Exemples de rapports d'avancement. Comment rédiger un rapport

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Il n'y a pas un tel chef qui, au moins une fois par an, n'exige pas de ses subordonnés qu'ils rendent compte de ce qui a été fait. Et le problème est qu'avec un emploi routinier, l'élaboration d'un tel document semble être une tâche plutôt difficile. Et pour une raison quelconque, nous sommes gênés de demander des exemples de rapports sur le travail effectué par les autorités. Et s'il décide que nous ne correspondons pas au poste que nous occupons ?

Qui en a besoin

Cette question est posée par l'interprète qui a reçu la tâche à signaler. Le plus souvent, les employés des entreprises se sentent presque offensés par de telles exigences. Mais tout a un sens.

Premièrement, le rapport sur le travail effectué est nécessaire par l'interprète lui-même. Pas une attitude formelle, mais une attitude intéressée à ce processus vous permettra de trouver des goulots d'étranglement et des faiblesses dans vos qualifications. Ainsi, les directions dans lesquelles il est possible (et nécessaire) de se développer sont déterminées. Après tout, nous apprenons tous de nos erreurs.

Deuxièmement, le leader en a besoin. Le rapport sur le travail effectué vous permet d'évaluer objectivement la qualité etvitesse de résolution des tâches. Grâce à ce document, de nombreuses questions disparaîtront - du plus primitif "que faites-vous tout le temps" au complexe "pourquoi devrais-je changer votre ordinateur pour un plus moderne". Parce que le rapport indiquera qu'il faut beaucoup de temps pour enregistrer les modifications apportées au document. Et cela ne dépend pas de l'interprète - les équipements de bureau obsolètes ne peuvent pas fonctionner plus rapidement. En fait, c'est pourquoi il semble que l'employé boit du thé tout le temps - il attend juste que l'opération soit terminée.

Et la question: "Pourquoi dois-je rédiger un rapport sur le travail effectué pour le mois ?" elle-même est incorrecte. Car l'accumulation d'informations statistiques et le remplissage de bases de données ont du sens pour les stratèges, et non pour les opérationnels. C'est juste plus facile pour eux de résoudre un problème que de parler de méthodes pour le résoudre.

Quoi écrire

Des exemples de rapports d'avancement montrent que vous devez écrire en détail. Ce qui semble être une petite chose ou un petit geste peut être un élément clé dans l'exécution de fonctions spécifiques. Mais la compréhension de cela ne viendra qu'après avoir étudié plusieurs rapports écrits.

Si le travail est de nature routinière, par exemple, le rapprochement des documents et l'identification des incohérences, il est logique de développer une forme tabulaire. Dans ce cas, encore une fois, le tableau doit d'abord être très détaillé et contenir de nombreuses colonnes; au fil du temps, le besoin de certaines colonnes disparaîtra et la forme du rapport prendra un aspect normal (lu - raisonnable).

Bdans un certain nombre de cas, lors de la rédaction d'un rapport sur le travail effectué (enseignants, par exemple), il est impossible d'aborder formellement la question de l'introspection. En effet, outre la charge pédagogique et méthodologique prévue et l'étude du matériel nécessaire, l'école est également engagée dans des activités pédagogiques. Cela nécessite une approche particulière de la préparation du document: il faut comprendre les raisons du retard d'un certain nombre d'élèves, trouver des moyens d'intéresser les enfants à leur matière. Et en même temps, il ne faut pas oublier les écoliers qui réussissent (et même qui sont doués).

Signaler les buts

Pour une compilation correcte et des coûts de temps minimum, il est nécessaire dès le début de décider dans quel but et pourquoi un rapport sur le travail effectué pour l'année est rédigé. Citons les plus populaires:

- justification de l'avantage réel d'un poste particulier dans l'organisation;

- confirmation des qualifications d'un employé;

- démonstration d'un travail efficace à la direction;

- recevoir un financement pour la prochaine période de rapport;

- obtenir le consentement pour le développement d'une direction (idée);

- justification de la dépense des ressources et des finances allouées, etc.

La formulation bien connue - l'énoncé correct du problème fournit 50 % de la solution - fonctionne également dans ce cas. Mieux nous comprenons pourquoi un rapport est nécessaire, plus il nous est facile de le rédiger. Jusqu'au fait que le document "pour spectacle" ne nécessite aucune approche créative de notre part. Et beaucoup de temps.

Structure du document

Si l'entreprise n'a pasformulaire de rapport développé, alors vous devez le développer vous-même. Connaissant le but du document, il est nécessaire de réfléchir à sa structure. Des exemples de rapports d'avancement suggèrent qu'un plan clair et simple est nécessaire.

Au tout début, le but et la logique de présentation des informations doivent être expliqués. Expliquez l'ordre de présentation et faites une table des matières. Pour le tableau, il est nécessaire de donner de brèves explications pour lesquelles une telle forme a été choisie.

