Comment remplir correctement le journal du caissier-opérateur : modèle et règles de base

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Caissier-opérateur de journal (livre) - un type de documentation qui doit être conservé pour chaque caisse enregistreuse de l'organisation. Dans le même temps, il est important non seulement de l'enregistrer et de l'émettre correctement, mais également de saisir les écritures quotidiennes dans ce livre comptable selon le schéma établi sans corrections. Analysons toutes les exigences actuelles pour le journal du caissier pour 2016-2017

Définition et rôle d'un journal

Un autre nom pour le livre de caisse est le formulaire KM-4. Il est obligatoire depuis le 25.12.1998 conformément au décret n° 132 du Comité national des statistiques. Pour chaque KKM (caisse enregistreuse), un tel document récapitulatif est requis. La tenue de ce journal est de la responsabilité du caissier, caissier qui sert les clients à l'aide de caisses enregistreuses et accepte les espèces de ces derniers en paiement de produits, services, travaux, etc. Ce livre est la principale documentation comptable pour la comptabilisation des fonds entrants.

Dans KM-4, les lectures prises à partir de KKM sont enregistrées quotidiennement,et les sommes d'argent passées par la caisse enregistreuse. Au début et à la fin de la journée, l'employé y note les relevés des compteurs KKM (le soi-disant rapport Z) - la différence entre eux sera considérée comme le revenu de la journée en cours. Le rôle principal du registre du caissier est de rapprocher le solde réel de l'argent dans la caisse enregistreuse avec ce que le distributeur automatique a compté.

Règles de formatage et de remplissage

Lors de l'enregistrement d'un journal de caissier-opérateur, il est important de prêter attention aux détails suivants:

• KM-4 est obligatoire pour flasher le livre entier ou seulement les feuilles.
• La signature sur la feuille de contrôle doit être des mains de l'entrepreneur individuel ou du chef de l'organisation. Il doit être attesté par un sceau, si celui-ci est utilisé par l'établissement.
• Dans le livre, chaque feuille doit être numérotée, en commençant par la première. Les pages n'ont pas besoin d'être numérotées.
• Sur la dernière feuille, une note est obligatoire: « Le journal numéroté, lacé et cacheté d'une signature (et d'un sceau)… feuilles. Une partie de ce texte doit figurer sur la feuille de contrôle.

Comment remplir correctement le journal du caissier-opérateur (vous verrez un exemple d'une entrée spécifique ci-dessous) ? Les règles sont:

• Vous ne pouvez écrire dans le livre qu'avec un stylo à bille ou un stylo à encre bleu foncé.
• Les inscriptions sont faites dans un ordre chronologique strict. Une ligne correspond à un jour de trésorerie.
• La source des enregistrements est uniquement le rapport Z - les informations ne doivent pas êtrele résultat de calculs indépendants. Si plusieurs rapports de ce type ont été enregistrés au cours de la journée de caisse, les données de chacun d'entre eux doivent être inscrites dans le livre.
• Chaque inscription doit être certifiée par la signature du caissier, de l'entrepreneur individuel et du gérant.
• Le livre ne doit pas contenir de corrections et de taches.

Si un caissier-opérateur fait une erreur dans une saisie déjà effectuée, vous pouvez la corriger en suivant les instructions ci-dessous:

• Les données incorrectes doivent être barrées, puis indiquer les informations correctes à côté, ainsi que la date de correction.
• Le caissier lui-même, ainsi que son supérieur immédiat, certifie la tache avec sa signature.
• Si l'ampleur de l'erreur est mesurée par plusieurs pages ou feuilles, il est permis de les barrer en croix.

Si toutes les taches sont corrigées selon le schéma spécifié, elles ne devraient pas être punissables pour l'employé.

Exigences relatives à la page de titre

La page de titre du journal du caissier-opérateur doit être rédigée comme suit avant la présentation directe du livre au bureau des impôts:

• Le nom complet de l'institution, son adresse doit être écrite en haut.
• Plus d'informations sur KKM - marque, type, modèle. Sur le côté droit - le numéro du fabricant et le numéro d'enregistrement, qui sont communiqués par le CTO ou l'inspecteur des impôts lors de l'enregistrement de l'appareil.
• Il est obligatoire d'indiquer quand le remplissage du livre a commencé, et par la suite - quand la dernière entrée a été faite.
• Il est nécessaire d'indiquer le poste et le nom complet de la personne responsable -caissière sous contrat de travail.

Remplacement du formulaire KM-4

Avant de commencer le travail, le livre du caissier doit être enregistré auprès du Service fédéral des impôts. À ce moment-là, il devrait déjà avoir une page de titre complète, une pagination et l'entrée de la dernière page qui affecte la feuille de contrôle a été cousue.

Un nouveau journal ne doit être démarré que lorsque l'ancien est complètement rempli (chaque formulaire est conçu pour 1000 entrées). La raison du remplacement peut également être la vétusté évidente du livre ou ses dommages importants.

