Nomenclature des affaires de l'organisation : exemple de remplissage. Comment faire une nomenclature des affaires de l'organisation?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Chaque organisation en cours de travail est confrontée à un flux important de documents. Contrats, statutaires, comptables, documents internes… Certains d'entre eux doivent être conservés dans l'entreprise pendant toute la durée de son existence, mais la plupart des certificats peuvent être détruits à l'expiration de leur validité. Afin de pouvoir comprendre rapidement les documents collectés, une nomenclature des affaires de l'organisation est établie. Des exemples de ce document et l'algorithme pour sa construction seront discutés ci-dessous.

Objectif

Des centaines de documents sont créés dans chaque organisation. Chaque jour qu'ils s'accumulent, les travailleurs se remplacent progressivement. À un moment donné, il devient difficile de retrouver une commande d'il y a deux ans. Pour éviter de telles situations, une nomenclature des cas est créée.

Définition

Un dossier est un document relatif à unproblème, domaine d'activité. La nomenclature des caisses est une liste qui contient une liste des caisses ouvertes avec une indication des périodes de leur conservation. Avec son aide, vous pouvez organiser correctement le flux de travail. La nomenclature des cas d'une organisation commerciale, dont un échantillon sera discuté ci-dessous, est compilée dans le but suivant:

• systématiser le regroupement des documents, ce qui garantit leur recherche rapide et leur sécurité;
• attribution d'un numéro d'enregistrement selon la classification des cas;
• établissement d'un inventaire des documents à conserver de manière permanente, durable et personnelle (y compris les actes de destruction).

La nomenclature des cas est utilisée lors de la sélection des documents à archiver et à détruire. Cette référence multifonctionnelle est nécessaire à chaque organisation pour rationaliser le travail de bureau. Dans ce cas, la forme de propriété de l'organisation n'a pas d'importance. Si un exemple de nomenclature des cas d'une organisation médicale peut être trouvé dans les règlements et les résolutions, l'analyse des cas ouverts d'une organisation privée devra être compilée de manière indépendante.

Requis ou forcé ?

L'établissement de cette liste est prévu par les « Règles pour le travail des archives ». Il est obligatoire pour les organisations qui créent une archive en tant que service distinct. Cette liste, en plus des institutions étatiques et municipales, comprend également certaines structures commerciales, telles que les notaires.

Toutes les autres institutions doivent créer une nomenclature des cas afin de systématiser le travail avec les documents, car les entreprises de toutes formespropriété sont tenus d'assurer la sécurité des références d'archives. Ceci est prévu par la loi fédérale n° 125. La liste de tâches détaillée doit être lancée ou mise à jour au cours du quatrième trimestre de l'année civile.

Structure

La nomenclature des affaires doit contenir toutes les affaires classées, à l'exception des publications imprimées: déclarations des salariés, certificats de travail, magazines, livres comptables, toute la documentation des divisions structurelles, correspondance des divisions structurelles, etc. Documentation à accès limité doit contenir l'en-tête "Forcer". Le répertoire doit contenir les dossiers des commissions temporaires, des divisions. Mais, par exemple, un syndicat est une organisation indépendante. Ses employés sont indépendamment engagés dans la formation du répertoire. L'archive doit également contenir les titres des affaires pendantes des entreprises liquidées, dont le successeur légal est une organisation existante.

Vous pouvez voir un exemple de remplissage dans la nomenclature des affaires de l'organisation ci-dessous.

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises conservent une documentation sous forme électronique. Certains rapports ne sont même pas imprimés sur papier. À la fin de chaque section, dressez la liste des documents conservés électroniquement, indiquez le nombre de fichiers et tout mot-clé de recherche nécessaire. Certaines institutions créent une nomenclature électronique distincte des cas pour une organisation commerciale. L'échantillon et l'algorithme pour le remplir doivent être entièrement conformes aux normes acceptées.

Par où commencer ?

La responsabilité de la constitution du répertoire dans les grandes institutions incombe au service de documentation(secrétariat, bureau), et dans les petits - le secrétaire, une autre personne désignée. Dans les organisations commerciales, cette fonction est exercée par le service du personnel, dans lequel la plupart des documents sont créés. Étant donné que les informations doivent provenir de toutes les unités structurelles, il est plus opportun de commencer par l'élaboration d'un ordre sur la nomenclature des cas dans l'organisation. Un exemple d'une telle commande est présenté à votre attention ci-dessous.

ABC LLC

20.11.2017 Moscou

À des fins de systématisation, de stockage et de comptabilité de la documentation

COMMANDE:

• Approuver et mettre en circulation la nomenclature des fichiers de la Société à partir du 2018-01-01.
• Chefs des divisions structurelles pour assurer la formation des cas sous la forme approuvée.
• Envoyer le secrétaire aux divisions structurelles de l'extrait du livre de référence pour le travail.

