Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires : concept, définition, cadre juridique, réglementation des voyages d'affaires et règles d'enregistrement

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les voyages d'affaires sont des voyages d'affaires au cours desquels des tâches professionnelles importantes sont résolues par des spécialistes embauchés par l'entreprise. Ils peuvent être courts ou longs. Chaque employé doit savoir ce qu'est un voyage d'affaires, comment il est correctement traité et payé, et quelles difficultés un spécialiste peut rencontrer.

Concept

Pour comprendre ce qu'est un voyage d'affaires, il faut bien étudier le code du travail. Cela indique qu'elle est représentée par un voyage d'affaires destiné à des missions de travail importantes.

Le chef d'entreprise décide de manière indépendante de la nécessité d'envoyer un employé dans une autre zone pour effectuer diverses tâches. Le plus souvent, la procédure est effectuée pour des négociations avec des représentants d'autres entreprises, l'achat d'équipements ou la signature de contrats.

Si les tâches professionnelles d'une personne sont directement liées à des déplacements et à des déplacements fréquents, ces actions ne sont pas des voyages d'affaires.

Nuancesdécorations

Chaque employeur doit savoir ce qu'est un voyage d'affaires afin de l'organiser correctement. Les règles de ce processus incluent:

• un voyage d'affaires est délivré exclusivement aux employés officiellement employés par l'entreprise;
• un spécialiste engagé ne peut refuser de voyager que s'il a de bonnes raisons ou si une telle possibilité est prévue dans son contrat de travail;
• l'employeur est tenu d'avertir les employés à l'avance d'éventuels déplacements;
• Il n'est pas rare qu'un contrat de travail ou un avenant à celui-ci précise qu'un spécialiste engagé peut refuser de voyager sans conséquences négatives représentées par la responsabilité disciplinaire, par exemple s'il est malade ou doit s'occuper de proches.

Si le voyage d'affaires n'est pas correctement exécuté ou payé, alors c'est la base pour déposer une plainte auprès de l'inspection du travail par un spécialiste engagé.

Qui n'est pas autorisé à voyager pour affaires ?

En Fédération de Russie, les voyages d'affaires sont assez souvent utilisés par les responsables de différentes entreprises, ce qui permet de résoudre divers problèmes de travail. Cependant, tous les employés ne sont pas éligibles pour les voyages d'affaires, donc les employés suivants ne sont pas éligibles à cette procédure:

• femmes enceintes;
• employés ayant des enfants de moins de trois ans;
• parents qui élèvent un enfant handicapé.

Conformément à la loi, l'existence de motifs tels que le mariage d'un enfant ou le décès d'un proche ne peut être à l'origine d'uneannulation officielle du voyage. Mais s'il existe une bonne relation entre l'employé et le chef d'entreprise, le directeur décide généralement de reporter le voyage ou de choisir un autre spécialiste.

Si, sans raison valable, un citoyen refuse de voyager, c'est la base pour imposer une amende ou même renvoyer de force un spécialiste engagé.

Qui peut être envoyé en voyage ?

Un employeur peut envoyer en voyage d'affaires des salariés qui travaillent habituellement dans l'entreprise de manière permanente et effectuent le même type de tâches. Le plus souvent, la procédure est effectuée par des ingénieurs, des directeurs commerciaux ou même des comptables.

Si initialement la nature du travail d'un spécialiste est associée à des déplacements constants, un voyage d'affaires ne lui est pas délivré. Cela inclut les coursiers ou les camionneurs.

Si un employé travaille à domicile, il peut alors effectuer des voyages d'affaires de la manière générale, comme indiqué à l'art. 310 savoirs traditionnels. La procédure est effectuée exclusivement à l'égard des employés travaillant dans le personnel de l'entreprise. Il est interdit d'impliquer des spécialistes lors de voyages d'affaires avec lesquels un contrat de droit civil a été établi.

Temps du trajet

Un voyage d'affaires d'un employé peut durer une durée différente, de sorte que le chef d'entreprise peut fixer n'importe quelle période pour un tel voyage. Pour ce faire, il prend en compte la quantité de travail à effectuer, ainsi que les difficultés auxquelles le spécialiste peut être confronté.

Il n'y a aucune information dans la législation sur ce quetemps de trajet maximal. Par conséquent, il est permis d'envoyer un citoyen dans une autre ville pour résoudre divers problèmes pendant plusieurs années. Un voyage d'affaires est représenté par un voyage qui dure plus d'une journée, donc si tous les problèmes de travail sont résolus en une journée, alors un tel voyage n'est pas considéré comme un voyage d'affaires.

Rédaction des règlements de voyage

Lors de l'envoi d'un spécialiste spécifique en voyage d'affaires, il est important de faire établir certains documents officiels par le chef d'entreprise. Pour ce faire, une disposition spéciale est d'abord établie dans l'entreprise, dans laquelle les données suivantes sont saisies:

• but du déplacement professionnel;
• l'endroit où les tâches de l'employé sélectionné seront exécutées;
• durée du voyage d'affaires;
• document d'accompagnement remis à un employé de l'organisation;
• salaire, indemnité journalière et autres paiements;
• autres informations obligatoires pour l'employé.

