Établissement des résultats de l'inventaire : une liste de documents, la procédure de compilation

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'inventaire est représenté par la procédure de comparaison des actifs existants avec les informations disponibles dans les registres comptables de l'entreprise. Le processus est effectué par une commission spéciale nommée par l'émission d'une ordonnance du chef d'entreprise. Souvent, à la suite de la procédure, une pénurie ou un excédent est révélé. Par conséquent, l'enregistrement des résultats de l'inventaire doit être effectué à l'aide de documents compétents et officiels. Ils sont établis et signés par les membres de la commission.

Concept d'inventaire

Il est représenté par une méthode standard et fréquemment utilisée de vérification comptable de l'état et des mouvements de divers biens et de l'argent dans une entreprise. Il identifie les écarts entre les enregistrements dans les registres comptables et les soldes réels de divers éléments ou fonds de l'entreprise.

Inventaire en cours concernant divers biens d'entreprises. Lors de la mise en œuvre, il prend en compteDirectives spéciales approuvées par l'arrêté du ministère des Finances n° 49. La procédure d'enregistrement des résultats de l'inventaire est également indiquée ici.

Objectifs de l'événement

L'inventaire peut être effectué plusieurs fois par an sur la base d'un arrêté émis par le directeur de l'entreprise. Le processus est obligatoirement mis en œuvre si l'entreprise est rachetée, louée ou vendue. De plus, elle est effectuée avant la formation des rapports annuels, le changement de responsable financier ou lorsqu'un vol est détecté dans l'entreprise. Les immobilisations doivent être réexaminées tous les trois ans. Après diverses catastrophes naturelles ou urgences, les entreprises doivent identifier les pertes subies, pour lesquelles un état des lieux est réalisé.

Grâce à ce processus, plusieurs objectifs peuvent être atteints:

• Vérification des connaissances en comptabilité par le comptable de l'entreprise;
• détection de diverses transactions non enregistrées;
• identifier les erreurs commises par le personnel comptable;
• contrôle de la sécurité des objets de valeur et de la rapidité des paiements;
• vérifier l'état et les conditions de stockage des biens;
• identifier les marchandises lentes ou périmées;
• Vérification de l'intégrité du travail des personnes financièrement responsables;
• étudier le mouvement des stocks dans l'entreprise;
• détection des transactions qui, pour diverses raisons, n'ont pas été reflétées dans la comptabilité.

Pour atteindre les objectifs ci-dessus, il est important d'étudier correctement la procédure de conduite et de rapport des résultatsinventaire. Si la documentation produite après ce processus contient des violations ou des erreurs, les résultats ne seront pas reconnus comme fiables.

Types de processus

L'inventaire peut être présenté de plusieurs façons. Elle peut être complète ou privée, sélective ou continue.

De plus, la procédure est imprévue, programmée, contrôlée ou répétée.

Comment ça se passe ?

La conduite d'un inventaire et la formalisation de ses résultats sont des processus complexes qui ne sont mis en œuvre que par la commission d'inventaire. Il comprend des spécialistes de l'entreprise qui ne sont pas intéressés par les résultats du processus et qui possèdent également les connaissances et l'expérience nécessaires.

La procédure d'inventaire est divisée en plusieurs étapes:

• initialement, un ordre de gestion est émis, sur la base duquel ce processus commence;
• une commission d'inventaire est nommée;
• des spécialistes choisis étudient les reçus et les documents de dépenses, ainsi que divers rapports concernant les mouvements d'argent ou de valeurs matérielles;
• le président de la commission approuve toute la documentation jointe aux registres;
• les quittances sont établies par des personnes financièrement responsables;
• les actifs matériels réels sont comparés aux enregistrements de la documentation;
• des vérifications de contrôle peuvent être effectuées à la fin du processus;
• seulement après la publication des résultats.

La commission doit avec compétencerédiger des documents sur les résultats obtenus, qui sont ensuite transmis pour étude au chef d'entreprise. L'exécution compétente des résultats de l'inventaire est la clé des activités légales et rentables de l'entreprise. C'est pourquoi les personnes intéressées par les résultats obtenus ne sont pas autorisées à mener le processus.

Procédure de documentation des résultats d'inventaire

À la fin du processus, de nombreux documents doivent être préparés. Ils sont étudiés et remplis par les membres de la commission d'inventaire, puis transmis pour étude à la direction de l'entreprise. Sur la base de ces documents, une décision est prise de tenir les personnes financièrement responsables ou les comptables responsables, de sorte que les membres de la commission doivent prendre au sérieux l'exécution des résultats de l'inventaire. Les documents rédigés dans ce cas sont représentés par les documents suivants:

• ordonnance, sur la base de laquelle la procédure de vérification commence, et elle est émise par le chef d'entreprise;
• journal de contrôle, qui indique comment les ordres du directeur sont exécutés par les membres de la commission d'inventaire;
• un inventaire des biens divers représentés par des immobilisations, des actifs incorporels, des biens ou des espèces;
• le fait d'examiner les objets de valeur expédiés;
• inventaire des biens acceptés pour entreposage ou en transit;
• acte d'inventaire de métaux précieux ou de produits précieux;
• inventaire des titres et BSO;
• le fait de vérifier les calculs effectuésavec des acheteurs, des créanciers, des débiteurs ou des fournisseurs;
• états de classement établis en relation avec des immobilisations ou d'autres biens;
• un acte de vérification de contrôle, à l'aide duquel vous pouvez vérifier la bonne exécution de la procédure;
• ordre de gestion concernant les résultats.