PDG Ivanov N. A.

Pour les établissements de certains domaines d'activité, des exemples de la nomenclature des affaires des organismes ont déjà été élaborés par le ministère. Cette nuance devrait être clarifiée avant la formation du directoire. Les nomenclatures modèles doivent être remplies en stricte conformité avec la nomenclature modèle donnée des cas de l'organisation. D'autres institutions peuvent utiliser ces guides pour compiler un document individuel.

Documentation complémentaire

Lors du développement d'un formulaire d'annuaire, les organisations commerciales doivent se concentrer sur:

• "Règlement des archives" (arrêté des Archives fédérales du 06.02.02);
• Section 5 du décret n° 477 du 2009-06-15 "portant approbation du règlement du travail de bureau".
• Instructions pour le travail de bureau.
• Liste des documents d'archives.

Vous devriez également étudier le tableau des effectifs, la charte, les actes locaux, les règlements sur les divisions, les règles, les normes, les instructions, les inventaires de cas. Ils contiennent des liens vers des documents pertinents. Dans un premier temps, des échantillons de la nomenclature des affaires de l'organisation par divisions sont compilés, pour ensuite constituer un répertoire général. Parfois, un principe fonctionnel plutôt que structurel est appliqué. C'est-à-dire que la distribution n'est pas effectuée par départements, mais par fonctions.

Comment créer un exemple de nomenclature des affaires d'une organisation ?

La forme des répertoires est précisée dans l'annexe n° 8 aux "Règles pour le travail des archives". Les ouvrages de référence sont compilés sur le papier à en-tête de l'organisation. La partie principale du rapport est présentée sous forme de tableau et se compose de 5 colonnes:

• indice de cas;
• titre (volumes, parties);
• nombre (volumes, parties);
• durée de conservation, numéro d'article sur la liste;
• note.

Index

Index est une désignation numérique d'une unité structurelle au sein d'une entreprise. Par exemple: 04-06, où 04 est le numéro de série du service du personnel, 06 est le numéro de série du dossier. L'index peut être composé de trois paires de chiffres, par exemple: 04-03-08, où 04 est le code du service financier et économique, 03 est la désignation du service comptable, 08 est le numéro de dossier. L'index peut être numérique, alphabétique ou mixte.

Titres

Les titres sont répartis selon l'importance des documents. Tout d'abord, l'organisationdocumentation administrative (en commençant par les unités supérieures et en passant aux unités structurelles). Ensuite, les règles et règlements élaborés par l'organisation elle-même sont répertoriés. De plus, les plans et rapports (annuels, trimestriels, mensuels) sont pris en compte. Les projets de documents administratifs sont placés après les documents principaux. Les cas du même type (par exemple, les cartes personnelles des employés) sont remplis par ordre alphabétique.

Le titre doit résumer le contenu du document. L'utilisation de formulations générales telles que "divers", "correspondance", "documents entrants / sortants" n'est pas autorisée. L'en-tête du cas contient les éléments suivants:

• nom du document ou du type de dossier déposé si le document fait partie d'un volume important;
• auteur du document (nom de l'organisation ou du service);
• destinataire (de qui les documents sont reçus ou à qui les documents seront envoyés);
• résumé/essence (par exemple, "Questions de certification");
• nom du territoire;
• date/point;
• marquer si le fichier contient des copies d'autres documents, pas leurs originaux.

Le volume de chaque caisse ne doit pas dépasser 250 feuilles. Si l'on suppose que le cas sera volumineux, il est alors divisé en parties et en volumes. La troisième colonne à la fin de l'année civile indique le nombre de dossiers effectivement ouverts.

La quatrième colonne indique les conditions de conservation des documents, conformément au Règlement. Elles doivent être respectées par les organisations gouvernementales et commerciales. Si le document ne figure pas dans les Règles, sa duréele stockage doit être déterminé sur la base de la liste. Le compte à rebours de la période de stockage commence le 1er janvier de l'année suivante après son établissement. Si le certificat a été délivré en 2016, le compte à rebours devrait commencer à partir du 2017-01-01.

Mise à jour de la liste

Annuellement, lorsque les fichiers sont transférés aux archives, une liste détaillée est soumise. Voici à quoi ressemble l'exemple de nomenclature de cas mis à jour pour une branche d'organisations de sécurité:

Au cours de l'année, tous les documents sont regroupés selon le formulaire approuvé. Si vous devez ajouter un rapport précédemment inutilisé, un nouvel en-tête est généré. Et le processus est répété selon l'algorithme décrit ci-dessus.