Traitement de la documentation primaire : exigences, exemple. Documentation comptable primaire

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'activité de toute entreprise est étroitement liée à la maintenance et au traitement de la documentation primaire. Il est nécessaire pour déclarer, calculer les paiements d'impôts, prendre des décisions de gestion. Dans l'article, nous examinerons de quoi il s'agit - la documentation principale en comptabilité - et comment elle est traitée.

Concepts de base

Documentation primaire en comptabilité - qu'est-ce que c'est ? C'est ce qu'on appelle la preuve du fait d'une transaction commerciale, reflétée sur papier. Actuellement, de nombreux documents sont compilés dans le système automatisé "1C". Le traitement de la documentation primaire implique l'enregistrement et la comptabilisation des informations sur les transactions commerciales terminées.

La comptabilité primaire est la première étape de la résolution des événements survenant dans l'entreprise. Les transactions commerciales sont des actions qui entraînent des changements dans l'état des actifs ou du capital de l'organisation.

Traitement de la documentation primaire en comptabilité: un exemple de schéma

En règle générale, dans les entreprises sous le concept de "travailler avecdocumentation" implique:

• Obtention des données primaires.
• Informations de pré-traitement.
• Documentation.
• Approbation par la direction ou des spécialistes autorisés par ordre du directeur.
• Retraitement de la documentation primaire.
• Effectuer les actions nécessaires à la réalisation d'une transaction commerciale.

Classement

Il existe une documentation primaire unique et cumulative. Le traitement des informations contenues dans ces documents présente un certain nombre de caractéristiques.

La documentation unique est destinée à confirmer un événement une seule fois. En conséquence, la procédure de traitement est considérablement simplifiée. La documentation cumulative est utilisée pendant une certaine période de temps. En règle générale, il reflète une opération effectuée plusieurs fois. Dans ce cas, lors du traitement de la documentation primaire, les informations qu'elle contient sont transférées vers des registres spéciaux.

Exigences de documentation

La documentation principale est établie au moment de l'opération ou immédiatement après son achèvement.

La réflexion des informations est effectuée sur des formulaires spéciaux unifiés. En l'absence de formulaires approuvés, l'entreprise peut les développer de manière indépendante.

Étapes de traitement de la documentation comptable primaire

Dans chaque entreprise de l'État, un employé est chargé de travailler avec les informations primaires. Ce spécialiste doit savoirles règles de traitement de la documentation primaire, respectent strictement les exigences de la loi et la séquence des actions.

Les étapes du traitement de la documentation primaire sont:

• Taxi. C'est une évaluation de la transaction reflétée sur papier, une indication des montants associés à sa mise en œuvre.
• Groupement. À ce stade, les documents sont distribués selon des caractéristiques communes.
• Comptabilité. Il assume la désignation de débit et de crédit.
• Extinction. Pour empêcher le re-paiement sur les documents primaires, le comptable met une marque "payé".

Erreurs dans les documents

Ils peuvent survenir pour diverses raisons. Fondamentalement, leur apparition est causée par l'attitude négligente de l'employé envers le travail qu'il effectue, l'analphabétisme du spécialiste et le dysfonctionnement de l'équipement.

La correction des documents est fortement déconseillée. Cependant, dans certains cas, il est impossible de se passer de corriger les erreurs. Le comptable doit corriger l'erreur commise sur la documentation principale comme suit:

• Barrez l'entrée incorrecte avec une ligne fine afin qu'elle soit clairement visible.
• Écrivez les informations correctes au-dessus de la ligne barrée.
• Cochez "Corrected Believe".
• Indiquer la date d'ajustement.
• Sign.

L'utilisation d'agents correctifs n'est pas autorisée.

