2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
Dans la vie économique d'une entreprise, il devient souvent nécessaire de donner de l'argent à un salarié pour qu'il réalise certaines actions dans l'intérêt et pour le compte de l'employeur, suivies d'un signalement. Le plus souvent, les employés sont avancés aux fins suivantes:
- Voyages d'affaires.
- Acheter des stocks au comptant.
- Règlement en espèces dans le cadre de contrats de prestation de services rémunérés conclus pour le compte de l'employeur.
Après avoir terminé la tâche, l'employé soumet un rapport préalable au comptable, qui effectuera les écritures nécessaires.
Comment remettre de l'argent à un employé dans un rapport
Afin d'établir correctement un paiement en espèces dans un sous-rapport, vous devez suivre strictement la directive 3210-U de la Banque de Russie "Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces". Vous devez faire attention aux points suivants:
- Il est dit au paragraphe 6.3 que l'argent est donné à un employé, ce qui signifie que seule une personne officiellement employée dans cette entreprise peut en être bénéficiaire.
- La délivrance est faite sur la base d'une demandebénéficiaire ou instructions de la direction indiquant le montant de l'avance et la durée de son émission.
- Au plus tard 3 jours ouvrables à compter de la fin de la période pour laquelle l'argent a été versé, l'employé doit soumettre un rapport au service comptable, le délai de vérification et de traitement ultérieurs est réglementé par la politique comptable.
Si la fin de la période spécifiée dans la demande ou l'ordonnance tombe au moment de la maladie ou de l'absence du salarié pour une autre raison valable et documentée, la période de trois jours est comptée à partir de la date d'entrée au travail.
Préparation du rapport préalable
Pour l'exécution de la note de frais, le formulaire AO-1 est fourni, code selon OKUD 0302001.
- nom de l'organisation;
- unité structurelle;
- nom et initiales;
- métier;
- rendez-vous à l'avance.
Ensuite, le tableau de gauche indique le solde ou le dépassement sur les rapports préalables précédents, le montant reçu de la caisse enregistreuse, le montant dépensé pour l'achat de biens et de matériaux, et le solde ou le dépassement sur le rapport actuel est calculé. Il convient de noter que selon l'ancienne procédure pour effectuer des transactions en espèces, il était interdit d'émettre de l'argent en tant que compte à un employé s'il y avait un solde sur des avances émises précédemment, mais il n'y a pas une telle exigence dans le document actuel.
Dans le tableau de droite du rapport d'avance, le service comptable remplit les écritures reflétant le versement de l'argent de la caisse:
| Débit | Crédit | Remarque |
| 71 | 50 | Espèces versées au sous-rapport de la caisse |
Au verso du rapport, les données de tous les documents confirmant les dépenses sont remplies:
- date;
- nombre;
- nom;
- montant.
La personne responsable remplit le montant selon le document, et le comptable doit remplir le montant accepté pour la comptabilité.
Rapport sur l'acquisition de biens et de matériaux
Les pièces justificatives pour le rapport sur l'acquisition de biens et de matériaux sont les factures, les lettres de voiture, les chèques de caisse, les reçus de vente, les reçus pour l'ordre de réception, les documents de déclaration stricts. Sur la deuxième page du rapport préalable, les écritures comptables porteront sur le crédit du compte 71, seule la correspondance sur le débit est signée:
| Débit | Crédit | Contenu de l'opération |
| 10.1 | 71 | Achat de matières premières et fournitures |
| 10.3 | 71 | Achat de carburants et lubrifiants |
| 10.5 | 71 | Achat de pièces détachées |
| 41 | 71 | Achat de marchandises |
Après avoir rempli sa partie, la personne responsable signe et transmet le rapport au comptable, qui doit remplir un reçu en bas de la première page, indiquant combien de documents, sur combien de feuilles et pour quel montant Il a accepté. Après avoir signé et coupé le reçu, le comptable le remet à la personne responsable.
Paiement en espèces dans le cadre de contrats de service
Lors de l'émission d'un ordre de dépenses pour la réception de fonds dans un sous-rapport, vous devez vous rappeler que la loi ne prévoit pas le montant maximum du montant à émettre, il existe toujours des restrictions. Dans les instructions "Sur la mise en œuvre des règlements en espèces" n ° 3073-U, le montant maximum des règlements en espèces entre entités juridiques dans le cadre d'un accord est de 100 000 roubles. Si le paiement est fractionné ou étalé sur une longue période, cela n'a pas d'importance. Plus de 100 000 roubles. l'argent comptant ne peut pas être payé.
