Carte de contrôle financier interne : à quoi sert-elle, remplissage d'échantillons ?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Dans le processus de l'activité financière et économique, les organisations effectuent de nombreuses opérations: la production de biens, la fourniture de services, les règlements avec les fournisseurs et les clients, le paiement des taxes et redevances, et d'autres opérations stipulées par le les types d'activités et la législation. L'organisation doit rendre compte de toutes ces opérations et de leurs résultats financiers aux autorités de régulation, soumettre certains rapports à temps. En plus de la déclaration au service des impôts et aux autres autorités, les entreprises doivent déclarer les résultats financiers à leurs actionnaires et fondateurs, partenaires et même certains débiteurs. Les rapports sont également requis pour un usage interne. Pour tout cela, il existe un contrôle interne, pour la commodité duquel une carte de contrôle financier interne est utilisée. Cet article est consacré à ce sujet. A partir de là, on saura ce qu'est le contrôle interne,quelle est la procédure pour sa mise en œuvre, et pourquoi avons-nous besoin d'une carte de contrôle financier interne, ses composants, ses spécificités et ses règles de remplissage.

Qu'est-ce que le contrôle interne

Le contrôle interne dans l'organisation est effectué par le service comptable ou par le directeur lui-même, si l'organisation est petite et qu'il assume le rôle de chef comptable. Réglemente la procédure d'exercice du contrôle financier interne Loi fédérale n° 402 du 6 décembre 2011. C'est ce qu'on appelle la loi - "Sur la comptabilité". Il se réfère spécifiquement au contrôle interne à l'article 19. Il décrit un certain nombre d'exigences clés pour une comptabilité continue, la nécessité de sa maintenance pour toutes les organisations sans exception, ainsi que des sanctions pour les organisations qui ne se conforment pas à ces exigences.

À quoi devrait ressembler le contrôle interne

La procédure d'exercice du contrôle interne financier implique la mise en œuvre de plusieurs principes. Leur respect est important à la fois pour les utilisateurs internes de l'organisation et pour les examinateurs externes.

• Fiabilité. Tous les documents et rapports doivent correspondre pleinement aux opérations effectuées. Tous les processus réellement terminés doivent être reflétés, avec un montant et des termes réels.
• Exhaustivité. Les documents et les rapports doivent contenir toutes les données importantes pour les parties prenantes. Les opérations doivent être spécifiées, si nécessaire, contenir des commentaires explicatifs.
• Neutralité. Les intérêts ne doivent pas être indiqués dans la documentation et les rapportstoute personne.
• Continuité. La hiérarchie des documents et des rapports est observée, la séquence de réflexion des montants totaux, le total cumulé pour les périodes de déclaration. Tous les documents sont liés.

Méthodes de mise en œuvre

Toutes les organisations sont dans des situations différentes. Dans certains, une seule personne travaille, qui est à la fois le fondateur, le directeur, le comptable et le responsable des ventes et des achats. Dans d'autres, au contraire, il y a un énorme personnel, chacun étant engagé dans sa propre entreprise. Dans un cas, il est plus pratique pour une organisation d'effectuer ses propres calculs, dans un autre, elle n'a tout simplement pas assez de personnel pour cela. Sur cette base, les entreprises ont deux solutions possibles pour sortir de la situation, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.

• Auto-inscription. Même dans une organisation avec un seul employé, il est possible de tenir des registres par eux-mêmes. Dans ce cas, le directeur lui-même est en charge de la comptabilité. Cela implique qu'il possède des connaissances dans le domaine de la comptabilité et des rapports, des règles et réglementations en matière de comptabilité, de travail de bureau et de flux de travail. À ce jour, il existe des services en ligne qui aident beaucoup dans le travail, même avec des connaissances minimales dans le domaine. Vous pouvez embaucher un comptable individuel ou même un service comptable complet, selon les besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les comptables obtiennent un emploi conformément aux exigences du Code du travail, ils perçoivent des salaires et des cotisations à des fonds spécialisés.
• Accord avec un audit outiers consultant. Dans ce cas, toutes les responsabilités comptables incombent aux spécialistes d'une société tierce. La principale préoccupation du client est de payer les services à temps. Plus besoin de chercher des candidats pour le poste de comptable, de le tester et de choisir parmi une masse de candidats, plus besoin de verser des salaires et des cotisations aux caisses sociales. Mais généralement, le prix des services de conseil est plusieurs fois supérieur au salaire d'un comptable moyen.