C'est avec l'aide des informations contenues dans le poste que l'on peut résoudre de nombreux problèmes qui surviennent lors de l'exécution de la tâche. La documentation est préparée par le personnel des RH.

Pendant le voyage, il est important de résoudre les problèmes financiers, pour lesquels les fonds nécessaires sont alloués par le service comptable, après quoi les informations de paiement sont saisies dans le poste. Il est signé par le chef d'entreprise. La position dans chaque entreprise peut être rédigée sous n'importe quelle forme.

Quels sont les documents en préparation ?

Pourenvoyer un employé en voyage d'affaires, il est nécessaire de préparer certains documents pour le chef d'entreprise. Il comprend les documents suivants:

• Tâche de service. Tout d'abord, le chef du département dans lequel travaille le spécialiste engagé établit une note de service envoyée au chef de l'entreprise. Il indique la nécessité d'envoyer un employé en voyage d'affaires. De plus, le but de cette procédure et la durée du voyage sont indiqués.
• Commande pour un déplacement professionnel. Sur la base de la mission, un ordre est émis par le chef d'entreprise. Il indique quel employé de l'organisation doit se rendre en voyage d'affaires pour résoudre des problèmes spécifiques.
• Certificat de voyage. Il est transféré au spécialiste embauché sélectionné. Ce document est marqué après l'achèvement de chaque tâche assignée, ainsi qu'à l'arrivée ou au départ du lieu de résidence. Il n'est pas nécessaire de générer ce document si un citoyen est envoyé dans un pays étranger.

Déjà après la fin du voyage d'affaires, le citoyen consulte le rapport correspondant. Il indique si le spécialiste a accompli toutes les tâches fixées par le chef d'entreprise.

Règles pour faire des directions

Une mission est un document important qui spécifie exactement quelles tâches un spécialiste doit effectuer, qui sera envoyé en voyage et combien de temps durera le voyage.

La direction d'un voyage d'affaires est transmise contre signature à l'employé sélectionné. Il devrait bien étudier ce document pour déterminer s'il peutavec des tâches assignées. La documentation est signée par le chef de l'entreprise, après quoi les préparatifs du voyage d'affaires commencent. Un exemple d'affectation de travail est ci-dessous.

Comment renouveler ?

Il n'est pas rare qu'un employé ne parvienne pas à accomplir les tâches assignées dans un délai limité. Dans ce cas, par téléphone ou en utilisant d'autres formes de communication, une prolongation de la durée du voyage est convenue avec le responsable. Dans ce cas, l'employeur fait ce qui suit:

• un nouveau règlement de voyage est rédigé, qui indique la raison de la prolongation du voyage;
• une ordonnance est émise indiquant la date exacte à laquelle le travailleur pourra rentrer chez lui.

Un exemple de commande pour un voyage d'affaires peut être étudié ci-dessous.

Comment annuler ?

Souvent, il y a une situation où il n'y a pas besoin d'un voyage d'affaires. Si en même temps tous les documents ont déjà été préparés, il est alors nécessaire d'annuler officiellement le voyage. Pour ce faire, l'employé est avisé par écrit de l'annulation.

Ensuite, une commande est émise qui annule la commande précédente, et la raison de cette décision y est écrite. Si les fonds représentés par les frais de déplacement ont déjà été transférés au citoyen, cet argent est restitué par le citoyen.

Comme indiqué dans le bulletin ?

Toute organisation est tenue de tenir une feuille de temps. La procédure est généralement effectuée par les chefs de différents départements. Séparément, le bulletin note qu'un spécialiste particulier a étéenvoyé en voyage d'affaires. Sur la base de ces informations, un calcul compétent du salaire de l'employé est effectué.

Dans le bulletin, la présence d'une personne en voyage d'affaires est signalée par la lettre "K". De plus, tous les jours d'absence d'un citoyen du lieu de travail sont apposés.

Règles de paiement

Payé par le manager lors d'un voyage d'affaires, hôtels, repas et autres dépenses d'un spécialiste embauché. Par conséquent, un employé peut compter sur les types de paiements suivants:

• salaire pour tous les jours pendant lesquels le citoyen était en voyage d'affaires;
• les indemnités journalières, dont le but principal est de payer les repas et l'hébergement;
• paiement des autres dépenses encourues par l'employé alors qu'il travaillait dans une autre région.

Le chef d'entreprise au moment de la passation d'une commande, sur la base de laquelle un spécialiste engagé part en voyage d'affaires, doit rédiger une déclaration spéciale. C'est en vertu de ce document qu'une avance est délivrée au salarié. Le montant de ce paiement devrait être approximativement égal aux dépenses quotidiennes du citoyen pour l'hébergement et la nourriture. Le paiement anticipé peut être fourni en espèces ou sous forme autre qu'en espèces.

