Les documents comptables sont Le concept, les règles d'enregistrement et de stockage des documents comptables. 402-FZ "Sur la comptabilité". Article 9. Pièces comptables

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La bonne exécution de la documentation comptable est très importante pour le processus de génération d'informations comptables et de détermination des obligations fiscales. Par conséquent, il est nécessaire de traiter les documents avec un soin particulier.

Les spécialistes des services comptables, les représentants des petites entreprises qui tiennent des registres indépendants doivent connaître les principales exigences pour la création, la conception, le mouvement, le stockage des papiers.

Concept de document

Les actes réglementaires sur la comptabilité ne divulguent pas la notion de document. Par conséquent, il vaut la peine d'utiliser la définition établie par GOST R ISO 15489-1-2007.

Les documents comptables sont des informations identifiables enregistrées sur un support matériel, créés, reçus et stockés par un individu ou une organisation comme preuve lors de la confirmation d'activités commerciales ou juridiquesobligations.

Les documents primaires sont des documents qui contiennent des données source sur les processus et les opérations. Ce sont des pièces comptables qui servent de base aux écritures comptables.

Les documents comptables primaires sont les documents par lesquels les faits de l'activité économique sont enregistrés. Ce concept de la loi fédérale "Sur la comptabilité" est régi par des articles.

La principale exigence avancée pour leur compilation est qu'ils doivent être compilés lorsque le fait de l'activité économique est réalisé ou immédiatement après son achèvement (si possible).

Papiers primaires

Le document comptable principal doit être établi au moment de l'opération commerciale et, si cela n'est pas possible, immédiatement après sa réalisation.

Les principaux documents primaires sont:

1. Lettre de voiture, ayant la forme TORG-12.
2. RKO et PKO.
3. Référence comptable.
4. Note de frais.

Variétés de documents primaires

Aucun acte normatif ne contient le regroupement et la classification des documents comptables. On distingue les types de pièces comptables suivants, il s'agit de pièces prenant en compte:

1. Lieux de leur compilation: externe et interne.
2. Formulaires documentaires applicables: non unifié (créé conformément aux formulaires développés indépendamment par l'organisation), unifié (créé conformément aux formulaires contenus dans l'albumformes unifiées).
3. Type de support d'information: électronique et papier.
4. Volume de données: résumé et primaire.
5. Type de passif, domaines comptables, actifs: comptabilité des transactions en espèces, comptabilité de la régularisation et du paiement des salaires, comptabilité des stocks, comptabilité des immobilisations, etc.

Formulaires comptables primaires

L'enregistrement dans la comptabilité des documents comptables est avant tout l'utilisation de formulaires unifiés et développés indépendamment. L'utilisation de nombreux unifiés depuis 2013 n'est pas obligatoire.

Tous les formulaires principaux doivent être approuvés par le responsable de l'organisation. Les éléments suivants sont actuellement obligatoires:

1. Selon la comptabilité des services de transport de marchandises (272-P du gouvernement).
2. Selon la comptabilité du travail, son paiement (1-P du Comité national des statistiques).
3. Comptabilité des transactions en espèces (88-P du Comité national des statistiques, 3210-U de la Banque de la Fédération de Russie).

Le formulaire standard est également fourni pour l'ordre de paiement. Dans le processus d'émission de formulaires unifiés, il est obligatoire de remplir les documents comptables, à savoir toutes les colonnes (lignes) fournies. S'il manque des informations, un tiret doit être placé dans la colonne correspondante.

Il convient de noter que l'utilisation de documents comptables, qui ne sont actuellement pas obligatoires, est toujours utilisée dans les organisations. En tenant compte des besoins internes de l'entreprise, ces formulaires peuvent être finalisés. Ils peuvent être rendus plus adaptés et pratiques pour fixer des activités commerciales spécifiques. Par exemple, vous pouvezRefuser d'utiliser les éléments d'impression et les marques sur le recto et le verso.

Approbation des pièces comptables primaires

Les organisations sont tenues d'approuver les formulaires primaires applicables (4 paragraphe 1/2008-PBU). Il est important de se rappeler, cependant, qu'un simple lien vers l'album Uniform Forms ne suffira pas.

La politique comptable doit énumérer les types spécifiques de documents des albums que l'organisation utilisera, ainsi qu'une liste des personnes qui ont le droit de signer les documents primaires.

Les formulaires peuvent également être approuvés par d'autres réglementations locales. Par exemple, une ordonnance d'approbation des formulaires des documents comptables primaires. La politique comptable doit contenir un lien vers une telle commande.

Détails requis des documents comptables

402-FZ réglemente les exigences relatives aux détails obligatoires des documents comptables primaires. Il y a sept détails de ce type:

1. Date du document.
2. Son nom.
3. Nom de l'entité économique qui a compilé le document.
4. Contenu des faits commerciaux.
5. Le montant de la mesure monétaire ou naturelle (avec unités).
6. Noms des postes des personnes responsables de la transaction.
7. Signatures avec transcriptions des personnes responsables.

Certains documents qui ne sont pas des documents primaires peuvent être utilisés comme tels.

Si une organisation reflète le coût du loyer, ces documents comptables sont des actes et un contrat de location. 611 et 622 articles du Code civilétablir que dans un tel cas, des actes bilatéraux d'acceptation et de transfert de l'objet du rapport doivent être établis. Si l'on considère l'article 753 du Code civil, les actes à caractère unilatéral peuvent servir de documents primaires.

Documentation en comptabilité

Il est important de tenir compte des cas particuliers qui surviennent souvent lors de la préparation de la documentation.

Rejet de l'utilisation des scellés. Le but principal du sceau est de certifier la signature apposée par la personne responsable. Depuis 2015, les entreprises ne sont plus tenues de tamponner. Les informations sur la presse doivent être reflétées dans la Charte de l'organisation (82-FZ). Sceau requis uniquement lorsque la réglementation fédérale l'exige.

