Description du poste de chef de bureau avec fonctions de secrétaire : caractéristiques et exigences

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Même avec un personnel réduit, comprenant uniquement le chef d'entreprise et ses employés, il faut un employé responsable qui serait une force organisatrice capable de diriger et de contrôler le processus de travail - c'est l'idée qui détermine le texte de la description de poste du chef de bureau.

Ce poste exige que le candidat possède un ensemble de compétences spécifiques et une formation pertinente, ainsi que la capacité d'interagir avec les gens. Cependant, la liste des exigences ne se limite pas à cela.

Description du poste

Déjà au stade de la candidature à un poste, un candidat peut se familiariser avec l'acte normatif régissant ses droits, devoirs et responsabilités dans l'entreprise. Un tel document s'appelle une description de poste. Il se compose de cinq sections principales:

1. Dispositions générales. Ils contiennent toutes les informations organisationnelles: le nom de l'entreprise, le poste occupé et l'unité structurelle à laquelle elle appartient. Il indique également la subordination, la procédure de pourvoi d'un poste et de révocation, ainsi que les exigences en matière d'éducation et dequalifications.
2. Responsabilités. Cette section fournit une liste des responsabilités de l'employé, ainsi que des moyens de les mettre en œuvre.
3. Les droits d'un employé, c'est-à-dire toutes les opportunités supplémentaires qui contribuent à l'exercice efficace de ses fonctions.
4. Responsabilité. Conformément à cette section, la direction prend des décisions sur l'évaluation des performances, la promotion ou la sanction.
5. Relations. Cette section régit toutes les communications avec les divisions externes et internes qu'un employé peut avoir dans l'exercice de ses fonctions.

Principes de rédaction d'une description de poste

La base normative pour la préparation de ces documents est le Répertoire de qualification pour les postes de cadres, spécialistes et autres employés (1998). Lors de son élaboration, une grande attention a été portée à la description du poste et aux conditions d'exercice des fonctions par le salarié. Les détails du travail sont inclus dans le titre du document, par exemple, "Description du poste de secrétaire" (chef de bureau ou chef comptable).

De plus, s'il y a deux postes avec le même titre mais des tâches différentes, alors des documents différents doivent être préparés pour refléter ces différences. Les descriptions de poste du chef de bureau du responsable du personnel présentent certaines différences par rapport au même règlement pour le secrétaire.

Exigences pour un chef de bureau

Un candidat au poste d'une manière ou d'une autre devra gérer des personnes. Il peut s'agir de quelques personnes dans une petite entreprise ou de l'ensemble du personnel administratif d'une grande entreprise. Naturellement,le candidat doit être un utilisateur de PC confiant et être capable de travailler avec d'autres équipements de bureau (scanner, imprimante ou fax). Un chef de bureau est souvent un représentant d'une entreprise, donc un bon discours et la capacité à rédiger des lettres commerciales sont des prérequis. Très souvent, les entreprises exigent de ces employés qu'ils connaissent les bases du travail de bureau et du droit du travail. La connaissance d'au moins une langue étrangère est toujours une compétence souhaitable, mais lorsque vous postulez pour une grande entreprise, c'est déjà l'une des exigences obligatoires.

Dans certains cas, le chef de bureau doit combiner ses fonctions avec les fonctions d'autres employés. Cela conduit à une augmentation des compétences requises. Ainsi, un chef de bureau exerçant les fonctions de comptable doit avoir la formation appropriée et posséder des programmes spéciaux.

Principales responsabilités

La description de poste typique d'un gestionnaire de bureau avec des fonctions de secrétariat comprend les éléments suivants:

• gestion du courrier, entrant et sortant; leur redistribution au sein de l'entreprise;
• contrôle du calendrier d'exécution des obligations en vertu des contrats et accords;
• passer et recevoir des appels entrants;
• travailler avec les clients et les représentants des entreprises partenaires;
• surveiller la disponibilité de la papeterie nécessaire;
• maintenir le matériel de bureau en état de marche et appeler des spécialistes en cas de panne;
• répartition du temps dans l'horaire de travail (dans certainscas et pour le leader);
• organisation des événements nécessaires (réunions, conférences, voyages d'affaires, fêtes d'entreprise);
• procès-verbaux de réunions;
• mise à jour et ajout de nouveaux contenus sur le site Web de l'entreprise.

Cette liste ne comprend que les exigences de base. D'autres éléments peuvent être ajoutés en fonction des spécificités du contrat de travail en cours de conclusion. La description de poste d'un chef de bureau exerçant les fonctions d'un responsable du personnel, par exemple, demande à l'employé de conserver et de fournir tous les documents de rapport en temps opportun ou de remplacer le chef du service du personnel en cas d'absence.

