Inventaire - qu'est-ce que c'est ? Objectifs, méthodes et types d'inventaire

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'inventaire est une procédure spéciale dont le but principal est d'identifier certaines violations dans différentes entreprises. Grâce à ce processus, il est possible d'établir la véracité et l'exactitude des données concernant les articles en stock. Des erreurs dans le travail de divers spécialistes de l'entreprise sont révélées. De plus, il agit comme une certaine méthode de surveillance du travail des employés.

Concept de processus

L'inventaire est une certaine méthode de comptabilité dans une entreprise qui a des fonctions de contrôle. Il est conçu pour déterminer si la quantité réelle de certaines marchandises dans l'entreprise correspond aux informations contenues dans la documentation de l'organisation.

Si diverses erreurs ou pénuries sont constatées au cours du processus d'inventaire, cela devient la base d'une enquête interne concernant les employés financièrement responsables de l'entreprise.

Les problèmes surviennent non seulement lorsqu'il y a une pénurie, mais aussi lorsqu'il y a un excès de valeurs, car cela entraîne des difficultés à recouvrer les créancesremboursements de dettes ou de prêts. Les résultats de l'inventaire sont importants pour l'inspection des impôts, car de graves écarts peuvent être le résultat d'actes illégaux de la part de la direction ou des employés de l'entreprise.

Quelles sont les fonctions exécutées ?

L'inventaire est un processus complexe, au cours de la mise en œuvre duquel différentes fonctions peuvent être exécutées:

• contrôle;
• compte;
• détecter les crimes.

Il existe plusieurs types de cette procédure, qui sont sélectionnés en fonction du but de la conduite et des circonstances.

Caractéristiques de la procédure

La direction de toute entreprise est intéressée par la réalisation d'un inventaire. Cela est dû au fait que ses résultats peuvent révéler les moindres écarts entre la propriété réelle et les données contenues dans les registres de l'entreprise.

Les spécialistes qui ne sont pas intéressés par ses résultats sont engagés dans la vérification, par conséquent, des experts indépendants sont souvent embauchés pour cela par la direction de l'entreprise.

Le but principal de l'événement

Le but principal de l'inventaire est de déterminer l'exactitude de la comptabilité, pour laquelle des indicateurs réels sont comparés aux données contenues dans de nombreux documents de l'entreprise. Par conséquent, différents résultats sont obtenus en cochant:

• tous les articles impliqués dans le processus d'inventaire sont recalculés, mesurés ou pesés;
• les totaux obtenus sont comparés avecles données disponibles dans la documentation comptable;
• veiller à l'application des règles établies dans l'entreprise et destinées à préserver l'intégrité des différentes valeurs;
• des biens ou des matériaux sont identifiés qui seront bientôt endommagés;
• la propriété endommagée est découverte;
• tous les objets de valeur qui ne sont pas utilisés dans l'entreprise sont identifiés, qui sont souvent simplement vendus après l'inventaire;
• des divergences sont trouvées dans différents documents;
• vérification des conditions de stockage des marchandises et objets;
• contrôle l'affichage correct de nombreuses transactions commerciales dans la comptabilité.

S'il y a vraiment de graves erreurs dans la comptabilité, cela peut entraîner des conséquences négatives pour l'entreprise, représentées par des pertes matérielles. Par conséquent, un état des lieux de la caisse est obligatoirement effectué régulièrement.

Si les inspecteurs des impôts, à la suite du contrôle d'une entreprise, constatent que l'organisation ne procède pas régulièrement à un inventaire, cela équivaut à l'absence de comptabilité dans l'entreprise, par conséquent, des sanctions administratives importantes peuvent être appliquées à de telles firmes. Souvent, les résultats de l'audit sont rédigés de manière incorrecte par un comptable ou une autre personne responsable, ce qui est considéré comme une infraction administrative sanctionnée par l'inspection des impôts.