Il doit être présent sur les documents suivants: doubles certificats d'entrepôt, actes d'accidents du travail, documents soumis aux autorités douanières, une procuration qui vous permet de représenter les intérêts d'une personne morale devant les tribunaux.

Le sceau n'est pas une condition obligatoire, cependant, sa présence peut être prévue par le formulaire du document comptable principal, qui est approuvé par le responsable de l'entité commerciale.

Documents rédigés dans une langue étrangère. Seuls les documents en russe peuvent être acceptés pour la comptabilité. Si le document est rédigé dans une autre langue, il doit y avoir une traduction en russe et elle doit être ligne par ligne. La certification de la traduction n'est pas requise, sauf dans les cas prévus par la Convention de La Haye:

1. Mètres non roubles dans les documents comptables primaires. Les données sur les coûts dans les documents comptables peuvent être exprimées en unités conventionnelles, en devises, en roubles.
2. Primaire sous forme électronique.

402-FZ permet aux entités commerciales de délivrer des documents primaires non seulement sous forme papier, mais également sous forme électronique.

Le document électronique doit contenir tous les détails requis pour les documents comptables, ainsi qu'une signature électronique.

Les signatures électroniques se déclinent en trois types: simples, améliorées non qualifiées et améliorées qualifiées. Selon le ministère des Finances, chacune de ces trois signatures peut être utilisée.

Procuration pour signer les principaux documents comptables

Un employé d'une organisation a le droit de signer si l'un des documents suivants est établi:

1. Procuration pour signer le primaire (article 185-189 du Code civil).
2. Ordre à droite de signer.

Par rapport à une ordonnance donnant le droit de signer, une procuration peut également être délivrée à des personnes qui ne sont pas des employés de l'organisation. Par accord des parties, un fac-similé peut être utilisé pour signer des actes primaires (article 160 du code civil).

Planification du flux de travail en comptabilité

Un planning de workflow est une description, qui peut prendre la forme d'un tableau ou d'un schéma, des procédures de création, de déplacement, de traitement, de stockage des pièces comptables. Le calendrier peut être approuvé en tant qu'annexe à la politique comptable ou en tant qu'acte normatif local. Dans le second cas, la politique comptable doit contenir un lien vers cet acte.

Le planning du workflow doit nécessairement refléter:

1. Délais pendant lesquels les documents doivent être établis, transmis, traités, conservés.
2. Postes des personnes responsables des opérations reflétées dans le plan de travail (105-P du ministère des Finances).

Magazine pour la comptabilité de la documentation primaire

La tenue d'un tel journal relève davantage d'une règle de gestion rationnelle des documents que d'une comptabilité. Il est nécessaire pour l'enregistrement des documents comptables - documents primaires entrants et sortants. Les experts conseillent de tenir un journal similaire dans les cas où la comptabilité est effectuée sans l'utilisation de programmes de comptabilité spécialisés.

Par exemple, lors de l'utilisation de 1C, un journal de documentation peut être généré et imprimé dès que nécessaire. Ainsi, le registre des documents de réception affichera les documents des fournisseurs et le registre des documents de caisse, respectivement, la documentation sur la caisse de l'entreprise.

La comptabilité, contrairement à la comptabilité fiscale, permet de refléter les faits de l'activité économique en l'absence de documents comptables primaires, mais seulement s'ils sont de toute façon reçus plus tard.

Dans ce cas, les faits de l'activité économique doivent être enregistrés en utilisant la valeur estimée. Une fois le document arrivé, il n'est pas inversé. Il suffit de corriger la date de sa réception.

Cette approcheréglementé par 21/2008-PBU, 119n-P du ministère des Finances, AKPI16-443-R VS.

Les documents relatifs aux transactions intermédiaires font exception à cette procédure. L'intermédiaire est obligé de transférer toute la documentation. Dans les cas où le rapport sur la transaction réalisée est rédigé avec des erreurs ou des inexactitudes, le mandant peut avoir le droit de soulever des objections dans les 30 jours à compter de la date de sa réception (999, 1008 articles du Code civil).

Stockage et destruction des documents comptables

L'ordre de stockage du primaire est déterminé par 558-P du ministère de la Culture. La durée totale de conservation de la documentation, conformément à 402-FZ "Sur la comptabilité", article 9, est de 5 ans. Le chef d'entreprise est responsable de l'organisation du stockage de la documentation.

Certains documents doivent être conservés plus longtemps:

1. À propos de l'acquisition de biens meubles - au moins 10 ans.
2. Pour les transactions immobilières - indéfiniment.
3. Versements de dividendes et attestations de voyage pour voyages d'affaires dans le Grand Nord - 75 ans.

Si les enregistrements internes ont expiré, ils peuvent être détruits. La décision sur l'éventualité d'une destruction devrait être prise par une commission d'experts, créée chaque année ou agissant de façon permanente. Sur la base des résultats des activités d'une telle commission, un acte devrait être rédigé, qui reflète la liste des documents à détruire.

Une entreprise peut liquider la documentation elle-même ou en la transférant à un spécialisteorganisation.

Responsabilité du stockage des documents primaires

Des pénalités sont prévues pour les violations flagrantes des exigences en matière de comptabilité et de rapports financiers. L'un des documents les plus grossiers est l'absence de documents comptables primaires obligatoires, de registres comptables, d'états financiers et d'un rapport d'audit pour une entité économique.

Si de telles violations sont constatées, des amendes sont imposées aux montants suivants:

1. Fonctionnaires - 5-10 mille roubles.
2. Violation répétée par les officiels - 10-20 mille roubles ou disqualification pendant 1-2 ans.