Qu'est-ce qu'une indemnité journalière lors d'un voyage d'affaires ? Règles de calcul et de paiement des indemnités journalières

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les voyages d'affaires sont des voyages d'affaires qui peuvent être effectués en Russie ou dans d'autres pays. Leur durée peut différer considérablement, car elle dépend des tâches assignées à l'employé envoyé dans une autre ville ou un autre pays pour résoudre des problèmes de travail importants. En même temps, il peut recevoir une certaine somme d'argent de l'employeur. Qu'est-ce qu'une indemnité journalière ? Ils sont représentés par une somme d'argent utilisée pour vivre dans une autre ville, et de l'argent peut également être émis à d'autres fins. Pour ce faire, on estime combien l'employé devra dépenser pour un voyage en une journée. Ils peuvent être fournis à l'avance ou sur la base d'un rapport établi par le membre du personnel après le voyage d'affaires.

Types de frais de déplacement

Avant d'envoyer un travailleur en voyage, un certain montant de fonds doit être payé à l'avance pour résoudre les problèmes de travail. Il est utilisé pour payer la route, louer un logement, recevoir des services de communication et à d'autres fins. Des dépenses supplémentaires surviennent parce qu'une personne est forcée de vivre en dehors de son domicile.

La direction de chaque entreprise établit indépendamment une liste des dépenses couvertes par les fonds de l'entreprise. Habituellement, ces informations sont fixées dans les documents constitutifs internes de l'entreprise.

Les frais de voyage d'affaires les plus courants sont les suivants:

• voyage jusqu'au lieu désigné et retour;
• séjourner dans un hôtel ou un appartement loué;
• nourriture pendant la journée de travail, même si les entreprises ne paient souvent pas la nourriture;
• autres dépenses autorisées par le chef d'entreprise, par exemple, ils peuvent payer pour des services de communication accrus ou le directeur peut émettre des fonds pour la délivrance d'un passeport.

Si un voyage dans un autre pays est nécessaire, l'employé reçoit une compensation supplémentaire pour l'obtention d'un visa, d'un passeport et d'un certificat médical. Il peut compter sur le fait que c'est l'employeur qui paiera les différents frais exigés lors de l'entrée dans un pays.

Qu'est-ce que l'indemnité journalière ? Ce sont les moyens par lesquels un employé est payé pour vivre dans une autre ville ou un autre pays. De plus, d'autres dépenses dans la journée peuvent être incluses. Les informations sur leur taille, l'ordre de fourniture et d'autres paramètres sont enregistrées dans une position spéciale de l'entreprise liée aux voyages d'affaires. Il est permis d'utiliser une méthode différenciée pour le calcul de ces paiements, pour laquelle la position de l'employé envoyé en voyage d'affaires est prise en compte.

À quoi sert l'indemnité journalièrevoyages d'affaires ?

Ils sont représentés par les fonds nécessaires pour louer un logement lors d'un voyage d'affaires, et l'argent peut être affecté à d'autres fins importantes. Habituellement, l'argent est payé immédiatement avant le voyage, et il est également possible de transférer une compensation après le voyage.

Chaque employé doit comprendre ce que sont les indemnités de déplacement et les indemnités journalières. Le premier cash est représenté par le paiement intégral sur lequel l'employé peut compter après le voyage ou avant celui-ci. Cela comprend l'indemnisation de nombreuses dépenses associées à l'exécution de tâches professionnelles à l'extérieur du bureau de l'entreprise. Qu'est-ce que le per diem ? Ils sont associés à la résidence d'un citoyen dans une autre ville ou un autre pays. Parfois, l'employeur paie la nourriture ou d'autres dépenses.

Les indemnités journalières les plus courantes comprennent les dépenses suivantes:

• résidence d'un citoyen dans une autre région ou pays, pour laquelle un appartement ou une chambre d'hôtel peut être loué;
• nourriture utilisant les services d'établissements de restauration;
• payer les péages municipaux;
• déjeuners d'affaires avec des entrepreneurs;
• assister à des événements payants planifiés par le chef d'entreprise;
• autres dépenses liées à l'exécution des tâches professionnelles.

