Supplément pour la nature itinérante du travail : procédure de calcul, règles d'inscription, régularisation et paiement

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Dans de nombreuses entreprises, le travail de certaines catégories d'employés se déplace. Tout d'abord, nous parlons de chauffeurs transportant du personnel, transportant des produits, des matériaux et d'autres marchandises. Dans l'article, nous parlerons du paiement supplémentaire pour le caractère itinérant du travail, de la fiscalité et de la comptabilisation de l'indemnité.

Informations générales

L'indemnité de déplacement est-elle toujours requise ? Essayons de comprendre.

Si l'activité de travail du salarié est liée à des déplacements, l'employeur doit compenser les dépenses engagées sur la base des données du rapport préalable, ainsi que sur présentation des billets et des chèques. Entre-temps, la législation prévoit un autre moyen de récupérer les coûts.

L'employeur peut verser une indemnité forfaitaire pour les déplacements professionnels. Les conducteurs, en règle générale, sont assez satisfaits de cette compensation. Le montant du paiement supplémentaire est déterminé par le chef d'entreprise etapprouvé par un document local.

Il faut dire ici que les inspecteurs ne reconnaissent pas toujours l'indemnité pour le caractère itinérant du travail comme compensation au sens des dispositions de l'art. 168.1 CT. S'il n'y a pas de documents confirmant les dépenses de l'employé, l'employeur peut être tenu de facturer des cotisations supplémentaires.

Remboursement des documents

Si l'employé fournit des documents confirmant ses frais de voyage, l'employeur les indemnise après coup. Cela signifie que l'employé recevra exactement le montant qu'il a dépensé. Cette option est généralement utilisée lorsque les employés sont envoyés pour de longs voyages d'affaires dans d'autres régions ou à l'étranger. L'employeur rembourse à ces salariés les frais de déplacement et d'hébergement. Dans le même temps, l'employeur doit décider s'il souhaite retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les cotisations aux fonds sur cette compensation. Répondons à cette question tout de suite.

Les frais de rémunération sont inclus par l'employeur dans les dépenses prises en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu. Conformément au paragraphe 11 du paragraphe 1 de l'art. 217 du Code des impôts, il n'est pas nécessaire de prélever l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur le remboursement. Cette règle s'applique à la totalité du montant spécifié dans la convention collective ou de travail ou dans un autre acte local de l'entreprise. Quant aux primes d'assurance, elles ne doivent pas non plus être facturées (clause 2, partie 1, article 9 212-FZ du 2009-07-24).

Difficultés dans la pratique

Il faut cependant dire que la FSS et la CRF pensent parfois que l'employeur est obligé de calculer les cotisations à partir du montant de l'indemnisation. Ils justifient leur position en disant quenature itinérante des indemnités de travail et des paiements - ce sont des éléments du salaire. Les inspecteurs des fonds confirment leurs arguments avec les dispositions de l'art. 129 du Code du travail, qui définit les gains. En conséquence, après les inspections, l'employeur est passible d'amendes et de pénalités, et est obligé de facturer des cotisations supplémentaires. De telles décisions, bien sûr, doivent être contestées. Dans la plupart des cas, les tribunaux prennent le parti de l'employeur, citant les arguments suivants:

1. Le remboursement du travail est soumis à l'approbation de l'employeur.
2. La compensation est nécessaire pour couvrir les dépenses supplémentaires de l'employé qu'il encourt pendant l'exercice de sa fonction de travail.
3. Les montants de remboursement ne peuvent en aucun cas être inclus dans les revenus, il n'est donc pas nécessaire d'accumuler des cotisations.

Liste des pièces justificatives

Le supplément pour le caractère itinérant du travail est facturé sur présentation de pièces justificatives. Une liste spécifique de documents est déterminée et approuvée par le chef d'entreprise. Il est conseillé de former deux listes - pour les trajets proches et longs. Dans ce cas, les exigences de l'employeur deviendront plus claires.

Les frais de déplacement de l'employé peuvent être vérifiés:

1. Tickets de métro, bus, trolleybus, etc.
2. Itinéraire, lettre de voiture, reçus, chèques (lorsque vous utilisez un transport personnel).

Les frais de séjour sont confirmés par les documents reçus à l'arrivée. Il peut s'agir d'un reçu délivré par l'administrateur de l'hôtel, d'un contrat de location à court terme.

Réponses aux questions supplémentaires des inspecteurs surdes majorations pour le caractère itinérant du travail peuvent être données en se référant aux documents attestant le mouvement des employés. Il s'agit notamment de la liste des postes fixée par l'acte local, des conditions stipulées dans le contrat de travail, des notes de service, des revues, etc. Les inspecteurs doivent être munis de tout document confirmant les déplacements.

