Règlements sur le flux de documents de l'organisation. Un exemple de workflow dans une organisation

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Un document est une information présentée sous une forme appropriée à son contenu et à son objectif. Un document est créé dans un but, par quelqu'un pour quelqu'un. Mais pas toujours la source du document et/ou son destinataire sera une personne. Le niveau moderne - lorsqu'il est possible et nécessaire d'inclure efficacement et pratiquement les machines et les mécanismes dans la boucle de contrôle.

Le processus, les caractéristiques et la vitesse de déplacement d'un document dépendent de sa forme, de son contenu et du fonctionnement de "l'environnement de déplacement". Le succès, les indicateurs économiques et l'efficacité sociale dépendent de la qualité de la circulation des documents dans l'organisation, c'est-à-dire de la qualité et de la vie de l'entreprise.

À propos des documents et du flux de travail

L'administration, la forme et la procédure de workflow sur l'exemple d'une organisation, n'est pas réglementée par la loi. Il existe des GOST, des règlements et des recommandations obligatoires. Dans le cadre des documents comptables, les papiers pour l'obtention d'un prêt oules rapports médicaux sont les normes de la loi.

Un document n'est pas toujours une forme écrite stricte. Cela peut être:

• un formulaire dans lequel des champs spécifiques sont remplis d'une certaine manière, ayant le contenu sémantique et syntaxique exact;
• une page réalisée selon un formulaire spécifique pour une candidature précise (lettre, commande, mandat, dotation, …);
• forme libre (note explicative de l'employé, gratitude pour les réalisations professionnelles, résolution sur la candidature, …).

Les trois versions des documents peuvent être présentées sur papier ou par voie électronique et, en raison de la disponibilité d'outils techniques et juridiques, elles sont absolument équivalentes, bien qu'il existe encore des cas où seul le format papier est possible.

Malgré l'absence de réglementation législative sur la forme et le contenu du document et du flux de travail, il existe une pratique rigide, généralement acceptée et non discutée de création, de déplacement, de stockage ou de destruction de documents, que chaque organisation est libre d'ajuster à lui-même de quelque manière que ce soit.

Exemple parfait de flux de documents dans une organisation

Il est fondamentalement impossible d'atteindre l'idéal:

• dans n'importe quel domaine de la vie et de l'activité,
• n'importe quand,
• n'importe où dans l'espace,

car chaque nouvelle approche permet de voir de nouveaux horizons. Il y a un désir et un besoin de les suivre. La documentation ne fait pas exception. Au contraire, c'est un exemple démonstratif et vivant de fixation dynamique du processus de circulation de l'information.

Peu importe la manière dont les informations sont enregistrées: sur papier ou sous forme électronique. Actuellement, les deux formulaires ont la même valeur juridique, même si la version papier présente des avantages dans certains cas.

le cycle de leur mouvement depuis le moment de l'apparition (création) jusqu'au moment du dépôt ou de la destruction.

Toutes les organisations ne comprennent pas que de nombreux documents peuvent être exécutés directement par des machines et des mécanismes sans intervention humaine, tout comme toutes les sources (auteurs) ne doivent pas être uniquement des personnes.

La compréhension habituelle de l'automatisation du flux de travail dans l'écrasante majorité des cas se situe au niveau d'une simple "idée de signal", lorsque le programme est chargé de signaler uniquement l'occurrence d'événements.

Circulation interne et externe des documents

Les deux circuits sont importants pour une organisation réussie. Le chiffre d'affaires externe a une valeur statique, tandis que le chiffre d'affaires interne a une valeur dynamique.

Plus la direction de l'entreprise comprend cette situation, plus elle choisit un système de gestion électronique de documents prometteur. Ceux qui veulent donner l'exemple idéal du mouvement des papiers d'affaires dans une organisation écrivent leur propre système d'information.

Les documents peuvent être primaires etsecondaire. Ces derniers ont toujours un historique de mouvement au sein de l'organisation.

En analysant l'application des connaissances sur le document et son utilisation, il est possible d'évaluer les caractéristiques fonctionnelles, les indicateurs socio-économiques et les paramètres temporels de l'entreprise. Ceci est important pour les partenaires et les consommateurs.

Papier mais efficace ou électronique mais acheté

L'unicité est inhérente non seulement à une personne, mais aussi à une organisation. De plus, chaque personne apprécie son individualité et s'efforce par tous les moyens de la mettre en valeur par des vêtements, un comportement, une éducation, etc.

Une entreprise qui achète un système d'information prêt à l'emploi est un exemple parfait du flux de travail d'une organisation qui la prive de son propre visage et oblige les employés à s'habiller "dans les vêtements de quelqu'un d'autre".

Il vaut mieux confier à ses propres collaborateurs le travail des supports papier à l'ancienne que de leur imposer une opinion tierce mais moderne sur les documents et leur utilisation. Chaque employé est un élément important de la fonctionnalité de l'organisation, et non un chercheur de l'efficacité des idées et des structures d'autres personnes du flux de travail tiers.

