Exemples de remplissage d'une lettre de voiture. Règles pour remplir une lettre de voiture

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les activités des organisations dans de nombreux domaines sont soumises à un contrôle minutieux et sont régies par de nombreuses règles. L'un d'eux est des exemples de remplissage d'une lettre de voiture, d'une facture et d'autres documents primaires. Pour que les activités de l'entreprise soient pleinement conformes aux exigences de la loi, lors du remplissage de ces documents, vous devez suivre les instructions établies. Cet article traite d'exemples de remplissage d'une lettre de voiture et d'autres documents d'accompagnement, de leur objectif, de leur structure et de leur signification dans les activités des organisations.

Documentation principale et son objectif

Toutes les opérations dans les activités de l'entreprise doivent être documentées et reflétées dans les registres fiscaux, comptables et de gestion. À l'avenir, toutes ces données sont systématisées, résumées, analysées et utilisées par divers utilisateurs à diverses fins. Le plus important d'entre eux est le signalementrésultats de l'activité financière et économique devant les autorités de régulation.

La catégorie de la documentation primaire comprend un certain nombre de documents destinés à l'enregistrement de certains événements de la vie commerciale de l'entreprise. Leur particularité est de se remplir au moment de la transaction ou immédiatement après celle-ci. La documentation principale est la preuve que l'opération a effectivement été effectuée. Ces documents comprennent une lettre de voiture, une lettre de voiture (TTN), une facture, un cahier des charges, un ordre de paiement entrant et sortant et quelques autres documents.

Cession de lettre de voiture

Lettre de voiture - le document de transfert principal, qui est établi au moment de l'expédition des marchandises à l'acheteur par le fournisseur. Preuve que l'objet a été vendu. Il doit être délivré en deux exemplaires ou plus. Des documents supplémentaires sont établis si les marchandises sont achetées à crédit ou en crédit-bail, avec la participation d'un commissionnaire, d'un agent, ainsi qu'en utilisant des subventions de l'État ou des fonds budgétaires. Une copie est censée être laissée au fournisseur, la seconde est destinée à l'acheteur, la troisième - à la banque, à une autre institution financière, intermédiaire, institution budgétaire.

Toute opération commerciale des organisations légales et des entrepreneurs doit être accompagnée d'un connaissement. La forme, l'échantillon de remplissage et les caractéristiques d'apparence du document peuvent varier légèrement. La législation prévoit plusieurs possibilités d'inscription. Maisil existe également des exigences auxquelles tous les modèles de facture de vente doivent répondre.

Options de conception de la lettre de voiture

Les organisations peuvent encadrer les événements dans leurs activités quotidiennes de différentes manières. Ceci s'applique également aux échantillons de remplissage de la lettre de voiture. Vous trouverez ci-dessous une liste d'options qu'une entreprise peut prendre:

• En utilisant le formulaire officiel unifié TORG-12. Pourquoi recréer la roue si elle a longtemps été inventée ? TORG-12 convient aux organisations de toute forme juridique, travaillant dans tous les domaines et avec toutes les marchandises. Parallèlement, le formulaire officiel a été élaboré en tenant compte de toutes les exigences des autorités de régulation, avec les souhaits des entreprises de commodité et de simplicité. Toutes les versions des bases de données électroniques 1C utilisées par les comptables pour travailler avec les registres de l'entreprise sont équipées de formulaires TORG-12 standard.
• Développement et approbation de votre propre formulaire, en tenant compte des besoins de l'organisation et de toutes les exigences légales. Certaines organisations, pour la commodité des utilisateurs internes, apportent des ajustements au TN, le complètent avec les colonnes, tableaux et détails nécessaires. Ce n'est pas interdit par la loi si les modifications ne changent pas l'essence du document, et cela satisfait toujours les utilisateurs avec les informations qu'ils recherchent.
• L'utilisation d'un formulaire UPD (Document de Transfert Universel) unifié, qui joue à la fois le rôle d'une lettre de voiture et d'une facture, est pertinente pour les organismes assujettis à la TVA. La commodité réside dans la disparitionla nécessité d'imprimer séparément la facture, ce qui permet de gagner du temps, de l'espace de bureau pour stocker les papiers, les actifs matériels (papier et toner), réduit le risque d'erreurs et de divergences dans le paquet de documents pour une opération commerciale, ainsi que le risque de perte ses composants pendant le stockage.
• Utilisez la version électronique des documents. Certaines entreprises modernes sont depuis longtemps passées à la gestion électronique des documents. Les exigences pour les factures électroniques sont les mêmes que pour les factures papier. Pour utiliser cette forme de flux de travail, vous devrez acquérir une signature électronique.
• Utilisation de magazines-livres standards. Les imprimeries produisent un grand nombre de livres avec des formes de documents primaires, y compris des lettres de voiture. Les entrepreneurs individuels préfèrent ce modèle de remplissage, car il ne nécessite pas de connaissances particulières en comptabilité et dans l'utilisation de la technologie informatique. Cela s'applique aux entrepreneurs dont le processus de travail n'a pas grand-chose à voir avec les activités de bureau - commerçants de pavillons de marché, entrepreneurs itinérants et autres.