Fonctionnalités de documentation

Pour assurer le contrôle des déplacements quotidiens des collaborateurs, il est conseillé de créer un carnet de déplacements professionnels. Ce document peut être conservé par le chef du service concerné ou un autre employé responsable.

La planification et le contrôle des trajets individuels peuvent être effectués à l'aide de mémos. Le salarié le rédige au nom du chef. Dans une note de service, le salarié indique les motifs du déplacement, les buts et les objectifs. Le document doit être remis à l'employeur pour approbation.

La réglementation en vigueur aujourd'hui n'établit pas une forme unique de notes et de journaux comptables. En conséquence, la direction de l'entreprise peut approuver ses formulaires. Pour introduire la documentation en circulation, le directeur émet un ordre approprié.

Nuances

L'indemnité pour le caractère itinérant du travail est fixée en fonction de:

• fréquences de voyage;
• durée du voyage d'affaires;
• difficulté de la tâche, etc.

Vous pouvez également prendre en compte les qualifications et l'expérience professionnelle d'un employé en particulier. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'installerun montant pour tous.

Flux de travail simplifié

Comme le montre la pratique, il est loin d'être toujours possible pour un employé détaché de conserver des papiers d'acquittement. Il arrive qu'à la date de déclaration, certains billets soient perdus, il n'y a pas de chèques de stations-service, de reçus, etc. Mais sans eux, l'employé ne sera pas remboursé pour ses dépenses. Pour de tels cas, un flux de travail simplifié est fourni.

Le chef d'entreprise détermine et approuve le montant de l'indemnité pour le caractère itinérant du travail. Ce montant doit inclure:

1. Tarif moyen dans les transports en commun.
2. Payer le loyer.
3. Réparations de véhicule imprévues ou mineures.
4. Services de communication (téléphone portable, fax).

Il est conseillé d'établir un supplément forfaitaire pour le caractère itinérant du travail des chauffeurs, transitaires, marchandiseurs et autres employés qui exercent une fonction de travail en dehors de l'entreprise, mais dans la même localité.

Le bonus est également accordé si l'employé:

• dépense généralement le même montant en voyages;
• ne dépense pas d'argent pour se loger et voyager dans une autre région ou à l'étranger.

Si un salarié a un paiement supplémentaire pour le caractère itinérant du travail, il n'a pas besoin de retirer les billets, chèques et autres pièces justificatives. Et une compensation lui sera versée à la fin du mois.

Procédure générale de calcul

Conformément à la partie 2 de l'art. 168.1 du Code du travail de la Fédération de Russie, paiement supplémentaire pour la nature itinérante du travailapprouvé par le chef d'entreprise et fixé dans l'acte local de l'entreprise.

Le montant de l'allocation est déterminé par l'employeur de manière indépendante. La formulation dans l'acte local de l'entreprise peut être la suivante: « Instaurer une rémunération complémentaire pour le caractère itinérant du travail. Le montant de l'indemnité est de 10 % du salaire de base. Le gestionnaire, à sa discrétion, peut fixer un montant fixe.

Lors de la détermination du supplément pour la nature itinérante du travail, l'employeur doit être guidé par:

1. Actes réglementaires adoptés pendant la période soviétique. À l'heure actuelle, malgré le fait que l'URSS a cessé d'exister, de nombreux documents juridiques approuvés au cours des années de son existence sont valides. Ainsi, le décret du Conseil des ministres de la RSFSR de 1978 n ° 579 a établi un paiement supplémentaire pour la nature itinérante du travail - 20% du salaire. Elle peut être acquise aux salariés qui travaillent dans les transports routiers et fluviaux. Dans le même temps, seuls ceux qui voyagent pendant 12 jours ou plus reçoivent un paiement supplémentaire pour la nature itinérante du travail.
2. Accords sectoriels et régionaux. Par exemple, les travailleurs de la voirie peuvent recevoir jusqu'à 20 % de majoration, en fonction du nombre de jours passés sur la route. La clause correspondante est présente dans la clause 3.6 de l'accord fédéral de l'industrie sur les installations routières.

Si le montant de l'indemnité n'est pas prescrit ni dans les lois adoptées pendant la période soviétique ni dans les accords industriels (régionaux), le directeur a le droit de le déterminer à sa discrétion.

Certains managers croient à tort que l'organisme responsable defixer le montant de la rémunération complémentaire pour le caractère itinérant des travaux, - la Chambre des Comptes. Il faut dire tout de suite que cette structure n'a rien à voir avec la détermination du montant des paiements.