Sujets et objets de contrôle interne

Dans le processus de contrôle, ses sujets et ses objets peuvent être distingués. Sujets - personnes effectuant des actions visant à obtenir le résultat d'un audit, c'est-à-dire propriétaires ou fonctionnaires chargés de ces obligations. Il existe plusieurs niveaux de matières:

• premier niveau - propriétaires ou membres de l'organisation qui lancent l'audit par nécessité ou par leur propre décision;
• deuxième niveau - exécuteurs du processus de contrôle (membres de la commission d'inspection, ou tiers auditeurs qui sont chargés de ces obligations en vertu de leur fonction ou d'obligations contractuelles);
• troisième niveau - employés dont les responsabilités professionnelles comprennent la mise en œuvre de fonctions de contrôle;
• quatrième niveau - personnel effectuant l'inspection en cas de besoin.

Les objets de contrôle sont des objets vers lesquels le contrôle est dirigé. Il peut s'agir des ressources de l'organisation,les systèmes de sécurité, le personnel, les résultats financiers et d'autres composantes de l'activité économique qui intéressent les différents utilisateurs des informations recherchées.

Organisation du système de contrôle interne

Le contrôle interne fournit des informations et la confiance dans l'organisation à de nombreux utilisateurs à la fois. Il devrait être conçu de manière à satisfaire les intérêts de toutes les personnes pour lesquelles des informations sur la situation financière de l'entreprise et sa position sur le marché sont importantes. Pour ce faire, le contrôle doit porter sur les composantes suivantes de l'activité commerciale:

• exhaustivité et fiabilité des informations reflétées dans la comptabilité, la fiscalité et la comptabilité de gestion, sa comparabilité et sa continuité;
• l'activité de l'entreprise dans son ensemble et le degré de son reflet dans les documents comptables;
• utilisation légitime et efficace des fonds à la disposition de l'entreprise;
• fiabilité de la protection des secrets commerciaux;
• l'attitude de la direction de l'organisation face aux lacunes identifiées, la rapidité et l'approche pour les corriger;
• transfert rapide des informations internes et des rapports aux personnes dont les responsabilités professionnelles incluent la prise de décisions de gestion.

Qu'est-ce qu'une carte de contrôle financier interne

La mise en place du contrôle interne doit être abordée de manière systématique. Afin de rendre le processus plus pratique, il existe un document spécial -carte de contrôle financier interne. En termes simples, il s'agit d'un plan d'action de contrôle indiquant les procédures et les responsables (objets et sujets). Le processus de documentation du contrôle interne comprend un certain nombre de formulaires et de rapports interdépendants. Dans le même temps, il convient de noter que la carte de contrôle financier interne pour certaines organisations est obligatoire, pour d'autres, ce n'est qu'un outil pratique utilisé à volonté.

Le ministère des Finances a développé une forme unifiée de la carte de contrôle financier interne d'une institution publique. Un exemple d'un tel formulaire est donné dans ce document. Il est obligatoire pour les organisations qui utilisent des fonds budgétaires dans leurs activités. C'est-à-dire les structures étatiques, étatiques et municipales.

2017 Carte de contrôle financier interne: informations vérifiables

Dans le contrôle interne des organisations, tant commerciales que publiques, il est important de toucher à toutes les composantes de l'activité commerciale. Les procédures de contrôle suivantes ont été reflétées dans les fiches de contrôle financier interne pour 2017:

• Rapprochement des soldes indiqués dans la documentation et inscrits sur les comptes du bilan. Les livres de caisse, les relevés bancaires, les actes de rapprochement avec les contreparties, les rapports de caissier, les rapports d'entrepôt, c'est-à-dire la documentation primaire sont pris en compte.
• Comparaison des montants indiqués dans le bilan en début d'année, le rapport annuel de la dernière période de reporting, les indicateursdu grand livre et les montants reflétés dans les sections du bilan à la date du jour.
• Inventaire des inventaires, objets de valeur, biens.
• Contrôle et rapprochement des comptes créditeurs et débiteurs.
• Vérifier l'exactitude de la gestion des documents, la conformité des documents aux exigences de la législation, les politiques comptables de l'organisation, le plan comptable, les autres réglementations liées au domaine d'activité.
• Vérifier la disponibilité et la bonne exécution de la documentation primaire, sur la base de laquelle les données ont été saisies dans la comptabilité et le reporting.

