Rémunération du travail lors d'un voyage d'affaires : règles, règlements, formalités administratives, calcul et paiements

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

De nombreuses entreprises exigent que leurs employés se déplacent régulièrement pour résoudre de nombreux problèmes de travail. Dans le même temps, chaque employeur et employé doit savoir comment fonctionne la rémunération lors d'un voyage d'affaires. Pour cela, le salaire d'un spécialiste de l'entreprise, la durée du voyage d'affaires et d'autres facteurs sont pris en compte. En cas de violation des règles de calcul du paiement, la responsabilité administrative de l'entreprise peut être engagée en raison de la violation des dispositions du Code du travail.

Le concept d'un voyage d'affaires

Les voyages d'affaires sont représentés par le départ d'un employé vers une autre ville ou un autre pays sur ordre du responsable. Leur objectif principal est l'exécution de certaines commandes, l'établissement de contacts avec d'autres entreprises ou le règlement de divers problèmes avec des entrepreneurs ou des clients. La durée de ces voyages dépend de leur objectif.

Le plus souvent, des déplacements professionnels sont nécessaires pour résoudre des problèmes importants pour l'entreprise:

• établir des relations avec d'autres entreprises;
• contrôle des activitéssuccursales;
• nécessité de signer un nouveau contrat;
• assister à des expositions ou des présentations.

Un employé qui est parti en voyage d'affaires conserve son emploi et le salaire moyen n'est pas réduit. En outre, l'employeur est tenu de rembourser avec compétence toutes les dépenses liées à ce voyage. Par conséquent, l'indemnité de voyage d'affaires est calculée par le service comptable.

Qui peut être envoyé en voyage d'affaires ?

Pour envoyer un employé en voyage d'affaires, il suffit que le chef émette une commande spéciale. Sur la base de celui-ci, le spécialiste doit effectuer une mission spécifique dans une autre région de Russie ou même dans un autre État. Pour ce faire, l'employé doit avoir les compétences et l'expérience appropriées.

En même temps, certains spécialistes ne peuvent pas être envoyés en voyage d'affaires. Il s'agit notamment des employés de l'entreprise:

• femmes enceintes;
• citoyens avec de jeunes enfants;
• travailleurs mineurs;
• personnes s'occupant d'enfants handicapés ou de parents malades.

Les professionnels ci-dessus ne peuvent partir en voyage d'affaires qu'après avoir obtenu leur consentement écrit, et il ne doit y avoir aucune contre-indication médicale à l'envoi en voyage d'affaires.

Le concept des indemnités de déplacement

La rémunération du travail effectué lors d'un voyage d'affaires doit être effectuée selon certaines règles. Les fonds reçus par un citoyen sont appelés indemnités de déplacement. Àceux-ci incluent les paiements:

• Per diem. Ils sont représentés par les dépenses nécessaires pour vivre et manger un citoyen dans une autre ville ou un autre pays. Les fonds sont fournis exclusivement à l'avance, ils doivent donc être reçus par un spécialiste avant d'être envoyés en voyage. Pour transférer des fonds, il est nécessaire que le responsable ait émis un ordre approprié. L'argent peut être émis sous forme d'espèces ou par virement sur la carte bancaire du salarié. Après son retour, le citoyen doit établir un rapport qui est transmis au comptable. Il répertorie toutes les dépenses engagées par un citoyen pendant le voyage, il doit donc conserver tous les chèques, billets ou autres documents de paiement. S'il y a trop peu d'argent reçu plus tôt, des fonds supplémentaires sont alloués.
• Paiement lors d'un voyage d'affaires. Il est représenté par le salaire direct d'un citoyen lors d'un déplacement professionnel. Dans ces conditions, les fonds sont calculés et cumulés simultanément avec le salaire de tous les autres jours du mois. La rémunération pendant le voyage d'affaires est transférée dans l'ordre général, à savoir le jour où le salaire est payé dans l'entreprise.

