Exemple du but des voyages d'affaires pour une inscription correcte

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

On sait qu'un exemple du but des voyages d'affaires peut être facilement trouvé dans les magazines spécialisés pour les comptables. Il semblerait qu'il ne soit pas difficile d'utiliser une expérience toute faite. Cependant, si le but du voyage est formulé de manière incorrecte, les coûts de celui-ci ne peuvent pas être pris en compte dans les dépenses pour réduire le bénéfice imposable de l'entreprise. Par conséquent, il est nécessaire de justifier le "parcours" professionnel de l'employé de manière réfléchie et prudente.

Quels documents préparer

C'est très pratique lorsqu'un spécialiste qui sait organiser un voyage d'affaires travaille dans une organisation. Mais en période de licenciements massifs, de nombreux propriétaires de petites entreprises doivent tenir leurs propres registres et remplir la plupart des documents officiels.

Les entrepreneurs privés et les employés qui n'ont pas suivi de cours de comptabilité, si nécessaire, s'intéressent au traitement des indemnités de déplacement.

Ce n'est un secret pour personne que cette procédure comprend plusieurs étapes.

1. SuperviseurL'entreprise émet un ordre de voyage d'affaires sur le formulaire T9. Il contient:

• Nom complet employé;
• son numéro personnel;
• position;
• division de l'entreprise (département, secteur, service) dans laquelle travaille le salarié;
• buts et objectifs du voyage, son calendrier, sources de financement (généralement les fonds de l'employeur);
• destination.

Un document est joint à la commande - la raison du voyage (mémo ou invitation).

Jusqu'en 2013, il fallait également préparer une mission de service et une attestation de déplacement. Ces formulaires ne sont plus nécessaires. Les coûts de main-d'œuvre des comptables ont diminué, mais de nouvelles questions se sont posées: comment confirmer le fait d'un voyage d'affaires et comment prouver que l'objectif du voyage d'affaires a été atteint ?

À cet égard, dans de nombreuses organisations, les employés continuent de délivrer des attestations de déplacement. Il s'agit d'un petit document à la fois très informatif. Le but du certificat de voyage est le même que celui de la commande.

2. L'employeur achète des billets de voyage, réserve une chambre d'hôtel.

3. Le salarié détaché signe qu'il a pris connaissance de la commande, reçoit des titres de transport et des informations sur le lieu de résidence.

4. Les indemnités journalières sont calculées. Selon la loi, ils sont:

- 700 roubles. par jour - lorsque vous voyagez sur le territoire de la Fédération de Russie.

- 2500 roubles. par jour - pour les voyages d'affaires à l'étranger.

L'employeur peut, de sa propre initiative, augmenter les paiements, mais dans ce cas, il sera obligé de contribuer au budgetImpôt sur le revenu des particuliers perçu sur les montants dépassant les valeurs spécifiées.

5. Le salaire de l'employé est calculé pour la durée de son séjour en dehors du lieu de travail principal. C'est le salaire journalier moyen multiplié par le nombre de jours d'un voyage d'affaires. Si le temps consacré à un voyage d'affaires tombe partiellement le week-end ou les jours fériés, le salaire de cette journée est calculé à un taux double.

6. Au retour d'un voyage, l'employé remplit un rapport préalable des dépenses engagées dans le formulaire n ° AO-1 et joint des pièces justificatives: billets de voyage, un bon d'hébergement à l'hôtel, une liste de voyage, des chèques pour payer le carburant, si nécessaire.

7. En résumé: le but du voyage a-t-il été atteint ? L'employé prépare un rapport écrit ou soumet des documents confirmant l'achèvement d'une affectation de travail.

Et si l'objectif déclaré du voyage n'est pas atteint ?

Les frais de déplacement dans ce cas peuvent-ils être pris en compte pour réduire la base imposable ? Cette question suscite toujours une controverse entre les comptables et les représentants du Service fédéral des impôts. Ces derniers soutiennent que les frais d'un voyage infructueux ne sont pas acceptés pour la comptabilité fiscale.

