Tâches et but du voyage : exemples

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Savez-vous indiquer correctement le but du voyage d'affaires ? Un exemple peut, bien sûr, être facilement trouvé sur toutes sortes de forums professionnels pour comptables ou spécialistes RH. Mais copier l'expérience de quelqu'un d'autre n'est pas toujours justifié.

Il n'y a pas de liste de motifs de voyage d'affaires dans la réglementation. Cependant, la raison pour laquelle un employé voyage doit être indiquée de manière à ce que les frais de déplacement et les indemnités journalières puissent être pris en compte pour réduire le revenu imposable.

Pour cela, il est important de considérer un certain nombre de points.

Lesquels ?

Les comptables en exercice donnent facilement divers exemples de motifs de voyage et soulignent ce qui suit:

1. Le voyage d'affaires d'un employé doit clairement être dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Le but du voyage d'affaires est formulé de manière à ce qu'il soit clair: le « voyage » est bénéfique pour l'entreprise, contribue directement ou indirectement à la rentabilité de l'entreprise, à l'augmentation du volume d'activités, à l'amélioration de la qualité des biens et prestations de service. ouvrierl'organisation ne peut pas être envoyée en voyage d'affaires, en plaçant devant lui la tâche de "se reposer", "reprendre des forces" ou "récupérer". Des vacances sont prévues pour cela - annuelles ou pour des raisons de santé.
2. Le but du voyage ne doit pas contredire la description de poste de l'employé. Ainsi, un comptable ne peut pas être envoyé en voyage d'affaires pour négocier avec des clients. Et le directeur commercial de l'entreprise ne peut pas être envoyé dans une autre ville à des fins de "transport d'employés".
3. Le motif d'un voyage d'affaires doit être cohérent avec la durée du "voyage" et son itinéraire. Si le but du voyage est, par exemple, la participation à une exposition, un employé de l'organisation est obligé de "se déplacer" dans la direction opposée dans un délai d'un jour après la fin de l'événement.
4. Très prudent quant à la justification des voyages d'affaires le week-end. Si un employé de l'entreprise se rend dans une autre ville, par exemple pour négocier le lundi, et que le temps de trajet est d'un jour, vous ne pouvez pas partir avant le samedi soir. Sinon, le coût des billets ou du carburant ne peut être imputé aux dépenses.
5. Il est préférable d'éviter le langage général. Il est important d'indiquer pourquoi exactement un employé de l'organisation est envoyé travailler en dehors du lieu de service permanent. Sinon, les contrôleurs pourraient avoir des doutes quant à la légalité de l'imputation des frais de voyage à la comptabilité fiscale.
6. Le but du voyage doit être formulé de manière à ce qu'il soit possible de tirer une conclusion sans ambiguïté quant à savoir si la tâche assignée a été accomplie ou non. Après le voyage, l'employé devra soumettre un rapport sur les résultats,joindre des documents confirmant l'achèvement de la tâche. Soit dit en passant, une situation est possible lorsque le but du voyage n'est pas atteint. Dans ce cas, l'employeur exige de l'employé qu'il fournisse une « note explicative » indiquant les raisons pour lesquelles la tâche de l'emploi n'a pu être accomplie. Avec ce document, les frais de déplacement peuvent être acceptés pour la comptabilité fiscale.
7. Si le but du voyage est volumineux, se compose de plusieurs tâches, il est également important d'écrire des tâches distinctes du voyage, dont l'achèvement de chacune devra également être confirmé.
8. Si le travail d'un spécialiste se déplace dans la nature et que le déménagement dans une autre localité est lié à l'exécution des affaires courantes, alors un tel "voyage", selon le Code du travail, n'est pas reconnu comme un voyage d'affaires à tous.

Tous les employés peuvent être envoyés en voyage d'affaires ?

C'est aussi important que la question de savoir comment déterminer le but du voyage. Les exemples de cas où un employeur a été condamné à une amende pour avoir envoyé un employé qui ne pouvait pas être envoyé en voyage dans une autre ville ne sont pas isolés.

Avant d'envoyer un employé dans une autre ville ou un autre pays, il est important de considérer que:

1. Il est strictement interdit "d'équiper sur la route" les femmes enceintes et les travailleurs mineurs (à l'exception du personnel employé dans le domaine de la créativité).
2. Un employé envoyé en voyage d'affaires doit être en relation de travail avec l'employeur. Au moment du départ, un contrat de location doit déjà être conclu, rédigéconformément aux lois applicables.
3. Il existe des catégories de citoyens qui ont le droit de refuser des voyages d'affaires. Les envoyer dans une autre ville ou un autre pays pour affaires officielles n'est autorisé qu'avec leur consentement écrit.

