L'audit du personnel est Définition, types, méthodes, tâches et objectifs

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'audit du personnel est une vérification de l'efficacité du travail du personnel, effectuée par des employés spécialement désignés ou par un tiers. Contrairement à l'audit classique utilisé en comptabilité, l'audit du personnel n'est pas obligatoire et n'est pas réglementé par des lois spéciales et des actes juridiques de la Fédération de Russie. Elle est réalisée à l'initiative du chef d'entreprise pour résoudre certains problèmes. L'objectif principal d'un tel audit est, le plus souvent, d'identifier l'état du personnel de l'entreprise. Il est également utilisé pour trouver des moyens d'augmenter la productivité et de réduire les coûts de production.

Comment classer

Les inspections sont liées à l'un ou l'autre type d'audit du personnel selon des paramètres tels que:

• Période des données utilisées: court terme, long terme et court terme.
• Méthode d'obtention des informations: orale ou documentaire
• Nature des informations vérifiées: légales, qualificatives ou mixtes;
• Aux examinateurs: internes et externes.

L'audit du personnel est effectué dans deux directions: identification des violations de la loi etidentification des violations de la discipline du travail - recherche de dépassements de coûts déraisonnables, identification des raisons simples, mariage, etc. Par conséquent, l'audit du personnel dans le sens de l'activité est principalement divisé en juridique, qualification et mixte.

Audit du personnel juridique

Lors de l'audit légal du personnel, ils vérifient la documentation du service du personnel, la feuille de temps des ateliers, vérifient les factures et les reçus avec le matériel et les outils disponibles. Vérifiez l'exactitude du remplissage des contrats de travail, des cahiers de travail, des décrets. Vérifier si les employés suivent les descriptions de poste. Ils mènent des enquêtes et mènent des enquêtes pour identifier les violations de la législation du travail de la Fédération de Russie, ainsi que les règles et normes adoptées dans un domaine d'activité particulier que les employés doivent respecter. Par exemple, les exigences des normes sanitaires dans l'industrie alimentaire, les GOST, les normes de qualité et le respect des réglementations.

La tâche principale d'un audit du personnel juridique est d'identifier les violations avant qu'elles ne soient détectées par une commission spéciale lors de l'audit. Cela permettra d'éviter les problèmes avec la loi et d'améliorer la qualité des produits et services.

Audit de qualification du personnel

Un audit du personnel qualifié de l'organisation est effectué afin d'identifier les lacunes dans le travail du personnel et de déterminer les moyens de les éliminer. Il permet également d'identifier la présence de qualifications insuffisantes d'un travailleur ouau contraire, pour identifier le personnel le plus précieux qui a besoin d'être promu ou payé plus pour qu'il soit encore meilleur et fasse plus.

L'audit de qualification du personnel est le plus pertinent dans les domaines d'activité où le succès de l'entreprise dépend entièrement des qualités professionnelles de l'employé. Par exemple, dans le commerce. Si le vendeur traite les acheteurs de manière incorrecte, par ignorance ou par incapacité, cela affecte directement le résultat financier de l'entreprise - les revenus diminuent, les volumes de produits périmés augmentent. Dans le même temps, seule une vérification peut révéler si la raison de la diminution des revenus est la faible qualification de l'employé, et non un autre facteur. Dans cet exemple, un audit du personnel permettrait d'identifier un employé peu scrupuleux et de le remplacer à temps, avant que la société commerciale ne soit au bord de la faillite.

Audit complet du personnel

L'audit complet du personnel implique l'utilisation d'audits juridiques et de qualification, ainsi que toutes les méthodes disponibles pour évaluer et analyser les informations. Un tel contrôle permet d'évaluer l'état du personnel et d'identifier le potentiel du personnel de l'entreprise, d'identifier les violations légales existantes dans l'entreprise et de les supprimer avant qu'elles n'entraînent des pertes financières et personnelles indésirables.

Cette méthode de réalisation d'un audit du personnel présente, outre les avantages énumérés, deux inconvénients: elle coûtera plus cher et prendra plus de temps, car davantage de participants seront impliqués pour vérifier une grande quantité de données. C'est pourquoiil est logique de n'agir qu'en cas d'urgence: en cas de faillite ou de crise financière, lorsque le marché se rétrécit et que la concurrence s'intensifie.

Qui peut inspecter

L'audit du système du personnel peut être effectué à la fois par les employés de l'entreprise et par des organisations tierces. Dans le même temps, le problème se pose de déterminer le niveau de compétence de l'inspecteur, car le concept d'audit du personnel n'est pas fixé dans la pratique juridique et les instructions, normes et règles existantes sont destinées à l'audit des activités comptables. Mais l'exhaustivité et la fiabilité des informations reçues et la manière dont elles seront analysées et évaluées dépendent des mesures que le chef d'entreprise prendra pour améliorer la situation avec le personnel.

Cependant, une issue a été trouvée. Ainsi, en tant qu'instructions et règles de base pour l'organisation d'un audit du personnel dans une entreprise, les bases de l'audit financier peuvent être prises, et en particulier, les exigences relatives aux informations reçues et fournies telles que:

• objectivité;
• crédibilité;
• rapidité;
• honnêteté;
• plénitude.