Toutes ces dépenses sont généralement enregistrées dans les registres internes de l'entreprise.

Règles de transfert

Un comptable d'entreprise doit savoir ce que sont les indemnités journalières lors d'un voyage d'affaires et quand elles sont transférées à un employéentreprises. Les principales règles de versement des fonds sont les suivantes:

• il n'y a pas d'informations précises dans la législation sur le moment exact où l'argent doit être transféré, afin qu'il puisse être émis avant ou après le voyage;
• si un acompte est utilisé, les fonds ne sont émis qu'en espèces, il est donc interdit de les transférer sur la carte bancaire de l'employé;
• de préférence, le mode de versement des fonds doit être fixé dans le règlement intérieur de l'entreprise;
• Le but principal de l'indemnité journalière est de payer la résidence d'un citoyen dans une autre région ou un autre pays;
• le plus souvent, les entreprises donnent de l'argent avant un voyage pour un rapport;
• les fonds sont versés au moyen d'un mandat spécial établi sous la forme n° KO-2;
• l'argent est émis pour chaque jour d'un voyage d'affaires, qui comprend les week-ends et les jours fériés, ainsi que les jours pendant lesquels l'employé était en congé de maladie.

Si les exigences ci-dessus ne sont pas respectées, l'employé peut rencontrer certaines difficultés financières pendant le voyage. Par conséquent, il est important de savoir quelles sont les dépenses journalières lors d'un voyage d'affaires, quel est leur montant optimal et quand il est conseillé de les payer à un spécialiste engagé.

Pour combien de temps l'argent est-il émis ?

L'indemnité journalière comprend les frais de subsistance, leur montant dépend donc de la période pendant laquelle le spécialiste part en voyage. Généralement non inclus dans les frais de voyage ou de communication per diem, car ces coûts peuvent varier considérablement en fonction dudifférentes situations.

Lors du calcul de l'indemnité journalière, l'heure de départ et d'arrivée dans la région d'origine est prise en compte. S'il n'y a pas de billets confirmant ces dates, les informations des reçus de caisse émis par l'administration de l'hôtel où vit l'employé sont utilisées. De plus, une note spéciale du destinataire peut être appliquée, contenant des informations sur la date d'arrivée et de départ de l'employé.

Si pour diverses raisons le voyage est prolongé, le spécialiste pourra compter sur une augmentation du montant reçu de l'employeur. Les fonds ne sont pas versés si le voyage d'affaires dure une journée et s'effectue également à l'intérieur du pays. Si un voyage d'une journée dans un autre pays est requis, des indemnités journalières sont versées mais limitées.

Que faire après un voyage d'affaires ?

L'employé doit comprendre ce qu'est une indemnité journalière pour un voyage d'affaires, quel est son montant optimal et comment l'obtenir. Après la fin du trajet, l'employé effectue les actions suivantes:

• dans les trois jours suivant le retour au domicile, un rapport préalable spécial est remis au comptable de l'entreprise;
• il est compilé par un employé, et pour cela vous pouvez utiliser un formulaire libre;
• ce document contient des informations sur les dépenses engagées par l'employé pendant le voyage;
• si, pour diverses raisons, plus d'argent a été dépensé qu'un citoyen n'en a reçu à titre d'avance, alors il peut compter sur un paiement supplémentaire;
• s'il reste des fonds inutilisés, ilsretourné à l'entreprise.

Si, pour diverses raisons, un employé ne rend pas l'argent restant à la caisse, l'employeur a le droit, sur la base de l'art. 137 du Code du travail de retenir ces fonds sur le salaire d'un spécialiste engagé.

Les paiements sont-ils obligatoires ?

Les frais de déplacement et les indemnités journalières doivent être versés à tout travailleur envoyé en voyage d'affaires. Ils sont obligatoires et ne peuvent être refusés.