Travailler avec les documents entrants

Le processus de traitement des documents entrants comprend:

• Détermination du type de document. Les documents comptables contiennent toujours des informations sur les transactions commerciales terminées. Par exemple, ils incluent une facture, un ordre de recevoir des fonds, etc.
• Vérification des coordonnées du destinataire. Le document doit être adressé à une entreprise spécifique ou à son employé. En pratique, il arrive que des documents pour l'achat de matériaux soient spécialement délivrés à l'entreprise, bien que le contrat avec le fournisseur n'ait pas été conclu.
• Vérification des signatures, sceaux. Les personnes qui signent le document doivent avoir le pouvoir de le faire. Si l'observation des papiers primaires ne relève pas de la compétence de l'employé, ils sont alors invalidés. En ce qui concerne les impressions, dans la pratique, des erreurs se produisent souvent dans les entreprises qui ont plusieurs sceaux. Les informations sur l'empreinte doivent correspondre au type de document sur lequel elles se trouvent.
• Vérification de l'état des documents. En cas de constat d'endommagement des papiers ou d'absence de feuillets, il est nécessaire de dresser un acte dont une copie doit être adressée au cocontractant.
• Vérification de la validité de l'événement reflété dans le document. Les employés de l'entreprise doivent confirmer les informations sur le fait de la transaction. Les documents d'acceptation des objets de valeur sont certifiés par le responsable de l'entrepôt, les termes du contrat sont confirmés par le commerçant. En pratique, il arrive qu'un fournisseur reçoive une facture pour des marchandises que l'entreprise n'a pas reçues.
• Définir la période à laquelle appartient le document. Lors du traitement des documents primaires, il est important de ne pas enregistrer deux fois les mêmes informations.
• Définir la section comptable. Dès réception du primairedocumentation, il est nécessaire d'établir à quelles fins les valeurs livrées seront utilisées. Ils peuvent agir comme des immobilisations, des matériaux, des actifs incorporels, des biens.
• Déterminer le registre dans lequel le document sera classé.
• Enregistrer le papier. Elle est effectuée après toutes les vérifications.

Travailler avec les papiers sortants

Le traitement de ce type de documentation est quelque peu différent de ce qui précède.

Tout d'abord, un employé autorisé de l'entreprise forme une version préliminaire du document sortant. Sur cette base, un projet de document est en cours d'élaboration. Il est envoyé au gestionnaire pour approbation. Cependant, un autre employé disposant de l'autorité appropriée peut également approuver le projet de document.

Après certification, le projet est rédigé selon les règles établies et envoyé au destinataire.

Planification du flux de travail

Cette étape est nécessaire pour garantir une réception, un envoi et un traitement rapides de la documentation. Pour l'organisation compétente de la circulation des documents dans l'entreprise, des horaires spéciaux sont élaborés. Ils indiquent:

• Lieu et durée d'enregistrement des épreuves primaires.
• Nom et fonction de la personne qui a préparé et soumis les documents.
• Comptes dérivés de titres.
• Heure et lieu de conservation des documents.

Registres comptables

Ils sont nécessaires pour l'enregistrement de la documentation principale. En même temps, surles papiers sont marqués d'une marque comptable. Il est nécessaire d'empêcher le réenregistrement des documents.

Les papiers primaires peuvent être stockés dans des registres électroniques. Toutefois, à la demande d'organismes gouvernementaux ou de contreparties, l'entreprise doit fournir des copies papier.

Caractéristiques de la récupération de documents

Actuellement, il n'y a pas de procédure claire pour la restauration des papiers dans le règlement. En pratique, ce processus comprend les activités suivantes:

• Nomination d'une commission chargée d'enquêter sur les raisons de la perte ou de la destruction de documents. Si nécessaire, le chef d'entreprise peut impliquer les forces de l'ordre dans la procédure.
• Recours à un organisme bancaire, à des contreparties pour obtenir des copies de documents primaires.
• Correction de la déclaration de revenus. La nécessité de soumettre un rapport mis à jour est due au fait que les coûts non documentés ne sont pas reconnus comme des dépenses à des fins fiscales.

En cas de perte de la documentation principale, l'IFTS calculera le montant des déductions fiscales en fonction des documents disponibles. Dans le même temps, il est possible que l'administration fiscale applique des mesures de responsabilité sous la forme d'une amende.

Erreurs courantes dans le processus de délivrance des papiers primaires

Généralement, les archivistes commettent les violations suivantes:

• Remplir des formulaires qui ne sont pas unifiés ou approuvés par le chef d'entreprise.
• Ne spécifiez pas de détails oules refléter avec des erreurs.
• N'approuvez pas les documents avec leur signature ou n'autorisez pas les employés qui n'ont pas le pouvoir de signer des papiers.

La documentation confirmant les faits des transactions commerciales est extrêmement importante pour l'entreprise. Sa conception doit être abordée avec beaucoup de soin. Toute erreur peut avoir des conséquences négatives.