Contrôle dans l'entreprise : outils, buts et objectifs

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Ceux qui entendent le mot "contrôler" pour la première fois s'imaginent généralement contrôler quelque chose, mais en fait ce n'est pas du tout le cas. Le contrôle dans une entreprise est un système complexe qui vise à améliorer les processus financiers, personnels et technologiques afin d'assurer le fonctionnement efficace de l'organisation dans son ensemble. Contrairement au contrôle, qui est conçu pour identifier les problèmes et les erreurs commises dans le passé, le contrôle cherche à construire un système de gestion des processus dans l'entreprise qui se concentre sur les affaires actuelles et futures. Pourquoi est-ce si important ?

Le service de contrôle de l'entreprise est un élément important, car ses employés peuvent minimiser la perte de ressources, analyser les plans actuels et futurs, et également identifier les erreurs possibles, c'est-à-dire celles qui peuvent être commises au cours de les activités de l'entreprise. Cependant, afin de comprendre ce qu'est ce type d'activité, il est important d'étudier plus en détail ses caractéristiques et ses points clés. Cet article discutera des concepts de base, des buts et des objectifscontrôle, ainsi que ses concepts, outils et fonctions.

Concepts et définitions

Le contrôle est une nouvelle direction dans le système de gestion, il n'y a donc pas aujourd'hui de définition univoque de ce concept. Cependant, il existe plusieurs définitions qui sont les plus populaires et reflètent l'essence de ce terme.

Son origine est liée au verbe anglais to control. En traduction, "contrôler" signifie "gestion, supervision, contrôle, gestion, régulation". Cependant, une telle description n'est pas suffisante pour comprendre l'essence de ce phénomène, il vaut donc la peine de considérer les deux définitions plus précises suivantes.

Le contrôle est un domaine d'activité distinct dans les organisations, qui est associé à la mise en œuvre de la fonction économique et vise à prendre les bonnes décisions stratégiques et opérationnelles par la direction.

Le contrôle est un ensemble d'actions visant à soutenir tous les processus avec les informations et le support analytique nécessaires pour prendre les bonnes décisions de gestion. Le plus souvent, ils visent à augmenter les bénéfices de l'organisation.

Le contrôle de gestion moderne dans une entreprise doit nécessairement inclure un système de gestion de la qualité, une gestion des risques et un système d'indicateurs clés, ainsi qu'une gestion des processus dans la mise en œuvre de tout type de planification.

Buts et objectifs

Sur la base des concepts de base, nous pouvons conclure que le principalle but du contrôle dans une entreprise est l'orientation de tous les processus de gestion vers la réalisation de certains objectifs, qui peuvent se traduire par l'amélioration des produits, l'atteinte d'un niveau de compétitivité adéquat, etc. En d'autres termes, l'objectif est de maintenir la gestion efficace de l'organisation. Quel est son but ?

En fonction de l'objectif, les tâches principales suivantes de contrôle lors de la gestion d'une entreprise sont distinguées:

• développement de la méthodologie de planification et de son organisation;
• comptabilité, y compris la collecte d'informations et leur traitement;
• contrôle;
• organisation d'événements spéciaux du système d'observation.

Ces tâches, résumées, ont des sous-tâches particulières qui doivent être exécutées par le service ou le département qui est chargé de la fonction de contrôle. Le développement d'une méthodologie de planification et de son organisation comprend les éléments suivants:

• assurer la création d'un cadre réglementaire qui aidera à mettre en œuvre les prévisions de développement des entreprises;
• fournir des conseils aux personnes qui élaborent des plans stratégiques;
• coordonner le travail dans la préparation de divers plans, dans la détermination des principaux objectifs de l'entreprise et de la budgétisation;
• participation aux discussions et définitions des paramètres (qualitatifs et quantitatifs) des travaux.

La tâche comptable comprend les éléments suivants:

• développement de la structure de transmission et de réception des informations;
• création d'un système d'information pour fournir des références, des informations etrend compte aux personnes responsables d'un certain processus dans la gestion de l'entreprise;
• déterminer la nécessité de fournir les informations nécessaires aux responsables ou autres personnes responsables;
• comparer les plans et les rapports et compiler des documents de rapport intermédiaires qui montrent l'avancement des plans;
• analyse des écarts par rapport aux plans, identification des causes possibles et élaboration de propositions pour prévenir l'influence des facteurs négatifs qui ont causé des perturbations dans le travail.

