Qu'est-ce que le contrôle des stocks ? Façons de tenir la comptabilité de l'entrepôt. Organisation de la comptabilité, responsabilité, programmes

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le bon fonctionnement d'une entreprise consiste en l'impact total de divers facteurs et la performance compétente des fonctions clés. Dans le même temps, il convient de noter que la comptabilisation correcte des marchandises peut être attribuée à l'une des principales conditions du fonctionnement stable de l'entreprise.

Gestion des stocks

Ce concept est utilisé pour définir la comptabilité quantitative et variétale constante effectuée dans l'entrepôt. Sans tenir compte des marchandises placées dans l'entrepôt, il est difficile d'assurer leur sécurité. Pour un tel processus, une fiche d'inventaire des matériaux est utilisée, qui est un formulaire approuvé par la loi pour enregistrer le mouvement des matériaux d'un type, d'une taille et d'une qualité particuliers dans l'entrepôt. Ils sont renseignés pour chaque numéro d'article de l'article. Ils sont entretenus par une personne financièrement responsable, telle qu'un responsable d'entrepôt ou un magasinier.

Avant de confier au magasinier les stocks de matériel de l'entreprise, en règle générale, un accord est conclu avec lui. Il décrit les types de travail que l'employé effectue et le degré de responsabilité en cas de perte ou d'endommagement des produits stockés dans l'entrepôt.

Organisation de la comptabilité d'entrepôt

Un processus comptable bien organiséles matériaux placés sur le territoire de l'entrepôt constituent un segment très important et nécessaire des activités de l'organisation. Pour le fonctionnement efficace de l'entrepôt, deux systèmes de comptabilité communs sont utilisés: par lots et triés. Mais quel que soit le choix fait, les employés financièrement responsables conserveront des registres des produits de l'entreprise en nature. Cette procédure est effectuée en utilisant les commandes de marchandises entrantes et sortantes.

Si nous prenons en compte les informations contenues dans les manuels sur la comptabilité des inventaires de l'entreprise, nous pouvons conclure que la comptabilité analytique des biens et matériaux est effectuée selon la méthode du solde ou des factures négociables. Avec ces approches, la comptabilité est effectuée dans le contexte de chaque lieu de stockage, ainsi qu'en leur sein avec la fixation des numéros d'articles, des différents groupes de produits, des comptes synthétiques et des sous-comptes.

Utiliser des cartes

La comptabilisation des stocks de matériaux, qui est basée sur des feuilles de chiffre d'affaires, implique dans la plupart des cas l'utilisation des deux méthodes mentionnées ci-dessus. Cela vous permet d'optimiser le fonctionnement de l'entrepôt et d'atteindre un niveau de productivité plus élevé.

Dans la première option, une carte comptable d'entrepôt est utilisée, qui est ouverte pour chaque type d'article stocké dans l'entrepôt. Il affiche des données de somme quantitative, qui, en fait, sont le mouvement des matériaux. La base pour remplir ces cartes est la comptabilité primairedocuments.

La comptabilité d'entrepôt par cartes consiste également à afficher les soldes le premier jour et à calculer le chiffre d'affaires du mois. À l'aide de cette documentation, des feuilles de chiffre d'affaires sont compilées séparément pour chaque entrepôt. De plus, les données de ces cartes qui se trouvent dans le service comptable sont vérifiées par rapport à la documentation dans l'entrepôt.

Il est également possible que les cartes comptables ne soient pas conservées dans le service comptable. Dans ce cas, les documents sortants et entrants sont regroupés par numéros d'articles. Après cela, à l'aide de ces documents, les résultats du mois sont calculés et les données sur les dépenses et les recettes sont enregistrées séparément. De plus, ces informations sont affichées dans la feuille de chiffre d'affaires. Les soldes qui figuraient sur ces relevés sont comparés aux soldes enregistrés sur les fiches comptables de l'entrepôt.

Balance comptable

Cette forme de comptabilité d'entrepôt diffère de la précédente. La principale différence est qu'il n'y a pas de comptabilité qualitative et totale dans le contexte des biens et matériaux dans le service comptable. Les déclarations de chiffre d'affaires, respectivement, ne sont pas non plus compilées.

Avec ce type d'organisation de l'entrepôt, la comptabilisation des biens et matériaux est effectuée dans le cadre de sous-comptes, de groupes de marchandises et de bilans, qui sont utilisés pour comptabiliser les articles en stock exclusivement en termes monétaires. La comptabilité est effectuée par des personnes financièrement responsables. Pour ce processus, le grand livre d'inventaire ou le journal approprié est utilisé.