Le calcul du salaire est légèrement différent, et cela est dû au fait qu'un citoyen est obligé de passer non seulement les jours de semaine, mais aussi les week-ends dans une autre ville.

Nuances d'exercice

Lors de la détermination du montant de la rémunération lors d'un voyage d'affaires, les comptables doivent tenir compte de certaines règles, et elles sont régulièrement augmentées en raison de l'introduction de modifications législatives. À ceux-làles règles incluent:

• L'indemnité journalière ne peut pas dépasser 700 roubles si le voyage n'implique pas le franchissement de la frontière nationale.
• Si vous prévoyez de visiter un autre pays, ce montant passe à 2,5 mille roubles.
• Autorisé à payer les indemnités journalières en devise étrangère, mais le calcul prend en compte le taux de change le jour où les fonds ont été directement transférés à l'employé de l'entreprise.
• Si un spécialiste acquiert de manière indépendante des devises dans un autre pays, il doit alors remettre au comptable un certificat de change, et si ce document est manquant, le taux de la Banque centrale au moment de l'émission des fonds est utilisé.
• Si le voyage d'affaires ne dure pas plus d'un jour, l'indemnité journalière n'est pas versée.
• Toutes les dépenses engagées par un employé lors d'un voyage ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ni aux primes d'assurance.
• L'entreprise peut allouer des indemnités journalières supérieures à 700 ou 2500 roubles, mais l'impôt sur le revenu des personnes physiques est requis sur le montant excédentaire.
• La procédure de calcul de la rémunération d'un employé en voyage d'affaires connaît des moments similaires avec le calcul de l'indemnité de vacances.
• Les salaires sont cumulés pour les personnes en voyage d'affaires uniquement les jours ouvrables, mais les fonds de vacances sont cumulés sur la base de jours civils complets.

Le comptable doit obtenir des informations précises sur le nombre de jours que l'employé a passés en voyage d'affaires.

Réglementation législative

Le paiement du travail pendant un voyage d'affaires doit être effectué sur la base des dispositions de l'art. 167 savoirs traditionnels. Il indique que le chef d'entreprise est obligé de garder son lieu de travail pour le salarié, etcouvrir également toutes les dépenses liées au voyage.

Par conséquent, il est illégal de ne transférer que des salaires sans diverses indemnités.

La procédure de calcul est régie par l'art. 139 TK et PP n° 749. Si le comptable de l'entreprise enfreint la loi, l'entreprise et les fonctionnaires peuvent être tenus responsables sur le plan administratif.

Quel salaire est payé ?

La rémunération des voyages d'affaires, selon le Code du travail de la Fédération de Russie, doit être calculée sur la base du salaire moyen d'un employé par an. Des fonds supplémentaires sont attribués à l'employé en plus du salaire direct. Ceux-ci incluent les paiements:

• remboursement des frais de subsistance dans une autre région ou un autre pays;
• fonds destinés à la réalisation d'activités professionnelles lors d'un voyage d'affaires;
• paiement du transport.

Dans certaines entreprises, le paiement des jours d'un voyage d'affaires a lieu immédiatement avant le voyage, mais seule une certaine partie de ce montant peut être payée à l'avance, et le reste des fonds est transféré après le voyage d'affaires. Le paiement n'est pas toujours représenté par un montant strictement défini, car les dépenses sont influencées par divers facteurs, notamment le taux de change, le coût de l'hébergement et des billets, ainsi que la durée du voyage.

Un employé revenant d'un voyage d'affaires doit remplir un rapport spécial. Il répertorie tous les fonds dépensés et les articles achetés, et toutes les dépenses doivent être justifiées par des documents de paiement appropriés. Sur la base du rapport, la version finalepaiement pour un voyage d'affaires basé sur le salaire moyen d'un employé.

Quels sont les jours payés ?

Avant le calcul, vous devez déterminer combien de jours l'employé sera en voyage d'affaires. La rémunération pour le travail lors d'un voyage d'affaires un jour de congé n'est pas comptabilisée, par conséquent, seuls les jours où l'entreprise travaille directement sont pris en compte, pour lesquels l'horaire de travail de l'entreprise est pris en compte.