En conséquence, l'auditeur doit non seulement respecter les règles de déontologie, être honnête et objectif, mais également respecter certaines règles lors de la collecte et du traitement des informations, ainsi que dans la préparation d'un rapport d'audit. Dans le même temps, il n'a pas besoin d'avoir un certificat spécial avec lui pour se livrer à une activité telle qu'un audit du personnel. Mais cela ne veut pas direqu'elle peut être effectuée par n'importe quel employé. Afin de résoudre les tâches d'un audit du personnel, l'inspecteur doit avoir un certain niveau de connaissances et de qualifications.

Réaliser un audit du personnel peut être soit un employé d'une entreprise spécialisée, soit quelqu'un du personnel de l'entreprise ayant un niveau d'éducation et de compétence suffisant. Le plus souvent, il s'agit de chefs de département, de comptables et d'autres spécialistes hautement qualifiés. Et ici, un dilemme se pose devant le chef d'entreprise: quoi de mieux, faire appel à un organisme spécialisé ou réaliser lui-même un audit ? La réponse à cette question dépend de facteurs tels que:

• Le coût du personnel hautement qualifié impliqué dans l'audit du personnel et le coût des services d'une société d'audit;
• Quantité d'informations nécessitant un traitement et conditions autorisées pour son traitement.

On pense généralement qu'un audit du personnel effectué par les employés d'une entreprise est moins cher, ce qui n'est pas toujours vrai. L'intervention de spécialistes externes est souvent beaucoup plus profitable s'il est nécessaire de réaliser un audit dans une grande entreprise, où le volume d'informations est très important. Les cabinets fournissant des services d'audit ont plus d'expérience, leurs employés sont plus qualifiés, au moins dans le domaine de l'audit du personnel, alors l'audit coûtera moins cher et mieux, et prendra moins de temps.

Audit des ressources humaines par vous-même, comment le mener

Si le chef d'entreprise décide malgré tout de faire un audit avec l'aide de ses salariés,il a besoin de connaître certaines fonctionnalités. Habituellement, l'objectif d'un audit du personnel dans ce cas est d'étudier le travail non pas de l'entreprise dans son ensemble, mais d'un département distinct, alors qu'il est nécessaire d'assurer le niveau maximal de confidentialité des informations.

Pour commencer, le responsable devra créer un groupe de travail, généralement composé de 4 à 5 personnes, et déterminer la personne responsable de la réalisation de l'audit et de la rédaction du rapport d'audit. L'ensemble du processus de préparation et de conduite peut être divisé en les étapes suivantes d'un audit du personnel:

1. Développer un plan d'action.
2. Détermination de la taille de l'échantillon: le nombre de salariés interrogés, le volume et le type de documents contrôlés. Plus l'échantillon est grand, plus le résultat est précis, mais plus la procédure de vérification prendra du temps.
3. Élaboration de formulaires de questionnaires, préparation de questions.
4. Vérification de la documentation du service du personnel, ainsi que des documents dans le domaine en cours de vérification.
5. Enquête et questionnement auprès des salariés de l'entreprise.
6. Analyse des informations collectées, y compris à l'aide de technologies informatiques et de programmes spéciaux.
7. Rédaction, sur la base des informations obtenues lors de l'audit, d'un rapport d'audit, dans lequel la personne responsable de la mise en œuvre de l'audit du personnel dans l'entreprise exprime son opinion sur l'état du personnel, ses qualifications et sa satisfaction à l'égard du travail conditions.

Le rapport d'audit est établi par écrit, une preuve y est jointe sous la forme d'un rapport sur les travaux effectués. Toutes les pages du rapport doivent être numérotées et classées dans une chemise. En général, toutou il n'y a pas de règles strictes pour rédiger une conclusion, ainsi que pour la mener, puisque le but d'un audit du personnel est d'obtenir des informations pour les utilisateurs internes, par conséquent, les données obtenues à la suite d'un tel audit ne sont publiées nulle part, et le plus souvent ils sont strictement confidentiels et leur divulgation est inacceptable. De plus, la confidentialité des informations doit être assurée, tant au stade de la planification que des résultats de la vérification. Il est souhaitable que les employés de l'entreprise ne soient pas au courant de l'inspection à venir. Cela contribuera à éviter la collusion entre eux, ce qui permettra d'augmenter l'objectivité et la fiabilité des informations reçues.

Méthodes de collecte et de traitement des informations

Les méthodes d'audit RH ne sont pas différentes de celles utilisées dans les audits comptables, seules des informations de nature et de finalité différentes sont obtenues. Ils utilisent principalement des formulaires pré-préparés de questionnaires et des listes de questions. Les informations obtenues lors de l'audit sur les employés de l'entreprise sont comparées aux exigences de base prescrites dans les manuels spécialisés, les descriptions de poste et les normes de qualité du travail.

Les informations obtenues lors de l'audit sous forme de questionnaires et d'enregistrements de réponses aux questions et autres documents reçus lors de l'audit sont collectées, triées et comparées en fonction de l'heure et du lieu où l'audit du personnel a été effectué. Le rapport établi sur la base des résultats de l'audit doit contenir, sinon tous les documents, du moins les plus importants d'entre eux.

