Pièces comptables primaires : liste et règles d'exécution

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Des documents comptables primaires sont utilisés dans chaque entreprise. Tous sont importants à leur manière et doivent être pris en compte dans le travail. Ils sont établis selon les formes des pièces comptables primaires des registres comptables. Une liste complète d'entre eux et des règles de conception sont présentées dans cet article.

Caractéristiques de conception

En parlant de documents primaires, ils désignent les documents responsables de chacun des événements économiques survenus dans l'entreprise. Lors de la préparation de ce type de documentation, chaque comptable doit se rappeler qu'il n'existe pas de formes spécifiques et clairement fixées de documents primaires et de registres comptables. Le choix appartient à l'entreprise. C'est elle qui décide laquelle des formes possibles il lui convient d'utiliser dans ses activités. Il est également important d'indiquer tous les détails lors du remplissage du formulaire des pièces comptables primaires. Ils ont juste une liste obligatoire dont rien ne peut être exclu. Il convient de noter que les informations sur la forme de documents comptables primaires qu'une entreprise utilise doivent être indiquées sans faute dans la politique comptable de l'entreprise. C'est un point très important.

Liste des principaux documents comptables

La liste principale comprend neuf articles importants:

1. Lettre de voiture.
2. Formulaires de règlement.
3. Acte d'acceptation.
4. Documents sur le mouvement des immobilisations.
5. Ordres de paiement.
6. Transactions papier en espèces.
7. Note de frais.
8. Référence comptable.
9. Loi prescrivant la compensation.

Cette liste de documents comptables primaires est généralement acceptée et utilisée par toutes les entreprises.

Lettre de voiture

Ce document comptable principal est conçu pour refléter tous les mouvements d'articles en stock. La facture doit contenir les données spécifiées également dans la facture. Il est à noter que ce document doit être rédigé en deux exemplaires. Comme assurance de ce document, la signature du responsable et le sceau de l'organisation sont utilisés. En ce qui concerne le formulaire de facture, les entreprises utilisent généralement TORG-12. Il est généralement utilisé par les grossistes. Le formulaire doit contenir les détails du contrat sur la base duquel la transaction est effectuée, ainsi que les détailslettre de voiture. Il comprend également des informations sur les participants à l'opération et sur les marchandises transférées. Le connaissement doit contenir des informations sur les documents joints. Quant aux signatures, elles sont apposées des deux côtés. Il est important de savoir que les organisations dont le travail n'implique pas l'utilisation de l'impression ont le droit de ne pas certifier ce type de document avec celui-ci.

Formulaires de règlement

La masse salariale est compilée selon le formulaire T-49. La forme de ce document comptable primaire porte le numéro 0301009. Son utilisation est limitée aux seules entreprises exerçant des activités budgétaires ou gouvernementales. Selon ce document, un calcul complet et une nouvelle paie des employés sont effectués. Les principales données de ce genre de formulaire sont la feuille de temps, le taux tarifaire, le montant des déductions et des compensations. D'autres organisations, ainsi que des entrepreneurs individuels, versent des salaires à leur personnel sous la forme 0504401. La feuille de temps sert également de base pour les charges à payer ici. Le besoin de cette documentation est déterminé par la nécessité de réduire le flux de travail dans l'organisation. Cette pièce comptable primaire est établie par le personnel comptable qui, après avoir préparé les papiers, les remet au caissier. Une fois que tous les fonds prescrits dans le document ont été remis au personnel, il doit être retourné au service comptable. Le formulaire remis aux caissiers doit être signé par le chef d'entreprise.

Acte d'acceptation

La raison de l'émission de ce document comptable principal est le transfert au client de travaux ou de services exécutés par l'entreprise. Il confirme que tous les accords ont été respectés et que le client est satisfait des résultats. La forme de l'acte n'a pas de format établi obligatoire. Mais il y a une liste de données qu'il devrait contenir. Il comprend des marques telles que le nom de l'entreprise, la date à laquelle le document a été généré, la réflexion de la personne qui a compilé le document, le format du travail, les positions et les signatures des personnes responsables. Il existe également une forme unifiée de KS-2. Elle ne s'applique pas à tous les types de travaux ou de services. il ne peut être utilisé que si l'entrepreneur est engagé dans la construction d'immobilisations. Si ce formulaire est finalisé, il peut être utilisé pour les travaux de construction et d'installation dans des installations civiles ou résidentielles.

Documents sur les mouvements d'immobilisations

Dans ce cas, les employés de l'entreprise utilisent les types de documentation primaire suivants:

• Formulaire OS-1 - un acte décrivant le fait de l'acceptation ou du transfert d'immobilisations. Cette forme de pièces comptables primaires est utilisée en cas de transfert d'objets. Il convient de noter que les bâtiments ou les structures ne sont pas inclus.
• OS-1a - ce formulaire s'applique aux bâtiments ou aux structures.
• OS-4 - émis en cas de radiation des immobilisations de l'entreprise.
• INV-1 est une liste d'inventaire. Convient pour fixer un faitfaire l'inventaire.
• INV-1a - convient aux actifs incorporels d'inventaire.

