2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
Comparé à une conférence de presse, un briefing est un moyen plus efficace d'informer le public, et donc les clients potentiels, sur votre entreprise, ses opportunités, les perspectives et les avantages de la coopération. Un briefing habile crée une première impression positive, présente favorablement les nouveautés, met en évidence les tendances et vous permet de réagir rapidement aux événements qui se sont produits il y a quelques heures à peine.
L'essence de cet événement est décrite avec éloquence par le mot anglais brief (court, concis) qui se trouve dans sa racine. Dans la pratique des relations publiques, cela signifie que la durée maximale d'un briefing ne peut excéder 30 minutes. Il y en a aussi des réussies qui tiennent en un quart d'heure, mais dans ce cas elles doivent être réalisées par un vrai professionnel des RP avec une expérience significative dans ce domaine.
Un délai extrêmement court vous permet de vous passer d'une salle spécialement adaptée, ce qui vous permet d'organiser un événement littéralement "avecroues", "à la volée", n'offrant que des places debout pour les orateurs et les journalistes. Ainsi, un briefing est possible dans presque tous les halls d'un bâtiment administratif, d'un hôtel ou d'un aéroport. En même temps, eau minérale, café, sandwichs, etc.. ne sont pas servis.
Pour transformer un briefing en une sorte d'action de relations publiques qui attire l'attention de la société, vous devez avant tout respecter strictement le schéma de conduite généralement accepté. En raison du calendrier extrêmement serré, le programme d'information saute la présentation obligatoire de la conférence de presse et saute directement au cœur du sujet tel que présenté par les orateurs dans une courte déclaration d'information.
Le texte de la déclaration est préparé à l'avance, doit être élaboré et peaufiné au préalable. Son objectif est d'énoncer une information ou une position si clairement qu'elle ne peut pas être présentée de manière inexacte ou déformée dans les médias. La déclaration doit également être concise et compréhensible pour les journalistes afin qu'ils ne suivent pas les questions de clarification qui compliquent le briefing.
Son timing est divisé en deux parties inégales. Environ un tiers du temps est consacré à une déclaration ou à un message d'information. Les deux tiers restants sont un blitz: les journalistes posent des questions courtes et reçoivent les mêmes réponses courtes, mais riches en informations. Dans le même temps, il est hautement souhaitable que les conférenciers soient assistés par des personnes qui réagissent rapidement et clairement à toutes les questions et qui soient capables d'y répondre de manière adéquate.
Pour que le briefing soit un succès, son présentateurdoit gérer la situation tout le temps et, comme un surfeur, "garder la vague". Sa tâche est d'assurer la présentation maximale de l'information par l'orateur et en même temps de respecter strictement les délais afin de ne pas transformer l'événement en conférence de presse.
Réaliser un briefing est impensable sans un travail préparatoire compétent et opportun effectué par des responsables des relations publiques. Cela comprend la notification aux médias du lieu et de l'heure de l'événement, la description de sa ligne principale, la clarification des principaux problèmes, la planification de l'ordre des discours. Avant le début du briefing, il est nécessaire de vérifier à nouveau la préparation du lieu et le bon fonctionnement de l'équipement audio et vidéo. Il est conseillé, si possible, d'éliminer les sources de bruit gênant et les effets d'éclairage du lieu.
Il est nécessaire de préparer à l'avance un ensemble de documents dans lequel le sujet du briefing est présenté sous la forme d'un résumé ou d'un résumé sans opinions personnelles ni citations.
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