Qu'est-ce que la documentation principale en comptabilité ? Définition, types, caractéristiques et exigences de remplissage

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La comptabilité de toute entreprise traite du reporting principal. La liste des documents primaires en comptabilité comprend plusieurs documents obligatoires. Chacun d'eux est lié aux étapes du processus métier. Si les employés de l'organisation ne conservent pas la documentation principale dans "1C: Comptabilité", l'entreprise s'exposera à des sanctions tangibles.

Qu'est-ce que c'est ?

Comptabilité pour la documentation primaire en comptabilité est une priorité absolue. Toutes les activités menées dans ce sens sont régies par la loi fédérale "Sur la comptabilité". Ainsi, dans le premier paragraphe du neuvième chapitre, il est dit que tout document correctement exécuté et certifié par la direction, reflétant divers épisodes des activités commerciales de l'entreprise, peut être qualifié de documentation primaire. Au fait, ces épisodes s'appellent:

• recevoir de l'argent pour des biens ou des services fournisentreprise;
• transfert de fonds pour les biens et matériaux reçus.

Ainsi, en plus de la liste obligatoire des documents primaires en comptabilité, il en existe une supplémentaire. Il est généralement établi à la demande de la direction de l'entreprise. Et ils y saisissent des formulaires contenant des informations sur les compensations mutuelles qui n'ont pas de base financière.

Caractéristiques du travail avec la documentation primaire en comptabilité

La première chose à laquelle vous devez faire attention est que tous les formulaires "primaires" doivent être associés au transfert de fonds. Par conséquent, vous ne devez pas inclure de procuration pour recevoir des documents dans cette liste.

Le stockage de ce type de papier est effectué pendant au moins cinq ans à compter de la date de signature. Lors des contrôles fiscaux, l'inspecteur exige une documentation primaire pour une période de un à trois ans. Ainsi, les documents avec une période plus longue peuvent être envoyés aux archives pour stockage. Après cinq ans, ils peuvent être complètement éliminés. La destruction du "primaire" est effectuée conformément à la charte interne de l'entreprise et à la législation du pays. Cette procédure est assez complexe et prend du temps. Par conséquent, de nombreuses entreprises conservent le "primaire" tant qu'il y a une place dans le service comptable. La période de stockage des papiers dans les archives en Russie n'est en aucun cas limitée.

Liste

Pour comprendre ce qu'est la documentation principale en comptabilité, vous devez savoir quels types de documents elle comprend. Il faut se souvenir de ce discoursconcerne les papiers liés aux mouvements de fonds. Voici une liste de ce qui est inclus dans la documentation principale en comptabilité:

1. Contrat.
2. Facture pour paiement.
3. Encaisse et reçus de vente.
4. Formulaires de signalement stricts.
5. Actes.
6. Factures.

Plus d'informations sur chacun de ces documents primaires sont fournies dans les paragraphes suivants.

Accord

Cet article suscite beaucoup de polémiques parmi les employés du service comptable. Le fait est que la documentation principale du service comptable doit être conservée dans tous les cas, mais les contrats se retrouvent parfois avec des avocats ou même dans le service du personnel. Mais il y a un autre côté de la médaille. Après tout, c'est le contrat qui est à la base de la transaction liée au mouvement des flux de trésorerie.

Facture

Ce formulaire fait référence à la documentation principale du service comptable. Qu'est-ce qu'un compte, chaque participant au processus commercial le sait. En fait, ce document est la base du transfert de fonds pour les biens ou services reçus. Si l'une des parties accepte le compte, cela signifie qu'elle accepte tacitement la transaction. Il peut également contenir des informations concernant un accord antérieur. La facture contient non seulement ces données, mais également la procédure de restitution des fonds en cas de besoin.

Lettre de voiture

Cet article est l'un des plus brillants représentants de la documentation primaire en comptabilité. Le fait est que dansil indique une liste complète des marchandises expédiées à l'acheteur. Dans ce cas, nous parlons à la fois de produits finis et de matières premières. Une lettre de voiture est établie en un nombre illimité d'exemplaires. Ce moment n'a pas de règlement clair et est en fait basé uniquement sur le nombre de parties qui ont besoin de ce type de document. Autrement dit, combien de participants à la transaction, autant de copies doivent être fournies. Il convient de rappeler que seuls les formulaires sur lesquels la signature de la personne responsable est signée sont valables. Le sceau ou le timbre n'est pas requis dans cette situation.

