Inventaire en officine : procédure, documents, composition de la commission d'inventaire

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'inventaire est la vérification de l'inventaire d'une entreprise à une date donnée en comparant les données réelles avec les informations du bilan. C'est le principal moyen de contrôler les valeurs des propriétés. Pour plus d'informations sur la façon dont l'inventaire est effectué et traité dans une pharmacie, lisez la suite.

Législation

Les documents réglementaires suivants régissent la procédure d'inventaire dans une pharmacie:

• Ordonnance du ministère des Finances n° 49 "Instructions pour l'inventaire";
• ch. 25 du Code fiscal de la Fédération de Russie;
• FZ No. 129 "On Accounting";
• documents normatifs de l'autorité étatique exerçant le contrôle interne;
• ordres de la direction de l'organisation.

Temps

L'inventaire permet de suivre les mouvements de fonds et de déterminer la valeur de la propriété. La législation ne précise pas clairement les conditions et la fréquence de la réconciliation. Ces données doivent être enregistrées dans la politique comptable de l'entreprise. Le nombre d'inspections par an, leurs dates, la liste des biens est également déterminé par la directionentreprises.

FZ n° 129 énonce les situations dans lesquelles un état des lieux doit être effectué dans une pharmacie:

• lors du transfert d'actifs pour location, rachat ou vente;
• annuellement avant le rapport;
• lors du changement de responsable;
• lorsque des faits de vol de propriété sont révélés;
• en cas de catastrophe naturelle ou d'urgence;
• lorsqu'une organisation est réorganisée ou liquidée, etc.

Préparation

Avant le début du test, vous devez former une commission. Il comprend généralement un comptable, un représentant de l'administration et un spécialiste connaissant bien la conduite des affaires. Une personne financièrement responsable est également impliquée dans la recherche de la propriété "en fait". La composition de la commission, le calendrier de l'audit est approuvé par le chef d'entreprise par ordre spécial.

Après sa signature, la commission commence les activités préparatoires. Tout d'abord, l'entrepôt de la pharmacie est vérifié pour la présence d'une alarme incendie, les conditions de stockage de la MPZ (présence de coffres-forts, conteneurs spéciaux). Les zones de stockage MZP doivent être équipées d'instruments de mesure. L'exportation de marchandises depuis le territoire de l'organisation doit être contrôlée. Les entrées et les sorties de la pièce dans laquelle les MZP sont stockées sont scellées. La commission vérifie également si un accord de travail et de responsabilité a été conclu avec le magasinier.

Inventaire à la pharmacie

Avant de calculer les soldes réels, tous les encaissements sont fixes,factures des fournisseurs. Après cela, la commission reçoit un formulaire d'inventaire. Il s'agit d'une liste de valeurs disponibles, présentées par ordre alphabétique. Il répertorie tous les salaires minima dont dispose l'organisation, leur quantité et leur qualité. Selon ces données, la présence du MZP est vérifiée. Les biens qui ne sont pas répertoriés sont excédentaires. La procédure d'identification et de comptabilisation sera décrite plus en détail ci-dessous.

L'inventaire dans une pharmacie peut être effectué de l'une des manières suivantes: par balance, à l'aide d'équipement, en remplissant manuellement la liste.

Dans le premier cas, les marchandises réellement disponibles sont vérifiées avec les valeurs énumérées dans l'acte. Toutes les anomalies identifiées sont enregistrées et corrigées dans l'inventaire. Cette méthode de rapprochement prend beaucoup de temps. Au cours du travail quotidien, surtout si la pharmacie est très fréquentée, la probabilité de mettre le médicament dans la mauvaise boîte ou de le laisser à côté de la caisse augmente. Lors de la prise des marchandises, une partie de la drogue peut être forcée d'utiliser des drogues plus populaires. Il est très difficile de recalculer tout le jeu à la recherche d'une position manquante. Par conséquent, lors de tels contrôles, une pénurie est souvent révélée, qui en fait n'existe pas. Nous devons percevoir à nouveau la commission et revérifier.

Le moyen le plus simple de faire l'inventaire dans une pharmacie consiste à utiliser un équipement qui scanne les marchandises dans leurs zones de stockage, transfère les données du terminal vers un ordinateur et génère automatiquement des feuilles d'inventaire. Les informations reçues sont comparées aux données comptables. Toutes les divergences sont enregistrées dans l'inventaire.

Méthode similairele traitement des données fournit une troisième méthode. La différence réside dans le fait que les employés eux-mêmes doivent apporter toutes les marchandises au scanner et les traiter. Ce processus prend beaucoup de temps. Mais il existe un moyen d'organiser le temps de manière rationnelle.

