Liste des principaux documents comptables et règles d'exécution

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

De nombreuses opérations sont effectuées quotidiennement dans l'entreprise. Les comptables émettent des factures aux contreparties et leur envoient de l'argent, calculent les salaires, les pénalités, calculent les amortissements, préparent les rapports, etc. Des dizaines de documents de différentes natures sont émis quotidiennement: administratifs, exécutifs, primaires. Le dernier groupe est d'une grande importance pour les activités de l'entreprise.

Que sont les "documents primaires" ?

Chaque événement de la vie économique de l'organisation doit être confirmé par papier. Il est formé au moment de l'opération ou immédiatement après son achèvement. L'établissement des écritures, le reporting est effectué sur la base des informations précisées dans les pièces comptables primaires de la comptabilité. Leur liste est longue. Dans l'article, nous examinerons les principaux, les plus couramment utilisésdocuments.

Pourquoi avons-nous besoin d'une primaire ?

La documentation principale fait partie intégrante de la comptabilité. Comme mentionné ci-dessus, il est formé au moment de la transaction ou immédiatement après la fin de la transaction et constitue la preuve de la réalité de l'un ou l'autre fait de la vie économique de l'entreprise.

La liste des principaux documents comptables pour une transaction peut inclure:

1. Contrat.
2. Compte.
3. Reçu de caisse ou autre document de paiement.
4. Lettre de voiture.
5. Acte d'achèvement.

Détails requis

Actuellement, il existe des formes unifiées de documents comptables primaires. Ils sont utilisés pour refléter des informations sur différentes opérations, respectivement, la liste des colonnes qu'ils contiennent est différente. Pendant ce temps, tous les documents primaires contiennent des détails obligatoires uniformes. Parmi eux:

1. Nom de l'entreprise.
2. Nom du document (par exemple, "Bon de caisse").
3. Date de création.
4. Contenu de l'opération sur laquelle le document est établi. Par exemple, lorsque vous remplissez une facture, la colonne correspondante peut indiquer "Transfert de matériaux pour traitement".
5. Monnaie et indicateurs naturels. Les premiers sont utilisés pour refléter le coût, les seconds - les quantités, les poids, etc.
6. Postes des employés responsables ("chef comptable", "magasinier", etc.).
7. Signatures des personnes impliquées dans la transaction.

Moment important

Le document principal contenant tous les détails requis a force de loi.

Veuillez noter que les documents dûment signés peuvent être utilisés dans les procédures judiciaires comme preuve de la validité (ou de l'invalidité) des réclamations. De nombreux documents sont rédigés par des entrepreneurs. Il est nécessaire de vérifier soigneusement l'exactitude de l'enregistrement et en aucun cas d'apposer des signatures pour les fournisseurs (entrepreneurs, etc.) s'ils ne l'ont pas fait.

La documentation principale doit être soigneusement conservée.

Ai-je besoin d'un joint primaire ?

En pratique, de nombreuses contreparties prétendent son absence sur le formulaire TTN et certains autres documents. Rappelons que depuis 2015, la plupart des organismes sont dispensés de l'obligation d'avoir un sceau. Ces entreprises peuvent l'utiliser à leur propre discrétion. Si c'est le cas, les informations sur sa présence doivent être écrites dans la politique comptable.

Dans le cas où la contrepartie insiste pour utiliser le sceau lors de l'enregistrement du primaire, et que l'entreprise a le droit de ne pas le mettre pour des raisons légales, la contrepartie doit recevoir une notification écrite avec des liens vers les réglementations régissant ce issue.

Accord

Si la contrepartie est un partenaire à long terme, il est tout à fait possible de conclure un accord pour plusieurs transactions. Dans ce cas, il est important de définir clairement les délais d'exécution des obligations, la séquence et la procédure de calcul, ainsi que d'autres nuances. Le contrat peut être établi pour la vente de biens, la prestation de servicesou travaux de fabrication. Il faut dire que le droit civil permet également la conclusion orale d'un accord. Cependant, dans les activités commerciales, en règle générale, des formes écrites de contrats sont utilisées.

Facture

Dans ce document, le fournisseur indique le montant à transférer à la contrepartie pour les biens, services ou travaux. Lors d'un paiement, par défaut, il est supposé que le sujet accepte la transaction.

La facture doit être présente:

1. Nom du document.
2. Nom des services (biens, travaux) pour lesquels le paiement est effectué.
3. Coût.
4. Montant total.
5. Détails pour le paiement.

Actuellement, la liste complète des pièces comptables est contenue dans le programme 1C, elles sont donc traitées automatiquement.

Veuillez noter que la facture n'a que peu de valeur pour les autorités réglementaires. Dans celui-ci, le vendeur fixe le prix fixé. Du point de vue d'un comptable, une facture est le document principal le plus important sur la base duquel les écritures comptables sont formées.

Invoice agit comme un type de facture. Ce document contient une ligne spéciale pour spécifier les montants de TVA.

