Contrôle des opérations de trésorerie de la banque. Vue d'ensemble des systèmes de contrôle des opérations en espèces

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Caissier est un énorme secteur fiscal et comptable, régi par de nombreuses réglementations et de vastes ensembles de règles. Toutes les organisations et les entrepreneurs individuels qui effectuent des règlements avec des contreparties en espèces sont tenus de s'y conformer. Divers types de fraudes étant souvent rencontrés dans ce domaine de la comptabilité, chaque année le contrôle des opérations en espèces devient de plus en plus compliqué, resserré et modernisé. Cet article traite du rôle de la caisse dans l'entreprise, des règles de conduite, ainsi que des méthodes et systèmes de contrôle des opérations.

Le rôle de la caisse dans les organisations et les banques

Le caissier de l'entreprise est nécessaire pour les organisations qui acceptent et émettent des espèces en espèces. Le but de ces opérations peut être n'importe lequel: émission de salaires aux employés, frais de déplacement, frais de bureau, réception des paiements des clients, règlements avec les fournisseurs. Toutes ces actions doivent être effectuées par l'intermédiaire de la caisse. Le contrôle des opérations en espèces est confié au Service des Impôts.

Quand dans la routine habituelleDans le dialogue, le mot "caisse" est utilisé, la caisse enregistreuse elle-même apparaît sous vos yeux. En fait, dans les organisations, il ne s'agit pas seulement d'équipements de contrôle et de calcul. La caisse d'une personne physique ou morale est un système complet qui comprend un poste de travail de caissier bien équipé, un logiciel, l'appareil lui-même, la disponibilité des rapports, le respect des limites et des règles de collecte. Le spécialiste travaillant dans ce domaine doit également être dûment délivré.

Règles pour l'équipement des chambres

Le contrôle des transactions en espèces commence par les exigences relatives aux locaux dans lesquels se trouve la caisse elle-même. Sans équipement et équipement appropriés, comme l'exigent les règles et règlements de la Banque centrale, la caisse ne devrait pas fonctionner. Bien sûr, toutes les organisations ne respectent pas la réglementation. Une telle approche, d'une part, peut entraîner des amendes, et d'autre part, elle est dangereuse pour l'argent et l'employé qui en est financièrement responsable. Les organismes bancaires doivent se conformer à toutes les exigences sans faute, sinon ils peuvent être privés de licence. Vous trouverez ci-dessous les exigences générales pour équiper la caisse enregistreuse:

• La présence d'une seule porte qui se ferme de l'intérieur. La serrure de la porte doit être sécurisée, dans certains cas, des boulons et des boulons en fer sont utilisés, ainsi que des cadenas afin qu'il soit impossible de casser la porte de l'extérieur.
• Dans la chambre, il y a une fenêtre pour contacter les clients, recevoir et émettre des fonds. La fenêtre doit également fermer hermétiquement et être équipée d'une charnièrecadenas. Soit dit en passant, les dimensions de la porte et de la fenêtre sont clairement réglementées. Un écart par rapport aux dimensions établies est autorisé si l'entreprise dispose d'une unité de sécurité.
• La pièce doit être équipée d'armoires métalliques. Ils doivent être fixés aux structures porteuses du bâtiment de manière à ne pas pouvoir être retirés avec les détails intérieurs auxquels ils sont vissés. À la fin de la journée de travail, les armoires sont verrouillées et scellées.
• La ventilation et les fenêtres doivent être bien fermées et équipées de barres métalliques.
• Il doit y avoir deux extincteurs dans la pièce.
• La caisse enregistreuse doit être armée d'alarmes qui envoient des signaux de divers circuits de sécurité au poste de police local ou à l'organisme de sécurité.

