Planification du flux de documents pour la politique comptable : exemple. Règlement sur la politique comptable

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le flux de documents d'une entreprise est son système nerveux central. La réglementation législative de l'activité entrepreneuriale augmente et s'améliore constamment. Non seulement l'organisation correcte du mouvement de la forme écrite des documents est importante, mais le problème du support électronique pour le fonctionnement de l'entreprise est devenu urgent. Dans de nombreux domaines du flux de documents, c'est l'échange électronique d'informations qui est devenu obligatoire.

Les documents primaires ne sont pas toujours initialement rédigés par écrit, mais quel que soit le document, il a certaines propriétés, une durée d'existence et un mouvement spécifique à travers les services et les employés. La taille de l'entreprise, sa forme juridique, son champ de compétence et son domaine d'activité n'ont pas d'importance, mais le calendrier du flux de travail pour la politique comptable de l'entrepriseil est préférable de le concevoir avant même qu'il ne commence.

La politique comptable est un élément obligatoire du workflow

La réglementation sur les politiques comptables est en vigueur depuis l'époque de l'URSS, depuis 1983 ! La comptabilité n'a jamais été le cœur d'une entreprise, mais elle en a toujours été l'épine dorsale.

La responsabilité de l'élaboration des politiques comptables incombe généralement au chef comptable et est approuvée par le chef de l'entreprise. Le document principal passe par les étapes suivantes:

1. Créer ou recevoir.
2. Acceptation et traitement.
3. Transférer vers l'archive.

Toute action avec un document principal est caractérisée par:

• source ou expéditeur du document;
• destinataire ou interprète;
• date d'acceptation pour exécution;
• temps d'exécution;
• destination du résultat de l'exécution.

Tout document principal a un contenu important et, au cours de son mouvement, il est fourni avec des indicateurs d'état qui vous permettent de contrôler le respect de la politique comptable approuvée par l'entreprise.

Habituellement, un calendrier de flux de travail est établi pour la politique comptable en comptabilité, mais il est disponible et obligatoire pour tous les départements de l'entreprise relevant de leur compétence.

Conditions légales obligatoires

Une preuve documentaire des dépenses est requise. Et comme auparavant, c'est la présence effective d'un document écrit établi conformément à la législation en vigueur et auxréglementation de l'entreprise. Le timing est également important.

Le code fiscal de la Fédération de Russie exige la confirmation de toutes les transactions. C'est l'une des principales conditions de comptabilisation des coûts lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Cependant, la circulation des documents ne répond pas toujours aux exigences des activités de production: le paiement peut être effectué et les matériaux peuvent être en retard à la livraison, les marchandises ont été expédiées, mais le consommateur n'a pas payé. En conséquence, certains documents primaires sont en retard en termes de délais par rapport à d'autres.

Les situations imprévues suffisent toujours, mais le calendrier de flux de travail d'une politique comptable est un exemple de flux de documents idéal. Les écarts par rapport au plan sont autorisés, mais doivent être minimisés autant que possible, et le calendrier doit prévoir la responsabilité de chaque artiste.

Indicateurs d'état de document

Il est difficile de trouver une entreprise qui n'utiliserait pas un programme de gestion électronique de documents, mais même dans une entreprise qui ne dispose pas d'un seul ordinateur, la création ou la réception d'un document primaire s'accompagne de la création d'un "indicateur" de son statut.

Pour les grandes entreprises avec de nombreuses divisions et succursales distantes, le suivi de l'état de tous les documents est un processus de production obligatoire et distinct. Ici, le calendrier de flux de travail pour la politique comptable est un exemple, et l'état réel est la base pour optimiser le calendrier, clarifier les délais et punircontrevenants et identifier les moyens de résoudre les difficultés de production émergentes.

Il est important de noter que de nombreux événements sont extrêmement urgents:

• fournir des déclarations de revenus;
• payer des impôts;
• soumission des déclarations électroniques;
• autres actions juridiquement contraignantes.

Si les violations du cycle de production interne peuvent être corrigées d'une manière ou d'une autre, alors dans les relations avec les agences gouvernementales, cela est inacceptable et se traduit par de graves sanctions ou pertes.

Planification du flux de documents pour la politique comptable: exemple de contenu

La forme du document décrit n'est pas essentielle. Comme d'habitude, il est élaboré par le chef comptable, approuvé par le chef d'entreprise et constitue un tableau. Nous portons à votre attention un exemple d'un tel tableau.

