Paiement du carburant et des lubrifiants : exécution du contrat, procédure de calcul, règles et caractéristiques d'enregistrement, régularisation et paiement

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Des situations surviennent souvent lorsque, en raison des besoins de production, un employé est obligé d'utiliser sa propriété. Il s'agit le plus souvent de l'utilisation de la machine. De plus, l'employeur est tenu de compenser cela: paiement du carburant et des lubrifiants (POL), amortissement et autres frais. Comment le rendre aussi efficace que possible ?

Cadre législatif

Peu de gens comprennent même ce que signifie payer pour le carburant et les lubrifiants et une compensation pour l'utilisation de véhicules personnels. Et les employeurs en profitent. Bien que leur obligation d'indemniser le salarié pour les frais soit inscrite à l'article 188 du code du travail. Cependant, comme on le verra ci-dessous, son utilisation n'est pas la meilleure option. Des informations beaucoup plus utiles sont contenues dans les Codes civil et fiscal. Pour profiter de tous les avantages qu'ils offrent, vous devez aborder le problème correctement.

Comment ça marche en pratique ?

Souvent, un employé a le choix: soit vous partez 300 km dans une autre ville dans la chaleur en bus,ou conduisez votre propre voiture. Il ne lui vient jamais à l'esprit que les dépenses pour payer le carburant et les lubrifiants et non seulement peuvent et doivent lui être indemnisées. Les entreprises profitent de l'analphabétisme juridique des salariés. La plupart ne savent pas ce que sont le carburant au travail et la compensation des coûts.

Soit dit en passant, cela s'applique non seulement à la voiture, mais également à tout autre bien personnel que l'employé utilise dans l'exercice de ses fonctions officielles. Seul le transport personnel est utilisé le plus souvent. En conséquence, le paiement du carburant et des lubrifiants aux employés aux frais de l'employeur est la norme. Bien que tous les employeurs n'acceptent pas de payer.

Deux exemples

Tous ceux qui ont déjà essayé de travailler comme représentant commercial en ont fait l'expérience. Un autre exemple où les employés utilisent le plus souvent leur propre moyen de transport est le taxi. Pour recevoir une compensation, l'employé doit utiliser une voiture ou un autre bien uniquement avec la connaissance et la permission de la direction. Et tout doit être documenté.

Paiement du carburant et des lubrifiants aux employés - qu'est-ce que c'est ?

Souvent, même le personnel comptable ne connaît pas la réponse à cette question, encore moins les employés ordinaires. Beaucoup de gens pensent que le carburant et les lubrifiants ne sont que du carburant: essence ou carburant diesel. Ce n'est pas tout à fait vrai. En fait, beaucoup plus de choses sont appelées carburants et lubrifiants (carburants et lubrifiants):

• beurre;
• antigel - en hiver;
• autres consommables nécessaires.

En conséquence, le paiement du carburant et des lubrifiants ne comprend pas seulement le coût du carburant.

Comment le rendre officiel ?

Il y a 3 façonsformalisez vos accords avec l'employeur:

• avenant au contrat de travail;
• contrat de location de voiture;
• contrat de fourniture de services de transport.

Chacun d'entre eux a ses avantages et ses inconvénients. Examinons-les en détail ci-dessous.

Avenant au contrat de travail

Le plus simple est de conclure avec l'employeur un avenant au contrat de travail. Cependant, plus simple ne veut pas dire plus efficace: il ne sera pas facile pour les salariés de se faire payer le carburant et les lubrifiants aux frais de l'employeur. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'un tel accord.

Cela devrait être clairement indiqué:

• marque et caractéristiques du véhicule;
• le montant de l'indemnité mensuelle et les frais que l'employeur indemnise également: paiement du carburant et des lubrifiants, réparations courantes et majeures, diagnostic et entretien, assurances;
• date limite à laquelle le rapport sur les coûts réels doit être soumis;
• termes dans lesquels l'employeur indemnise les dépenses de l'employé.