Procédure pour travailler avec le caissier

Le contrôle des transactions en espèces implique un certain ordre de travail. À son arrivée sur son lieu de travail, le devoir premier du caissier est de vérifier l'intégrité des scellés sur les boîtes et le coffre-fort, ainsi que de vérifier s'il y a des signes d'effraction et d'entrée non autorisée dans les locaux. Si aucun signe avant-coureur n'est détecté, vous pouvez vous mettre au travail. S'il y a des signes de présence d'une autre personne, il est nécessaire d'appeler immédiatement les forces de l'ordre et, avant l'arrivée des employés, de s'assurer de l'inviolabilité des documents, du matériel et du mobilier situés dans la caisse enregistreuse. Il est possible de vérifier ce qui manquait à la scène uniquement en présence de policiers. Avec eux, le contenu du coffre-fort est recalculé. Après inspectionlocaux, un acte est dressé en quatre exemplaires: l'un est destiné aux policiers, le second à la compagnie d'assurances, le troisième à la compagnie elle-même. Une quatrième copie est nécessaire s'il existe une organisation mère.

L'accès à la pièce dans laquelle se trouve la caisse ne doit être disponible qu'au caissier, délivré conformément à toutes les exigences de la Banque centrale et du TKRF, et aux autorités. Un trousseau de clés destiné aux supérieurs doit être scellé et conservé en lieu sûr. Il ne doit y avoir aucun effet personnel du caissier dans la salle du caissier. Seul ce qui appartient à l'organisation économique s'y trouve.

Il existe également des exigences concernant le montant en espèces pouvant être conservé à la caisse de l'organisation. Il est nécessaire de calculer à l'avance et de documenter dans les actes pertinents la limite des fonds, au-delà de laquelle il ne devrait pas y avoir d'argent liquide à la caisse à la fin de la journée de travail. Pour maintenir la limite, une opération spéciale est effectuée - la collecte, ce qui signifie qu'un transport spécialisé avec une protection fiable transporte des fonds à la banque. Les petites succursales de la banque collectent leurs fonds dans les coffres principaux et les organisations - dans la banque avec laquelle elles ont un accord de service et d'assistance. La limite de trésorerie ne peut être violée que dans les trois jours, lorsque les salaires sont versés aux employés de l'organisation.

Procédure de sortie d'espèces depuis la caisse

Le contrôle des transactions en espèces de la banque et des organisations est basé sur une réglementation claire de la fixation de toutes les actions avecEn liquide. Toutes les transactions sont correctement documentées et reflétées dans divers types de comptabilité d'entreprise.

Le système de contrôle des transactions en espèces implique la réflexion de toutes les manipulations en espèces à l'aide des encaissements et des dépenses en espèces, des rapports d'avance, des chèques et des actes sur les fonds utilisés émis dans le cadre du rapport. Toutes les transactions sont enregistrées dans le livre de caisse. À la fin de la journée de travail, un rapport est établi avec les reçus fiscaux finaux joints imprimés à partir de la caisse enregistreuse.

Toutes les opérations d'émission de fonds doivent être confirmées par des ordres de paiement avec la signature de la personne à qui ils ont été émis. Dans le programme comptable, l'objet de l'émission est précisé dans les commentaires. Les versements anticipés et les paiements au titre du rapport doivent alors être confirmés par des chèques, des actes de travaux effectués ou des services reçus. La délivrance des salaires est également confirmée par un bon de caisse de dépenses, ainsi qu'une feuille de paie.

Le contrôle des opérations en espèces et de règlement interdit catégoriquement l'émission de fonds destinés à une personne contre la signature d'une autre.

Règles du caissier

La comptabilité et le contrôle des transactions en espèces sont principalement confiés à un spécialiste appelé "caissier". Dans les organisations avec un petit personnel, les officiels suivants peuvent remplir son rôle:

• Chef comptable.
• Comptable d'une certaine section.
• Tout employé ayant des connaissances particulières etcompétences.