La tâche de contrôle comprend:

• surveiller la mise en œuvre des plans visant à atteindre les objectifs stratégiques;
• surveiller l'état des conditions environnementales liées à l'élaboration des plans stratégiques;
• surveiller les faiblesses qui ont été identifiées lors de la planification ou de l'examen des progrès du programme.

La tâche d'organiser des événements pour un système d'observation spécial prévoit ce qui suit:

• élaboration d'un cadre réglementaire pour obtenir et fournir des informations au sein de l'organisation;
• développement d'activités fournissant des informations supplémentaires et un soutien analytique.

La comptabilité occupe une place particulière dans le système de contrôle des finances, du personnel et des ressources. En règle générale, le reporting traditionnel implique une focalisation sur le passé et une présentation de données factuelles sur les processus et phénomènes passés, tandis que le reporting dans le contrôle de gestion est axé sur l'avenir.

Ainsi, vous pouvez voir que l'organisation du contrôle dans l'entreprise contribue à la créationcontrôle actuel des processus afin de déterminer les conséquences de certaines décisions de gestion. On peut également dire que l'introduction du contrôle de gestion permet d'éviter à la direction de l'entreprise de prendre des décisions irréfléchies ou non rentables entraînant un gaspillage de ressources.

Méthodes

Pour remplir toutes les tâches définies lors de la gestion d'une organisation, le contrôle implique l'utilisation des méthodes scientifiques générales suivantes:

• analyse;
• déduction;
• induction;
• spécification;
• abstraction;
• synthèse;
• analogie;
• simulation.

Après avoir considéré les buts, les objectifs et les méthodes de ce domaine d'activité, il est extrêmement important de s'attarder sur ses fonctions.

Fonctions

Le système de contrôle de l'entreprise comprend des fonctions de base telles que:

• informatif;
• comptabilité et contrôle;
• analytique;
• fonction de planification.

Et aussi, conditionnellement, trois fonctions peuvent être distinguées, qui seront une combinaison de ce qui précède - service, commentaire et gestion.

Raisons du contrôle

Au tournant des XIXe et XXe siècles, de nombreux dirigeants américains dans le processus de gestion des organisations ont été confrontés à un besoin urgent d'améliorer les méthodes de comptabilité économique et de contrôle financier. Les premières tentatives d'amélioration du système comptable ressemblaient à cecimanière - les chefs d'entreprises ont confié au financier en chef et au secrétaire de la société la tâche de fournir des informations analytiques sur les questions de la partie économique et économique. Ainsi, une relation de travail étroite s'est instaurée entre le service financier et la personne qui assiste le directeur général. Par la suite, il a été constaté qu'en raison de la variété des informations et de la nécessité de les détailler, il est plus opportun de confier cette tâche à des fonctionnaires individuels. Ainsi, l'introduction du contrôle dans l'entreprise a eu lieu.

Les conditions préalables suivantes pour l'émergence du contrôle peuvent être distinguées:

• crise économique mondiale;
• complication et durcissement de la fiscalité des entrepreneurs;
• complication des formes de financement.

Le développement du contrôle en tant que branche de la science économique est dû aux raisons suivantes:

• internationalisation et différenciation des entreprises;
• changement de technologies impliquées dans les zones de production;
• complication du système de gestion d'entreprise;
• complication de l'environnement externe;
• complication des processus de communication pour la prise de décisions de gestion, ce qui a conduit à un besoin urgent de personnel compétent dans le domaine de l'ingénierie et de l'organisation des systèmes.

Aujourd'hui, de nombreux chefs d'entreprises étrangères notent qu'après la création de départements de contrôle dans l'entreprise, par exemple, les revenus de l'entreprise ont augmenté, l'utilisation des ressources financières, humaines et autres est devenue plus correcte et a réussi à un manière significative.réduire les coûts.

Le service de contrôle de l'organisation est confronté à une tâche très sérieuse - assurer la collecte et la préparation rapides d'une analyse détaillée des informations sur tous les coûts disponibles afin de gérer l'entreprise. Le directeur de l'entreprise, le chef du service financier et les chefs des départements de production doivent recevoir des informations en temps opportun et de manière régulière afin qu'en cas d'écarts éventuels, ils puissent prendre les bonnes mesures et corriger le travail de l'ensemble de l'entreprise.

