Documents en espèces : enregistrement, vérification, stockage. La procédure d'émission des documents de trésorerie primaires

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les documents de trésorerie sont des documents établis dans le cadre du mouvement de fonds d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel. Leurs formulaires sont approuvés par le Comité national des statistiques. Examinons plus en détail les documents de caisse que les entreprises peuvent utiliser.

Commandes

Ils agissent comme des documents de trésorerie primaires. Les commandes peuvent être entrantes ou sortantes. Le premier est appliqué lorsque l'argent est reçu. Un ordre de quittance est délivré en un exemplaire par un comptable et signé par Ch. un comptable ou un fonctionnaire habilité à le faire. En l'absence de responsables, le responsable de la personne morale ou l'entrepreneur individuel lui-même peut endosser les documents de trésorerie primaires. Le récépissé de l'ordre de crédit doit être signé par des personnes habilitées (comptable et caissier), attesté par un cachet (sceau). En outre, il est enregistré dans le journal concerné. Le reçu est remis au sujet qui a déposé l'argent. L'ordre de réception lui-même reste à la caisse. Le papier de dépenses est rempli lors de l'émission d'espèces. Il faut dire que les documents de caisse sont établis si l'entreprise utilise à la fois les méthodes traditionnelles de traitement de l'information et les outils BT. Une commande sortante, comme une commande entrante, est émise en 1 exemplaire. Il doit également être endossé par des personnes autorisées et enregistré dans le journal approprié.

Remplir

Comment émettre les documents de caisse mentionnés ci-dessus ? Le remplissage s'effectue comme suit:

1. La ligne "Base" fait référence à une transaction commerciale.
2. Dans la colonne "Incluant" le montant de la TVA est entré. Il est écrit en chiffres. Si les services, biens ou travaux ne sont pas taxés, la ligne indique "sans TVA".
3. Dans la ligne "Annexe", les documents d'accompagnement et autres doivent être répertoriés, en indiquant les dates de leur compilation et leurs numéros.
4. Dans la colonne "Crédit, code de subdivision", la désignation correspondante du département structurel auquel les fonds sont reçus est inscrite.

S'inscrire

Les documents de caisse doivent être enregistrés dans un journal spécial. Il enregistre à la fois les commandes entrantes/sortantes, et les papiers qui les remplacent. Ces derniers comprennent par exemple les fiches de paie, les demandes d'émission de fonds, les factures et autres. Dans le même temps, il convient de noter que les ordres de dépenses, qui sont émis sur la liste de paie pour les salaires et autres montants équivalents, doivent être enregistrés après l'émission des paiements.

Livre de caisse

Il est utilisé pour comptabiliser l'émission et la réception d'espèces. Le livre est numéroté, lacé et certifié par un sceau, qui est placé sur la dernière page. Un enregistrement est également effectué ici indiquant le nombre de feuilles. La dernière page doit être signée. comptable et chef d'entreprise. Chaque feuille du livre est divisée en 2 parties égales. L'un (avec une règle horizontale) doit être rempli comme premier exemplaire, l'autre comme deuxième exemplaire. Ce dernier est émis par le verso et le recto à l'aide de papier carbone. Les deux instances sont numérotées avec le même numéro. Les premiers restent dans le livre, tandis que les seconds sont détachables. Ces derniers font office de documents de caisse déclaratifs. Jusqu'à la fin de toutes les opérations de la journée en cours, ils ne se détachent pas. Les inscriptions commencent au recto du premier exemplaire après la colonne « Solde au début de la journée ». Avant de remplir, la feuille doit être pliée le long de la ligne de déchirure. La partie coupée est placée sous celle qui reste dans le livre. Pour saisir des informations après le "Transfert", le côté détachable est superposé au recto de la deuxième copie. Les inscriptions continuent le long de la ligne horizontale au verso de la partie inséparable.

Documents supplémentaires

Les transactions en espèces peuvent être enregistrées avec différents papiers. L'un d'eux, par exemple, est un rapport préalable. Il est utilisé pour comptabiliser les fonds qui sont remis aux personnes responsables pour les dépenses administratives et commerciales. Comment ces documents sont-ils préparés ? Les transactions en espèces de ce type sont comptabilisées directement par l'entité déclarante, etÉgalement comptable. Les rapports préalables sont établis sur support papier ou informatique. L'enregistrement des documents de trésorerie est effectué dans le strict respect des règles. Chaque formulaire est rempli en un seul exemplaire. Au verso de celui-ci, le responsable indique une liste de pièces justificatives des dépenses engagées. Ceux-ci comprennent par exemple une attestation de voyage, des connaissements, des chèques, des reçus, etc. Ici, le sujet indique le montant des dépenses. Les documents qui sont joints au rapport doivent être numérotés dans l'ordre dans lequel ils sont énumérés. Le contrôle des pièces de caisse est effectué par les employés du service comptable. Les employés, en particulier, effectuent un audit des dépenses de fonds ciblées, de l'exhaustivité des documents corroborants fournis, de l'exactitude de leur achèvement et du calcul des montants. Le verso indique les frais acceptés en comptabilité, les comptes au débit desquels ils sont inscrits.

