Symboles dans la feuille de temps. Comment remplir une feuille de temps (exemple)

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le temps de travail et sa comptabilité sont des éléments importants de toute organisation, vous permettant de contrôler les activités de l'entreprise et de discipliner les employés. Afin de simplifier cette procédure, un formulaire spécial a été développé - une feuille de temps. Il existe en version papier et en version électronique. Et chacune des espèces a ses propres nuances de remplissage.

Qui remplit la feuille de temps

Chaque organisation nomme une personne responsable du maintien de la feuille de temps, en se concentrant sur les spécificités de l'activité et le nombre d'employés. Si l'organisation est petite et que tout le travail est effectué dans le bureau, l'inspecteur du personnel, le comptable ou une autre personne autorisée planifiera les employés.

Dans le cas où une entreprise possède plusieurs installations, il est beaucoup plus facile de relever les temps des employés directement sur leur lieu de travail. Dans ce cas, cette responsabilité incombe au contremaître ou au chefsubdivisions par arrêté séparé ou prescrites dans le contrat de travail.

Algorithme pour travailler avec la feuille de temps

Tout d'abord, vous devez savoir que chaque entreprise doit avoir une feuille de temps régulière (c'est-à-dire en version papier). Le formulaire peut être imprimé par vous-même ou commandé auprès d'une imprimerie.

Il existe deux formulaires approuvés: T-12 et T-13. Leur différence est que le premier ne prend pas seulement en compte les heures de travail, mais a également des colonnes pour calculer le salaire mensuel. Ils sont remplis selon le même schéma, à savoir, chaque mois, le premier jour, une nouvelle feuille de temps est ouverte. Il faut remplir les colonnes:

• Raison sociale (selon les documents constitutifs), numéro de série et date d'achèvement.
• La période pour laquelle la feuille de temps s'ouvre.
• Numéros ordinaux du personnel et leurs données à partir de cartes personnelles.

Le reste des données est saisi dans un délai d'un mois, et remplir la partie relative aux salaires reste à l'employé comptable.

Symboles dans la feuille de temps

Pour un remplissage plus rapide et plus pratique de la feuille de temps, un système de notation a été développé et approuvé. Ils reflètent le mode de travail et de repos et d'autres nuances. 36 désignations sont fournies. Mais parfois, ce nombre n'est pas suffisant pour afficher avec précision toutes les informations sur un employé.

Symboles dans la feuille de temps

	Nom	Désignation des lettres	Désignation numérique
1	Horaires de jour et de soir	je	01
2	Horaires de nuit	N	02
3	Travailler le week-end et les jours fériés	RP	03
4	Heures supplémentaires	c	05
5	Voyage d'affaires	K	10
6	Vacances principales	depuis	14
7	Congé supplémentaire	un	15
8	Vacances d'études	U	16
9	Horaires de travail réduits pour les étudiants	UV	17
10	Congé d'études supplémentaire sans solde	UD	18
11	Congé de maternité	r	19
12	Congé de paternité (partiellement rémunéré)	veh	20
13	Congé de paternité (non rémunéré)	oj	21
14	Congé sans solde	à	22
15	Congé sans solde pour raisons légales	OZ	24
16	Congé de maladie	B	25
17	Impayéhandicap	t	26
18	Heures de travail réduites	ch	27
19	Temps d'indisponibilité (pour des raisons non liées au travail)	vp	28
20	Absence légale (payée)	g	29
21	Absence injustifiée	OL	31
22	Heures non travaillées (si l'employeur a fixé un temps partiel)	NS	32
23	Week-end	à	33
24	Grèves	ZB	34
25	Absences pour des raisons obscures	НН	35

Le tableau montre les symboles les plus couramment utilisés dans la feuille de temps. Une description plus détaillée et une liste complète se trouvent généralement sur la première page du formulaire. Cela facilite la navigation dans les symboles et détermine dans quelle situation quoi mettre dans une cellule.

Remplissage de formulaire régulier

Remplir la feuille de temps est un travail minutieux qui demande de l'attention. Cela peut être fait en utilisant, par exemple, la méthode de présence et d'absence continues.

Dans ce cas, les données sont saisies dans chaque colonne. Les symboles indiquent à la fois la présence des employés sur le lieu de travail et leur absence, en indiquant les raisons. Il indique également le nombre d'heurespassé sur le lieu de travail.

Dans la feuille de temps elle-même, cela ressemblera à ceci: un jour de congé, mettez la lettre "B", en dessous 0, un jour ouvrable, respectivement, "I" et le nombre d'heures, par exemple 8. Comme pour les week-ends, diverses raisons d'absentéisme sont notées, des voyages d'affaires aux absences pour des raisons peu claires.