Comptable lors du calcul doit utiliser la feuille de temps. Cela est particulièrement vrai dans une situation où l'entreprise utilise un horaire de travail flottant. Les vacances en voyage d'affaires ne sont pas payées, mais chaque organisation peut indépendamment accumuler des fonds si nécessaire pour les employés.

Procédure de calcul

Le processus de détermination du salaire d'un employé en voyage d'affaires de longue durée implique que le comptable effectue plusieurs actions séquentielles. Il est conseillé au cours de la procédure d'utiliser la disposition sur la rémunération des voyages d'affaires, qui peut être constituée par des sociétés directes et garantie par l'arrêté approprié.

Le processus de calcul est divisé en étapes:

• détermine le nombre de jours ouvrables que l'employé passera en voyage d'affaires;
• calcule le montant du salaire qui reviendrait à un spécialiste s'il continuait à travailler dans l'entreprise pendant la période de facturation;
• révèle combien de jours sont inclus dans le calcul;
• calcule les gains moyens pour la période pendant laquelle le spécialiste sera envoyage d'affaires.

Lors du calcul de la rémunération des chauffeurs en déplacement professionnel, sont pris en compte les frais supplémentaires que le salarié devra supporter lors d'un déplacement professionnel. Cela comprend le coût de l'essence, l'hébergement dans différents hôtels ou auberges, ainsi que les frais nécessaires pour exécuter les instructions de la direction de l'entreprise. Toutes ces dépenses sont prévues par le Règlement sur les salaires.

Caractéristiques du paiement des fonds

Pendant les calculs, les comptables peuvent utiliser différentes manières et méthodes de calcul des salaires pour les personnes en voyage d'affaires. Par conséquent, les fonctionnalités de ce processus incluent:

• Si nécessaire, un paiement supplémentaire jusqu'au salaire moyen d'un citoyen peut être facturé. Il arrive souvent qu'après un voyage d'affaires, il s'avère que l'employé a reçu beaucoup moins d'argent qu'il n'aurait été payé s'il avait abandonné le voyage d'affaires et travaillé au bureau. Dans ce cas, ils peuvent formuler une réclamation auprès de l'inspection du travail. Pour éviter les conflits avec les employés, un supplément est facturé. Sa taille peut être différente, car la condition principale est la nécessité de payer un montant de fonds égal au salaire moyen d'un citoyen. Cela est particulièrement vrai si le salaire à la pièce est utilisé lors d'un voyage d'affaires. Puisqu'un citoyen n'a pratiquement aucun résultat d'activité, alors avec un calcul standard, il peut s'avérer qu'il est payé trop peu de salaire, par conséquent, un paiement supplémentaire est effectué jusqu'au revenu moyen. Les dirigeants des entreprises eux-mêmes prennent une telle décision, car ils ne sont pas intéressés pard'aggraver la situation financière des salariés qui acceptent de voyager pour affaires.
• Payer les jours de congé. Souvent, un spécialiste d'une organisation doit partir en voyage d'affaires pour quelques jours seulement. Pendant cette période, il y a beaucoup de travail à faire. Dans ce cas, deux jours peuvent tomber sur le week-end. Selon la loi, le salaire lors d'un voyage d'affaires un jour de congé n'est pas requis, mais en fait, pendant cette période, le citoyen ne s'est pas reposé, mais a travaillé. Dans ce cas, le double salaire est attribué par le chef d'entreprise. Au lieu d'un tel paiement, la direction peut offrir la possibilité de prendre un congé à l'avenir.
• Règles de paie pour les travailleurs à temps partiel. Souvent, les spécialistes cumulent plusieurs emplois à la fois, ils travaillent donc dans l'entreprise à temps partiel. Une fois qu'un citoyen est transféré au poste principal, des difficultés surviennent avec le calcul de ses gains moyens s'il part en voyage d'affaires. Dans ce cas, les périodes pendant lesquelles le citoyen a travaillé à temps partiel doivent être prises en compte. Dans ces conditions, le montant du paiement sera suffisamment faible pour que la direction puisse imposer un supplément.