Les comptables et les propriétaires d'entreprises, à leur tour, font valoir des revendications pour faire reconnaître que le voyage d'affaires de l'employé est de nature productive, quel qu'en soit le résultat. Souvent, ils parviennent à défendre leur point de vue devant les tribunaux.

En particulier, un exemple très courant du but des voyages d'affaires - "Signer un contrat avec le client." Il y ala probabilité que la transaction n'ait pas lieu. Dans ce cas, l'administration fiscale considère qu'il est déraisonnable d'imputer les coûts d'un voyage d'affaires à des dépenses pour réduire les bénéfices. Cependant, les chefs d'entreprise ont réussi à prouver à plusieurs reprises qu'au cours des négociations, des liens commerciaux solides avaient été établis avec des clients potentiels, ce qui pourrait conduire à la conclusion d'un contrat à l'avenir. Le tribunal a reconnu le droit du contribuable d'accepter les frais de déplacement pour la comptabilité fiscale.

Libellé "universel" pour les affectations de travail

Actuellement, les auditeurs expérimentés recommandent: en cas de doute sur la réalisation du but du voyage, il est préférable de l'indiquer dans la commande en termes généraux. Lors de la définition des objectifs, il est permis d'utiliser des formulations libres. Voici des exemples de buts de voyages d'affaires qui n'obligent pas l'employé à documenter le fait d'accomplir la tâche:

Ivanov I. Et il se dirige vers la ville de N-sk pour:

• résoudre les problèmes de production,
• négociations sur une éventuelle coopération,
• établissement de contacts commerciaux,
• rechercher sur le marché la possibilité d'acheter des biens. »

Le travailleur détaché n'a pas terminé la tâche indiquée dans la commande

Si un objectif spécifique a été fixé et qu'il n'a pas été atteint, il est permis d'exiger de l'employé une note explicative contenant des informations sur:

• pourquoi la tâche de service a échoué,
• quel est le résultat du voyage,
• que le "voyage" est économiquement avantageux pour l'entreprise.

S'il y a une lettre du fiscles autorités, en règle générale, reconnaissent qu'il est légitime d'accepter des frais de voyage pour la comptabilité fiscale.

Quelles conditions doivent être remplies lors de l'attribution d'une mission de service ?

Malheureusement, les documents normatifs ne fournissent pas d'exemples corrects des objectifs des voyages d'affaires. Les tâches que l'employé doit résoudre pendant le voyage, l'employeur détermine de manière indépendante. Cependant, lors de l'établissement d'une commande, il est important de prendre en compte certains points:

1. Pour que les frais de déplacement soient acceptés pour la comptabilité fiscale, le besoin de production de déplacer un employé dans une autre ville ou un autre pays doit être évident. Par exemple, les frais de déplacement pour un événement d'entreprise ou une cérémonie de remise de prix ne peuvent pas être inclus dans les dépenses pour réduire les bénéfices.
2. Les buts et les objectifs du voyage d'affaires doivent correspondre aux tâches de l'employé.
3. La date et l'itinéraire du "voyage" ne peuvent contredire sa cause. Par exemple, si un employé a été envoyé en voyage d'affaires pour participer à une exposition, il doit repartir en sens inverse dans les 24 heures suivant la fin de l'événement.

Déplacements des cadres supérieurs

Les premières personnes des entreprises et leurs adjoints se rendent dans d'autres villes et pays, en règle générale, pour:

• mener des négociations clés avec les partenaires,
• participation aux événements officiels,
• établir des contacts avec des clients potentiels.

Un voyage d'affaires d'un responsable est le plus souvent émis non pas par une commande sous la formeT9, mais avec un ordre contenant la phrase: « Je pars pour _ dans le but de… ». Dans la commande, comme dans la commande, il est nécessaire d'indiquer le nom complet. et la position de l'employé, la destination, le but et les objectifs du voyage d'affaires.