Responsabilités supplémentaires

En plus des fonctions de base, la fiche de poste d'un office manager contient une liste de différentes tâches qui peuvent varier selon les activités de l'entreprise. Un directeur de bureau peut être sommé de travailler avec les autorités administratives, c'est-à-dire d'obtenir l'autorisation de faire du commerce, d'ouvrir une succursale d'une société ou une filiale, etc.

L'une des tâches les plus importantes est la gestion effective de l'entreprise en l'absence de son directeur. Bien sûr, cela n'est possible que si l'employé s'est imposé comme une personne responsable et fiable sur laquelle on peut compter. De plus, la description de poste d'un chef de bureau contient souvent une clause sur la nécessité de délivrer une procuration générale. Un tel document peutnécessaire, par exemple, pour recevoir du courrier de haute importance.

Exigences informelles

Les grandes entreprises permettent généralement aux candidats à ce poste de se familiariser à l'avance avec un exemple de description de poste de gestionnaire de bureau afin qu'ils soient pleinement conscients de la liste des exigences et des responsabilités.

Mais même avec de tels pouvoirs, le candidat doit comprendre qu'il reste l'un des nombreux employés de l'entreprise. À cet égard, il ne faut pas oublier ce qui n'est pas précisé dans la description de poste. Un chef de bureau exerçant les fonctions de secrétaire doit être une personne sensible au temps afin de pouvoir le répartir au besoin.

Tâches de workflow

L'exigence la plus importante pour son travail est l'efficacité, donc une personne occupant un tel poste est obligée de dépenser économiquement du matériel de bureau, de contrôler la quantité d'électricité consommée.

Pour les autres employés de l'entreprise, le chef de bureau est responsable presque au même titre que le chef. De ce fait, il doit s'assurer que les conditions de travail sont conformes aux normes sanitaires en vigueur et aux règles de sécurité. Enfin, dans l'exercice de ses fonctions directes, le chef de bureau a accès à la documentation secrète, l'une des exigences est donc la signature d'un accord de non-divulgation de secrets commerciaux ou de toute autre information qui pourrait nuire à la position de l'entreprise sur le marché.

Bureau droit-gestionnaire

Bien sûr, l'exercice d'un tel nombre de fonctions permet au salarié de bénéficier de droits particuliers. Ils sont également précisés dans la description de poste du chef de bureau. L'essence de certains d'entre eux, comme la capacité d'accéder à des informations confidentielles, découle directement de la nécessité de s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles. D'autres sont associés à des privilèges de puissance. Ainsi, le chef de bureau a le droit d'exiger du reste des employés qu'ils corrigent les erreurs qu'ils ont commises par négligence dans les documents de production, de fixer le montant des encouragements pour eux ou d'appliquer des sanctions aux négligents.

Souvent, le chef de bureau est le lien entre les employés et les cadres. Ce poste lui permet d'œuvrer pour de meilleures conditions de travail et de présenter des souhaits collectifs d'amélioration de la qualité du travail d'un seul service et de l'entreprise dans son ensemble.

Caractéristiques de la description de poste du chef de bureau du service des ventes

Les gestionnaires de bureau sont depuis longtemps indispensables dans les grandes et les petites entreprises, ils ont donc besoin de compétences particulières pour pourvoir un tel poste vacant. Un cas courant est lorsque plusieurs chefs de bureau travaillent dans la même entreprise avec des fonctions spéciales, sur lesquelles il y a un senior. Leurs descriptions de poste sont essentiellement les mêmes, mais diffèrent par un ensemble supplémentaire de fonctions.

Ainsi, si un office manager travaille au service des ventes, sa description de poste peut contenir des éléments tels que:

• rechercher de nouveaux points de vente;
• suivi des changements dans la structure de la demande;
• préparation des documents de reporting sur les ventes parfaites;
• travail direct avec le client pour recevoir les commandes et leur traitement ultérieur;
• travailler pour informer les clients sur les changements possibles dans la gamme de produits et le recalcul des prix;
• organiser les réunions nécessaires;
• signer des contrats de fourniture de biens.

D'autres exigences peuvent être liées aux spécificités des biens proposés par l'entreprise. Si l'entreprise est impliquée dans la vente et l'achat de biens immobiliers, les fonctions d'un directeur de bureau peuvent inclure la préparation de brochures d'information et la signature de documents spécifiques.

Responsabilité du chef de bureau

En cas de non-accomplissement de leurs devoirs, lors de la commission d'infractions, y compris la divulgation de secrets commerciaux, ou d'autres actions portant atteinte à l'image de l'entreprise, le responsable du bureau est responsable conformément aux normes du droit administratif, civil et codes pénaux. Si des dommages matériels ont été causés à l'organisation, la sanction est prononcée conformément aux dispositions du code du travail.