Concepts

Aujourd'hui, le concept allemand et américain de contrôle se distingue dans la littérature économique. En général, ces concepts sont très similaires les uns aux autres, mais leur principale différence est que le premier est plus axé sur la prise en compte des problèmes de comptabilité interne et d'analyse de l'environnement interne de l'organisation, et le second est plus axé sur les problèmes de l'environnement externe avec lequel l'entreprise est étroitement interconnectée.

Il convient de noter que le concept allemand a été largement accepté. Selon ce concept, la tâche centrale est de résoudre les problèmes de comptabilité interne sous une forme planifiée, de contrôle et documentaire.

Le concept américain met également au premier plan la solution des problèmes liés à la forme planifiée, de contrôle et documentaire de la comptabilité interne, mais ici la place centrale est également accordée à la résolution des problèmes d'évaluation de l'environnement externe et de son détail analyse.

Outils

Les outils de contrôle sont un ensemble d'actions qui vous permettent d'effectuer certaines fonctions et tâches. Ces outils peuvent être classés commecritères:

• période de validité (stratégique ou opérationnelle);
• portée (dépend des tâches).

Afin de bien comprendre quels sont les principaux outils utilisés pour contrôler et dans quelles circonstances ils sont les mieux utilisés, considérez le tableau ci-dessous.

Champ d'application	Boîte à outils	Période de validité
Comptabilité	Rapports d'activités commerciales Formulaires d'enregistrement Chiffres comptables Méthodes d'analyse des rapports	Opérationnel
Organisation des flux d'informations	Système de gestion de documents	Stratégique
Planification	Travailler avec les volumes de commandes Analyse du point de rupture Analyse ABC Analyse des faiblesses de l'entreprise Analyse des projets d'investissement Analyse des remises Analyse des modèles de vente et de consommation Évaluation de la rentabilité du démarrage de la production de matières premières pour la fabrication de nos propres produits Estimation de la courbe d'apprentissage Méthodes logistiques Analyse comparative Évaluer le potentiel de l'entreprise Analyse SWOT Cartes de perception Mesure de la qualité de service Diagramme de Gantt Calcul du niveau d'inventaire Planification des capacités Prix Analyse des barrières à l'entrée Planification du réseau et plus	Stratégique
Suivi et contrôle	Système d'alerte précoce Analyse des coûts Analyse de la correspondance des indicateurs (prévus et réels) Analyse des écarts	Stratégique

La question du choix des outils de contrôle doit être abordée avec une extrême prudence. Par exemple, pour une organisation opérant sur un marché oligopolistique ou monopolistique, il est absolument inutile d'utiliser l'analyse des concurrents.

Les outils ci-dessus de contrôle des finances peuvent grandement simplifier la procédure de développement économique et la préparation de la documentation de planification et de rapport.

Contrôle stratégique et opérationnel

Il existe deux types de contrôle, qui diffèrent par la période de leur action, ainsi que par les tâches et les moyens de les résoudre.

Le contrôle stratégique vise la mise en œuvre de programmes, de stratégies à long terme. Son objectif est de former un système de planification clair qui vous permettra de gérer l'entreprise de manière fiable, ce qui entraînera une augmentation des bénéfices.

A. Galweiter (scientifique-économiste) a identifié dans ses écrits huit domaines que le contrôle stratégique devrait couvrir, à savoir:

1. Déterminer l'exhaustivité des plans de l'entreprise, ainsi que leur contenu formel et financier.
2. Contrôle des instablesconditions au sein de l'organisation et dans l'environnement externe, qui sont étroitement liées à la mise en œuvre des plans stratégiques de l'entreprise.
3. Contrôle de l'adoption des décisions importantes et de leur mise en œuvre, en fonction du calendrier.
4. Suivi de la mise en œuvre des plans, en particulier aux étapes difficiles ou importantes de sa mise en œuvre.
5. Réponse rapide aux conditions externes et internes défavorables qui peuvent causer un préjudice financier à l'organisation ou donner un sous-produit de l'activité.
6. Suivi de la situation stratégique de l'entreprise sur la base d'examens réguliers.
7. Vérification de la délimitation des unités stratégiques de l'entreprise.
8. Vérifier le respect des principes fondateurs de l'entreprise, préalablement définis.

Les tâches suivantes de ce type de contrôle peuvent être distinguées:

• définir des objectifs quantitatifs et qualitatifs;
• responsabilité de la planification;
• élaborer un système de stratégies alternatives;
• détermination des points critiques dans l'environnement interne et externe pour le système de stratégies alternatives;
• identifier et gérer les faiblesses organisationnelles;
• formation d'une carte de pointage;
• gestion des déviations et de leurs indicateurs;
• gestion de la motivation dans une institution;
• gérer le potentiel économique.

