Pièces comptables primaires : types, traitement et stockage

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La tenue de la comptabilité dans des entreprises de différentes formes de propriété est impossible sans réflexion documentaire. Pas une seule procédure, pas un seul projet, pas une seule transaction commerciale n'est effectuée sans un document correctement exécuté, réglementé par les ordres internes de l'entreprise et les normes législatives externes. Chaque action effectuée par un employé d'une société commerciale, par exemple, en commençant par l'opérateur de réception des candidatures et en terminant par le directeur, est reflétée dans la base documentaire, qui est basée sur une liste de documents primaires.

Concept et signification

Il est probablement difficile d'imaginer le fonctionnement d'une entreprise existante dans n'importe quel domaine d'activité possible sans documents confirmant les transactions commerciales. Comme dans toute autre question, la documentation joue ici un rôle très important. Vous pouvez à peine imaginertravail de haute qualité et légalement justifié de l'aéroport, permettant à un passager de partir sans documents prouvant son identité - un passeport et un code d'identification d'un citoyen. De la même manière, il est difficile d'assumer l'admission à la circulation d'une voiture dont le conducteur ne dispose pas de la documentation appropriée sous la forme d'une licence et d'un passeport technique pour la voiture qu'il conduit. Il en va de même pour les documents comptables primaires. Toute entreprise inscrite sur la liste nationale des entrepreneurs doit disposer d'un certain nombre de documents nécessaires à la comptabilité, qui constituent la base fondamentale et le premier maillon de la chaîne de réglementation réglementaire de ses processus commerciaux.

La documentation comptable primaire est un ensemble de certificats, d'actes, d'ordonnances, de factures, de relevés et de rapports, à travers lesquels les opérations de l'entreprise sont enregistrées et ses procédures commerciales sont réglementées.

Types de documents

La classification du flux de travail comptable comprend les principaux types de documents primaires suivants:

• par objectif fonctionnel - comptabilité, gestion, personnel;
• selon le degré de réglementation - interne et externe.

Le premier sens de la classification permet de distinguer entre eux les documents des trois principaux niveaux fonctionnels de toute entreprise selon la nature de leur objet, et le second - selon le mode d'organisation du cadre juridique régulation des relations économiques. Chacune des directions comprend une massecertains types de documents reflétant l'exécution d'actions spécifiques par les employés de l'entreprise.

Documentation comptable

Si nous considérons les documents comptables primaires, ils sont à leur tour divisés en réglementation des trois étapes des transactions commerciales.

La première étape est caractérisée par la conclusion de la transaction. Ici, la documentation comptable principale est représentée par la conclusion d'un accord et l'émission d'une facture pour paiement. Un accord est un document qui réglemente la relation entre deux parties afin d'établir les conditions d'interaction entre elles. Une facture de paiement est une exigence avec la définition d'un montant spécifique que, selon les termes du contrat, l'acheteur doit payer au vendeur pour les biens vendus ou le service fourni.

La deuxième étape de l'activité entrepreneuriale se reflète dans les documents de paiement et s'appelle l'étape de paiement de la transaction. Étant donné que le paiement peut être effectué sans espèces ou en espèces, les documents principaux correspondants sont présentés soit sous forme de relevés du compte courant et d'ordres de paiement, soit de chèques de banque et de reçus pour les commandes en espèces entrantes.

La troisième et dernière étape est déterminée spécifiquement par la réception d'un produit ou d'un service. En conséquence, il est également réglementé par une documentation primaire sous la forme d'un bon de livraison, d'un reçu de vente et d'un acte d'acceptation et de transfert de produits ou d'un acte de travail effectué en cas de fourniture de tout type de service.

Documentation comptable de gestion

La différence entre le flux de travail comptable et de gestion réside principalement dans le fait que l'activité comptable est réglementée par la législation de l'État avec un cadre reflétant les opérations commerciales spécifiquement établi par les autorités, et la gestion est déterminée par les décisions internes et les préférences personnelles du administrateur ou propriétaire direct d'une entreprise particulière. En d'autres termes, les documents comptables primaires ont une forme stricte contrôlée par un cadre réglementaire commun, tandis que les documents de gestion sont élaborés exclusivement au niveau de l'entreprise. Quels papiers contrôlent la conduite de la comptabilité de gestion dans l'entreprise ? Parmi les principaux sont les suivants:

• code du règlement intérieur du travail;
• politique comptable de l'entreprise;
• convention collective;
• règlements et ordres du directeur de la société;
• descriptions de poste;
• documents administratifs.