Il est permis de ne pas émettre d'avance, donc l'employé dépense son propre argent pendant le voyage. Après cela, ils collectent tous les documents de paiement, sur la base desquels une indemnité est versée par le chef pour la nourriture et l'hébergement lors d'un voyage d'affaires.

Objectif des paiements

Lors du calcul d'un voyage d'affaires, toutes les dépenses qu'un employé devra supporter lors d'un voyage d'affaires sont prises en compte. Par conséquent, chaque paiement a ses propres nuances:

• Indemnités de déplacement. Ils sont représentés par le salaire du citoyen pour tous les jours du voyage. Le calcul prend en compte la date de départ du voyage, ainsi que le jour du retour. Pour déterminer le montant optimal du paiement, les gains journaliers moyens d'un spécialiste de l'entreprise sont préalablement calculés. Un déplacement professionnel le week-end n'est pas rémunéré, il est donc important de calculer le nombre de jours ouvrables pendant lesquels un citoyen était en déplacement. S'il a été forcé de travailler même le week-end et qu'il a également des preuves pertinentes, il peut exiger un paiement même le week-end.
• Per diem. Ils sont représentés par l'indemnisation des dépenses engagées par le salarié lors des repas et de l'hébergement dans une autre région. L'employeur détermine de manière indépendante le montant de ce paiement. Pour ce faire, il tient compte de la région ou du pays dans lequel l'employé est envoyé. Habituellement, les indemnités journalières varient de 1 à 2 000 roubles. Si le montant lors d'un voyage en Russie ne dépasse pas 750 roubles. ou lorsque vous voyagez dans un autre pays pour 2,5 mille roubles, il n'est pas soumis à l'impôt.
• Frais de voyage. À partir du budget de l'organisation, l'employé est remboursé de toutes les dépenses qu'il est obligé de supporter dans le cadre de l'exercice de ses fonctions officielles dans une autre région. Cela comprend l'achat de billets pour les transports en commun, la location d'un logement ou d'autres dépenses. Dans chaque cas, le montant du paiement sera différent, car il est calculé sur une base individuelle.

Pour recevoir tous les paiements, l'employé doit rédiger unrapport. Il indique toutes les dépenses engagées, qui doivent être confirmées par des chèques officiels, des factures ou d'autres documents de paiement. Si une personne a travaillé le samedi ou le dimanche et peut également prouver ce fait, un jour de congé lors d'un voyage d'affaires est payé sur la base du salaire journalier moyen d'un spécialiste.

Caractéristiques des voyages d'affaires à l'étranger

La solution de diverses tâches peut être effectuée non seulement dans les régions russes, mais même dans d'autres pays. Envoyer un employé en voyage d'affaires à l'étranger comporte quelques nuances. Ceux-ci incluent:

• Les indemnités journalières sont émises dans la monnaie acceptée dans l'État sélectionné, mais elles doivent être converties en roubles au taux en vigueur au moment de la délivrance des fonds;
• afin que les indemnités journalières ne soient pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, leur montant par jour ne peut excéder 2,5 mille roubles;
• le jour où la frontière russe a été franchie est compris dans la période d'un voyage d'affaires;
• le salaire payé à un citoyen qui se trouve dans un autre pays pour travailler est un revenu reçu d'une source russe.

Si la durée d'un tel voyage est courte, de sorte que la personne reste résidente fiscale, le taux standard de 13 % est utilisé pour calculer l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Si le statut de résident a été perdu, alors un taux de 30% est appliqué lors du calcul.

Les nuances de l'envoi d'employés en voyage d'affaires

Tous les employeurs et employés directs doivent comprendre cetel voyage d'affaires, comment il est émis et payé. Les principales caractéristiques de cette procédure incluent:

• si un citoyen a été contraint de travailler lors d'un voyage pendant les vacances ou le week-end, un double paiement lui est attribué;
• avec les paiements transférés à l'employé, l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les primes d'assurance doivent être payés, mais cela ne s'applique pas aux indemnités journalières si leur montant ne dépasse pas 750 roubles. lors d'un voyage en Russie;
• il n'est pas nécessaire de transférer une indemnité journalière à un spécialiste engagé envoyé en voyage d'affaires d'une journée, mais seulement s'il se rend dans une autre ville du pays, et non dans un autre État;
• si le voyage est à l'étranger, alors même si une seule journée y est consacrée, 50% de l'indemnité journalière est versée;
• la routine de la journée et le travail le week-end sont négociés séparément entre les deux participants à la relation de travail.

Souvent, les voyages d'affaires sont synonymes d'avancement professionnel et d'expériences agréables pour les employés.

Conclusion

Les voyages d'affaires sont des voyages d'affaires significatifs qui traitent de questions importantes pour toute entreprise. Les employeurs doivent savoir comment organiser et payer un tel voyage.

Les salariés peuvent réclamer aux dirigeants de l'entreprise une indemnisation pour tous les frais engagés. Pour ce faire, ils rédigent un rapport spécial et préparent les justificatifs de paiement.