Chaque document a un nom et toutes les lignes du tableau sont numérotées. Minimum deux colonnes requises:

• créer ou recevoir un document;
• vérification et traitement du document.

La première colonne contient deux positions:

• responsable (employé, département);
• date d'exécution.

Deuxième colonne - trois à quatre positions:

• responsable de la vérification (exécution);
• date d'exécution;
• durée du transfert à l'organisation mère;
• forme d'enregistrement du résultat de l'exécution.

Les entreprises ne sont pas limitées dans le libellé de l'en-tête du tableau reflétant le calendrierflux de documents pour la politique comptable. L'exemple ci-dessous montre l'une des options.

Il est important que la logique du tableau reflète précisément: quel document, comment il apparaît, par qui et où il est envoyé, par qui et quand il est exécuté, et où le résultat est envoyé. De plus, il est possible de prévoir la livraison effective du primaire dépensé à l'archive. Habituellement, le calendrier de flux de travail pour la politique comptable d'une institution fédérale est accompagné de règlements pour travailler avec des documents d'archives. En ce qui concerne les entités étatiques, cela est inscrit dans la loi.

Archives des documents et délais de conservation

Les archives (même pour les moyennes entreprises) atteignent rapidement des tailles impressionnantes. C'est une bonne pratique d'accompagner un exemple de calendrier de flux de travail pour les politiques comptables avec des recommandations supplémentaires sur l'archivage et le travail avec des documents d'archives pour la répétition par les succursales.

La législation établit différentes périodes de conservation pour différents documents. La politique comptable du siège social ne doit pas nécessairement être la même que celle de la succursale. Le champ de compétence des différents départements de l'entreprise peut être radicalement différent. Mais il est conseillé de construire la logique de construction d'un calendrier, d'identification sans ambiguïté des documents, des étapes de leur passage, des règles de suivi des indicateurs et des règles d'archivage d'une manière unique.

L'unification des politiques comptables, et notamment du travail d'archivage, est essentielle pour optimiser l'infrastructure d'une entreprise etinfos trafic.

Toute entreprise n'est pas seulement contrôlée par des organes de l'État, mais également par sa propre direction et ses fondateurs. Le dernier recours n'est généralement pas enclin à comprendre les nuances et agit selon un seul algorithme strict.

Caractéristiques des politiques comptables dans le secteur privé

De nombreuses organisations ne se limitent pas aux normes stipulées par la législation, mais développent leur propre cadre réglementaire. Vous pouvez souvent trouver un calendrier de flux de travail pour la politique comptable d'une LLC, d'une coopérative de production, d'un partenariat, d'un fonds et d'un autre type d'entité juridique au format de votre propre version de l'idée des processus commerciaux et de leur construction dans la pratique, dans un vrai entreprise.

Une différence significative entre le secteur public et les entreprises privées réside dans les opportunités financières plus larges qui permettent de baser l'infrastructure d'une entreprise sur un système populaire et coûteux, par exemple, basé sur la solution Oracle Primavera Instantis. Oracle propose de nombreuses idées aussi coûteuses, mais toutes les entreprises ne peuvent pas les acheter et disposer de l'équipement suffisant pour les exploiter.

Logiciel de gestion de documents

Une caractéristique qui affecte la mise en œuvre des politiques comptables est la disponibilité de logiciels de haute qualité, coûteux, complexes et en demande. De nombreuses grandes entreprises acquièrent de nouvelles solutions qui permettent le traitement distribué d'énormes quantités d'informations.

Cependant, cette approche radicale sur le terrain diffère peu desituation dans les petites et moyennes entreprises. Vous ne pouvez même pas mentionner les organisations gouvernementales. À ce jour, Excel et les produits universels similaires et les développements de logiciels propriétaires dominent partout.

Cette circonstance (la coexistence d'un système d'information sérieux et de plusieurs programmes propriétaires) indique que le logiciel dans ce domaine doit être constamment amélioré.

Sur la base de ce qui précède, il semble approprié lors de l'élaboration d'une politique comptable pour une entreprise de se concentrer non pas sur le logiciel utilisé, mais sur le moment réglementaire et la conformité des dispositions légales du calendrier de flux de travail avec la législation en vigueur et le besoin réel d'une entreprise particulière.