La gestion d'événements est la gestion de l'organisation d'événements. L'événementiel et son développement en Russie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La gestion d'événements est un ensemble d'activités menées pour créer des événements de masse et d'entreprise. Dans le même temps, les premières sont appelées à apporter un soutien puissant aux régies publicitaires, tandis que les secondes visent à renforcer l'esprit au sein des entreprises.

La gestion d'événements est également connue sous un nom différent - "gestion d'événements". Sa tâche principale est d'organiser un événement à grande échelle à partir d'un événement ordinaire, dont on se souviendra longtemps après son achèvement.

Un peu d'histoire

Si nous considérons ce concept en traduction de l'anglais, alors c'est un événement, un événement. Il est connu de sources primaires que les premiers événements de divertissement sont apparus au début du 19e siècle. A cette époque, la vente de billets pour diverses compétitions de sports professionnels a commencé. Dans le même temps, les Jeux olympiques, par exemple, dans la Grèce antique, ou diverses compétitions dans la Rome antique peuvent également être classés comme divertissement.

Gestionnaire d'événements cultes, Joe Goldblatt prouve que le métier d'organisateur de divers événements de divertissement remonte au 20esiècle (1955 - l'ouverture de Disneyland). On peut faire confiance à cette personne hors du commun puisqu'il est le fondateur de l'International Community of Event Management. Il a également développé les premières formations au monde et un programme de certification professionnelle dans ce domaine.

État actuel de la gestion des événements

Comme vous le savez, la société moderne a deux caractéristiques principales: la production de masse et la consommation. Ce sont eux qui ont influencé le besoin toujours croissant de marketing événementiel.

Comme vous le savez, la société moderne a deux caractéristiques principales: la production de masse et la consommation. Ce sont eux qui ont influencé le besoin toujours croissant de marketing événementiel.

En Russie, l'événementiel n'a pas pris racine tout de suite. Ainsi, en URSS, ce type de service a longtemps été assuré par l'État, qui était également responsable de l'organisation de fêtes grandioses (par exemple, les Jeux olympiques).

Les entreprises événementielles professionnelles en Russie n'ont commencé leur activité que dans les années 90 du XXe siècle. En raison des spécificités de ce domaine d'activité, il s'est avéré que la plupart des spécialistes étaient issus du show business. Par conséquent, certains événements ont eu lieu ces années-là non pas au nom d'apporter des avantages, mais pour le spectacle habituel.

Avec le développement de la culture d'entreprise, la demande a continué de croître non seulement pour le marketing événementiel, mais aussi pour les professionnels de la gestion d'événements. Non seulement ils doivent être créatifs, mais ils doivent également maîtriser divers outils et connaissances endomaines de la psychologie. Dans les agences modernes de cette direction, il y a des employés qualifiés dans l'état qui sont capables d'organiser n'importe quel événement. On peut également supposer que cette industrie de services continuera à se développer.

Raison de tels événements

Alors, comment un événement peut-il commencer ? Les raisons qui sont le «prélude», après quoi l'organisation d'événements est réalisée, peuvent être complètement différentes. En fonction de la nature et des objectifs, il convient de mettre en avant les actions suivantes: séminaires, concours, stages de perfectionnement, rencontres et rencontres, ainsi que les anniversaires. Les événements gérés par la gestion des événements comprennent: la collecte de fonds (collecte de fonds à des fins spécifiques), les félicitations, les cérémonies, les célébrations, les compétitions sportives, les concerts et les spectacles musicaux, ainsi que les célébrations de masse. L'essentiel dans ce processus est l'utilisation correcte de chaque occasion et l'organisation des vacances avec un maximum d'avantages.

Il est connu par expérience que l'organisation d'événements, même à petite échelle, peut nécessiter des coûts et des efforts (matériels et intellectuels) importants. Par conséquent, pour une formation de haute qualité, une idée claire des buts ultimes, des objectifs et du tollé public souhaité est nécessaire. Ce n'est qu'après avoir reçu des réponses complètes à ces questions que vous pourrez commencer directement la gestion des événements. Cependant, certains points clés doivent être pris en compte lors de la planification, qui seront discutés ci-dessous.