Chacune de ces formes a une forme unifiée. Son utilisation est obligatoire dans la préparation de la documentation comptable primaire.

Ordres de paiement

Ce document est rédigé conformément au formulaire OKUD 0401060. Lors de la formation du formulaire, plusieurs étapes doivent être suivies:

1. Introduire le numéro et la date du paiement.
2. Indication du type de paiement dans une colonne spéciale. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une marque telle que "Urgent" ou "Courrier".
3. Enregistrer le statut du payeur. Il existe 28 codes de 01 à 28. Il peut s'agir de contribuables, de banques, d'organismes de crédit et autres.
4. Présentation du montant du paiement. Il doit être écrit en mots et en chiffres.
5. TIN, KPP, nom, coordonnées bancaires doivent être indiqués comme coordonnées de l'expéditeur.
6. Vous devez également saisir des informations similaires sur le destinataire.
7. Cette étape implique de spécifier des codes et des chiffrements supplémentaires - type, séquence et code.
8. Introduire des informations sur le paiement ultérieur.
9. Signature du PP.

Selon le type de paiement, ce formulaire est rempli en totalité ou en partie.

Transactions papier en espèces

Dans ce cas, il est possible d'établir deux formes fondamentales. Le premier estcommande en espèces entrante, la seconde - dépenses. Ainsi, le PKO est émis dans les cas où de nouveaux fonds sont reçus à la caisse. Le format de ce document comptable primaire est réglementé par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Remplissez-le sur papier sous forme de KO-1 ou sous forme électronique. Le document est signé par le chef comptable et reste pour stockage au service comptable. Quant au bon de caisse de compte, les caractéristiques de sa conception sont similaires. La seule différence est le but. Il est rempli en cas d'émission de fonds. Une autre de ses caractéristiques peut être appelée l'immensité des options de remplissage - il peut s'agir de Word et d'Excel. La documentation comptable primaire de ce type est établie sous la forme KO-2.

Note de frais

Comme tous les documents primaires et registres comptables, ce formulaire est un rapport sur les activités de l'entreprise. En fait, un rapport préalable est établi dans les cas où un employé doit rendre compte des fonds qu'il a reçus de la caisse et dépensés pour les besoins de l'entreprise. Les principales informations incluses dans ce formulaire sont:

• Le montant des fonds reçus par un employé de l'entreprise.
• Le but pour lequel les fonds ont été dépensés.
• Dépenses réelles.
• Le solde ou l'excédent que l'employé a dû payer à partir de son budget.

Ces éléments sont certainement très importants, mais ils sont considérés comme non valides si le formulaire de rapport préalable n'est pas jointdocuments justificatifs. Quant à la conception de ce type de documentation primaire, elle est simplifiée du fait de la présence d'un formulaire unifié. Il s'appelle - AO-1. Si l'entreprise souhaite développer son propre formulaire, cela est également autorisé. La chose la plus importante est d'entrer tous les détails nécessaires dans le document. Le plus souvent, un formulaire unifié est utilisé dans le travail des entreprises. Le formulaire est délivré en un seul exemplaire dans les trois jours à compter de la date d'émission de l'argent. Le document doit être approuvé par le chef de l'employé qui a pris le rapport. Vous pouvez soumettre un rapport préalable sous forme papier et électronique.

Référence comptable

Ce type de documentation primaire est délivré sous trois conditions:

1. S'il est nécessaire de corriger une erreur commise lors du processus de génération des transactions comptables standard.
2. Pour une opération nécessitant un étalement manuel des provisions.
3. Lors de l'enregistrement de transactions impliquant des documents comptables non standard.

Le plus souvent, un état comptable est encore utilisé pour indiquer les erreurs. Ce document peut être qualifié d'universel, car il convient à la fois à la période actuelle et à toutes les autres. L'avantage de ce formulaire pour la période en cours est la possibilité de conserver les bons chiffres d'affaires. Ceci est réalisé en introduisant une extourne ou en comptabilisant des montants supplémentaires. Une forme clairement établie d'état comptable ne s'applique qu'aux agences gouvernementales. Les autres contribuables peuvent utiliser leur propre formulaire. Il est seulement important qu'il comprenne les éléments suivantsinformations:

1. Nom de l'organisation.
2. Le titre du document et la date de sa formation.
3. L'essence de l'opération.
4. Montants et quantités demandés.
5. Signatures de toutes les personnes responsables.

Il convient de noter que si une entreprise envisage d'utiliser son propre formulaire, elle doit l'indiquer dans la politique comptable.

Loi prescrivant la compensation

L'essence de ce formulaire est de refléter le remboursement des dettes mutuelles entre l'entreprise et l'employé. Afin de procéder à une compensation, il est nécessaire de remplir un acte et un accord sur le déroulement de cette opération. L'acte est dressé au stade où l'entreprise présente une contre-dette à son salarié et il convient aux parties de la déduire de la dette. Si ces conditions conviennent aux deux participants, un accord spécial est alors établi confirmant la volonté des parties de partir.