Priorités, dynamique et fonctionnalité

Le contour extérieur du flux de travail est toujours limité, sans prétention et statiquement stable. Dans l'ensemble, il ne faut pas lui accorder plus d'importance qu'il ne le mérite. Par exemple, à quoi bon « s'investir » dans les relations avec le fisc, les autorités réglementaires ou les partenaires. Vous pouvez en quelque sorte diversifier le processus d'échange d'informations avecagences de publicité, mais même cela finit par prendre une forme statique et banale.

La priorité de notre propre système de traitement de l'information, dont une partie importante est toujours la gestion électronique des documents, ne fait aucun doute. Mais toujours et tout le monde est désolé pour le temps et l'argent nécessaires pour créer son propre système.

Une combinaison des options classiques "one es" ou "galaxy" qui ne se passent jamais de xel et de quelques programmes économiques ou comptables locaux tiers, couplés à leur propre site Web pour avoir des commentaires et des documents (commandes, réclamations, offres, …) des clients et partenaires - la situation habituelle, les employés sont constamment occupés par la routine et il n'y a aucun frais.

La dynamique du processus de production ne peut être assurée que par la mise en œuvre efficace de sa propre fonctionnalité. Ce n'est qu'à ce titre que la gestion électronique des documents dans une organisation est un exemple digne d'imitation et, dans le cadre de la mise en œuvre de sa propre idée d'entreprise, une excellente dynamique de production, des indicateurs économiques et sociaux.

Règlement sur le système d'information de l'organisation

Toute organisation est un système d'information qui surgit et existe dans un environnement similaire. Les documents entrent dans l'organisation de l'extérieur, à l'intérieur il est également nécessaire de créer des documents, dont certains sont réglementés et obligatoires.

Un organigramme simple est un exemple de ce que tout le monde fait habituellement. Règlement surrègles de travail, routine quotidienne, devoirs des employés - la norme habituelle, mais très peu de personnes sont impliquées dans l'élaboration du "Règlement sur le système d'information de l'organisation".

D'un point de vue objectif, les dirigeants de l'organisation peuvent être guidés par n'importe quoi, rédiger n'importe quel règlement et description de poste. Mais l'efficacité et l'aspect pratique de cette réglementation ne dépendent que de la mesure dans laquelle l'arsenal réglementaire interne répond aux exigences de la réalité.

Règlements sur les documents et leur circulation

Le système de gestion des documents d'une entreprise fait partie intégrante de la sphère d'information de l'entreprise, de sorte que le "Règlement sur la gestion des documents" est une annexe au "Règlement sur le système d'information de l'organisation", mais très important et reliant tous ses éléments constitutifs en un seul organisme d'information.

Si la direction est déterminée à créer l'exemple parfait du flux de travail d'une organisation, cela signifie qu'elle est vraiment engagée dans le développement d'une entreprise prospère, dans le but de réaliser des bénéfices et d'améliorer le bien-être des employés.

Une caractéristique de l'état actuel du développement logiciel, en particulier à la pointe du traitement distribué de l'information (exemples de programmation Internet), est qu'il est presque impossible de créer une application mobile auto-adaptative.

La tâche de gestion électronique des documents dans une organisation est un exemple simple mais démonstratif. Ici, la dynamique est particulière:

• documents entrants et sortants;
• algorithmes de traitement des documents commerciaux internes et externes.

Écrire du code qui peut varier à mesure que les données et les algorithmes changent est très difficile. Le coût du temps et des ressources n'est pas disponible pour toutes les organisations.

Gestion électronique de documents en dynamique

L'organisation du flux de travail dans l'entreprise sur l'exemple de la tâche de la version électronique est pertinente, simple, indicative et pratique. La complexité vient du processus de conception de code qui peut changer dynamiquement. Le temps de développement est également un problème.

utilise une logique de traitement commune.

Ensuite, le flux de travail dans l'organisation=un exemple + les caractéristiques de votre propre idée d'entreprise. En première approximation, le résultat ne sera pas pratique, mais dès que la première mise en œuvre des tâches sera mise en service, le cycle de leur solution deviendra irréversible et, avec l'attention voulue, le résultat sera atteint.

La création d'un système d'information capable de traiter des informations dynamiquement évolutives est avant tout la dynamique du processus de création lui-même.

Jusqu'à ce qu'un mécanisme soit créé pour modifier adéquatement les flux entrants, sortants etdocuments internes, et le code ne pourra pas changer indépendamment sans la participation d'un programmeur, il ne sera pas possible de parler du fait de créer un système de gestion électronique de documents.

Cependant, inventer et mettre en œuvre votre propre système pour soutenir pleinement les processus d'information de l'organisation revient à rendre son succès brillant et parfait.