Réglementation législative

Les règles de conduite et de comptabilisation de l'inventaire peuvent être étudiées dans les dispositions de l'arrêté du ministère des Finances n° 49. En outre, il existe des directives spéciales contenant des informations sur la procédure de réalisation d'un audit.

Chaque entreprise peut en outre créer son propre règlement intérieur, sur la base duquel sont fixées des règles uniques pour la mise en œuvre de ce processus. Certaines entreprises préfèrent effectuer un inventaire des biens mensuellement ou trimestriellement. C'est la direction de l'entreprise qui résout ce problème de manière indépendante.

Obligatoire est le contrôle effectué avant la préparation immédiate des comptes annuels. S'il n'y a pas un tel inventaire, l'entreprise peut être tenue responsable administrativement, et des amendes sont infligées aux responsables de l'entreprise.

Principaux types de processus

Il existe plusieurs classifications qui caractérisent ce contrôle. Ils diffèrent à bien des égards.

Le choix de l'un ou l'autre type dépend de l'objectif de l'inventaire.

Sur la vérification obligatoire

L'inventaire peut être obligatoire ou à l'initiative. Dans le premier cas, il est nécessaire de le mener sur la base d'exigences légales, par conséquent, des situations surviennent généralement dans l'entreprise qui sont prédéterminées par la loi. Les employés du Service fédéral des impôts ou d'autres agences gouvernementales peuvent exiger un tel contrôle.

La vérification de l'initiative est effectuée sur la base de l'adoption d'une décision appropriée par les dirigeants de l'organisation. Dans ce cas, il n'y a aucune restriction sur les motifs de conduite du processus. Habituellement, la nécessité de ce processusse produit lorsque la direction a des doutes sur l'honnêteté des employés.

Sur place

L'inventaire est une procédure permettant de vérifier que les biens réels correspondent aux données des documents, de sorte qu'il peut être effectué par des entreprises situées à différents endroits.

Par conséquent, la procédure peut être mise en œuvre à la caisse d'une entreprise ou en production, dans des entrepôts ou dans un magasin.

Objets à vérifier

Les objets d'inventaire peuvent être différentes valeurs appartenant à une entreprise particulière. Cela comprend les immobilisations représentées par les bâtiments, les structures ou les équipements, les stocks, l'argent, les produits finis ou même les obligations financières de l'entreprise.

Un objet spécifique est présélectionné par l'initiateur du contrôle, après quoi cette information est transmise à la commission impliquée dans la procédure.

Selon la méthode de mise en œuvre du processus

La procédure peut être complète ou partielle. Chaque variété a ses propres caractéristiques:

• Vérification complète. Elle est réalisée avant l'établissement des comptes annuels ou avant un audit. Souvent mis en œuvre lors de la révision. Toutes les valeurs matérielles, l'argent et les passifs disponibles dans l'entreprise et reflétés dans la comptabilité de l'entreprise sont soumis à vérification. Même les biens reçus par l'entreprise sur la base d'un bail font l'objet d'un inventaire.
• Partiel. Elle peut être réalisée à tout moment, ce qui ne requiert que la décision appropriée de la direction de l'entreprise. Pour cela, généralementcouvre les biens regroupés par type, emplacement ou autres principes. Par exemple, un seul entrepôt ou des objets de valeur dont un employé est responsable peuvent être inspectés.

Les entreprises elles-mêmes devraient être intéressées par un inventaire partiel régulier des fonds, car dans ce cas, il est possible de contrôler l'exactitude du travail de divers spécialistes de l'entreprise.

Selon la méthode

Selon la méthode de réalisation d'un inventaire, celui-ci peut être sélectif ou continu.

Une inspection aléatoire est effectuée sur la base de la décision de la direction de l'entreprise. L'enquête est menée par rapport à plusieurs valeurs choisies par le réalisateur. Souvent, cette méthode de vérification est utilisée dans les grandes entreprises. Si les résultats d'un tel inventaire révèlent des écarts même mineurs, un contrôle complet sera certainement attribué.