Budget

Ce termele coût des événements futurs est déterminé. Par exemple, une fête d'entreprise bien organisée coûte jusqu'à 20 000 unités conventionnelles. Et un autre événement à grande échelle (par exemple, un concert d'un artiste exceptionnel) est une gestion d'événement complètement différente. Il s'agit d'une fête du plus haut niveau avec des événements organisationnels supplémentaires: une conférence de presse, des interviews de presse et des émissions télévisées. Le coût de tels événements à grande échelle est souvent énorme.

Plan d'action

Une étape tout aussi importante sur laquelle repose l'organisation de l'événement est le plan. L'établissement d'une liste spécifique des problèmes à résoudre et la détermination du calendrier permettront non seulement d'organiser correctement un jour férié particulier, mais également d'établir de manière optimale une estimation des coûts.

Personnel

Le règlement de la question du personnel est simplement nécessaire au bon déroulement du travail d'organisation des événements. Ainsi, au stade initial, il est nécessaire de déterminer le nombre d'artistes, d'ingénieurs du son, de spécialistes de l'éclairage travaillant lors d'un jour férié particulier. Il est nécessaire de bien comprendre combien de personnes seront impliquées dans la livraison de l'équipement, la préparation de la zone, ainsi que la négociation avec les entrepreneurs.

Attirer des sponsors

L'organisation et la tenue d'événements sont souvent réalisées avec du parrainage. Cependant, parfois, un jour férié dans l'entreprise se déroule seul. Tout dépend de l'échelle d'un parti particulier.

Attirer l'attention du public

L'une des tâches les plus importantes quirésoudre la gestion des événements, c'est obtenir le tollé public nécessaire. Par conséquent, lors de la planification d'une action, il est nécessaire d'imaginer avec précision dans quels volumes et quel type de réponse à un événement particulier il est souhaitable de recevoir.

Outsourcing

Dans tous les cas, cette question se pose à un gestionnaire d'événements novice ou à un responsable du marketing. L'organisation d'événements de plus grande envergure est confiée à des professionnels. Bien que ces vacances puissent coûter un peu plus cher à une entreprise, une agence dédiée évitera la plupart des tracas en prenant en charge l'intégralité du travail.

Les spécialistes, agissant conformément aux règles acceptées, développent d'abord un concept général. Et alors seulement, en utilisant leur potentiel créatif, ils proposent une idée qui exprimerait au maximum l'individualité et l'essence de l'événement futur.

L'étape suivante est la sélection d'équipements et de locaux adaptés. Un point assez important dans ce processus est la création d'un script fini. Les spécialistes de ces agences organiseront des négociations avec des entrepreneurs, rechercheront des ingénieurs du son et des présentateurs professionnels. De plus, les professionnels trouveront des moyens d'économiser sur certaines petites choses, mais en même temps, ils ne manqueront rien dans l'agitation des fêtes.

L'organisation d'événements sera plus efficace avec l'implication de spécialistes de l'agence concernée, notamment en relations publiques. Par exemple, les agences de communication qui ont des contacts de longue date avec les médias peuvent obtenir desrésonance beaucoup plus rapide. Pour atteindre leurs objectifs, les professionnels utilisent divers moyens de diffusion de l'information: publipostage, publicité extérieure et transmission d'informations au public cible à l'aide de sources spéciales. Ainsi, les grandes entreprises russes modernes sont confrontées à la nécessité d'organiser des vacances avec la participation de professionnels.

Comparaison avec la pratique occidentale

En occident, l'événementiel est un métier assez nouveau, on ne peut lui donner plus de vingt ans. L'attention des entrepreneurs russes n'a été attirée sur ce type d'entreprise qu'au milieu des années 1990. Au cours de cette période, l'économie domestique connut un nouveau développement et divers travaux commencèrent à s'ennoblir d'une certaine manière. Un gestionnaire d'événements est devenu l'un des spécialistes les plus recherchés sur le marché de la communication. Le nombre d'agences qui fournissent ces types de services ne cesse de croître et les événements de masse commencent à acquérir une orientation européenne non seulement à Moscou, mais aussi dans les grands centres.