Acte d'acceptation-transfert

Les employés ordinaires de ce département sont engagés dans le traitement de la documentation primaire dans le service comptable. Le plus souvent, ils reçoivent des attestations de travaux (prestations) réalisées comme pièce justificative. Ce document, comme son nom l'indique, est rédigé après la prestation de services ou l'exécution d'un travail. L'acte d'acceptation et de transfert, signé bilatéralement, est considéré comme valable. Il y a des moments où l'une des contreparties refuse d'approuver le document. Dans cette situation, le formulaire peut être certifié par une seule partie, mais à condition que des observateurs soient présents lors de sa signature. Outre les informations de base, l'acte d'acceptation et de transfert peut inclure des données de nature clarifiante ou clarifiante. En règle générale, ils sont inscrits dans un tableau spécialement formé. En ce qui concerne l'approbation du tampon, il est toujours le bienvenu, mais s'il n'y a pas d'impression, cela n'invalide pas le papier. Il convient de noter que lors de la tenue de la documentation primaire en comptabilité, un acte reflétant le mouvement des immobilisationsles entreprises devraient également être incluses dans la liste des documents primaires.

Paie

Ce type de documentation primaire reflète les mouvements de fonds entre l'entreprise et ses employés. En plus du montant de base du salaire, il comprend toutes les primes et indemnités. Dans cette situation, le chef comptable avec le chef de l'entreprise agit en tant que témoin de la déclaration. Pour que le document soit valable et entre en vigueur, il doit être tamponné. Si cela n'est pas fait, le formulaire peut être considéré comme invalide. Il est à noter que ce sceau est facultatif dans les deux documents ci-dessus.

Documents de caisse

Cette liste comprend les formes suivantes:

• bon de commande,
• note de décaissement,
• livre de caisse.

Cette documentation primaire contient les informations les plus complètes concernant les mouvements de fonds. Les bons de souscription en espèces sont divisés en plusieurs types. Ainsi, le plus souvent dans le travail de comptabilité, KO-1, KO-2 et KO-4 sont utilisés. Ils reflètent tous les faits de la vie économique de l'organisation. Ainsi, lors d'un contrôle fiscal, les inspecteurs sont les plus pointilleux à leur sujet. En plus de ces types, il existe des formes KO-3 et KO-5. Le troisième est un registre des commandes en espèces et le cinquième prend en compte le mouvement des espèces dans l'entreprise. En règle générale, les inspecteurs accordent beaucoup moins d'attention à ces types de documents primaires. Quant à leur stockage et leur enregistrement, ces processuseffectuée conformément à la procédure générale.

Séparation selon l'étape de la transaction

Toute transaction est divisée en trois étapes. Et chacun d'eux a une documentation spécifique.

Premièrement, les parties s'entendent toujours sur les termes de la transaction. À ce stade, ils concluent un accord et émettent des factures pour paiement. Après cela, l'une des parties apporte une contribution sur demande. Et à l'appui de cela, le payeur est tenu de fournir des pièces justificatives. Si les fonds ont été envoyés à partir du compte courant, un extrait doit être présenté. Si le paiement est effectué en espèces, la confirmation est effectuée en fournissant des chèques de banque, des formulaires de déclaration stricts ou des reçus. La dernière étape de toute transaction est la fourniture de biens ou de services payants. Ce moment doit être confirmé par un acte de travail effectué (services) ou une lettre de voiture, s'il s'agit de différents types de produits.

Remplir les exigences

Pour un flux de travail approprié, il ne suffit pas de savoir ce qu'est la documentation principale en comptabilité. Il est important de considérer les exigences de base pour le remplir. Tout d'abord, chaque formulaire doit avoir son propre nom. De plus, le compilateur du document est tenu d'indiquer la date de formation de ces rapports et le nom de l'entreprise. Une entreprise désigne un fournisseur, un entrepreneur ou un acheteur. Coordonnées bancaires,les initiales des fonctionnaires et le nom de l'opération sont également affichés dans des colonnes séparées de la documentation principale du service comptable. Tout le monde connaît le nom de l'opération, rappelez-vous simplement que cette valeur doit être exprimée sous forme quantitative. Le dernier moment de la préparation de ce type de papier est la signature et le sceau des personnes responsables.

Édition

En traitant un grand nombre de documents, les employés font souvent des erreurs. Ils doivent être corrigés conformément aux règles établies par la loi. Il existe deux types de modifications:

1. Pour une responsabilité stricte. Si une correction mineure doit être apportée au formulaire, la personne responsable est obligée de barrer la ligne incorrecte avec une ligne fine et d'indiquer l'entrée correcte en haut. Pour confirmer l'exactitude des modifications apportées sur papier, il est nécessaire d'écrire "Croyance corrigée" et de certifier le formulaire avec la signature et le sceau d'un fonctionnaire. Si le document ne peut pas être corrigé ponctuellement, la personne responsable est obligée de barrer le formulaire mal rédigé d'un coin à l'autre avec une fine ligne rouge. Il doit également être marqué "Annulé". Après avoir créé l'instance correcte, il est interdit de détruire l'instance erronée.
2. Pour une documentation non stricte. Dans ce cas, le formulaire endommagé est détruit et un papier contenant les informations correctes est créé.

Il est bon de savoir que les barrés ne doivent être faits qu'avec une ligne très fine. Si un employébarre le texte de telle manière qu'il devient illisible, c'est une erreur très grossière.