Documents de paiement

Vous pouvez confirmer le paiement par un reçu de caisse ou un autre document similaire. Le paiement confirme le fait du paiement pour la fourniture de produits, services, travaux. Le type spécifique de document est sélectionné en fonction de la méthodepaiement: espèces ou virement bancaire.

L'ordre de paiement est l'un des documents de règlement les plus populaires. Il s'agit d'un ordre du titulaire du compte pour que la banque transfère des fonds sur le compte spécifié. Le document peut être utilisé pour payer des services, des biens, pour payer une avance, rembourser un prêt, etc.

En cas de déductions au budget, le champ 22 "Code" est rempli. Dans l'ordre de paiement, cette colonne indique l'UIN (identifiant unique). Grâce à lui, l'autorité fiscale reconnaît le payeur.

Le champ "Code" dans l'ordre de paiement peut être rempli de différentes manières. Cela dépend de la manière dont l'entité s'acquitte exactement de son obligation de budget: volontairement ou à la demande de l'autorité de régulation.

Lettre de voiture

Le formulaire TTN est établi par l'expéditeur. Le connaissement est la base du transfert de la marchandise au destinataire. Le document est établi en 4 exemplaires. Selon le TTN, le vendeur prend en compte la vente et l'acheteur reçoit la livraison de la marchandise.

Veuillez noter que le TTN est établi lors du transport de marchandises par les propres forces de l'entreprise. Si le transport est effectué par une entreprise tierce, un formulaire 1-T est délivré.

Autre point important: les informations du TTN doivent correspondre aux informations de la facture.

Acte de travail achevé

Ce document est établi entre le client et le fournisseur. L'acte est une confirmation de l'exécution des travaux, la fourniture de services à un coût convenu dans les termes établis par l'accord. En termes simples, celarapport de l'entrepreneur au client.

Actuellement, une forme unifiée de la loi n'a pas été approuvée. L'entreprise a le droit de développer elle-même un formulaire et de le fixer dans la politique comptable.

Les principaux détails de l'acte sont:

1. Numéro et date d'enregistrement dans les registres comptables.
2. Date de compilation.
3. Détails du contrat conformément auquel l'acte est formé.
4. Durée, volume, coût des travaux.
5. Détails du compte à payer.
6. Nom du client et de l'entrepreneur.
7. Signatures des parties à la transaction.

L'acte est toujours rédigé en deux exemplaires.

Formulaire M-15

Cette abréviation est utilisée pour désigner une facture de sortie de marchandises. Il est à noter que ce document n'est pas obligatoire, mais est souvent utilisé par les entreprises.

Une facture pour la libération de matériel sur le côté est émise s'il est nécessaire de transférer des objets de valeur du siège social vers des divisions éloignées ou d'autres sociétés (s'il existe un accord spécial).

Règles de formulaire M-15

Dans la première partie du papier, un numéro est apposé, conformément au flux documentaire de l'entreprise. Ici, vous devez également indiquer le nom complet de la société et OKPO.

Le premier tableau indique la date du document, le code de transaction (si le système correspondant est utilisé), le nom de l'unité structurelle, le domaine d'activité de l'entreprise émettrice de la facture.

De mêmedes informations sur le destinataire et la personne responsable de la livraison sont indiquées. Vous trouverez ci-dessous un lien vers le document conformément auquel la facture est émise. Il peut s'agir d'un contrat, d'une commande, etc.

Dans le tableau principal, les colonnes 1 et 2 indiquent le sous-compte comptable et le code comptable analytique pour tous les matériaux à radier.

Ensuite, les données suivantes sont saisies dans les colonnes 3 à 15:

• nom des matériaux avec caractéristiques individuelles, marque, taille, qualité;
• numéro de stock (s'il n'y est pas, la cellule n'est pas remplie);
• code d'unité;
• nom de l'unité de mesure;
• quantité de marchandises transférées;
• informations sur les objets effectivement sortis de l'entrepôt (à remplir par le magasinier);
• coût total des matériaux;
• prix sans TVA;
• Montant alloué à la TVA;
• coût total TTC;
• numéro d'inventaire du matériel;
• numéro de passeport (si disponible);
• enregistrer le numéro selon la carte de compte.

La facture est signée par le comptable, l'employé responsable de la sortie des valeurs de l'entrepôt et le destinataire.

Rapports avancés dans "1C"

La formation de documents de reporting est l'une des actions les plus courantes d'un comptable. De nombreux règlements effectués en espèces sont matérialisés par des documents d'avance. Il s'agit notamment des frais de déplacement, des achats du ménage, etc.

Souvent, les employés de l'entreprise reçoivent des fonds de la caisse pour les dépenses du ménage. Après avoir acquis les objets de valeur nécessaires (par exemple, la papeterie), les employés signalent et fournissent les pièces justificatives au service comptable.

Le comptable, à son tour, doit enregistrer toutes les dépenses dans le système comptable. Vous pouvez ouvrir les "Rapports d'avance" en "1C" dans la section "Banque et caisse", sous-section "Caissier". L'introduction d'un nouveau document s'effectue par le bouton "Créer".