Une condition obligatoire pour tous les fonctionnaires exerçant les fonctions de caissier (même à temps partiel) est un accord sur l'entière responsabilité. S'il est décidé de faire d'un gestionnaire ou d'un comptable un caissier, il doit toujours s'agir de la même personne. S'il part en congé de maladie ou en vacances, il est remplacé par un autre employé spécifié dans l'ordre du chef, et a également signé un nouvel accord de responsabilité. De plus, il est nécessaire d'établir un acte d'acceptation et de transfert de biens matériels. Au cours de sa préparation, l'argent est compté, l'état de l'équipement est vérifié, la disponibilité de tous les documents en présence de la commission. La commission est un groupe de personnes d'au moins trois personnes. Le plus souvent, il comprend le chef comptable et la direction. L'acte est dressé en trois exemplaires.

Lors de l'inscription d'un caissier, un échantillon de sa signature est envoyé à la banque de service de l'organisation ou au siège de la banque. C'est elle qui devrait figurer sur tous les documents liés au travail de la caisse.

Un candidat postulant pour le poste de caissier doit être soigneusement vérifié pour des précédents désagréables dans le travail avant d'être embauché. Ses documents et sa photo sont transmis au service de sécurité ou des informations sont demandées aux forces de l'ordre. Maintenant, Internet est un bon assistant pour l'employeur dans cette affaire. Il existe de nombreuses bases de données dans lesquelles les organisations partagent des informations sur les employés qui ont été licenciés et ont commis une faute sur le lieu de travail.

Il n'est pas recommandé de travailler avec la caisse enregistreusepermettre aux personnes souffrant d'alcoolisme et de toxicomanie, d'anciennes condamnations, de troubles à l'ordre public, ainsi que de diverses maladies mentales.

Contrôle de l'enregistrement des transactions en espèces

L'exécution correcte et la disponibilité de tous les documents est une exigence indispensable de la Banque centrale, de la banque de service, du service des impôts et des autres organismes de contrôle. Le contrôle financier des transactions en espèces peut être effectué de manière non planifiée, avec un avertissement, avec saisie de la documentation et du matériel de trésorerie. De nombreuses organisations, notamment des structures financières, pratiquent un audit interne planifié de la caisse. Dans ce cas, une commission est constituée, composée de ses propres employés compétents en la matière, ou une société d'audit spéciale est engagée, qui effectue tous les contrôles à un niveau professionnel et émet un rapport sur les dysfonctionnements, les écarts dans les transactions en espèces et la documentation.

Les inspections sur le terrain et d'autres types d'inspections peuvent affecter les contrats de travail, la responsabilité, les données personnelles des employés, l'état des documents de caisse, l'exactitude et la régularité de leur entretien, la mémoire fiscale de la caisse enregistreuse, l'équipement et l'équipement du caisse, reflet des transactions, leur validité dans la comptabilité comptable, économique et fiscale.

Équipement de caisse enregistreuse

La liste des équipements de contrôle des transactions en espèces comprend une caisse enregistreuse spécialisée. Vous ne pouvez pas acheter cela dans les quincailleries ordinaires. Contrairement àà partir d'une imprimante, d'un fax, d'une machine à calculer et d'autres équipements de bureau, KKM ne peut être vendu que par des organisations qui ont reçu une licence spéciale à cet effet. En règle générale, les mêmes organisations servent les dispositifs de contrôle et de calcul. Chaque caisse enregistreuse doit être enregistrée auprès du bureau des impôts. Un dispositif de mémoire spécial enregistre en permanence toutes les opérations effectuées par le caissier avec la machine. En outre, ces indications sont transférées au service des impôts pour rapprochement avec les déclarations soumises par l'entreprise. Toutes les pannes, réparations, radiations de la caisse enregistreuse doivent également être signalées au bureau des impôts.

Toutes les personnes morales (entreprises) acceptant des espèces de clients sont tenues de travailler avec une caisse enregistreuse. Seuls les entrepreneurs individuels peuvent être exemptés de l'utilisation des caisses enregistreuses. Ils ont le droit d'émettre des chèques manuellement, certifiant leur authenticité avec leur propre sceau. Mais cet allégement ne s'applique pas à tous les entrepreneurs. Certaines activités ne nécessitent que l'utilisation d'une caisse enregistreuse.