Quant au service comptabilité, il s'occupe de la réception desla documentation comptable des personnes financièrement responsables et vérifie ensuite les données reçues. Lorsque le processus de rapprochement est terminé, les soldes de matières qui ont été enregistrés le premier jour sont transférés au bilan.

Parti comptable

Le commerce et l'entrepôt dans ce cas sont organisés de manière à ce qu'un lot spécifique de marchandises soit stocké séparément. Et pour chacun d'eux, le commerçant établit une fiche de lot en deux exemplaires. Un livre spécial est utilisé pour enregistrer ces cartes. Dans ce cas, c'est le numéro du lot accepté qui est le numéro d'inscription dans ce livre. Après avoir saisi les informations nécessaires, une copie est transférée au service de la comptabilité et l'autre reste dans l'entrepôt et remplit la fonction de registre comptable de l'entrepôt.

Il convient de noter que les biens et matériaux du même nom sont déterminés comme un lot. Ce produit doit être fourni par un seul fournisseur. Quant au nombre de livraisons, il peut y en avoir plusieurs.

Lorsqu'il remplit une fiche de lot, le magasinier doit indiquer la date de compilation, son numéro, l'heure de remplissage de l'acte de réception de la marchandise, le type de transport, les coordonnées du fournisseur, le numéro et la date de la facture, le nom du produit, le lieu de départ, ainsi que le poids et la qualité.

La comptabilité d'entrepôt des matériaux, qui utilise la méthode par lots, implique la réflexion lors de la libération des marchandises de la date de cette action, du numéro du document de marchandise consommable, du mode de transport, du nom du destinataire, la quantité et la qualité des produits vendus. Dans le même temps, le document de dépenses indiquenuméro de carte de fête.

Lorsque tous les stocks d'un lot donné sont épuisés, le responsable de l'entrepôt et le marchandiseur apposent leur signature sur la carte et la transfèrent au service comptable, où elle sera ensuite vérifiée.

Il est possible qu'une pénurie soit révélée lors de la vérification. Dans ce cas, la comptabilité d'entrepôt implique les actions suivantes: avant le prochain inventaire, le comptable impute la pénurie aux coûts de distribution, mais uniquement à condition qu'elle soit dans les limites de la perte naturelle. Si les normes ont été dépassées, la pénurie doit être récupérée auprès des personnes qui sont financièrement responsables des produits stockés dans l'entrepôt.

Il convient également de prendre en compte les informations que le système d'inventaire des lots comprend l'établissement d'un acte pour un lot de biens et de matériaux entièrement utilisé.

Comment les journaux d'entrepôt sont-ils utilisés pour le tri ?

Si cette méthode de comptabilisation est utilisée, le magasinier ouvre une ou plusieurs pages dans le journal des marchandises pour chaque variété et nom de produit. Une carte distincte peut également être saisie. Le nombre de pages dépend du volume d'opérations effectuées à la réception et à la consommation.

Dans le titre d'une carte ou d'une page d'un magazine, vous devez indiquer l'article, le nom, la variété et les autres caractéristiques qui distinguent un produit particulier. L'espace restant sur la page est utilisé pour refléter les recettes, les dépenses et les soldes de produits.

Le livre d'inventaire (journal) est nécessaire pour enregistrer les données lors de l'enregistrement de chaque reçu ou dépensedocument.

La législation autorise l'utilisation de diverses formes de magazines. Un exemple est une revue commerciale sous la forme N MX-2. Elle doit être effectuée par un magasinier ou une autre personne responsable. La base pour le remplir sont des documents sur l'acceptation et la délivrance de biens et de matériaux, déposés plus tôt. Un tel journal contient les données suivantes:

- date à laquelle les biens et matériaux ont été acceptés pour le stockage;

- l'unité qui a transféré les articles de l'inventaire à l'entrepôt;

- nom, prix, quantité, unités de mesure pour les biens et matériaux;

- numéro et date des documents qui ont été utilisés lors de l'émission et de la réception des produits;

- emplacement de stockage.

Pour que les marchandises soient acceptées pour le stockage et ensuite délivrées, il est nécessaire de certifier la documentation pertinente avec les signatures du magasinier et du responsable de l'entrepôt.

Organiser correctement la comptabilité d'entrepôt de type quantitatif, dans laquelle le mouvement et les soldes des produits sont enregistrés, divers types de magazines de marchandises aideront, à l'aide desquels les articles d'inventaire sont conservés dans des lieux de stockage, ainsi que la fixation leur consommation. Ces informations peuvent également être affichées sous forme d'énoncés.