La commission devrait être divisée en groupes de deux. Il est nécessaire d'effectuer une vérification à partir de différentes extrémités de la pharmacie, en se déplaçant l'une vers l'autre. Une personne sera le « serveur » (« comptage ») et l'autre personne sera le « scanneur » (« écriture »). Le premier ouvre la boîte et passe toutes les préparations au partenaire, qui les scanne et les transfère dans une boîte séparée. Une fois l'inventaire d'une boîte ou d'une étagère terminé, vous devez y placer une boîte de médicaments et passer à l'étagère suivante. À la fin du test, il vous suffit de disposer les médicaments dans le bon ordre. Avec cette méthode d'inventaire, toutes les marchandises qui ne sont pas à leur place seront prises en compte. L'ordinateur calculera leur nombre et donnera le résultat final.

Dépôt des résultats

Une fois la vérification terminée, un acte d'inventaire est généré. Il présente la pénurie identifiée et le re-tri. Un rapport intérimaire sur les produits est généré séparément. Il est signé par le président de la commission d'inventaire et tous les participants à l'audit.

Comptabilité des surplus

Parfois, les résultats de l'audit révèlent des biens qui ne sont pas reflétés dans le bilan. Dans une telle situation, la commission doit établir les causes de son apparition. Au bilan, l'excédent est comptabilisé au prix du marché à la date de la vérification en comptabilisant DT10 KT91. Avec plusutilisation, ces excédents sont comptabilisés en charges des activités ordinaires. Au NU, leur coût est classé comme revenu hors exploitation. En cas d'utilisation ultérieure, il est radié en tant que dépenses lors du calcul de l'impôt sur le revenu.

Si la direction décide de vendre le salaire minimum identifié, la comptabilisation des dépenses pour ces opérations aura lieu dans un ordre différent. Les revenus de la vente des excédents identifiés doivent être diminués du prix de leur acquisition. Il n'y a pas de telles informations sur les excédents. Les modalités de son calcul ne sont pas prescrites par la loi. Par conséquent, les revenus provenant de la vente de ces produits ne sont pas soumis à ajustement, puisque les coûts de leur fabrication n'ont pas été pris en compte lors de l'inventaire.

Règles d'inventaire

Le rapprochement des soldes dans une pharmacie est différent de l'inventaire habituel. La commission ne peut effectuer qu'un audit dans son intégralité. L'absence d'un seul de ses membres peut servir de base pour contester les résultats. Lors de l'inventaire, vous devez porter une attention particulière aux points suivants:

• Les médicaments soumis à une comptabilité quantitative sont comptabilisés par types, emballages, noms, formes et dosages. Ils sont inscrits dans l'acte d'inventaire par groupes.
• La responsabilité du vol de fonds incombe au responsable de l'entrepôt, si la commission peut prouver sa culpabilité. L'employé doit payer une amende égale à cent fois le dommage causé à la personne morale.
• Lors du rapprochement des agents toxiques, un formulaire d'inventaire séparé est établi. En cas de détection d'écarts supérieurs aux valeurs approuvéesnormes, le responsable doit en informer l'organisation supérieure dans les trois jours.

Comptabilisation des pénuries dans les documents comptables

Les pénuries ne peuvent pas être couvertes par les excédents. Ils sont radiés dans les normes établies par ordre du chef. Les taux de radiation ne s'appliquent pas aux médicaments fabriqués en usine.

La perte de médicaments ne peut pas être attribuée au gaspillage naturel:

• pendant le stockage, le transport, en raison de la violation des conditions et des règles de fonctionnement technique;
• lors de la réparation ou du transport de matériel;
• pendant les opérations d'entrepôt, les accidents, les urgences;
• pertes technologiques.

Dans les registres comptables, la pénurie fait référence aux coûts de distribution et se reflète dans les écritures:

DT94 KT10 - l'inscription est faite sur la base de l'acte d'inventaire;

DT20(44) KT94 - l'inscription est faite sur la base du certificat de calcul.

Dans NU, les pertes dans les normes de perte sont liées aux coûts matériels. Les normes elles-mêmes sont indiquées dans de tels arrêtés du Ministère de la santé: n° 1689 (2007), n° 375 (1996), n° 284 (2001), n° 2 (2007).

Si la pharmacie GORZDRAV révèle des pénuries dépassant les normes, alors les frais sont imputés aux coupables avec les écritures suivantes:

• DT94 KT10 - basé sur le relevé de compte.
• DT73.2 KT94 - basé sur l'ordre de la tête.

Le Code du travail prévoit l'obligation pour le salarié d'indemniser l'employeur du préjudice réel. Ce dernier s'entend comme une diminution réelle du bien ou une détérioration de son état, ainsi que la nécessité pour l'employeur de supporter le coût de la restauration du bien. Les personnes financièrement responsables doivent indemniser intégralement le dommage. Si un employé refuse volontairement d'indemniser les dommages dont le montant dépasse ses revenus mensuels moyens, le recouvrement est alors effectué par le biais du tribunal.