Le contrôle opérationnel dans une entreprise diffère du contrôle stratégique en ce sens qu'il vise à aider les managers à atteindre des résultats dans des objectifs à court terme. Il convient de noter que sa tâche principale est de prévenir une crisestatut dans l'organisation et suivre l'avancement actuel des activités planifiées.

Pour comprendre les différences entre ces deux espèces, considérez le tableau ci-dessous.

Panneaux	Contrôle stratégique	Contrôle opérationnel
Orientation	Environnement interne Environnement externe	Rentabilité Efficacité économique
Niveau de contrôle	Stratégique (à long terme)	Tactique et opérationnel
Objectifs	Créer les conditions de survie Mise en œuvre des mesures anticrise Maintenir un potentiel réussi	Garantir liquidité et rentabilité
Tâches principales	Définir des objectifs quantitatifs et qualitatifs Responsabilité de planification Développer un système de stratégies alternatives Détermination des points critiques dans l'environnement interne et externe pour le système de stratégies alternatives Identification et gestion des faiblesses organisationnelles Analyse coût-efficacité	Assistance méthodologique dans l'élaboration du budget Recherche des faiblesses pour le contrôle tactique Détermination de l'ensemble des indicateurs contrôlables conformément à labuts Comparaison des indicateurs prévus et réels Détermination de l'impact des déviations sur l'exécution des plans en cours Motivation

Relation entre contrôle opérationnel et contrôle stratégique

Ces deux types de contrôle font partie intégrante l'un de l'autre. La tâche la plus importante du contrôle stratégique est d'assurer l'existence à long terme d'une entreprise particulière, et opérationnelle - la planification actuelle et la mise en œuvre de certains plans de profit.

La relation entre ces deux types peut être représentée par de tels dictons:

• "faire ce qu'il faut" est un contrôle stratégique;
• "faire ce qu'il faut" est opérationnel.

Ainsi, nous pouvons conclure que le contrôle opérationnel fait partie intégrante de la mise en œuvre du contrôle stratégique.

Présentation et organisation du service

Si le chef d'entreprise a décidé de mettre en place un système de contrôle, il devra d'abord apporter des modifications à la structure organisationnelle et créer un service (département), qui doit être directement subordonné au directeur général ou au chef exécutif. Le service de contrôle peut comprendre les spécialistes suivants:

• chef de service;
• contrôleur-conservateur des ateliers (divisions/divisions/départements);
• contrôleur de gestion;
• Spécialiste des systèmes d'information.

Si les volumes de production oula taille de l'organisation est petite, vous pouvez alors combiner les fonctions de ces domaines et exclure un poste.

Pour la bonne organisation du travail lors de la mise en œuvre d'un tel système, chaque spécialiste doit recevoir des descriptions de poste, dont la fonctionnalité sera déterminée en fonction des besoins de l'entreprise.

Chaque dirigeant, en particulier les entreprises situées dans les territoires post-soviétiques, doit se rappeler que l'introduction de méthodes de gestion innovantes peut provoquer des critiques de la part du personnel, voire dans certains cas un rejet complet. Par conséquent, avant de commencer les travaux du service de contrôle, il est nécessaire de présenter les innovations et de porter à l'attention de tous les employés les principales tâches, objectifs et principales fonctions que cette unité structurelle exécutera.

Il convient également de noter que la mise en œuvre d'un tel service doit être échelonnée et inclure une étape préparatoire au cours de laquelle l'état de l'entreprise est étudié, puis la mise en œuvre elle-même et enfin une étape d'automatisation, si nécessaire.

Conclusion

En général, le contrôle reflète un large éventail de disciplines scientifiques, économiques et managériales - gestion, planification stratégique, cybernétique, théorie économique, etc. Grâce à cela, un manager professionnel ou une équipe de plusieurs spécialistes chargés de la fonction de contrôle est en mesure de résoudre les problèmes de production, économiques et de personnel, en tenant compte de la diversité et du large éventail de problèmes de cette activité. C'est pourquoi la présence d'un système de contrôle établi dans l'entreprise permet de résoudre et souvent de prévoir les problèmes, ce qui, à son tour, conduit à une réponse rapide et à la minimisation de divers coûts et de graves pertes financières.