Un montant forfaitaire est donné à l'avance, qui est déterminé par la loi, mais peut être augmenté par l'employeur. C'est le transfert des indemnités journalières qui prouve que le chef d'entreprise se soucie de son salarié. Ils sont calculés en fonction de la commande, car elle contient des informations sur la durée du voyage d'affaires, le taux de dépenses et d'autres facteurs importants.

Vous avez été annulé ?

Au début de 2018, des informations sont apparues selon lesquelles le ministère des Finances prévoyait d'annuler les indemnités journalières. L'objectif principal de ce processus était d'augmenter l'impôt sur le revenu. Mais les employés directs de diverses entreprises, ainsi que les dirigeants d'entreprise, ont parlé négativement de ces changements. Cette question a été constamment discutée dans les médias.

En raison de la réaction négative de la population, les plans du ministère des Finances ont été annulés, de sorte qu'aucune modification n'a été apportée à la législation.

Quels sont leurs dépenses ?

Tous les employés de différentes entreprises doivent comprendre ce que sont les indemnités journalières et comment elles sont payées. Leur principalele but est de payer la résidence d'un citoyen dans une autre ville ou un autre pays. De plus, cela peut inclure d'autres dépenses obligatoires que l'employé a quotidiennement.

Lors du calcul de cet indicateur, les exigences de la législation et les informations contenues dans la convention collective de travail sont prises en compte. Souvent, l'indemnité journalière est fixée dans les documents fondateurs de l'entreprise.

L'employé qui a reçu l'argent peut le dépenser à n'importe quelle fin à sa discrétion. Le plus souvent, ils sont utilisés pour payer les séjours à l'hôtel, les achats de nourriture et les frais de transport en commun.

Quand émis ?

Paiement anticipé fourni. La procédure est effectuée immédiatement après la signature de la commande correspondante par le chef d'entreprise.

Si un voyage d'affaires est annulé dans les trois jours, l'argent reçu par l'employé est restitué à l'employeur. Il n'y a aucune information dans la législation sur le délai après l'émission de l'ordonnance, l'argent doit être payé.

Procédure pour verser de l'argent

Chaque travailleur partant en voyage d'affaires doit comprendre ce que sont les indemnités journalières, quelle est leur taille et comment elles sont attribuées. La procédure de transfert d'argent est divisée en étapes:

• immédiatement avant le déplacement, l'employeur informe le salarié des limites fixées;
• une avance est émise en fonction de ces limites et du nombre de jours nécessaires pour voyager;
• l'employé se rend directement au voyage, où il utilise l'argent reçu, en tenant compte des limites existantes;
• après son retour au travail, il soumet un rapport avec les documents de paiement au comptable, confirmant toutes les dépenses engagées.

Tous les jours pendant lesquels le salarié était en voyage d'affaires sont rémunérés sur la base de son salaire.

Indemnités journalières

Il est nécessaire de comprendre non seulement ce qu'est l'indemnité journalière, mais aussi quelle est leur taille maximale, établie au niveau législatif. A savoir:

• lorsque vous voyagez en Russie, la limite est de 700 roubles. par jour;
• si un voyage d'affaires à l'étranger est nécessaire, ce montant passe à 2,5 mille roubles.

L'employeur peut augmenter ces paiements à sa propre discrétion. Mais le montant excédentaire est soumis à l'impôt. Par conséquent, si un employé dépense 1 100 roubles par jour en Russie, alors à partir de 400 roubles. l'employeur paie la taxe. Pour cette raison, de nombreuses entreprises utilisent les limites ci-dessus, de sorte que l'indemnité journalière n'augmente pas à l'initiative de la direction.

Conclusion

Tous les travailleurs envoyés en voyage d'affaires doivent comprendre ce qu'est l'indemnité journalière, son montant et son mode de paiement. La législation établit les normes sur lesquelles aucun impôt n'est prélevé. S'ils sont dépassés, l'employeur devra payer l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les primes d'assurance.

Après le voyage, l'employé doit confirmer qu'il a utilisé tous les fonds reçus du directeur, pour lequel il établit un rapport et prépare les documents de paiement. S'il est partil'argent, ils sont retournés au comptable de l'entreprise.