Nuances importantes

Les informations relatives à la devise étrangère (page 1a au recto et colonnes 6 et 8 au verso) doivent être remplies uniquement si la personne responsable reçoit des fonds qui ne sont pas en roubles. Le rapport préalable après vérification doit être visé par le chef d'entreprise ou une personne autorisée par lui. Ce n'est qu'après qu'il est pris en compte. Si l'avance n'a pas été entièrement utilisée, la personne responsable restitue le solde au caissier. En même temps, l'ordre de réception est rempli. Les fonds sont radiés conformément aux informations du rapport approuvé.

Paie

Le paiement des documents en espèces est effectué lors du calcul et du paiement des salaires des employés de l'entreprise. Le service comptable établit l'état correspondant en 1 exemplaire. L'accumulation des salaires est effectuée en fonction des informations présentes dans la documentation principale pour la comptabilisation du temps de travail réel, de la production, etc. Les lignes "Accrued" indiquent les montants conformément aux types de paiements de la masse salariale. Sont également apposés ici les autres revenus (avantages matériels et sociaux) fournis au salarié, remboursés à la charge du résultat de l'entreprise et soumis à inclusion dans la base imposable. Dans le même temps, les retenues sur le salaire sont calculées et le montant à remettre à l'employé est établi. Sur la page de garde du relevé, le montant total à verser aux salariés est apposé. Le chef d'entreprise doit signer l'autorisation de verser les salaires. En cas d'absence, ce document est délivré par un employé autorisé. À la fin du relevé, les montants des salaires déposés et émis sont saisis. Après la période établie pour le paiement des fonds aux employés, les noms des employés qui n'ont pas reçu d'argent dans la colonne 23 sont marqués "Déposés". Pour le montant émis, un ordre de dépenses est établi. Son numéro et sa date d'achèvement doivent être indiqués dans la fiche de paie sur la dernière feuille.

Help-report

Ce document contient les relevés des compteurs KKM et les revenus par quart de travail (jour ouvrable). Le rapport d'aide est rempli en 1 copie par jour. Le caissier-opérateur doit le signer et le remettre à l'officiel en chef(Le chef d'entreprise). En même temps, l'ordre de réception est rempli. Dans les petites entreprises, l'argent est remis directement aux collecteurs. Lors du transfert d'espèces, les documents de caisse pertinents de la banque sont remplis. Le revenu par quart de travail (jour ouvré) est fixé en fonction des indicateurs des compteurs sommateurs en début et en fin de journée. Dans le même temps, les montants restitués aux clients sur les chèques non utilisés sont déduits. Les recettes établies sont confirmées par les chefs de départements. Lors de l'inscription des fonds dans le rapport, le caissier principal, ainsi que le chef de l'entreprise, signent. Le rapport de référence sert de base à la compilation d'une "Information consolidée sur les relevés des compteurs KKM et les revenus de l'entreprise".

Journal du caissier

Ce document est nécessaire pour rendre compte des dépenses et de la réception des espèces pour chaque KKM de l'entreprise. Le journal sert également de rapport de contrôle et d'enregistrement des relevés de compteurs. Ce document est lacé, numéroté et scellé des signatures de Ch. comptable, chef d'entreprise, ainsi qu'un inspecteur des impôts. Le journal est également certifié par le sceau de l'entreprise. Toutes les inscriptions sont faites par le caissier tous les jours. La procédure d'émission des documents de trésorerie ne permet pas les ratures et les taches dans le journal. Toutes les corrections apportées doivent être approuvées et certifiées par les signatures des personnes autorisées. Si les lectures correspondent, elles sont enregistrées pour le quart de travail en cours au début du travail. Ces données doivent être certifiées par les signatures de l'administrateur de service et du caissier. La ligne 15 indique les montants inscrits surchèques retournés par les clients. Les informations à ce sujet sont tirées de la loi pertinente. La même colonne indique le nombre de chèques zéro imprimés pendant le quart de travail. À la fin de la journée de travail, l'opérateur génère un rapport final pour le quart de travail et remet avec lui les revenus perçus. Cela crée une commande entrante. Une fois les relevés de compteurs effectués, le montant réel des reçus est vérifié, l'écriture correspondante est effectuée dans le journal. Il est confirmé par les signatures du chef (administrateur de service), du caissier principal et du caissier. En cas de divergences entre les montants indiqués sur la bande de contrôle et le montant des recettes, la raison de la différence est identifiée. Les excédents ou les manques constatés sont enregistrés dans les lignes correspondantes du journal.