En haut du formulaire sont indiqués:

1. Nom de l'entreprise.
2. Entrepôt où les objets de valeur nouvellement reçus seront crédités.
3. Rapport de l'employé sur les fonds reçus par rapport au rapport.

Le document contient 5 signets. Dans la section "Avances", sélectionnez le document pour lequel les fonds ont été émis:

1. Document d'argent.
2. Commande de paiement en espèces.
3. Débit du compte.

Si les biens ont été achetés avec les fonds émis, ils sont reflétés sur l'onglet du même nom. Dans la section « Contenant », indiquez les informations sur le contenant consigné (par exemple, les bouteilles d'eau). L'onglet "Paiement" reflète les informations sur les espèces versées aux fournisseurs pour l'achat d'un objet ou émises contre une livraison à venir.

Dans la section "Autre", les données sur les frais de déplacement sont indiquées: per diem, frais de carburant, billets, etc.

Formulaire "universel"

Dans la liste des documents comptables primaires, il y a un papier qui peut être utilisé dans une variété de situations. Il est utilisé dans la formation de la comptabilité etdéclaration fiscale. C'est une question de comptabilité. Le formulaire est requis, le cas échéant, pour corriger l'erreur commise. De plus, le document est requis lors de l'exécution d'opérations nécessitant des explications, la réflexion du calcul, la confirmation des transactions, s'il n'y a pas d'autres papiers.

Nuances

Il convient de dire qu'une entreprise a le droit de confirmer la réalisation de transactions qui ne nécessitent pas l'exécution de formulaires standard (standard, unifiés), non pas à l'aide d'un certificat, mais via une comptabilité primaire développée de manière indépendante documents. Leur liste doit cependant être fixée dans la politique financière de l'entreprise.

Règles pour compiler un certificat

Aucun formulaire unique n'a été approuvé pour ce document. En conséquence, les spécialistes peuvent le compiler sous une forme libre ou utiliser des modèles développés dans l'entreprise. Parmi les informations obligatoires que doit contenir le certificat, il convient de noter:

1. Informations sur l'entreprise.
2. Date et raisons de la compilation.
3. Principaux documents comptables et registres comptables, auxquels est jointe une attestation.
4. Signature de l'employé responsable.

Vous pouvez écrire sur une feuille A4 blanche ordinaire ou sur du papier à en-tête de l'entreprise.

Lors de la compilation, vous devez faire très attention à ne pas faire d'erreurs. Plus la référence est détaillée, moins les inspecteurs auront de questions supplémentaires.

Le document ne doit bien sûr contenir que des informations fiables. Si, pendantles fautes d'orthographe seront repérées, il est préférable de refaire une attestation.

Fonctionnalités de stockage

Tout ce qui concerne les documents comptables primaires doit être conservé dans l'entreprise pendant au moins 5 ans. Le calcul de cette période commence à partir de la date de fin de la période de référence au cours de laquelle les documents ont été publiés.

Extra

Primary peut être délivré sous forme papier ou électronique. Récemment, de plus en plus d'entreprises préfèrent la gestion électronique des documents. C'est compréhensible: le traitement et l'envoi des documents prennent beaucoup moins de temps.

Les documents électroniques doivent être certifiés par une signature numérique (enrichie ou régulière - par accord entre contreparties).

Responsabilité

La documentation primaire est l'élément le plus important de la vie commerciale d'une entreprise. En son absence, l'entreprise s'exposera à de lourdes sanctions de la part des autorités de régulation. Des sanctions seront également imposées en cas de détection d'erreurs dans la documentation principale, d'informations inexactes.

La violation de la réglementation est passible non seulement du Code des impôts, mais également du Code des infractions administratives. S'il y a des motifs, les auteurs peuvent également être poursuivis.

Conclusion

Une variété de documents peuvent être utilisés dans le travail d'une entreprise. Dans le même temps, certains d'entre eux peuvent avoir une forme unifiée et certains peuvent être développés indépendamment par l'entreprise. Indépendamment de cela, cependant, tous les détails requis doivent être présents dans les documents.

Certaines entreprises pratiquent l'utilisation de documents combinés. Parolenous parlons de formulaires unifiés, complétés en fonction des spécificités des activités de l'organisation.

Il est important de refléter les types de documentation primaire sélectionnés dans la politique comptable de l'entreprise. Dans le cadre des activités de l'entreprise, le besoin de nouveaux documents peut se faire sentir. S'ils sont développés par l'entreprise, ils doivent être mentionnés dans la politique comptable.

Veuillez noter que la contrepartie peut également développer de manière indépendante certaines formes de titres. Il est nécessaire d'indiquer dans la politique financière que l'entreprise accepte de tels documents de contreparties.

Pour enregistrer de nombreuses transactions, les organisations ne peuvent pas utiliser des formes unifiées de documentation primaire. Cependant, si nous parlons d'opérations en espèces, elles sont exécutées exclusivement par des ordres approuvés et d'autres documents de paiement.