Voici des exemples d'affectations de poste que la première personne de l'entreprise peut s'attribuer ou attribuer à ses adjoints:

• négocier avec Komplekt LLC;
• démonstration d'échantillons de produits de Standard LLC;
• participation à l'exposition "Electrical Materials of Russia", Moscou 27 septembre 2016;
• présentation pour les participants de la réunion Cosmotechnics le 20 juillet 2016;
• participation au séminaire "Comment survivre à la crise financière" le 21 août 2016, organisé par LLC Training Center "Consultation" à Moscou;
• conférence aux étudiants et étudiants diplômés de l'Université d'État de Moscou sur le thème "Soutien de l'État aux producteurs nationaux";
• échange d'expérience avec les participants de la conférence "Business is easy and fun", tenue du 10 au 15 octobre 2016;
• développement professionnel;
• expérimentez les nouvelles technologies.

Le déplacement professionnel du directeur et de ses adjoints peut également être lié à la vérification de la qualité du travail des filiales de l'entreprise. Voici quelques exemples:

• résumant les résultats des activités financières et économiques de la filiale Our Firm LLC pour le 1er semestre 2016;
• participation à l'audit des opérations financières et commerciales de la succursale d'OOO "Enterprise" à N-sk;
• analysequalité du travail et certification du personnel du bureau supplémentaire n ° 0233 à A-sk du 02 septembre au 10 septembre 2016

Si nécessaire, le but du voyage peut être divisé en plusieurs tâches plus restreintes. Ils ne sont généralement pas indiqués dans la commande, mais sont reflétés dans les documents internes de l'entreprise.

Ainsi, par exemple, les tâches suivantes peuvent être définies dans le but de "négocier avec Perspektiva LLC sur une éventuelle coopération":

Rencontre et rencontre personnelle avec le directeur général de Perspektiva LLC: démonstration de matériel promotionnel, échantillons de produits, discussion sur les conditions de livraison

Résultat prévu:

• pour établir un contact avec le responsable de Perspektiva LLC,
• pour lui apporter des informations sur les avantages concurrentiels des produits de notre société et les avantages de la coopération,
• négocier un contrat pour la fourniture du premier lot de marchandises.

2. Participation à une réunion avec le service achats de LLC "Enterprise", discussion des termes du contrat.

Résultat prévu:

• Obtenir le droit de fournir des biens aux conditions d'un prépaiement de 100 %, sous réserve de la fourniture par Perspektiva LLC d'une remise de gros ne dépassant pas 20 % du prix indiqué dans la liste de prix (option 1);
• Accord sur la fourniture de biens d'un montant d'une tonne de matières premières par mois, sans escompte, avec paiement échelonné pour une période ne dépassant pas 3 semaines (option 2).

Au retour d'un voyage, le réalisateur résume si le but du voyage a été atteint.

Déplacements professionnels des commerciaux

Comment réserver un voyage d'affairesun employé responsable du service à la clientèle et des ventes? Les directeurs des ventes se voient généralement fixer des objectifs clairs, exprimés en termes quantitatifs. La qualité et l'efficacité avec laquelle un employé réalise un plan d'affaires dépend de ses revenus et de ses perspectives de carrière.

Si un employé chargé de travailler avec les clients ne parvient pas à accomplir la tâche principale d'un voyage d'affaires (réaliser une vente), l'employeur souhaite toujours obtenir autant d'informations sur le client potentiel, les perspectives de coopération avec lui, ainsi que les raisons pour lesquelles j'ai réussi à conclure l'affaire.

En outre, il est important pour le chef d'entreprise visant à élargir la clientèle de comprendre avec quelle entreprise concurrente le client potentiel coopère et à quelles conditions les contrats sont conclus.

Par conséquent, lorsqu'un directeur des ventes part en voyage d'affaires, on lui confie un objectif à plusieurs niveaux, qui comprend des tâches liées non seulement aux négociations avec le client, mais aussi à la collecte d'informations sur le marché.

La tâche principale peut ressembler à ceci:

• négocier et établir un premier contact avec Future Client LLC;
• conclusion d'un contrat de fourniture de matériel pour la société JSC "Client";
• élargir la clientèle, explorer les opportunités de marché en N-ska;
• participation à l'exposition "Les matériaux de construction aujourd'hui" 01 août 2016;
• échange d'expérience avec les responsables commerciaux de la branche Ouest de l'entreprise; participation à l'entrepriseConférence sur les offres rentables;
• Formation des nouveaux employés du département des ventes de la succursale de l'Ouest;
• organisation et tenue du séminaire "Un travail réussi".