Quelles tâches peuvent être résoluesaudit du personnel

L'audit du système du personnel permet de mieux évaluer le potentiel de l'entreprise et les qualifications du personnel. Cela permet d'identifier les employés les plus précieux de la main-d'œuvre et de leur fournir des emplois et des salaires plus conformes à leur niveau.

Comme l'expérience le montre, il est plus rentable pour un manager de faire progresser ceux qui travaillent déjà dans l'entreprise que d'en embaucher un nouveau. D'une part, cela augmentera le rendement des autres employés, car ils verront des perspectives de carrière, d'autre part, un nouvel employé peut ne pas s'enraciner dans l'équipe, et cela augmente le roulement du personnel, ce qui peut affecter négativement la performance de l'entreprise. Le roulement du personnel peut également être le résultat d'une mauvaise politique du personnel. Par exemple, si la complexité du travail ou le niveau de responsabilité et le niveau de paiement ne correspondent pas. Cela ne peut que révéler un audit du travail du personnel.

Un tel contrôle permet non seulement d'identifier les employés les plus précieux ou de se débarrasser des moins précieux, mais également de résoudre les problèmes directement liés au fait que l'organisation du travail est mal effectuée dans l'entreprise. Par exemple, lors d'une inspection dans l'un des ateliers, il a été révélé qu'en raison d'un mauvais placement des matériaux, les travailleurs passaient jusqu'à deux heures par jour à les livrer aux sites de traitement, car ils étaient stockés dans un entrepôt éloigné. En conséquence, du temps et des efforts ont été gaspillés. Les travailleurs se fatiguaient plus vite et perdaient leur concentration. Cela a affecté la qualité et le volume des produits. Sans audit du personnel, cette erreur systèmela production ne serait pas fixe, ce qui signifie que les ressources seraient gaspillées.

Responsabilité des auditeurs

L'auditeur n'est responsable que de son opinion telle qu'exprimée dans son rapport d'audit. En fin de compte, la décision sur les changements de personnel est prise par le chef de l'entreprise, et la tâche de l'auditeur est uniquement de lui faire part de l'état du personnel de l'entreprise, de son niveau de qualification, s'il y a des violations de la loi, de la discipline du travail, des mesures de sécurité, s'il existe vraiment des spécialistes hautement qualifiés. Indiquez les facteurs qui affectent négativement ou positivement le travail du personnel et l'utilisation rationnelle du temps de travail.

En conséquence, l'auditeur établit un rapport d'audit dans lequel il indique:

• quels événements ont eu lieu;
• combien de travail a été fait;
• quels problèmes et risques a-t-il rencontrés dans le cadre de son travail;
• ce qu'il faut faire pour corriger la situation si l'état du personnel ou la politique du personnel est négatif;
• conséquences possibles si les violations ne sont pas corrigées.

En soi, l'inspection ne résout pas le problème du personnel mal sélectionné ou des actions incorrectes des employés de l'entreprise, de leur violation des règles de sécurité ou du non-respect des instructions et des réglementations techniques. Le but d'un audit du personnel est d'identifier les forces et les faiblesses du système de gestion du personnel existant dans l'entreprise et de formuler des recommandations sur la manière d'éliminer les lacunes et d'améliorer ce système. L'auditeur neresponsabilité de l'état de la politique du personnel et des décisions que le responsable prendra en fonction des résultats de l'audit.

Où et comment embaucher des auditeurs pour contrôler le personnel

Ce type de service est principalement fourni par des sociétés de conseil et des agences de recrutement spécialisées dans le conseil et le recrutement pour d'autres entreprises. Il existe de telles organisations dans presque toutes les grandes villes. Ils annoncent le plus souvent leurs services dans les journaux et magazines publicitaires locaux ou sur des murs publicitaires spéciaux sur Internet. Certains ont un site Web officiel de l'entreprise.

Lors de l'embauche, un accord est établi entre une entreprise et une société fournissant des services d'audit du personnel, qui doit préciser les droits et obligations des parties et payer le service. Habituellement, les parties contractantes se rencontrent plusieurs fois avant de rédiger un contrat, discutant des nuances et des risques éventuels. Quelles activités seront réalisées. Un plan de travail approximatif est négocié (la société de conseil peut même soumettre un prospectus pour le plan d'audit RH).

Le principal avantage de faire appel à un organisme tiers spécialisé pour organiser un audit du personnel est l'indépendance de l'audit. Si un employé d'une entreprise, d'une manière ou d'une autre, dépend à la fois du manager et de la main-d'œuvre, alors l'auditeur externe a une indépendance presque totale. Son opinion est basée uniquement sur des faits observés.

L'audit RH est l'un des moyens les plus simples et les plus abordables de vérifier le système du personnel d'une organisation etdéterminer le potentiel des ressources humaines existantes de l'entreprise. Cette méthode de vérification fait partie intégrante de la comptabilité de gestion de l'entreprise et doit être effectuée régulièrement, quel que soit le résultat financier de ses activités.