Ces personnes comprennent:

• Mères d'enfants de moins de 3 ans.
• Parents ou tuteurs de personnes handicapées de moins de 18 ans.
• Citoyens s'occupant de membres malades de leur famille, conformément à un rapport médical.
• Mères et pères élevant des enfants de moins de 5 ans sans conjoint.

Les employés qui n'appartiennent pas à ces catégories sont passibles de responsabilité disciplinaire en cas de non-respect de l'ordre de partir en voyage d'affaires. Dans certains cas, vous pouvez même licencier un employé qui a refusé de se rendre dans une autre ville pour les affaires de l'entreprise.

Quels documents décrivent le but du voyage ?

Jusqu'en 2015, un voyage d'employé était émis:

1. Commander.
2. Affectation de service.
3. ID de voyage.
4. Rapport.

Actuellement, toutes les caractéristiques du "voyage" sont indiquées dans la commande. Les formulaires unifiés de "mission de service", "attestation de voyage" et "rapport" ont été supprimés.

Pour confirmer le fait du voyage et exécuter la commande sont: billets, lettres de voiture, chèques de carburant et de lubrifiants, rapports, notes explicatives, protocoles de négociations, certificats de formation, contrats conclus, inventaires.

D'après la composition et le contenu de ces documents, il devrait être clair quesi l'objectif désigné du voyage a été atteint.

Regardons comment les tâches liées aux déplacements professionnels sont définies pour différentes catégories d'employés.

Directeur

Le travail des premières personnes des entreprises est souvent associé au "voyage".

Le voyage d'affaires d'un chef d'entreprise, en règle générale, n'est pas délivré par un ordre, mais par un ordre contenant la phrase: "Je pars en voyage d'affaires dans le but de …".

Le chef d'entreprise peut partir en voyage d'affaires, notamment pour conquérir de nouveaux marchés, rechercher des clients, conclure des contrats de fourniture de produits. Quel serait le but du voyage du réalisateur dans ce cas ? Exemples:

• négocier et conclure un contrat avec Firma LLC;
• négocier avec les participants de la conférence "Products of the Future" à N-sk "_"_ 20_;
• démonstration d'échantillons du produit "Item-1" de la société LLC "Large Customer";
• présentation des marchandises pour JSC Good Client.

La première personne de l'entreprise peut également se rendre dans une autre ville ou un autre pays pour rencontrer des clients existants de l'entreprise. Pour ce cas, les spécialistes RH ont déjà compris comment écrire le but du voyage dans le certificat de voyage. Exemples:

• discussion des termes du contrat de fourniture d'équipements de production de Our Friend LLC;
• approbation du plan de passation des marchés pour le 2ème semestre de l'année _ avec JSC Concern.

Dirigeants d'entreprise de temps à autresont envoyés dans d'autres villes ou pays pour "ouvrir une nouvelle succursale de l'entreprise". Une telle formulation du résultat souhaité est également acceptable dans les documents. Cependant, dans ce cas, il convient d'identifier à la fois les buts et les objectifs du voyage. Exemple:

Je pars pour N-sk pour organiser le travail d'une nouvelle unité structurelle.

Tâches:

• Recherchez le marché cible.
• Tester et embaucher un employé pour le poste de directeur de succursale.
• Coordination avec le chef de la branche des plans de travail pour _ an.”

De plus, le chef d'une petite entreprise, ainsi qu'un spécialiste du service des achats, peuvent se rendre dans une autre ville ou un autre pays afin d'acheter de nouveaux équipements, conclure des contrats de fourniture de matières premières, de matériaux, de composants, et négocier les conditions de coopération avec les fournisseurs. Dans ce cas, les documents doivent également indiquer correctement le but du voyage du réalisateur. Exemples:

• négocier avec LLC "Partner" sur l'achat d'un lot de marchandises "Thing";
• conclusion d'un accord pour l'achat de produits de Pomoshnik LLC;
• acquisition de matériel "Machine";
• étude d'échantillons du produit "Shtuka" de Producer LLC.

Comment formuler autrement le but du voyage d'affaires de la première personne de l'entreprise ? Exemples:

• formation du personnel;
• participation à une exposition, un séminaire, une conférence" (visite d'événements liés aux activités financières et économiques de l'entreprise);
• développement professionnel;
• maîtriser les nouvelles technologies;
• vérifier la qualité du travailunités.

Responsable des ventes

Dans les départements engagés dans la vente de biens et de services, le but des voyages d'affaires, en règle générale, est prescrit de manière très détaillée. Les employés reçoivent des instructions détaillées par écrit, indiquant quelles tâches doivent être accomplies et quels indicateurs quantitatifs sont atteints.

