2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
Le poste d'un employé des archives s'appelle un archiviste. La tâche principale d'un spécialiste dans ce domaine est d'établir le travail de l'archive elle-même et la circulation de la documentation dans celle-ci. Ces professionnels sont nécessaires partout où il y a un grand volume de papiers officiels, en particulier dans les organisations liées à l'assurance, à la finance et en particulier dans les entreprises d'État. Le principal document auquel un nouvel employé doit se référer est la description de poste de l'archiviste.
Dispositions générales
Seul le chef d'entreprise peut accepter ou révoquer un archiviste. Et tout d'abord, il doit se référer à la législation en vigueur du pays. L'instruction doit indiquer la personne qui est le superviseur immédiat du spécialiste occupant ce poste.
Pour travailler comme archiviste, une personne doit recevoir une formation professionnelle initiale, puis elle peut être acceptée pour un poste même sans expérience dans ce domaine. Il y a une option quiune personne ayant une formation secondaire ou générale obtiendra un emploi, mais elle devra ensuite recevoir une formation spéciale dans ce sens. Aucune expérience n'est requise pour ce poste.
Ce que vous devez savoir
La description de poste d'un archiviste d'entreprise suggère que l'employé doit avoir certaines connaissances: il est obligé d'étudier les règlements, les instructions et la liste complète des documents juridiques liés à la gestion des archives dans cette organisation. De plus, il doit savoir comment stocker, utiliser les documents, ainsi que selon quelles normes ils sont acceptés et remis. Ses connaissances devraient inclure un système étatique unifié de travail de bureau. En outre, il doit comprendre comment les descriptions des documents conservés sont compilées, lesquels d'entre eux doivent être stockés de manière permanente et lesquels seulement temporairement, et également rédiger des actes concernant leur destruction.
La description de poste d'un assistant archiviste implique qu'il doit savoir comment les dossiers sont classés, selon quelles règles ils sont préparés pour une utilisation et une conservation ultérieures, comment les archives sont conservées et les rapports sont préparés dans l'entreprise. Cette personne doit comprendre la structure de l'entreprise où elle travaille, ainsi que les règles d'utilisation du matériel et de tous les moyens techniques nécessaires pour effectuer des travaux dans les archives. De plus, il doit connaître toutes les règles et lois internes de l'organisation, y compris la protection du travail, la sécurité incendie, la routine, etc.
Responsabilités
Description du poste d'archiviste d'une institution budgétairesuppose qu'il doit exercer certaines fonctions: la mise en œuvre des travaux liés à l'activité archivistique, la conservation de la documentation qui entre dans l'archive, l'enregistrement des documents entrants, l'élaboration de la nomenclature et la vérification de la régularité des dossiers de classement avant leur dépôt aux archives. Si tel est le cas, il crypte les unités de stockage, organise le placement des caisses et les inscrit au registre.
La description de poste de l'archiviste d'un établissement médical suggère qu'il doit préparer des descriptions sommaires de la documentation stockée, la répartir en unités temporaires et perpétuelles. Il doit tenir des registres et détruire rapidement les documents qui ont déjà expiré, et développer un système grâce auquel il sera possible de trouver rapidement et facilement le document souhaité.
Autres fonctions
D'ailleurs, ses fonctions officielles nécessitent sa présence lors des examens pour la valeur des documents pour la science et pas seulement. Il doit s'assurer que les documents restent intacts, si nécessaire, effectuer des travaux de restauration avec eux. Ce spécialiste s'assure également que l'archive dispose de toutes les conditions nécessaires au stockage normal des documents.
L'archiviste doit surveiller la mise en œuvre des règles de protection contre les incendies et utiliser des moyens techniques modernes pour travailler avec des documents. Il est obligé à la demande des employés et des visiteurs de l'organisationdélivrer des copies ou des originaux de documents d'archives, établir des certificats en utilisant les informations disponibles dans les archives et préparer des rapports sur leur travail.
Droits
La description de poste d'un archiviste médical suggère qu'il a certains droits. Il peut demander et recevoir des documents relatifs à ses activités professionnelles. Si nécessaire, il peut coopérer avec des spécialistes d'autres départements de l'entreprise ou d'autres organisations, si cela l'aide à résoudre ses problèmes de compétence. S'il y a un tel besoin, il peut représenter les intérêts de son entreprise dans d'autres organisations sur toutes les questions qui concernent directement le travail de l'archive.
Responsabilité
La description de poste d'un archiviste suppose qu'il est responsable du non-respect de ses fonctions et d'un travail de mauvaise qualité, de la fourniture d'informations fausses ou déformées sur les tâches effectuées, du refus d'exécuter les ordres de ses supérieurs.
De plus, il est responsable des situations où des infractions, des violations de la sécurité ou d'autres actions qui menacent le fonctionnement normal de l'entreprise ont été identifiées, et l'employé ne les a pas signalées et n'a pris aucune mesure pour éliminer le problème. L'archiviste est responsable de la violation des normes de discipline du travail.
Conditions de travail
La description de poste d'un archiviste suggère que la direction de l'organisation doit déterminer les heures de son travail conformément au travaillégislation. Le cas échéant, l'entreprise doit lui fournir un lieu de travail qui tient compte de toutes les normes et standards, ainsi que tout le nécessaire pour les déplacements professionnels, y compris locaux. Il a également le droit de signer les documents relevant de sa compétence.
Conclusion
Le principal document sur lequel un spécialiste accepté pour ce poste doit s'appuyer est la description de poste d'archiviste. Quelle que soit l'organisation dans laquelle il travaille, les droits, les responsabilités, les fonctions et les connaissances sont pratiquement les mêmes et peuvent varier en fonction des besoins d'une entreprise particulière et des tâches que le personnel de direction attribue à ses employés.
Un tel travail nécessite de l'attention, de la persévérance, la connaissance des règles de sécurité des papiers importants, la connaissance de l'évaluation de la valeur de certains documents, ainsi que la capacité de systématiser, de trouver rapidement et de crypter des documents. Le travail avec les gens est également un facteur important, car la profession d'archiviste implique l'émission et la réception de divers documents, en vérifiant l'exactitude de sa compilation et son authenticité. Seule une personne attentive, prête à travailler avec une grande quantité d'informations et à représenter les intérêts de l'entreprise dans d'autres organisations, sera en mesure d'effectuer correctement et de manière fiable les tâches de travail dans ce poste.
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