Colonnes du journal KM-4 et leur signification, formules de vérification

En parlant de la façon de remplir correctement le journal du caissier-opérateur, dont vous avez déjà vu un exemple sur la photo, nous analyserons toutes les colonnes qui y existent, en révélant leur signification.

Compter	Nom	Information saisie
1	Date du changement	Entrez la date imprimée sur le chèque - Z-report
2	Numéro de département	La colonne est remplie s'il y a une division en sections au sein de l'organisation
3	Nom de la personne responsable	Si le journal est tenu par le même caissier, il est permis d'indiquer le nom complet dans la première ligne, et dans les lignes suivantes de mettre des tirets (--//--)
4	Comptage du numéro de série du compteur de contrôle en fin de quart	Le numéro ordinal du rapport Z est écrit - cette information y est visiblele plus
5	Rapport de mémoire fiscale (compteur de contrôle), enregistrant la somme des transferts de relevés de compteurs totaux	Certains caissiers notent ici le nombre de ventes par jour, d'autres reproduisent les informations de la colonne 4. La plupart conseillent de laisser cette section vide
6	Indications des compteurs sommateurs en début de journée	Total non réinitialisable de la fin du quart de travail précédent (rapport Z d'hier) - correspond aux données de la colonne 9 de l'entrée précédente
7	Signature du caissier
8	Signature de l'administrateur
9	Données des compteurs totalisateurs en fin de quart	Total non réinitialisable en fin de journée de travail
10	Montant des revenus quotidiens	Spécifié dans le rapport Z. Pour le vérifier, vous pouvez le calculer comme ceci: colonne 9 - colonne 6=colonne 10
11	Argent déposé	Montants en espèces donnés par le caissier au coffre-fort principal. Vous pouvez vérifier l'exactitude des calculs en utilisant la formule: colonne 10 - colonne 13 - colonne 15=colonne 11
12	Payé selon la documentation, pcs	Enregistre ici le nombre de produits dont l'achat a été payé par cartes, chèques de voyage, etc.
13	Payé selon les documents, frottez.	Montant des achats de la colonne 12
14	Total RUR loué	Le montant total remis au caissier en chef est indiqué - en espèces etsans numéraire. S'il n'y a pas eu de chèques frappés par erreur, retour de marchandises, alors les données d'ici sont égales à la colonne 10
15	Montants retournés aux clients sur les chèques KKM inutilisés	Chèques perforés par erreur, le retour des marchandises doit également être inscrit dans le formulaire KM-3
16	Signatures à la fin du quart de caissier, administrateur, chef	Les colonnes 17 et 18 peuvent être signées d'une seule main
17
18

Considérons le remplissage du journal sur un exemple précis.

Comment remplir correctement le registre du caissier-opérateur: exemple

Supposons qu'à la fermeture du quart de travail le 10 mai 2017, le caissier supprime le rapport n° 3210. Selon elle, le revenu journalier s'élevait à 23 845,12 roubles. Le total non réinitialisable était de 50645,20 roubles. Ses chiffres pour hier - 26800,08 roubles. Les marchandises ont été restituées pour un montant de 2114,50 roubles. Nous entrerons les informations dans KM-4.

Numéro de boîte	Informations
1	10.05.2017
2	---
3	Ivanova AA
4	3210
5	---
6	26800.08
7	(Signature)
8	(Signature)
9	50645.20
10	23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11	21730.62 (23845.12 - 2114.50)
12	---
13	---
14	21730.62
15	2114.50
16	(Signature)
17	(Signature)
18	(Signature)

Retour et stockage des fonds

Comment remplir le registre du caissier-opérateur ? L'échantillon démontre le retour des marchandises aux consommateurs. De telles situations, en plus d'être inscrites en KM-4, doivent être inscrites en KM-3. Le retour s'effectue via la caisse principale de l'organisation, moins souvent via le KMM d'un certain caissier.

Toutes les espèces entreposées dans le tiroir-caisse doivent être remises à la fin du quart de travail au superviseur immédiat, à l'entrepreneur individuel ou à la caisse principale. L'exploitant n'a pas le droit de disposer de ces sommes après avoir fait une écriture au journal.

Acquérir

L'acquisition est un paiement sans numéraire par carte bancaire. Cette innovation relativement récente prête parfois à confusion lors du remplissage du journal du caissier - la colonne des revenus quotidiens comprend un montant plus important que ce qui est stocké à la caisse. En outre, l'employé doit tenir un registre des consommateurs (conserver leurs copies de chèques pour lui) qui ont payé par virement bancaire.

Comment remplir correctement le journal du caissier-opérateur, les exemples de cet article l'ont clairement montré. Ce livre est l'un des plus importantsdocuments dans la conduite des activités de règlement et de trésorerie. Son absence, tout comme sa perte, entraîne des amendes infligées par les organes de contrôle du Service fédéral des impôts, tant à l'employé qu'à l'organisation.