Chaque document a ses propres caractéristiques. C'est la documentation correcte des résultats de l'inventaire qui permet de les utiliser pour poursuivre les contrevenants ou identifier le vol.

Règles d'émission des commandes

L'inventaire est effectué uniquement sur la base d'un ordre officiel émis par le chef d'entreprise. Ce document est inclus dans le livre de contrôle, sur la base duquel l'efficacité et l'efficience de la mise en œuvre des ordres du directeur sont évaluées.

Un exemple d'une telle commande peut être étudié ci-dessous. Un document peut même être généré pour une révision non planifiée.

Nuances de faire des inventaires

L'enregistrement des résultats de l'inventaire consiste en la formation de divers actes et inventaires. Les règles pour leur compilation incluent:

• ils contiennent des données à jour qui apparaissent dans le processus de vérification par les membres de la commission;
• vous pouvez les remplir à l'aide d'un ordinateur ou manuellement;
• les erreurs, les taches ou les corrections ne sont pas autorisées;
• nom des différentes valeurs,qui font l'objet d'un contrôle sont certainement enregistrés sur la base des informations de la nomenclature;
• les unités de mesure doivent être les mêmes que dans les registres comptables;
• sur toutes les pages des inventaires, le nombre de biens matériels effectivement identifiés, ainsi que leur nombre sur la base des pièces comptables;
• si une erreur est commise, elle doit être corrigée en la barrant, après quoi les données correctes sont indiquées ci-dessus, et cette correction est certifiée par la signature du président de la commission et du responsable financier de l'entreprise;
• les inventaires ne peuvent pas avoir de lignes vides, donc tout l'espace restant est simplement barré;
• A la fin des documents, une note est faite que les taux et taxes ont été vérifiés, ainsi que tous les calculs ont été faits par les membres de la commission.

Si l'inventaire est effectué en raison d'un changement de personne matériellement responsable, le document est signé par l'ancien employé et le nouvel employé.

Ordre de la tête en fonction des résultats de la vérification

La formulation et la comptabilisation des résultats d'inventaire constituent une étape importante de cette procédure. Il comprend obligatoirement l'émission d'un ordre par la direction de l'entreprise. Cet arrêté n'est formé qu'après que le directeur de la société a pris connaissance des actes d'inventaire, états de collationnement, inventaires et autres documents similaires.

Sur la base des données reçues, la direction décide des résultats de l'audit. Une telle décision est approuvée à l'aide d'un arrêté officiel. Dans cele document comprend les données suivantes:

• nom de l'entreprise;
• forme d'organisation choisie;
• date de délivrance du document;
• fournit des documents sur lesquels le responsable de l'organisation a été guidé dans le processus de prise de décision;
• résultats de la vérification approuvés;
• donne l'ordre sur la base duquel les violations ou divergences identifiées seront éliminées;
• personnes nommées qui sont les exécuteurs testamentaires de l'ordre, ainsi que responsables de l'exécution de la décision du directeur.

Cette commande est signée par le chef direct de l'entreprise, puis visée par un comptable qui est tenu de prendre connaissance du texte rédigé. Après cela, la documentation est transférée au service comptable, dont les employés sont responsables de la mise en œuvre de la décision du directeur.

Pourquoi une documentation est-elle requise ?

Assurez-vous de rédiger des documents primaires officiels basés sur les résultats de l'audit. Ce sont eux qui attestent qu'un inventaire de qualité a été réalisé, et que toutes les informations identifiées sont fiables.

L'enregistrement correct des résultats de l'inventaire permet de déterminer dans quelle mesure les informations de la comptabilité correspondent au nombre réel de valeurs différentes. Souvent, à l'aide d'un audit, il est possible d'identifier des arriérés, des fraudes ou même des vols de la part des employés de l'entreprise.

Conclusion

L'inventaire est un moyen significatif de vérifier l'exactitude de la maintenancecomptabilité. Ses résultats doivent être correctement rédigés, pour lesquels de nombreux documents primaires sont rédigés. Ils doivent être formés directement par les membres de la commission d'inventaire, après quoi ils sont étudiés et signés par le chef d'entreprise.

Sur la base de ces documents, vous pouvez évaluer la qualité de la tenue de la comptabilité de l'organisation.