L'employé doit souvent voyager sur les instructions de la direction, ou la nature itinérante du travail permet l'exercice de ses fonctions officielles. En effet, selon la loi, le paiement du carburant et des lubrifiants lors de l'utilisation de véhicules personnels, ainsi que la compensation d'autres dépenses, n'est possible que s'il existe un besoin de production.

Chaque mois, l'employé soumet un rapport sur ses déplacements, où il indique:

• date de voyage;
• heure de départet retour;
• destination;
• but du voyage.

De plus, ce document doit contenir la date de compilation et la signature de l'employé.

Les avantages et les inconvénients d'un accord complémentaire

La compensation des dépenses du salarié dans le cadre d'un contrat de travail profite avant tout à l'employeur. Après tout, vous pouvez toujours le limiter à la taille prévue par le décret gouvernemental n° 92 du 8 février 2002: 1200 roubles - pour les voitures d'une cylindrée inférieure à 2000 cm³ et 1500 roubles - pour les voitures d'une cylindrée supérieure à 2000 cm^3.

Cependant, il est peu probable qu'une telle indemnité convienne à l'employé - au prix actuel de l'essence, il est presque impossible de la respecter. En conséquence, l'employeur doit faire un compromis et conclure un contrat de location ou un contrat de prestation de services de transport, ou payer de sa poche - il ne sera pas possible de compenser la compensation par des réductions d'impôts.

Comment louer une voiture ?

Dans ce cas, les relations entre les parties seront régies par le Code civil. En pratique, la location coque nue est plus couramment utilisée. Ci-dessous, vous pouvez voir un contrat type.

Il est obligatoire de préciser dans le contrat de location:

• caractéristiques de la voiture: marque, année de fabrication, couleur, numéro de carrosserie et de moteur, numéro d'état;
• conditions de sous-location - il est souhaitable d'interdire à l'employeur de louer une voiture à quelqu'un d'autre;
• autres arrangements - qui et dans quel délai effectue le MOT, qui paieconsommables et entretien, à quelles fins la voiture peut être utilisée - par exemple, uniquement le transport de passagers.

Lors de la conclusion d'un contrat de location, vous devez comprendre que vous transférez ainsi votre voiture à l'entreprise, bien que temporairement, mais pour une utilisation. Alors qu'en vertu d'un contrat de travail, vous seul pouvez utiliser la voiture.

Par conséquent, le contrat de location doit stipuler exactement comment l'employeur peut utiliser votre voiture. Sinon, ne soyez pas surpris que vous soyez obligé de transporter diverses marchandises ou une sorte de déchets - après tout, la société est maintenant propriétaire de la voiture, bien que temporairement.

Important: assurez-vous de fixer le coût de la voiture au moment de la location dans le contrat.

Souvent, il y a un problème avec le fait que les parties ne savent pas comment prescrire le paiement du carburant et des lubrifiants dans le contrat de location. Même les avocats se disputent à ce sujet. Le calcul du paiement du carburant et des lubrifiants est effectué sur la base des lettres de voiture - en fonction du kilométrage réel. Pour cela, il existe des règles spéciales sur la base desquelles la radiation est effectuée.

Les experts recommandent toujours de conclure un contrat de location de voiture avec paiement du carburant et des lubrifiants. Cependant, c'est par accord. Si le bail ne prévoit pas le paiement du carburant, un accord séparé pour le paiement du carburant et des lubrifiants est conclu avec le fournisseur et le conducteur reçoit une carte carburant avec une certaine limite.

Il est également important de préciser d'autres nuances à l'avance: l'entreprise vous verse-t-elle un montant fixe chaque mois ?ou le paiement est horaire - en fonction des heures réellement travaillées, qui et comment paie l'assurance.

Contrat de fourniture de services de transport

Utilisé beaucoup moins souvent - principalement si les marchandises sont transportées par transport personnel. Imaginez une entreprise de déménagement. Au lieu d'acquérir ou de louer une voiture, elle aurait pu conclure un contrat avec un chargeur propriétaire de la voiture souhaitée pour la fourniture de services de transport.