Lettre de voiture: instructions pour le remplir

TN doit obligatoirement se conformer aux exigences du service des impôts. Le processus de son enregistrement est régi par les dispositions des actes juridiques comptables et réglementaires des autorités de contrôle. Ce document doit contenir un certain nombre de détails obligatoires:

• numéro et date du document;
• noms et adresses (réelles et légales) de l'expéditeur et du destinataire;
• TIN,compte courant, des informations sur la base de l'opération en cours (convention, spécification, leur numéro et date);
• liste des articles expédiés, quantité de chaque article, unités de mesure, coût unitaire, montant total par article, montant total pour toute la liste, pourcentage de TVA et sa valeur monétaire;
• noms et initiales des personnes responsables de l'opération en cours: qui a expédié depuis l'entrepôt, qui a passé la commande, qui l'a reçu;
• Imprimer les côtés si utilisé dans l'activité (certains PI fonctionnent sans impression).

Lettre de voiture

Un autre document du package standard pour une transaction est un connaissement. Il est utilisé en cas de participation au processus de vente-acquisition d'articles d'inventaire de son propre transport automobile ou de transporteurs tiers. Il est nécessaire à la fois de rembourser les frais de carburant et de lubrifiants, de confirmer la légalité de la cargaison dans le processus de transport de l'agent de la circulation et de prouver la légitimité de la fourniture de services de transport.

Les organisations utilisent actuellement deux formes de lettres de voiture en parallèle. Les formes et le motif de remplissage diffèrent complètement. La composition des détails est presque identique, mais se reflète différemment dans le document. La différence la plus importante entre les formulaires TTN et 1-T est l'absence d'une section avec une liste de marchandises dans le second.

Règles pour remplir une lettre de voiture

Marchandise-Le connaissement contient deux sections. Le premier contient les informations suivantes sur l'accord:

• date et numéro de document;
• expéditeur et destinataire, leurs adresses réelles, coordonnées bancaires, informations sur la base de la transaction;
• lieu où les marchandises sont livrées;
• section de tableau avec une liste des marchandises, leur coût, le nombre de places, la disponibilité et le type d'emballage, les unités de mesure, le poids;
• nom et initiales des fonctionnaires qui ont autorisé et effectué la mainlevée des marchandises, leurs signatures et le sceau de l'entreprise expéditrice;
• position, nom et initiales, signature du transporteur;
• fonction, nom et initiales, signature de la personne qui a accepté la marchandise et sceau du destinataire.

La deuxième section du TTN contient des informations sur la voiture effectuant le transport et son conducteur. Cette partie du formulaire doit inclure:

• marque, modèle, numéro d'immatriculation;
• Nom complet du conducteur, sa signature dans les colonnes sur l'acceptation du fret pour le transport, indiquant le nombre de sièges et sur la livraison du fret au destinataire;
• autres informations sur les caractéristiques de la cargaison - toxicité, explosivité, radioactivité, etc.

Différences de la nouvelle forme 1-T

Lors du transport par leurs propres moyens, les organisations utilisent l'exemple décrit ci-dessus pour remplir le TTN. Le formulaire de connaissement 1-T est utilisé dans les cas où la cargaison est transportée par une organisation tierce ou un chauffeur privé. Sans elle, il est impossible de prouver l'existencerelation contractuelle avec un conducteur ou une entreprise de transport, respectivement, il est impossible d'amortir les coûts de paiement de leurs services en comptabilité et en comptabilité fiscale.

La principale différence entre ces deux formulaires est que le formulaire 1-T ne contient pas de section sur les marchandises ni d'informations détaillées sur la cargaison transportée. Vous pouvez y spécifier uniquement le nombre de places, les caractéristiques de la cargaison et de l'emballage, ainsi que la valeur déclarée.

Que suivre lors du remplissage ?

Ce qui suit est une liste des décisions législatives concernant l'exécution des documents ci-dessus:

• Décret gouvernemental n° 272 du 15 avril 2011 - approbation du formulaire 1-T.
• Lettre du Ministère des Finances du 6 novembre 2014 - relative à la reconnaissance de la relation contractuelle entre le transporteur et le client;
• Lettre du Service fédéral des impôts du 21 mars 2013 - relative à l'utilisation des formulaires TTN pour le calcul de l'impôt sur le revenu;
• Décret du Comité national des statistiques n° 132 du 28 décembre 1998 - approbation du formulaire TORG-12.

Pourquoi est-il nécessaire de remplir correctement les documents primaires ?

Toute organisation commerciale opère dans un but lucratif. A partir de son montant, il est tenu de payer des impôts et autres contributions à l'Etat. Le calcul de leurs montants dépend entièrement de l'exactitude de la documentation primaire. Si des erreurs ont été commises ou des violations ont été établies, l'organisation peut par la suite faire l'objet d'importantsimpôts que prévu. Par exemple, si les documents confirmant les dépenses que l'organisation a le droit de déduire de la base imposable sont mal exécutés, le Service fédéral des impôts peut ne pas les reconnaître. Dans ce cas, l'organisation devra supporter les coûts de sa propre poche, et non en les incluant dans le coût final de production.

Sanctions pour l'absence ou le mauvais remplissage de documents

Le manque de copies des documents primaires peut provoquer une vague d'inspections imprévues par le Service fédéral des impôts. Chaque infraction constatée peut être passible d'une amende. Si le service des impôts constate une fraude, une intention criminelle ou une tentative d'évasion fiscale dans des erreurs ou un manque de documentation, l'organisation sera confrontée à des conséquences plus désagréables - amendes, sanctions fiscales, responsabilité administrative et pénale prévues par les articles des codes pertinents.