En raison des points ci-dessus, le calcul correct des salaires des personnes partant en voyage d'affaires est considéré comme un processus plutôt spécifique et complexe. Lors de sa mise en œuvre, le comptable doit tenir compte des dispositions de la législation russe. S'il commet des erreurs graves, l'employé peut déposer une réclamation auprès de l'inspection du travail. Dans ce cas, la responsabilité administrative de l'entreprise peut être engagée.

Comment les vacances sont-elles remboursées ?

Si un employé de l'entreprise est obligé de travailler lors d'un voyage d'affaires même le week-end, il doit être indemnisé. Pour ce faire, une des options peut être sélectionnée:

• à l'avenir, l'employé aura la possibilité de prendre un congé n'importe quel jour;
• Travail rémunéré le week-end double.

Pour transférer le double paiement, l'ordre correspondant est émis par la direction de l'entreprise. Il indique le poste et le nom complet de l'employé qui a été envoyé en voyage d'affaires. Le pays et la région où il se trouvait, la période du voyage et la raison du voyage sont indiqués.

Pour éviter les doubles situations, il est recommandé de consolider complètement l'acte réglementaire interne à l'entreprise, sur la base duquel le calcul correct des salaires est effectué pour les employés qui sont obligés de travailler le week-end lors d'un voyage d'affaires. Cela simplifiera grandement le travail d'un comptable.

Comment transférer des fonds ?

Le paiement peut être effectué de deux manières différentes:

• mise à disposition de fonds sous forme d'espèces remise au salarié avant le déplacement à la caisse de l'entreprise;
• transférer de l'argent sur une carte bancaire qui est un salaire.

Si le salaire de base est transféré sur un compte bancaire, le paiement d'un voyage d'affaires se fait généralement de la même manière.

Quel câblage est utilisé ?

Le comptable doit refléter correctement les différentes transactions liées àrémunération d'un salarié en déplacement professionnel. Pour cela, les messages sont utilisés:

• D71 K50 - émission d'argent dans le cadre du rapport à un employé de l'organisation pour couvrir les dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires;
• D71 K50 - paiement d'une indemnité à un employé si pendant le voyage il a dépensé non seulement les fonds reçus, mais aussi son propre argent, par conséquent, il soumet un rapport au comptable avec toutes ses dépenses;
• D50 K71 - restitution de fonds par un employé si, après un voyage de travail, il a de l'argent supplémentaire.

L'employé doit déclarer à l'organisation toutes les dépenses engagées, pour lesquelles il forme un rapport préalable. Divers documents de paiement confirmant les dépenses y sont joints. Il s'agit notamment des reçus, des chèques ou des billets. Si des coûts inappropriés sont identifiés, l'organisation peut refuser de verser une indemnisation. Souvent, dans la documentation des dépenses, il y a des factures dans lesquelles la TVA est attribuée. Dans ces conditions, la taxe peut être acceptée en déduction.

Conclusion

Les voyages d'affaires sont nécessaires dans différentes entreprises, car seuls les voyages d'affaires peuvent résoudre différents problèmes, conclure de nouveaux contrats ou contrôler le travail des succursales. Les spécialistes de l'entreprise envoyés en voyage d'affaires doivent recevoir des indemnités journalières et des salaires correctement calculés.

Lors du calcul des salaires, le salaire moyen d'un citoyen pour une année de travail est pris en compte. Dans le même temps, des difficultés peuvent survenir si l'employé travaille dans l'entreprise pendant une courte période ou a été transféré à l'Étatrécemment. Dans ce cas, un paiement supplémentaire jusqu'à concurrence du salaire moyen est attribué. Pour ce faire, il est nécessaire d'établir correctement les écritures comptables.