Ainsi, le chargeur exercerait ses fonctions immédiates (chargement et déchargement) dans le cadre du contrat de travail. Et il fournirait à titre privé des services pour le transport de ces marchandises d'un point A à un point B. Cependant, pour cela, il devrait délivrer une propriété intellectuelle, car l'activité entrepreneuriale est interdite en Fédération de Russie sans enregistrement.

Comment un propriétaire de voiture peut-il optimiser ses impôts ?

Pour louer une voiture ou fournir des services de transport, un employé devra délivrer une IP. À proprement parler, il peut louer sa voiture sans être entrepreneur. Cependant, s'il y a plusieurs voitures de ce type, vous devez toujours émettre une adresse IP. De plus, dans ce cas, il paie moins d'impôts - 6% sur le revenu fiscal simplifié, au lieu de 13% d'impôt sur le revenu des personnes physiques. Cependant, l'impôt sur le revenu des particuliers de 13 % sera toujours retenu sur son salaire officiel.

Il y a une autre nuance importante ici. Quelle que soit la performance de l'entrepreneur individuel, il doit payer des primes d'assurance, même s'il n'a pas d'employés. Le montant est fixe et en 2018 est de 32 385 roubles. Cependant, si le revenu d'un entrepreneur individuel dépasse 300 000 roubles par an, alorspaiement supplémentaire de 1% de la différence "revenu moins 300 000 roubles".

Cependant, le montant des primes d'assurance ne peut excéder un certain montant. En 2018, il s'agit de 212 360 roubles pour le fonds de pension (cet argent "ne disparaît pas", mais va à la formation de la future pension de l'entrepreneur) et 5 840 roubles sous forme de cotisations à l'assurance maladie. Au total, les primes d'assurance pour les entrepreneurs individuels ne peuvent pas dépasser 218 200 roubles par an.

À première vue, les primes d'assurance sont des coûts supplémentaires inutiles. Mais en est-il vraiment ainsi ? Pas vraiment. Le fait est que les entrepreneurs individuels ont le droit de réduire le paiement anticipé dans le cadre du système fiscal simplifié "Revenus" du montant des primes d'assurance payées. Ainsi, lors de la location d'une voiture, vous ne pouvez pas du tout payer de taxe (il est peu probable que le montant de la taxe dépasse les cotisations payées), et c'est tout à fait légal. Et l'essentiel des cotisations versées va à votre future pension.

Important: le statut d'entrepreneur individuel et la fiscalité simplifiée ne dispensent pas l'entrepreneur du paiement de la taxe de transport. Il devra être payé de toute façon. Mais la taxe foncière dans ce cas n'a pas besoin d'être payée.

Un exemple de la façon dont un entrepreneur individuel augmente ses revenus grâce à la location d'une voiture

Imaginons qu'Ivan loue sa voiture à Romashka LLC, dont il est un employé, pour 100 000 roubles par mois. Dans le même temps, l'entreprise s'occupe des réparations courantes et majeures de la voiture, ainsi que du paiement du carburant et des lubrifiants et autres consommables.

Sans enregistrer un entrepreneur individuel, un employé ne recevrait que 1 044 000 roubles par an. L'employeur, agissant en tant qu'agent fiscal d'Ivan, retiendrait indépendamment 13 % de l'impôt sur le revenu des particuliers sur ce montant. Dans le même temps, ayant délivré un PI sur le régime fiscal simplifié"Revenu", Ivan paierait les impôts suivants:

• cotisations d'assurance à la Caisse de pension: 32 385 + 1 % × (100 000 × 12 - 300 000)=41 385 roubles;
• cotisations d'assurance maladie: 5840 roubles;
• USN 6%: 100 000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 roubles.

En conséquence, son revenu net était de 100 000 × 12 - 41 385 - 5 840 - 24 775=1 128 000 roubles. De plus, 41 385 roubles seraient allés à la future pension d'Ivan, et non au Trésor public. Ainsi, les économies d'impôt s'élèveraient à 125 385 roubles par an. Soit un peu plus de 10 000 roubles par mois.