Données sur les relevés de compteurs et les revenus du KKM

Ils sont utilisés pour générer un rapport de synthèse pour le quart de travail en cours. Ces données servent d'annexe au relevé du caissier, compilé quotidiennement. Les données sur les indications et les revenus sont formées en un seul exemplaire. Avec les ordres de dépenses et de recettes, les certificats-rapports des caissiers, ils sont transférés au service comptable de l'entreprise jusqu'au prochain quart de travail. L'échantillon de documents de caisse, conformément aux relevés des compteurs, au début et à la fin de la journée de travail pour chaque caisse enregistreuse comprend le calcul des recettes. En même temps, entre autres, sa répartition par départements est indiquée. Cette dernière doit être confirmée par les signatures des gérants. A la fin du tableau rempli, les résultats sont affichés en fonction des lectures des compteurs de toutes les caisses enregistreuses, etles revenus de l'entreprise se résument également à la répartition des fonds par départements. Conformément aux lois, le montant total d'argent qui a été remis aux clients sur les chèques qu'ils ont retournés est indiqué. Ce montant réduit le revenu total de l'entreprise. L'information doit être signée par le caissier principal et le chef de l'entreprise.

Recommandations pour le remplissage

Lors de l'établissement des documents de caisse, vous devez respecter la procédure établie par les actes législatifs et autres actes réglementaires. De plus, il existe plusieurs règles assez simples, dont le respect évitera les inexactitudes lors du remplissage des documents:

1. Le montant en lettres doit toujours être en majuscule. Dans ce cas, les sous sont autorisés à être écrits en chiffres. Par exemple: dix-huit mille roubles 10 kopecks.
2. Les documents peuvent être remplis à la main ou à l'aide de moyens techniques (un ordinateur, par exemple).
3. Les actes réglementaires permettent la régularisation des informations dans les documents de caisse. Cependant, un certain nombre d'exigences doivent être remplies. Une entrée incorrecte doit être soigneusement barrée d'une ligne. Les informations correctes sont indiquées à côté ou (si possible) au-dessus. Ici, vous devez également faire un post-scriptum: "Crois corrigé", "Barré n'est pas valide" ou "Vrai". A côté de cette inscription doit être signé ch. comptable et responsable de l'organisation (ou entrepreneur individuel).
4. S'il y a des taches, des ratures, des bavures avec un "trait" et d'autres méthodes de correction similaires, le document est considéré comme invalide.

Règles supplémentaires

La conservation des documents de caisse, conformément à la loi applicable, est effectuée pendant 5 ans. Le calcul de cette période commence le 1er janvier de l'année qui suit la période d'achèvement des travaux de bureau. Cette règle est considérée comme générale. Une procédure spéciale a été établie pour les bulletins de paie. Si les salariés n'ont pas de compte personnel, ces papiers sont conservés dans l'entreprise pendant 75 ans. À l'issue de cette période, toute la documentation pourra être transférée aux archives ou détruite s'il n'y a pas de procès, de désaccord ou de litige à son sujet. Lorsque vous travaillez avec des papiers, les règles suivantes doivent être suivies:

1. La formation des documents en agrafes doit être effectuée pour chaque jour au plus tard le jour ouvrable suivant ou le premier jour de congé.
2. Avant de transférer les papiers aux archives, leur inventaire doit être fait.
3. Le contrôle de la formation des caisses est effectué soit par un caissier, soit par le responsable direct de l'entreprise.
4. Dans le processus de création d'une agrafe, les papiers sont collectés dans l'ordre croissant des numéros de compte (d'abord par débit, puis par crédit).

La responsabilité de la sécurité des documents en espèces incombe au chef d'entreprise. En cas de non-respect des règles ci-dessus, une sanction administrative sous forme de sanction pécuniaire pourra être appliquée au contrevenant. Le montant de l'amende est fixé conformément à la loi.

Conclusion

Garderla documentation en espèces est considérée comme un travail assez responsable. Remplir des documents doit être abordé avec toute la responsabilité. Les documents de caisse sont utilisés lors de la synthèse de diverses données, des rapports, de la comptabilité. À cet égard, les erreurs commises lors des étapes initiales de la fixation des transactions peuvent entraîner de graves distorsions dans les documents finaux. L'employé nommé au poste de responsable du traitement des documents de caisse doit posséder les connaissances et l'expérience pertinentes. Il faut se rappeler que tous les papiers que l'opérateur remplit sont examinés par des hauts fonctionnaires et approuvés par le chef d'entreprise. Une attention particulière doit être portée à l'enregistrement des documents. Les inscriptions dans les journaux et les livres doivent être faites à temps conformément aux règles. Étant donné que les documents de trésorerie sont utilisés dans la préparation des rapports, toutes les corrections qu'ils contiennent sont effectuées strictement dans un certain ordre. Si les règles établies ne sont pas suivies, les documents perdent leur validité et les informations qu'ils contiennent ne peuvent pas être utilisées par l'entreprise dans d'autres travaux de gestion.