Le calcul de la feuille de temps dans ce cas est un peu plus facile, car tous les chiffres et désignations nécessaires sont devant vos yeux. Cela est particulièrement vrai pour les spécialistes ayant peu d'expérience de travail - ils seront donc moins susceptibles de s'embrouiller et de faire une erreur.

Remplissez judicieusement la feuille de temps

Il existe également une méthode pour enregistrer les écarts. Elle est appliquée lorsque la journée de travail a la même durée sur toute la période. Dans ce cas, seules les situations non standard sont notées, c'est-à-dire l'absentéisme, les heures supplémentaires, les voyages d'affaires, etc. En utilisant cette méthode, on passe beaucoup moins de temps et le résultat final est le même dans les deux cas.

Sur la feuille, cela ressemble à ceci: la ligne du haut contient des informations sur l'absence de l'employé sur le lieu de travail - V, K, DE, HH, PR, B et autres. La ligne du bas est laissée vide. En effet, dans le calcul final des heures travaillées, les zéros n'ont pas d'importance, et avec la même longueur de journée de travail, il ne reste plus qu'à effectuer les actions les plus simples: compter le nombre de cellules vides dans la ligne du haut (ce sont les présences) et multiplier par le nombre d'heures.

Cette méthode est plus pratique pour les utilisateurs expérimentésagents du personnel et comptables. Il convient également aux petites organisations où le nombre d'employés est faible. Si votre direction ne connaît pas un système de suivi du temps plus simple, il est temps de le lui suggérer.

Maintenir une feuille de temps sur un ordinateur

En plus de la version papier, il existe également plusieurs versions électroniques. Comme mentionné ci-dessus, les feuilles de temps doivent être dupliquées sans faute. Cela est nécessaire pour que les données sur le travail des employés ne soient pas perdues et que leur fiabilité soit confirmée (après tout, il n'est pas possible d'utiliser un ordinateur partout).

L'une des options les plus abordables est une feuille de temps créée dans les programmes de bureau. Excel est parfait à cet effet. Les feuilles de calcul vous permettent de créer n'importe quel type et taille de document. De plus, grâce à la possibilité de définir des formules, il est beaucoup plus facile de résumer et de calculer les données intermédiaires.

Utilisation d'un logiciel dédié

En cas de compétences insuffisantes en matière de tableur, un employé ou la direction peut choisir un autre programme similaire. Dans ce cas, la feuille de temps ressemblera à la version papier. Cela aidera à réduire le temps nécessaire au traitement du document.

Il convient également de garder à l'esprit que chaque programme implique l'utilisation de versions sous licence. Chez différents fournisseurs, ils ont bien sûr leurs propres frais. Par exemple, le programme Time Sheet coûtera aux utilisateurs de1000 roubles. et au-dessus - en fonction du nombre de personnel.

Un autre avantage de ces utilitaires est que vous n'avez pas à remplir de feuille de temps papier. Le formulaire avec toutes les marques est facile à imprimer à tout moment. Cette fonction est à coup sûr dans tous les programmes similaires.

À propos du stockage des documents

À quoi sert la feuille de temps ? C'est la base de la comptabilisation de la masse salariale d'un montant ou d'un autre, ainsi que la principale preuve que l'employé était sur le lieu de travail et a exercé ses fonctions. Sans aucun doute, ce document est très important pour chaque organisation.

Alors combien de temps ce formulaire est-il conservé ? La feuille de temps doit être conservée pendant un an. Ceci est établi par la loi et ces normes doivent être respectées.

Si vous perdez une feuille de temps déjà clôturée, ne paniquez pas. Il peut toujours être restauré à l'aide d'autres documents. Pour cela, on utilise des explicatifs, des congés maladie, des informations sur les déplacements professionnels, les horaires des vacances, etc.. Tout ce qui confirme et explique l'absence d'une personne sur son lieu de travail peut être utilisé pour restaurer des données.

Qui pourrait avoir besoin d'un bulletin ?

Ce document est souvent requis pour divers contrôles. Par exemple, le service des impôts vérifie sa présence dans l'organisation et l'exactitude du remplissage.

L'absence de feuille de temps, même dans la plus petite entreprise, peut être un motif d'amende assez importante. Mêmesurvient lorsque des erreurs sont commises en remplissant les formulaires. Cela s'applique à la fois aux calculs et à l'utilisation abusive des symboles.

La présence des feuilles de temps est obligatoire. Ils sont nécessaires à la fois pour l'entreprise elle-même (comptabilité, discipline des employés) et pour les organisations d'audit. Et le plus important - appliquez correctement les symboles dans la feuille de temps. Vous pouvez ainsi éviter un certain nombre de problèmes avec les employés et les autorités réglementaires.