Un état des lieux complet peut être réalisé à tout moment après la prise de décision par la direction de l'entreprise. Au cours de ce processus, tous les biens de l'entreprise sont soumis à évaluation, ainsi que divers objets de valeur situés dans des divisions ou des succursales.

De manière inattendue

L'inventaire peut être:

• prévu, en tenant compte du calendrier établi en début d'année par la direction de l'entreprise, et les modalités de sa mise en œuvre sont en outre annoncées à l'avance;
• non programmé, mis en œuvre en cas de certaines circonstances imprévues, par exemple, un responsable est remplacé ou une urgence survient dans l'entreprisesituation;
• répété, nommé à condition que les résultats du dernier contrôle soient considérés comme non fiables ou douteux, il est donc nécessaire de confirmer certains faits;
• contrôle, effectué à l'issue d'un état des lieux complet, pour lequel toutes les actions de la commission sont évaluées et l'exactitude de la procédure est vérifiée.

Tous les types d'inventaire ci-dessus peuvent être effectués sur décision de la direction de l'entreprise.

Le concept de vérification technique

L'inventaire technique est représenté par un inventaire de la propriété qui détermine toutes ses caractéristiques et sa valeur cadastrale. Généralement effectué en relation avec différentes propriétés.

Procédure à suivre avant les comptes annuels. Sur la base de l'acte rédigé, on peut comprendre à quel point le prix cadastral de l'objet a changé.

Quand l'inventaire est-il requis ?

Cette vérification est absolument nécessaire dans ces situations:

• propriété achetée, vendue ou louée;
• avant les comptes annuels;
• responsable remplacé;
• vol ou dommage matériel détecté;
• après une catastrophe naturelle ou d'autres urgences;
• lors de la fermeture ou de la réorganisation d'une entreprise.

L'inventaire peut également être effectué dans d'autres situations prévues par la loi.

Procédure de vérification

L'ordre d'inventaire est considéré comme simple, pour lequeldes actions séquentielles sont exécutées:

• un ordre approprié est émis par la direction de l'entreprise;
• une commission d'inventaire est en cours de constitution;
• fixer des délais pour le processus;
• les documents sont transférés par des employés financièrement responsables;
• l'inventaire direct est effectué, impliquant la pesée, le comptage, la mesure et l'exécution d'autres actions similaires;
• les résultats obtenus après la réalisation de l'inventaire sont comparés aux données disponibles dans les archives de l'entreprise;
• les divergences sont identifiées;
• déterminer les causes des problèmes;
• les résultats sont en cours de traitement.

A l'issue du contrôle, un acte d'inventaire est dressé. Il contient tous les faits révélés à la suite de l'inventaire. Sur la base de ce document, vous pouvez comprendre l'efficacité de l'inventaire. Un exemple de ce document se trouve ci-dessous.

L'acte doit contenir des informations différentes. Il comprend des informations:

• date d'inspection;
• énumère toutes les personnes membres de la commission d'inventaire;
• les objets à étudier sont donnés;
• décrit toutes les méthodes utilisées pour obtenir des informations;
• ajustement des résultats;
• les signes de tous les participants sont placés à la fin.

Act est considéré comme un document important dans toute entreprise. Il peut être soumis à vérification par les employés du Service fédéral des impôts, il doit donc être stocké dans l'entreprise pendant au moins cinqannées. En cas de doute sur l'exactitude des informations contenues dans ce document, le chef d'entreprise peut désigner une contre-vérification.

Conclusion

L'inventaire est considéré comme un processus important, sur la base duquel les données réelles sont réconciliées avec les informations enregistrées dans les registres de l'entreprise. Il peut se présenter sous de nombreuses formes.

Il existe des situations où un audit doit être effectué sans faute en fonction des exigences des autorités de l'État. Le processus est effectué uniquement par une commission d'inventaire spécialement créée, qui ne comprend que des professionnels, et souvent même des experts extérieurs qui ne sont pas intéressés par les résultats de l'inventaire sont invités ici.