Documentation RH

En ce qui concerne la liste des documents primaires réglementant les relations interniveaux des employés de l'entreprise, ainsi que le contrôle de la procédure de calcul des salaires et de détermination des responsabilités de chacun des employés de l'entreprise, ici la documentation de travail comprend les principaux suivants type:

• staffing - implique la totalité de tous les postes de l'entreprise, un reflet de leur nombre et du nombre d'unités de personnel, ainsi qu'une description du niveau de leur salaireles frais, la procédure pour les primes, le détachement, l'acceptation des dispositions sur les indemnités;
• horaire de travail - comprend des informations sur la journée de travail, les questions organisationnelles et administratives, les règles d'embauche et de licenciement des employés, ainsi que les conditions de leur promotion en tant que paiement supplémentaire pour le travail ou la censure sous forme de réprimande et retenues sur salaires;
• description de poste - le travail du service du personnel de chaque entreprise est basé sur un ensemble de droits et d'obligations, de dispositions générales, de tâches, de responsabilités, d'exigences de qualification et de relations de subordination entre les différents niveaux d'unités de personnel dans le entreprise.

Documents requis

Toute entreprise enregistrée et opérant légalement dispose d'une liste de documents obligatoires qui doivent apparaître dans le cadre de ses activités. Les documents primaires obligatoires sont les suivants:

• accord - quelle que soit la transaction, ce document est la base fondamentale pour démarrer une relation entre deux entrepreneurs, entre un vendeur et un acheteur, entre l'offre et la demande;
• facture émise - lors de la prise de décision concernant la vente de biens ou la prestation de services, le vendeur émet une facture à l'intention de l'acheteur comme condition préalable à la transaction;
• formulaires de déclaration stricte - dans le processus d'accord, il n'est pas complet sans chèques, espèces et documents de base liés à la liste des obligations;
• marchandise-lettre de voiture - un document qui indique le destinataire, le transporteur, l'expéditeur des marchandises, les marchandises elles-mêmes dans l'assortiment de sa nomenclature, le nombre de produits expédiés, le prix et le montant;
• Acte d'acceptation et de transfert des travaux terminés ou des marchandises expédiées.

Documents internes

Comme mentionné précédemment, le travail de toute entreprise implique la présence de documentation externe et interne. Les principaux documents primaires à usage interne sont une liste de tous les formulaires, certificats, déclarations, commandes, instructions qui sont élaborés directement au sein de l'entreprise et ne s'appliquent qu'au personnel qui y travaille, sans avoir aucune influence législative sur la société qui va au-delà cette entreprise.

Documents externes

La documentation à finalité externe implique un niveau de subordination hiérarchique plus élevé, puisque les documents externes sont ceux qui sont réglementés par l'État et son cadre législatif. Les dispositions élaborées sur la comptabilité, l'ensemble des comptes de correspondance comptable, les normes de comptabilité et d'information financière - tout cela a un contexte réglementaire et est réglementé par le cadre juridique de l'État.

Formulaires de documents

Les formes de documents primaires sont multiformes dans leur nature d'objectif, leur type de conception et leur propriété. Les divisions principales suivantes sont légalement distinguées:

• formulaires des dossiers du personnel (commandes, commandes, horaires,modes et horaires réguliers);
• formulaires de comptabilisation des salaires et des heures de travail (feuilles de temps, comptes personnels, journaux, paie);
• formulaires comptables de la construction d'immobilisations (certificats, journaux, actes);
• formulaires de comptabilisation des produits (actes et registres d'inventaire, fiches de poids, fiches de fête, rapports sur les mouvements d'inventaire);
• formulaires de comptabilité monétaire (journal de caisse, agit sur les virements et les espèces à la caisse);
• formulaires comptables commerciaux (commandes, factures, actes, cahiers des charges, certificats de qualité);
• formulaires de comptabilisation des transactions en espèces (déclaration préalable, PKO, RKO, journal de leur enregistrement);
• formulaires d'enregistrement des résultats d'inventaire (listes d'inventaire, actes, certificats, journaux, déclarations).

En plus de ce qui précède, il existe également des formulaires de documents primaires pour la comptabilisation des machines et mécanismes de construction, du transport routier, des immobilisations et des actifs incorporels, des matériaux, des articles de faible valeur, des produits agricoles et des matières premières.

Procédure d'inscription

Les documents primaires sont établis en raison de certaines exigences qui doivent être respectées. Par exemple, les entrées dans la documentation doivent être faites exclusivement à l'encre bleue, alors qu'elles doivent être nettes et lisibles. De plus, le document doit contenir un certain nombre de détails requis pour chaque type et être certifié par la signature personnelle du chef, du chef comptable ou de la personne autorisée, et également scellé avec le sceau de l'entreprise. Numéros dans les documents monétairesdoit également être écrit avec des mots, et lorsque la colonne du document est vide, il doit y avoir un tiret afin d'éviter de remplir ultérieurement de faux chiffres par un malfaiteur.

Stockage

Le stockage des documents primaires est effectué directement dans l'entreprise. Ou vous pouvez utiliser les services d'une archive privée (ou étatique). Si le contrôle de l'inspection des impôts révèle l'absence d'un document principal, une amende est infligée à l'entreprise dont le montant est déterminé en fonction du type et du nombre de documents perdus. Selon la législation actuelle de la Fédération de Russie, les documents primaires sont conservés dans l'entreprise pendant au moins cinq ans.