Cependant, l'organisation d'un événement de toute envergure doit tenir compte des particularités de la mentalité domestique: si une fête - alors jusqu'au matin. Une telle ampleur de l'âme russe crée parfois quelques difficultés, mais cela n'affecte en rien le résultat.

Il faut aussi noter que ce domaine d'activité a de larges perspectives. Dans le même temps, il est également prématuré de dire qu'un tel marché de services est pleinement formé. Souvent, la présence de prix bas au détriment de la qualité dans les entreprises de ce typel'activité est due au manque de culture de l'événementiel dans diverses entreprises. Ainsi, de nombreuses personnes se souviennent qu'elles doivent célébrer le Nouvel An ou l'anniversaire de l'entreprise quelques jours avant l'événement. Mais en fait, les coûts correspondants devraient être inclus dans l'estimation pour au moins six mois supplémentaires d'une telle célébration.

Cours de gestion d'événements

Malheureusement, il n'existe aucun établissement d'enseignement où de tels spécialistes seraient formés. Ce métier est généralement maîtrisé par des artistes, des psychologues, des publicitaires et des enseignants. Dans la plupart des cas, les personnes sans éducation spécialisée obtiennent le métier de "gestionnaire d'événements". Les cours ne conviennent qu'à ceux dont les sujets correspondent aux bases de la gestion d'événements. Malheureusement, il y en a aussi très peu aujourd'hui.

Souvent, les agences événementielles elles-mêmes sont engagées dans la préparation de leurs employés. Pour cela, des stagiaires sont embauchés. Et déjà les meilleurs d'entre eux sont inscrits dans l'état.

Exigences du candidat

Il est prudent de dire que le travail d'un manager de cette catégorie est son mode de vie. C'est pourquoi une personne qui a choisi ce métier doit avoir des qualités qui résonnent directement avec ses activités professionnelles.

Qualités personnelles nécessaires à un gestionnaire d'événements:

- caractère ouvert et joyeux, sociabilité, ainsi qu'une apparence prévenante;

- capacité créative et artistique;

- pensée analytique et créative;

- haute performance et résistance au stress;

-qualités de leadership;

- sens de l'organisation;

- préparation à l'amélioration de soi.

Sur la base de la liste de qualités ci-dessus, nous pouvons conclure que les patates de canapé et les personnes flegmatiques ne devraient pas s'appliquer à ce domaine.

Les personnes exerçant cette profession doivent avoir des talents artistiques et créatifs. Cependant, les compétences organisationnelles jouent également un rôle important dans ce cas. Le manager doit prioriser correctement et atteindre l'objectif à tout prix. Il doit également avoir la capacité de travailler avec une énorme quantité d'informations et le talent de la persuasion.

Ainsi, il peut sembler que cette gestion d'événements est une chose très compliquée. Où étudier dans ce cas n'est pas non plus tout à fait clair. Une chose est sûre - si une personne possède au moins la moitié des qualités notées dans cet article, elle peut déjà essayer d'aider à organiser un événement, par exemple dans l'entreprise où elle travaille. Et s'il le fait bien et qu'il aime le faire, alors vous pouvez déjà proposer vos services à d'autres entreprises.

Directions principales de la gestion des événements

Aujourd'hui, les professionnels des relations publiques ont distingué les domaines suivants de la gestion d'événements: organisation d'événements internes d'entreprise visant à renforcer l'esprit de l'entreprise; promotions à grande échelle.

Cependant, dans chaque cas individuel, les spécialistes partent des tâches qu'ils doivent résoudre. Un énoncé précis de l'objectif vous aidera à choisir parmi une large gammeoutils sous la forme qui convient dans un cas particulier. Prenons un exemple.

Par exemple, une société pharmaceutique a commandé une agence événementielle pour célébrer son cinquième anniversaire. Une célébration de cette ampleur, tout d'abord, contribue à renforcer l'esprit d'entreprise. Par conséquent, comme meilleure option, le départ de l'équipe vers le country club a été envisagé. Les compétitions par équipes et les courses de relais sportifs ont été choisies comme un moyen de communication assez approprié, et le point culminant des vacances a été la possibilité pour chacun de voir la ville depuis un panier de ballons.