Mission de service lors d'un voyage d'affaires

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'organisation envoie ses employés en voyage d'affaires, en leur donnant à chacun une mission précise. Il peut être individuel comme collectif. Tout est déterminé par les tâches spécifiques auxquelles sont confrontés les employés détachés.

Une organisation qui envoie des employés en voyage d'affaires émet un ordre ou une instruction qui indique le but du voyage, la localité où l'employé est envoyé, le moment et la liste des personnes envoyées. Les employés itinérants doivent recevoir des certificats de voyage avec une affectation de travail. Ce sont des documents obligatoires confirmant la validité du départ vers le lieu de travail en dehors de l'organisation. Une note de départ est apposée sur le certificat de voyage. À leur arrivée sur les lieux, les employés du certificat de voyage doivent recevoir une marque d'arrivée et à la fin - de départ. Lorsque vous retournez dans votre organisation, assurez-vous de marquer votre retour d'un voyage d'affaires.

Les spécialistes qui servent dans un autre domaine pour résoudre certains problèmes reçoivent une affectation individuelle. Par exemple, les travailleurs de la chaîne d'approvisionnementsont acheminés vers des installations avec lesquelles leur entreprise entretient des relations commerciales pour la fourniture de matériaux, composants et assemblages spécifiques. Parfois, la communication téléphonique ne suffit pas pour discuter des conditions de livraison ou des caractéristiques des produits fournis: la coordination des spécifications techniques, la définition des paramètres, le choix des caractéristiques optimales.

Les employés des départements marketing, ainsi que des services d'ingénierie et techniques, reçoivent également une affectation de poste. Par exemple, la participation à des salons nécessite la présence non seulement de responsables commerciaux qui peuvent présenter leurs produits et déterminer le prix. Les concepteurs, les technologues et les travailleurs de la production peuvent également être utiles, car ils clarifient les exigences et les souhaits particuliers des consommateurs potentiels. Lors de tels voyages d'affaires, les spécialistes échangent leurs expériences, décrivent les perspectives de développement de leurs installations de production.

Certaines organisations dirigent des groupes entiers de personnes vers certains objets, en leur confiant une tâche de service, dont un exemple est donné sous forme de consignes ou de feuilles de route. Pour que le groupe détaché remplisse clairement la mission officielle, le chef du groupe chargé de sa mise en œuvre doit être nommé par arrêté. Particulièrement souvent, le besoin de tels voyages d'affaires se pose dans le cas de l'introduction d'équipements ou de complexes entiers dans l'entreprise du client. Afin que l'équipe du nouveau site puisse travailler plus efficacement, des questions de résidence temporaire sont en cours d'élaboration: réservation d'hôtels ou d'appartements. Les lieux où seront les employésla nourriture, ainsi que les conditions de livraison des employés sur le lieu de travail. Les billets pour le transport aller-retour sont payés par l'entreprise qui a envoyé ses employés. Dans de tels cas, les délais sont strictement limités. Des indemnités journalières sont également versées. Les salaires sont conservés pendant toute la période d'absence des employés.

Lors de l'envoi de spécialistes, des documents de voyage sont établis, qui comprennent des certificats de voyage, ainsi qu'une liste de tâches. Selon les caractéristiques et le type de tâches, les spécialistes détachés complètent les outils et dispositifs nécessaires. La tâche de service est dans ce cas le critère principal pour la sélection des fournitures nécessaires.

Suite aux résultats du travail en déplacement professionnel, les salariés rentrés dans leur entreprise établissent un bilan du travail effectué. Ces rapports sont approuvés par le chef ou ses adjoints. Pour la note de frais, des rapports préalables sont préparés, auxquels sont joints les documents disponibles confirmant les dépenses.

Un voyage d'affaires est considéré comme terminé avec succès à condition que la tâche de service soit entièrement terminée. En cas de non-réalisation (des situations peuvent survenir lorsque la tâche est partiellement réalisée ou qu'il est impossible de la réaliser), les raisons doivent être indiquées. Souvent, les raisons sont tout à fait justifiées, mais parfois il y a négligence des employés. La direction de l'organisation prend une décision basée sur les résultats de l'examen de toutes les raisons qui empêchent d'obtenir une décision positive des travailleurs détachés.