"Conclusion d'un contrat de fourniture de biens" est le but le plus populaire des voyages d'affaires pour les employés chargés de travailler avec les clients. Cela peut se révéler dans les problèmes:

• rencontre avec un représentant du service achats de Future Customer LLC, identification et analyse des besoins;
• Visite des entreprises concurrentes LLC "Rival 1" et JSC "Rival 2" en tant que "client mystère": obtention des listes de prix, collecte d'informations sur les conditions de coopération avec les clients, compilation d'un rapport pour le service marketing, identification les points forts de la LLC "Rival 1" et de la JSC "Rival 2";
• négociations avec le responsable du service achats de Future Client LLC, démonstration d'échantillons de produits, accord sur les termes du contrat;
• rencontre avec le PDG de Future Client LLC, signature du contrat.

Au retour d'un voyage, le directeur des ventes doit remettre un rapport sur l'exécution de chaque tâche et les résultats obtenus. Il est accompagné d'un procès-verbal de négociation, d'une analyse des besoins d'un client potentiel, de documents pour la recherche marketing, de copies d'offres commerciales, d'un contrat signé (le cas échéant).

De même, le but d'un voyage d'affaires peut être formulé pour le responsable du service client ou le directeur du service commercial.

Les tâches suivantes peuvent être confiées à l'équipe de direction:

• effectuer une vérification interneaudit des opérations de vente,
• contrôle du travail de la branche de l'entreprise,
• participation à la réunion du comité d'amélioration de l'expérience client,
• fournir un rapport des ventes aux membres du conseil d'administration lors de l'assemblée annuelle.

Se déplacer pour acheter des fournitures

Les directeurs d'entreprises, ainsi que les employés des services d'achat, partent souvent en voyage d'affaires afin d'acheter des biens pour les besoins de l'entreprise.

Dans ce cas, la commande peut spécifier n'importe quel exemple de l'objet des voyages d'affaires parmi les suivants:

• négocier avec Possible Supplier 1 LLC et Possible Supplier 2 LLC, discuter des termes de la coopération;
• établissement de contacts commerciaux avec Zavod LLC, étude du processus de production et des échantillons de produits;
• conclusion de contrats pour l'achat de matières premières et de composants avec LLC "Material" et JSC "Details";
• négociation des termes du contrat avec le fournisseur Producer LLC.

Voyage des ouvriers de production

Souvent les "voyages" représentent des ingénieurs pour l'installation et l'installation d'équipements, des constructeurs, des ouvriers. Pour ces spécialistes, tout exemple de tâche de voyage d'affaires parmi les suivants est pertinent:

• installation et essais initiaux de l'équipement de production "Ligne-1" dans les ateliers de JSC "Client",
• installation, réglage et mise en service de l'équipement "Conveyor-100",
• service de garantie de la machine "A-2",
• travaux d'entretien surligne de production JSC "Client",
• réparations imprévues, dépannage de machines,
• entretien des équipements.

Chauffeurs de voyages d'affaires

Les "travailleurs de barre" doivent souvent se rendre dans d'autres villes pour transporter des marchandises, des documents et livrer des spécialistes sur leur lieu de travail.

Un voyage d'affaires d'un employé de cette catégorie est généralement associé aux tâches suivantes:

• livraison du directeur commercial de Standard LLC au lieu des négociations avec Client LLC,
• réception des matériaux à l'entrepôt du fournisseur, livraison de la cargaison sur le territoire de Our Firm LLC,
• réparation automobile, achat de pièces détachées,
• diagnostic automobile technique dans un service automobile certifié.

Conclusion

Vous savez maintenant à quels points il est important de prêter attention lors de l'organisation du voyage d'affaires d'un employé. Dans cet article, vous pouvez choisir un exemple de but de voyages d'affaires qui convient à votre cas personnel.