Tout d'abord, l'objectif principal du voyage d'affaires du directeur des ventes est défini. Exemples:

• augmenter les volumes de ventes dans la région;
• étude de marché;
• négocier avec des clients potentiels.

La "grande" mission de travail est divisée en étapes, à l'issue de chacune desquelles l'employé rédige un rapport écrit. Le directeur des ventes se voit souvent attribuer les « sous-objectifs » suivants:

• faire des visites aux clients existants selon l'horaire de visite;
• visiter des clients potentiels selon le calendrier des rendez-vous;
• recueillir des informations sur un nouveau marché pour le service marketing;
• visiter les points de vente des concurrents, faire une analyse comparative.

Ingénieurs, personnel de production

Les déplacements professionnels de ces catégories d'employés sont de longue durée, car ils sont généralement associés au bon fonctionnement des machines, des lignes automatiques, des robots.

Pour les ingénieurs et ouvriers, il est également très important de formuler correctement le but du déplacement dans l'attestation de déplacement. Exemples:

• installation, réglage des équipements;
• former des employés responsables à travailler avec la ligne de production;
• vérifier, tester le fonctionnement des machines;
• réparation sous garantie, maintenance des appareils fournis dans le cadre du contrat n° _ daté du "_" _;
• travaux d'entretien, maintenance des équipements.

De nombreux ingénieurs partent en voyage d'affaires pour communiquer avec leurs collègues et acquérir de nouvelles connaissances pratiques. C'est un objectif très courant d'un voyage d'affaires. Exemple:

échange d'expérience avec les développeurs d'appareils "Puissants"

Comptable

Les chefs comptables se rendent dans d'autres villes pour vérifier la qualité du travail des spécialistes comptables, former les employés, collecter des informations et résumer les activités financières et économiques de l'entreprise.

Un comptable ordinaire peut partir en voyage pour se perfectionner, échanger son expérience avec des collègues, participer à une réunion.

Comment formuler le but du voyage d'affaires d'un comptable ? Exemple:

réaliser un audit interne, vérifier l'exactitude du reflet dans la comptabilité des opérations financières et économiques de la succursale

Tout autre motif du voyage correspondant à la description de poste du comptable est également acceptable. Exemple:

visite de réception

Travailleurs agricoles

Les agriculteurs, agronomes, conducteurs de machines, éleveurs, aviculteurs sont confrontés à la nécessité de partir en déplacement professionnel, peut-être beaucoup plus souvent que les spécialistes "urbains". Travaillant dans les zones rurales, ils doivent être constamment en contact avec la "civilisation": acheter des semences, de la nourriture pour animaux, assister à des expositions sur les réalisations de l'économie nationale, se familiariser avec les nouvelles technologies et, enfin, vendre des produits aux entreprises de la ville et aux particuliers, commercialiser visiteurs.

Conformément aux objectifs d'un voyage particulier, le but du voyage d'affaires des travailleurs agricoles est formulé. Exemples:

• achat d'engrais;
• obtention des documents de permis;
• présentation d'un projet d'investissement dans un salon spécialisé;
• participation à la conférence des agriculteurs, échange d'expériences;
• acquisition d'équipements spéciaux;
• vendre des produits à la foire de la ville;
• livraison d'un lot de marchandises à l'usine JSC "Client".

Chauffeur

Une autre catégorie de travailleurs dont la profession est associée à des déplacements fréquents est celle des chauffeurs. Leurs tâches comprennent le transport des employés de l'entreprise, des marchandises, des objets de valeur, des documents.

Cela dépend de la tâche spécifique comment écrire le but du voyage dans la commande. Exemples de pilotes:

• livraison de marchandises à Our Client LLC (adresse);
• transport du directeur commercial;
• livraison des biens et matériaux, réception des factures.

À quoi d'autre pourrait ressembler le but du voyage d'affaires d'un chauffeur ? Exemples:

• achat de pièces de rechange automobile;
• diagnostics de véhicule programmés;
• livraisondocumentation de transaction originale.

Chercheur

Scientifiques, chercheurs, experts, théoriciens de diverses industries, enseignants d'établissements d'enseignement secondaire et supérieur partent en voyage d'affaires pour participer à des conférences et des concours, partager des expériences, étudier des sources uniques, visiter des expositions et des musées spécialisés, participer à des fouilles archéologiques fouilles

Comment formuler le but du voyage d'affaires ? Exemple:

Collecte d'informations pour des travaux scientifiques sur le sujet (nom)

Ou:

Examiner la documentation originale

Conclusion

Il n'est pas du tout nécessaire d'utiliser les "termes" standards qui décrivent habituellement le but d'un voyage d'affaires. Les exemples ne font que faciliter le processus de choix des mots "appropriés". L'expérience de nombreux employés prouve que la formulation de la tâche peut être libre.