Une autre nuance: si pour les voyages d'affaires, les biens et matériaux, les contrats de service, vous pouvez émettre de l'argent reçu sous forme de produit, vous devrez alors recevoir de l'argent d'un compte bancaire pour le paiement dans le cadre d'un contrat de location de locaux, paiement et remboursement de prêts, opérations sur titres. Les documents de confirmation pour le paiement des contrats sont les actes de travail effectués, les reçus de caisse, les reçus pour une note de crédit. Les entrées de note de frais seront les suivantes:
| Débit | Crédit | Contenu de l'opération |
| 60 | 71 | Payé à l'entrepreneur pour les services rendus |
Comment comptabiliser l'utilisation des indemnités journalières lors d'un voyage d'affaires
Les voyages d'affaires font partie intégrante des activités professionnelles. Les départs d'employés pour la conclusion de contrats, l'acceptation de marchandises, vers des divisions séparées nécessitent un enregistrement et une réflexion appropriés dans la comptabilité. Les voyages d'affaires sont délivrés sur la base d'une décision écrite du responsable. L'autorisation de voyage n'est pas requise.vous pouvez confirmer le nombre de jours de séjour par commande, billets de voyage, documents de séjour.
L'indemnité journalière est déterminée dans le "Règlement sur les voyages d'affaires", qui est une annexe à la convention collective. Le code des impôts ne limite pas la limite supérieure des indemnités journalières, cependant, il faut se rappeler que le montant des indemnités journalières dépasse 700 roubles. en voyage d'affaires en Russie et 2500 roubles. les voyages d'affaires à l'étranger sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et à partir de 2017 aux primes d'assurance.
Dans le rapport préalable sur un voyage d'affaires, les entrées dépendent des objectifs poursuivis:
| Débit | Crédit | Contenu de l'opération |
| 20 | 71 | Dépenses de voyage liées aux activités principales de l'entreprise |
| 44 | 71 | Dépenses de déplacement liées à l'activité principale d'un établissement commercial |
| 28 | 71 | Frais de déplacement liés à la manipulation de produits défectueux |
Rapport de voyage lors d'un voyage d'affaires
Les frais de déplacement lors d'un voyage d'affaires sont confirmés par des documents de voyage pour tous les modes de transport: avion, train, bus, bateau ou bateau, à l'exception des taxis. Réservation et franchise bagages incluses.
Il est également permis de rembourser les frais d'un employé qui est parti en voyage d'affaires en transport personnel. Dans ce cas, la confirmation des dépenses sera des contrôles des stations-service, une attestation du taux de consommation de carburant et de lubrifiants, PTS, une attestationsur la distance jusqu'au but du voyage et retour. Si tous les documents sont acceptés et que le rapport préalable est approuvé, les écritures sont similaires à celles données pour la comptabilisation des indemnités journalières.
Rédaction d'un rapport sur l'hébergement lors d'un voyage d'affaires
L'hébergement lors d'un voyage d'affaires peut être payé de deux manières: sur frais réels et forfaitairement. Le mode de paiement est fixé dans le Règlement sur les voyages d'affaires, si la deuxième option est choisie, le montant de l'hébergement pour une journée est fixé. Dans le premier cas, vous devrez fournir des factures d'hôtel, des chèques de caisse ou des attestations que l'établissement fonctionne sans caisse enregistreuse. Les entrées de rapport anticipé sont similaires aux indemnités journalières.
Formation des messages de rapport préalables en 1С
Dans le programme 1C de la dernière version, il existe un algorithme très pratique pour refléter le rapport préalable. Au moment de la sortie de l'argent de la caisse, le comptable génère le document « Rapport d'acompte » en sélectionnant un employé dans la liste des contreparties et en renseignant la ligne « Affectation d'acompte ». Dans la note de frais sur le compte 71 pour le débit, vous devez remplir le sous-conto "Rapport d'avance", le comptable sélectionne le document créé pour l'employé et le corrige dans l'ordre d'émission. Dans le document "Note de frais", la fonction "Paiement d'avance" est sélectionnée et une note de frais est jointe.
Si des actifs matériels ont été achetés, sur la base de la facture fournie, le document "Réception des matériaux sur le compte 71" est créé. Ce document est similaireest lié au rapport préalable, et dans celui-ci, dans la section des dépenses encourues, vous pouvez sélectionner cette réception de marchandises. Ainsi, à la fois la réception de l'argent et l'affichage des biens et matériaux achetés sont liés au rapport et cela se reflète, il reste à imprimer le formulaire, qui reflétera le livre. entrées de notes de frais et toutes les données des employés: arriérés ou dépassements.
Travailler dans le programme 1C vous permet de générer un rapport à n'importe quelle date sur la dette des employés, les avances émises, la répartition des frais de déplacement par unités structurelles. Ceci est important pour prendre des décisions managériales.
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