au moyen d'un ordre de paiement entrant, et si, au contraire, il y a eu un dépassement, l'employé est indemnisé pour tout à l'aide d'un paiement en espèces sortant. commande.

Quelles sont les conséquences d'une déclaration préalable erronée ?

Établir correctement un rapport préalable surl'employé doit effectuer un voyage d'affaires dans les trois jours, sinon l'autorité de contrôle peut considérer ce montant comme un revenu, sur lequel l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les primes d'assurance doivent être accumulés.

D'ailleurs, l'adoption de la nouvelle version de la loi n° 290-FZ du 03 juillet 2016 introduit quelques ajustements, par exemple, une amende sévère pour avoir effectué un contrôle abusif. Il est également prévu de commencer à utiliser des cartes bancaires spéciales conformes aux normes internationales Visa et MasterCard pour payer les frais de voyage.

Règles générales

Comment rédiger un rapport préalable ? Il vous suffit de suivre chacun des points suivants:

1. Le procès-verbal doit être établi au plus tard dans les trois jours ouvrables à compter du:

• le délai indiqué par les employés dans la demande d'émission de fonds est expiré;
• un employé est allé travailler si l'expiration de la période pour laquelle l'argent a été émis tombait en vacances ou en maladie;
• employé de retour d'un voyage d'affaires.

2. Pour établir un rapport, utilisez le formulaire unifié n° AO-1 ou le formulaire adopté par l'entreprise.

3. Un employé, en collaboration avec un comptable qui sait comment rédiger correctement des rapports préalables (un exemple est clairement disponible dans le programme utilisé), doit remplir le document.

4. Le gestionnaire est responsable de l'approbation du rapport.

5. Tout document d'avance doit être accompagné de chèques, factures,billets et autres documents confirmant que la personne a effectivement dépensé les fonds comptables.

Exécution de la commande

Comment rédiger un rapport préalable ?

La première ou la première partie doit être remplie par un comptable. Il est impossible de se passer de préciser les détails du document (numéro et date), les informations sur l'entreprise et les personnes responsables, le montant de l'acompte versé, les informations récapitulatives: fonds dépensés et comptes comptables, sur la base desquels on peut juger le mouvement et la radiation. De plus, une avance inutilisée ou remboursée en trop doit être indiquée ici.

La deuxième partie est un reçu détachable indiquant que le rapport préalable a été accepté pour vérification. Après l'avoir rempli, le comptable doit le couper et le remettre à l'employé responsable.

La troisième partie (verso du formulaire AO-1) doit être remplie collectivement. La tâche de l'employé responsable est de refléter les détails et de joindre chaque reçu de vente correctement exécuté pour le rapport préalable. Le comptable devra remplir le montant et le compte, qui reflétera l'argent dépensé.

Le document doit être signé par l'employé, le comptable et le chef comptable. Ce n'est qu'après cela qu'il peut être approuvé par le chef.

Dépenses excessives raisonnables

Comment déclarer un dépassement de budget sur une note de frais ? Vous devez d'abord vous assurer qu'il est justifié:

• les dépenses sont plus élevéesattribué était nécessaire pour accomplir la tâche au nom des autorités;
• l'employé a des pièces justificatives.

Si au moins une condition n'est pas remplie, le montant d'argent n'est pas remboursable.

Procédure de compensation des dépassements en caisse

En cas de dépassement, le comptable est confronté à la question: comment établir correctement une note de frais. Un échantillon d'un formulaire de bon de caisse de compte n ° KO-2 peut être facilement trouvé sur les vastes étendues d'Internet. Les détails de ce document doivent être indiqués dans le rapport - la ligne "Dépassement émis par mandat de paiement".

Le délai de compensation des fonds dépensés en trop par un employé n'est pas établi par la loi. Par conséquent, si le comptable n'a pas immédiatement indiqué les informations sur l'ordre d'émission dans le rapport préalable, cela n'entraînera aucune pénalité.

Conditions d'indemnisation pour dépassement d'une carte de salaire

Actuellement, presque toutes les organisations transfèrent les salaires aux employés sur une carte bancaire. Est-il possible de restituer le montant dépensé en trop selon la note de frais à l'employé de la même manière ?

La législation n'a pas de réponse claire. Le document lui-même ne suggère qu'une seule forme de remboursement du montant comptable dépassé - en espèces.

La Banque centrale de Russie partageait le même avis en 2006 dans sa lettre n° 36-3/2408. Parallèlement, sa lettre, mais datée du 24 décembre 2008 n°14-27/513, contient des informations sur la question: est-il possible d'utiliser une carte bancaire pour payercomptable ne relève pas de la compétence de la Banque centrale. Cette entreprise de réseau devrait traiter ses problèmes de manière indépendante dans ce cas. Et pour que l'agence de contrôle n'ait pas de questions inutiles, il est recommandé d'utiliser la caisse.

Comment compenser l'argent personnel d'un employé ?

Un employé d'une organisation peut lui-même aller acheter les biens nécessaires (travaux, services) à ses propres frais. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de remplir un rapport préalable. Comment organiser les étapes ci-dessus ?

Une demande et des documents confirmant l'achat (reçus de caisse, factures, formulaires de déclaration stricts, documents de voyage, etc.) suffiront amplement.

Émission d'un rapport préalable en 1С

Chaque comptable devrait être familiarisé avec un tel document comme une note de frais. Comment ranger en 1C ? L'emplacement du document dans le programme est la section "Banque et caisse".

Dans la fenêtre créée, vous devez d'abord spécifier des informations sur l'organisation et les personnes responsables. Le bouton "Ajouter" mettra à disposition un tableau dans lequel vous devrez refléter toutes les informations sur les fonds émis.

Il existe trois types de paiement anticipé:

• Documents monétaires. Cela prend en compte les billets d'avion et de train, les bons, les timbres-poste, etc.
• Cash. Le but principal du document est de radier de l'argent.
• Compte de règlement. Le document est nécessaire pour prendre en compte la radiation d'un montant non monétaire du règlementcomptes d'entreprise.

Pour générer les informations de retrait d'espèces, vous devez commencer par créer un nouveau mandat sortant. Après avoir été rempli, le document doit être imprimé et remis à la personne responsable, afin que celle-ci remplisse la ligne à la réception des fonds et signe. Ce n'est qu'alors que vous pourrez enregistrer et publier le document.

Dans la section tabulaire du ticket de caisse, des informations sur les biens et matériaux achetés par la personne responsable doivent être indiquées. Si l'achat de marchandises a été accompagné de l'émission d'une facture, il est nécessaire de mettre le drapeau SF, de sélectionner le fournisseur et de remplir ses coordonnées.

La section "Emballages consignés" nécessite de renseigner les informations sur l'emballage que le fournisseur attend en retour.

La section "Paiement" enregistre les montants payés au fournisseur pour les biens achetés précédemment. L'acompte est reflété dans l'écriture D 60.02 K 71.01.

L'onglet « Autre » est conçu pour comptabiliser les autres dépenses d'une personne responsable (voyage d'affaires, voyage, frais de carburant, etc.).