Comment s'effectue la démarque des stocks ?

Le commerce et le stockage sont inévitablement associés à des phénomènes tels que l'obsolescence des biens, ainsi qu'une diminution de la demande ou une perte de qualité. Ces problèmes ne peuvent être ignorés et le processus de démarquage est utilisé pour les résoudre efficacement. Pour son enregistrement, vous aurez besoin d'un acte d'amortissement des biens matériels.

Il doit être établi et signé en deux exemplaires. Ceci est fait par des personnes responsables représentant une commission spéciale. Un exemplaire reste chez le magasinier (il doit être conservé), le second est adressé au service comptable. Dans certaines situations, un exemplaire peut être joint au bon de livraison. Ceci est fait pour le transfert ultérieur de ce document à une organisation engagée dans la vente de marchandises à prix réduit, ou dans le but de le retourner au fabricant.

Systèmes de gestion d'entrepôt

L'une des tâches clés de toute entreprise est l'automatisation et l'optimisation de tous les processus internes de l'entreprise. Cela vous fera gagner du temps et améliorera la qualité du service.

Warehouse ne fait pas exception. Afin d'accélérer divers processus liés à la réception et à la consommation de marchandises, un programme de comptabilité d'entrepôt est utilisé. Il peut avoir un aspect et une structure différents, mais les fonctions d'un tel logiciel restent les mêmes.

Nous parlons des opportunités suivantes:

- distribution des produits dans l'entrepôt par cellules de stockage, lots et personnes responsables;

- possibilité de recalcul dynamique des soldes de stock;

- suivi du fret le long des voies de circulation;

- utilisation de diverses méthodes de tarification des marchandises;

- inventaire et formation ultérieure de rapports pertinents en fonction de ses résultats;

- formation des commandes de réception et d'entrepôt;

- réévaluation des biens en raison de l'influence de divers facteurs qui forment sa valeur;

- gestion d'entrepôt.

Un programme de contrôle des stocks bien conçu vous permet d'établir un fonctionnement efficace d'un entrepôt de transit, ainsi que des entrepôts à usage général. Il est également courant d'utiliser un analogue électronique de la carte comptable de l'entrepôt, qui possède tous les filtres pertinents. Nous parlons d'informations de suivi dans les domaines suivants:

- la devise utilisée pour payer les marchandises (selon la déclaration de classement, l'acte de surplus et de pénurie, la déclaration de disponibilité réelle, etc.);

- lot de produits, conditions de stockage, date d'expiration des certificats;

- divers types d'opérations avec des biens et des matériaux;

- but;

- tri;

- personnes financièrement responsables;

- opérations de dotation et de démantèlement des actifs matériels dans l'entrepôt.

En règle générale, une telle comptabilité d'entrepôt automatisée est finalisée par le développeur, en tenant compte des caractéristiques individuelles de l'entreprise d'un client particulier.

Programmes en cours

Divers logiciels peuvent être utilisés pour organiser efficacement le travail de l'entrepôt. Mais l'une des options les plus populaires est "1C Warehouse Accounting". Ce logiciel présente certains avantages qui attirent de nombreuses entreprises qui intègrent ce programme dans leurs entrepôts.

Les fonctions des touches ressemblent à ceci:

- comptabilisation rapide et opportune des actifs matériels, de leur arrivée et de leur mouvement;

- maintenance précise de toute la documentation de l'entrepôt;

-maintenance opportune et pratique d'un journal d'entrepôt (cartes);

- disponibilité de tous les outils nécessaires pour un inventaire correct;

- représentation et traitement du système d'entrepôt.

Avec l'aide de ce logiciel, vous pouvez couvrir qualitativement plusieurs domaines de l'activité économique de l'entreprise. Nous parlons de la gestion des règles de vente, des stocks, des finances, des achats et de la livraison des marchandises. Les principaux avantages de "1C" incluent la facilité d'utilisation du programme, la possibilité de sa correction en tenant compte des besoins d'une organisation particulière et le plein respect des normes de la législation russe.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser d'autres programmes: "Super Warehouse", "Goods-money-goods" et autres.

Conclusion

De toute évidence, le travail de l'entrepôt joue un rôle important dans la construction d'une entreprise efficace. Par conséquent, la qualité du service, la rapidité de livraison et l'état du processus de vente dans son ensemble dépendent du niveau d'organisation des fonctions de l'entrepôt. Ainsi, toute entreprise intéressée à construire avec succès un cycle de vente et la livraison des produits doit organiser correctement la comptabilité des marchandises.