Dans les sections et sous-sections, il faut également respecter l'unité de présentation. Ainsi, le document sera plus compréhensible, par conséquent, il est plus facile à percevoir. Dans un rapport de longue durée, des illustrations sous forme de diagrammes et de graphiques sont tout à fait appropriées, ce qui facilitera la perception. Mais ici, vous devez respecter la règle du "juste milieu": un texte solide, ainsi que des supports exclusivement visuels, se fatiguent très rapidement.

Style

Pour un employé ordinaire, la chose la plus difficile à écrire est peut-être la terminologie et la formulation. Un rapport pompeux n'aura pas l'air naturel et provoquera une réaction négative de la part de la direction. Une formulation trop simple (25 documents xéroxés, par exemple) rebutera également le lecteur.

Mais les modèles doivent être évités. La seule exception est le document que personne ne lira jamais. Nous rencontrons parfois de tels problèmes, mais dans cet article, nous nous intéressons aux rapports réels (et non pro forma).

Dans tous les cas, il ne faut pas parler uniquement de réalisations. Pour les mettre en valeuril faut parler des difficultés qu'il a fallu rencontrer au cours du travail. L'analyse de la complexité est entre autres matière à réflexion sur l'optimisation du travail des cadres. Des exemples de rapports d'avancement indiquent qu'il ne faut pas utiliser de phrases vagues comme « état non satisfaisant », « difficultés rencontrées », etc. Il vaut mieux tout appeler par son nom propre: « photocopieur en panne », « manque d'accès à Internet », « Absence ou réception intempestive d'informations de la part du service associé. Tout cela nous permet d'évaluer de manière adéquate et objective la situation actuelle de l'entreprise.

Évaluation des résultats

Chaque résultat doit être étayé par des chiffres. Une telle concrétisation permet de comprendre la dynamique du développement.

De plus, il est nécessaire de définir les critères d'évaluation des résultats. S'agira-t-il de la période de reporting précédente (s'il s'agit d'un rapport trimestriel par exemple) ou, à l'inverse, du pourcentage d'atteinte des objectifs fixés, c'est à l'auteur du document de décider.

En général, les indicateurs indirects peuvent en dire long sur le processus de résolution des tâches. Il y a aussi une mine d'informations ici pour une analyse plus approfondie. De la détermination des coûts de main-d'œuvre à la compréhension de l'exactitude de la fixation d'objectifs.

Du problème à la solution

La plupart des rapports sont rédigés au fur et à mesure. Un document qui montre clairement la relation problème-solution est plus avantageux. Le lecteur comprend immédiatement quelles méthodes et techniques (si nécessaire)l'interprète a profité de l'exécution rapide et de haute qualité de la tâche.

La chaîne encore plus détaillée "un problème précis - ses causes - la fixation d'objectifs - une solution" suggère immédiatement la nécessité de présenter un rapport quotidien sous forme de tableau. De plus, les noms des graphes sont déjà connus. Les informations ainsi présentées sont faciles à lire et à analyser.

Présentation des indicateurs quantitatifs

Dans les cas où le rapport se compose principalement de données numériques, la forme tabulaire peut être très difficile à comprendre. Un flot continu de chiffres fatigue littéralement le lecteur au bout de quelques minutes. Une autre chose - des tableaux et des graphiques colorés. Ils sont clairs, compréhensibles, faciles à lire.

Chaque diagramme doit être commenté. De plus, il est nécessaire d'indiquer comment les différents graphiques sont interconnectés; expliquer les relations de cause à effet facilitera davantage l'analyse du rapport.

Si des ressources matérielles ont été dépensées pendant les travaux, il ne faut pas simplement les énumérer toutes. Au lieu de cela, les avantages acquis devraient être répertoriés. Une phrase sèche: « Matériel de bureau acheté » sonnera complètement différemment si vous écrivez: « 2 emplois ont été créés, ce qui a permis d'augmenter le rendement du service ».

Comment délivrer un document

Malgré le fait qu'il n'existe pas de forme unique de compilation, un rapport sur le travail effectué peut être établi conformément à GOST, qui définit les principauxcritères scientifiques. Il énonce les exigences en matière de formatage, de type et de taille de police, etc.

Quant à la lisibilité du document, voici quelques conseils:

- essayez de ne pas avoir plus de 5 phrases dans un paragraphe;

- les indicateurs clés peuvent être mis en surbrillance en police ou en couleur;

- divise le texte afin que le tableau ou le graphique n'occupe pas toute la page; assurez-vous de laisser un espace pour les commentaires;

- rédiger un résumé clair et concis du rapport.

Ces conseils aideront à faciliter la perception de votre rapport, ce qui signifie qu'ils prépareront initialement le lecteur à une attitude loyale envers l'auteur du document. Imaginez que vous êtes le patron. Et faites le rapport d'une manière qui serait utile et intéressante à lire pour vous.