Contrôle des transactions en espèces

En plus du contrôle par des services externes, un contrôle interne est requis. Les règles de maintenance de la caisse prévoient le calendrier suivant des inspections programmées: avant la remise du rapport annuel, avant la remise des rapports trimestriels, en cas de changement de responsable financier qui a travaillé avec cette caisse. Le contrôle de la caisse et des transactions en espèces est également effectué, si l'employé était soupçonné de malhonnêteté, des faits de vol ou de fraude ont été révélés, le montant en espèces ne correspond pas à celui indiqué sur les documents.

La direction de certaines organisations a une politique d'inspections fréquentes et non planifiées, afin que les employés ne soient pas tentés de profiter de leur poste officiel et de leur contact étroit avec l'argent. Pour chaque chèque, une commission spéciale est nommée, composée à chaque fois de personnes différentes qui ne sont pas liées à la formation du contenu de la caisse enregistreuse. La composition de la commission est consignée dans l'acte de vérification. Souvent, le processus lui-même est accompagné d'un enregistrement vidéo.

Particularités des transactions bancaires en espèces

Le système de contrôle des transactions en espèces de la banque implique une configuration plus complexe. Dans les succursales des institutions financières, il existe plusieurs niveaux de vérification effectués par différents spécialistes. Étant donné que beaucoup plus d'argent transite par la banque que dans les organisations ordinaires, la complexité et les exigences accrues du système de contrôle sont pleinement justifiées. Malgré le fait que chaque année, ils essaient d'automatiser toutes les opérations dans les banques, il faut au moins deux employés responsables du bon déroulement des opérations: un caissier-opérateur et un caissier. Le premier effectue des transactions pendant la journée de travail, le second émet un montant d'avance, collecte et compte les soldes, remplit les documents de caisse, collecte les fonds dépassant la limite de trésorerie et exerce un contrôle quotidien au niveau primaire.

Contrôle des espèces et autres systèmes de contrôle des caisses

De plus en plus, le contrôle de la conduite des transactions en espèces est effectué à l'aide des dernières technologies. Leur but est d'enregistrer les actionscaissier, client, ainsi que les données de la mémoire fiscale des caisses enregistreuses. Ces données vous permettent de prouver les fautes, fraudes, vols et autres fraudes. Au tribunal, cet enregistrement vidéo sera une preuve indiscutable, puisqu'il n'est plus possible de modifier le témoignage combiné des deux sources.

Cash Control est un système de contrôle de caisse, composé d'une caisse enregistreuse, de caméras vidéo couleur haute résolution, d'un serveur vidéo, d'un programme qui synchronise le matériel capturé par la caméra avec les lectures de texte de la caisse enregistreuse, ainsi qu'un lieu de travail à distance pour un spécialiste de la sécurité. Il existe aujourd'hui de nombreux systèmes de ce type sur le marché. Tous sont basés sur la même méthode de travail, avec des différences de fonctionnalité, de coût, de conception et de méthodes de connexion et d'analyse. Parmi eux se trouvent les systèmes de contrôle suivants:

• DIT-POS - le coût dépend des paramètres du serveur, connecte jusqu'à 16 caisses enregistreuses, stocke les informations vidéo et textuelles dans un complexe.
• POS-inspector - Le développement russe, coûte environ 6 000 roubles, a pour fonction de rechercher une opération par les paramètres de réception.
• POS-intellect - également un développement russe, il se distingue par sa capacité à s'intégrer à divers systèmes de trading, le texte sur la vidéo n'est pas seulement superposé, mais intégré par programmation, la recherche de fragments vidéo est effectuée automatiquement.
• CHEKTV est un autre développement russe avec la capacité de s'intégrer aux caisses enregistreuses et aux systèmes de trading, avec un système d'enregistrement vidéo universel, l'intégration logicielle du texte et de la vidéo, avec la possibilité de matérielanalyse de données et recherche automatique de fragments.