Contenu de la carte de contrôle interne

La procédure de génération des cartes de contrôle financier interne peut varier dans les entreprises en fonction de la forme juridique, des caractéristiques du travail, du domaine d'activité. Mais dans toute la variété des formes de documents, il est possible de distinguer des détails qui leur sont communs. La carte de contrôle financier contient les informations suivantes:

• nom du document;
• nom de l'organisation dans laquelle il a été adopté et approuvé;
• période pour laquelle la carte est approuvée;
• nom des objets de contrôle;
• l'officiel responsable de l'opération, c'est-à-dire l'exécutant;
• le fonctionnaire qui contrôle les transactions - le contrôleur;
• méthode par laquelle le contrôle est effectué (par exemple, vérifier l'exécution d'un document, rapprocher les données lors de l'inventaire avecchiffres réels);
• méthode de contrôle (contrôle complet du courant, suivi continu, courant sélectif, suivi sélectif et autres);
• fréquence à laquelle les actions de contrôle sont effectuées (en cours de formation, avant approbation, avant le transfert du document, après transactions);
• intitulé du poste, date d'établissement de la fiche de contrôle interne financier d'un établissement public, exemple de signature, nom et initiales du contrôleur.

Ce qui est pris en compte lors de l'élaboration d'une carte

Les spécificités de la carte de contrôle financier interne dépendent des conditions dans lesquelles l'organisation opère, de sa forme de propriété, de sa niche de marché, de la disponibilité de la main-d'œuvre, des ressources matérielles et financières et de nombreux autres facteurs. Pour les organisations étatiques et municipales, des exemples de cartes clairs ont été établis. Les entreprises privées peuvent développer elles-mêmes ce document pour un usage interne. Lors de sa compilation, plusieurs points importants doivent être pris en compte, à savoir:

• pertinence des différents types, types et formes d'inspections pour une organisation particulière à un moment d'activité particulier;
• périodicité et fréquence des inspections dans lesquelles l'organisation travaillera de la manière la plus productive;
• l'état de l'organisation, sa disponibilité des ressources nécessaires à la mise en œuvre des inspections (financières, sociales, techniques, matérielles, temporaires);
• répartition uniforme de la charge lorsqueeffectuer un contrôle sur les contrôleurs actuels, car une activité de travail excessive génère de la fatigue, ce qui, à son tour, entraîne des erreurs, la perte d'informations importantes et d'autres conséquences désagréables.

Exigences supplémentaires pour les cartes de contrôle du secteur public

Transactions budgétaires pour la carte de contrôle financier interne - la base et la raison de sa compilation. Dans le secteur public, ce document est indispensable. Mais si dans les organisations commerciales, la structure de la carte peut être abordée de manière créative et basée sur les besoins de l'entreprise elle-même à un moment donné, alors avec les entreprises publiques, la situation est plus compliquée. Avant de signer une ordonnance d'approbation d'une carte de contrôle financier interne pour une organisation municipale ou étatique, vous devez vous assurer que toutes les exigences relatives à sa structure et à sa composition sont remplies. Ces exigences peuvent être représentées par la liste suivante:

• transparent dans la compréhension de la direction des inspections;
• reflétant les domaines d'activité dans lesquels les audits des opérations budgétaires sont effectués;
• description détaillée des algorithmes utilisés pour la vérification;
• des délais clairement établis pour les inspections, leur respect et leur confirmation;
• limites dans lesquelles les activités de contrôle sont menées.

Certaines entités du secteur public ont mandaté des plans d'inspection émis au niveau départemental. C'est à eux que les entreprises doivent strictementsuivre. Ces instructions peuvent être émises à différents niveaux de gouvernement:

• Documents, règlements et lettres fédéraux convenus avec le ministère des Finances de la Fédération de Russie et contraignants dans toute la Fédération de Russie.
• Règlements régionaux, règlements, lettres, ordonnances et exigences en vigueur sur le territoire d'une certaine région, comté ou province. Pour les entreprises situées géographiquement à l'intérieur de ces frontières, ces exigences relatives au contenu et à la structure des fiches de contrôle financier interne sont obligatoires. L'échantillon à remplir lors de la délivrance de ces documents est convenu avec Rosfinnadzor.

Le non-respect des obligations de diligence raisonnable ou le non-respect des réglementations peut entraîner des sanctions sévères en vertu des codes RF en fonction de la gravité du crime financier.