De plus, dans le premier cas, Ivan paie immédiatement l'impôt sur le revenu des personnes physiques. En fait, il ne voit même pas cet argent - l'employeur transfère l'impôt pour lui. Dans le second, Ivan reçoit la totalité du montant «entre ses mains». Et puis il paie des impôts. De plus, il peut les répartir à sa guise au cours de l'année, l'essentiel étant de tout payer au plus tard le 31 décembre.

La capacité à gérer le calendrier des paiements d'impôts offre un avantage significatif. Supposons qu'Ivan décide de répartir équitablement la charge fiscale et de payer le montant dû chaque trimestre.

Ainsi il peut débloquer en plus les montants suivants:

• Janvier - 100 000 × 13%=13 000 roubles;
• Février - 100 000 × 13% +13 000=26 000 roubles;
• Mars - 100 000 × 13% + 13 000 + 13 000=39 000 roubles.

Jusqu'à fin mars, il peut utiliser cet argent comme bon lui semble. Et alors seulement payer le paiement correspondant pour les primes d'assurance, réduisant ainsi le paiement anticipé dans le cadre du système fiscal simplifié "Revenu".

ActivéÀ première vue, il semble que les montants soient faibles. Mais si Ivan multiplie par 10 ses revenus - louez plusieurs voitures ou choisissez le leasing plutôt que la location, les économies deviendront impressionnantes.

Comment une entreprise peut-elle économiser sur les impôts ?

Si l'entreprise relève du DOS (régime fiscal général) ou du régime fiscal simplifié "Revenus moins dépenses" (l'un des types de régime fiscal simplifié), alors le coût de la location d'une voiture, de la fourniture de services de transport ou le versement d'une indemnité au titre d'un contrat de travail peut être pris en compte pour réduire l'assiette fiscale. Certes, dans ce dernier cas, pour les voitures, le montant de la déduction est limité par la loi.

Dans le cas d'une location de voiture sous DOS, non seulement le loyer est compensé, mais aussi:

• carburant et lubrifiants et autres consommables;
• entretien et révision des voitures;
• Entretien, lavage, frais de stationnement et parking;
• assurance;
• salaire des chauffeurs.

De plus, seules les dépenses documentées sont reconnues comme dépenses déductibles. En même temps, ils doivent être économiquement justifiés.

Important: la société n'est pas propriétaire de la voiture louée et n'est donc pas tenue de payer les taxes foncières et de transport.

Les entreprises gagnent généralement plus d'argent que les frais de location de voitures. Par conséquent, en réduisant l'impôt sur le revenu, il est possible de plus que compenser tous les coûts réellement encourus.

Résumer

L'article 188 du code du travail oblige l'employeurIndemniser l'employé pour l'utilisation du transport personnel à des fins officielles. Si une telle utilisation est censée être occasionnelle, il suffit de conclure un avenant approprié au contrat de travail et de remettre le rapport dans les délais.

Cependant, si un employé sans moyen de transport personnel ne peut pas exercer ses fonctions et est obligé d'utiliser sa voiture à des fins professionnelles en permanence, cette indemnité ne pourra pas couvrir la plupart des frais réels engagés. Est-ce seulement au détriment des bénéfices de l'entreprise. L'organisation ne pourra utiliser cette compensation pour réduire l'impôt sur le revenu que dans le montant établi par la loi, qui ne couvrira même pas un dixième des coûts réels.

En conséquence, cette approche n'est bénéfique ni pour l'employé ni pour l'entreprise. Et tout cela à cause des particularités de la fiscalité: un salarié, en tant qu'individu, paie trop d'impôt sur le revenu des personnes physiques, et l'entreprise ne peut pas optimiser correctement les impôts. Il est beaucoup plus avantageux pour les deux parties de conclure un contrat de location ou de fournir des services de transport (si d'autres passagers ou marchandises doivent être transportés).

Uniquement dans ce cas, l'employé devra délivrer une IP - la procédure n'est pas compliquée et ne prend pas beaucoup de temps. Certains pensent qu'étant devenu entrepreneur individuel, ils ne pourront pas travailler en tant que particulier. Cependant, en fait, c'est possible - la loi n'interdit pas.