Si les auteurs ne sont pas identifiés ou si le tribunal refuse de récupérer, alors les pertes sont imputées aux résultats financiers: DT91 KT94.

Comptabilisation des pénuries au NU

Dans NU, ces pertes sont incluses dans les dépenses hors exploitation. Le fait de l'absence des auteurs doit être documenté par l'autorité compétente. Les cas de vol d'objets de valeur dans une pharmacie doivent être examinés par les autorités de l'État. Si les auteurs ne sont pas retrouvés, l'enquête préliminaire s'arrête. La commission émet une résolution sur ce fait, dont une copie est transmise au procureur. Une copie de ce document ne fait que confirmer l'absence des auteurs.

Les biens, dont la pénurie a été révélée lors de l'état des lieux, n'ont pas été utilisés pour les opérations de TVA. Si les auteurs du vol ne sont pas retrouvés, le montant de la taxe fait l'objet d'un recouvrement.

Inventaire en pharmacie: documents

La loi n'établit pas de formulaires clairs pour le traitement des résultats du contrôle. Par conséquent, le service de santé de la ville, la pharmacie peut développer son propre formulaire d'acte, en y indiquant tous les détails nécessaires. Vous pouvez prendre comme base les formulaires prêts à l'emploi du Comité national des statistiques (par exemple, INV-3) et les compléter avec les champs nécessaires.

Cette liste d'inventaire indique tous les membres de la commission, le lieu de l'inspection, les informations sur les unités de mesure,disponibilité réelle des installations et données de bilan.

Les résultats d'inventaire (pénuries et excédents en termes quantitatifs et monétaires) sont reflétés dans la loi en comparant la disponibilité réelle des médicaments avec les données comptables. Les médicaments périmés doivent être inclus dans un inventaire séparé. Cela facilitera leur amortissement. Ces médicaments ne doivent pas figurer dans la loi d'inventaire général.

Radiation des médicaments périmés

La procédure d'établissement de la durée de conservation des médicaments est obligatoire pour toutes les entreprises pharmaceutiques. La date de péremption s'entend comme la durée pendant laquelle le médicament doit satisfaire pleinement à toutes les exigences de la pharmacopée et aux conditions techniques dans lesquelles il a été libéré. Les médicaments périmés doivent être retirés de la vente et radiés. À ces fins, vous pouvez développer votre propre formulaire de document ou utiliser celui établi: TORG-15, TORG-16.

Il n'existe aucun document réglementaire qui prescrirait les règles de destruction des médicaments. Dans le cadre de cette opération, vous pouvez vous référer à l'arrêté du Ministère de la Santé N 382. Il précise l'obligation du propriétaire de produits de mauvaise qualité, contrefaits et falsifiés de les détruire. La procédure elle-même est réglementée par le décret gouvernemental n ° 674. Ces médicaments sont transférés dans le cadre du contrat à une organisation spécialisée qui dispose d'une licence pour l'élimination des déchets des classes I-IV.

Impôt sur le revenu

La procédure de radiation des médicaments périmés ne soulève généralement pas de questions. Surtout, le personnel comptable s'intéresse à la méthode d'amortissement des dépenses encourues.

Le ministère des Finances dans la lettre N 03-03-06/1/24154 a précisé que le coût des marchandises périmées et les coûts de leur élimination peuvent être imputés aux dépenses (article 264 du code des impôts), à condition que ces derniers sont documentés. Portez une attention particulière à ce point.

Lorsqu'un entrepôt de pharmacie est inventorié, la lettre de voiture TORG-15 est souvent utilisée. Cependant, il n'affiche pas d'informations sur la nature des défauts. Par conséquent, pour confirmer les frais d'élimination des médicaments, vous devez soumettre les documents suivants:

• acte d'inventaire;
• la décision du propriétaire de la drogue de la retirer et de la détruire;
• accord avec une entreprise d'élimination des déchets, une copie de sa licence;
• document confirmant le transfert de médicaments;
• certificat d'élimination.

Les informations suivantes doivent être divulguées dans ces documents:

• site de destruction;
• nom des médicaments, leur forme, dosage, série, unité de mesure;
• nombre de médicaments transférés;
• informations sur la tare et l'emballage;
• nom du fabricant.

Toutes ces données sont nécessaires pour identifier les médicaments mis au rebut.

Conclusion

Au moins une fois par an, avant de soumettre les rapports annuels, un inventaire doit être effectué dans une pharmacie. Le processus de comparaison du montant de la propriété réelle avec le nombre doit être enregistré dans les documents approuvés dansde la manière prescrite. Si possible, il est préférable d'utiliser une méthode informatique de collecte de données. Tous les médicaments dont la durée de conservation a expiré sont enregistrés dans un acte séparé indiquant toutes les données nécessaires à leur radiation ultérieure. Ce n'est que si ces conditions sont remplies que le coût des marchandises périmées et le coût de leur élimination peuvent être passés en charges.