Allocation de travail de voyage: fiscalité

Lorsqu'un employeur, dans le but de simplifier le flux de travail, compense les frais de déplacement en accumulant des paiements supplémentaires, l'IFTS peut avoir des réclamations. Entre-temps, une pratique assez stable s'est maintenant développée. Malheureusement, ce n'est pas en faveur de l'employeur. Les tribunaux et les autorités de régulation ne contestent pas le droit de l'employeur d'établir un complément de rémunération. Cependant, ils estiment que le paiement fixe devrait être soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux contributions aux fonds. Les arguments sont les suivants.

La loi prévoit deux types de paiements. Le premier comprend les rémunérations qui agissent comme des éléments de rémunération. Ils sont établis en raison du fait qu'un citoyen travaille dans des conditions particulières. C'est sur cette compensation que les impôts et les contributions aux fonds sont retenus. Le deuxième type de paiement est le remboursement des dépenses engagées par un employé dans l'exercice d'une fonction de travail. Les cotisations et les taxes ne sont pas retenues sur ces montants.

Selon de nombreux experts, le supplément forfaitaire mensuel ne peut pas être considéré comme une compensation au sens de l'art. 168.1 CT. Le fait est que l'employeur ne rembourse pas au salarié les frais réels encourus. En d'autres termes, le montant de l'indemnisation ne dépend pas du montant des dépenses.

Supplément de rémunération prévu pourle travail ou la convention collective ne peut être considérée comme une indemnisation au sens de l'art. 164 savoirs traditionnels. Cela est dû au fait que lorsqu'il est accumulé, le salaire d'un employé qui exerce ses fonctions de travail lors de voyages augmente.

Explications du soleil

Fin 2015, la Cour suprême a pris la position de l'employeur. Dans son examen de la pratique pour 2015, la Cour suprême a indiqué qu'à des fins fiscales, la nature du paiement sera importante, selon laquelle le montant fait partie des compensations prévues à l'art. 164 savoirs traditionnels. Selon cette règle, la rémunération est un paiement monétaire établi pour rembourser aux employés les dépenses qu'ils ont engagées dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions de travail. Dans le même temps, la Cour suprême a indiqué que le nom du paiement n'a pas de signification décisive. Il peut s'agir d'une indemnité, d'un supplément, d'un avantage, d'une augmentation de salaire, etc.

Les autorités de l'État, cependant, ne veulent pas vraiment soutenir la position de la Cour. Par exemple, pour le ministère du Travail, une condition préalable au versement d'une indemnité à un employé est la fourniture de documents confirmant les dépenses pendant le voyage. Par conséquent, les entreprises qui ne prévoient pas de prélever des impôts et de verser des contributions aux fonds à partir de surtaxes devront défendre leur position devant les tribunaux.

Comptabilité

Comment comptabiliser les versements destinés à compenser les dépenses engagées par les salariés lors d'un déplacement professionnel ?

Conformément aux instructions pour le plan comptable de la comptabilité, approuvé par arrêté du ministère des finances n° 94n du2000, pour résumer les informations sur tous les règlements avec les employés de l'entreprise, à l'exception des transactions salariales et des règlements avec les employés responsables, le compte est utilisé. 73. Les informations sur les règlements avec le personnel concernant les montants reçus au titre des dépenses de fonctionnement et d'administration figurent dans le compte. 71. Dans le même temps, de nombreux experts estiment que l'utilisation de ce compte sera incorrecte si l'entreprise n'émet pas de fonds pour les rapports, mais rembourse les frais engagés par l'employé. Compte tenu de cela, le comptable doit effectuer les écritures suivantes:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - acceptation de décompte des dépenses sous forme de remboursement du coût des dépenses après leur confirmation.
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Paiement de l'indemnisation des accidents du travail.

Si guidé par les dispositions de l'art. 129 du Code du travail, les compléments de rémunération, les indemnités, y compris pour le travail dans des conditions particulières, sont reconnus comme un élément de rémunération. En conséquence, le comptable effectue les écritures suivantes:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - accumulation de salaire à un employé avec un supplément.
• Dt sch. 70 kt. 68 - retenir le montant de l'impôt sur le revenu des particuliers sur les revenus.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - accumulation des primes d'assurance.
• Dt sch. 70 kt. 50 - paiement du salaire avec majoration.

Selon les experts, une telle délimitation comptable permettra à l'employeur de séparer plus facilement les montants soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance, et les fonds exonérés d'impôt.

Conclusion

Le workflow simplifié n'est pastoujours entre les mains de l'employeur. Si l'employeur envisage de considérer que les indemnités de déplacement ne sont pas des éléments du salaire, il existe alors un risque de réclamations auprès des autorités de régulation. Dans de tels cas, il est conseillé d'étudier plus en détail la jurisprudence sur cette question.