Types et fonctions du contrôle de gestion

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le processus de gestion se compose de cinq fonctions: planifier, organiser, doter en personnel, diriger et contrôler. Ainsi, le contrôle fait partie du processus de contrôle.

Le contrôle est la principale fonction objective de la gestion dans une organisation: le processus de comparaison des performances réelles par rapport aux normes établies de l'entreprise. Chaque responsable doit surveiller et évaluer les activités de ses subordonnés. Le contrôle de gestion permet de prendre en temps opportun des actions correctives de la part du dirigeant afin d'éviter des imprévus ou des pertes financières pour l'entreprise.

Le processus de contrôle de base comprend trois étapes:

• Établir des normes.
• Mesurer les performances par rapport à ces normes.
• Correction des écarts aux normes et plans.

Dans le cadre du plan stratégique global de l'organisation, les dirigeants fixent des objectifs pourunités en termes spécifiques, précis et opérationnels qui incluent la planification des performances par rapport aux résultats réels.

Les normes par rapport auxquelles les performances réelles seront comparées peuvent être dérivées de l'expérience passée, de statistiques et d'analyses comparatives (basées sur les meilleures pratiques de l'industrie). Dans la mesure du possible, les normes sont élaborées sur une base bilatérale plutôt que la direction ne prend des décisions unilatéralement en fonction des objectifs de l'organisation.

Pourquoi le contrôle managérial est-il nécessaire ?

Si le personnel faisait toujours ce qui est le mieux pour l'organisation, il n'y aurait pas besoin de contrôle et de gestion. Mais il est clair que les gens sont parfois incapables ou peu désireux d'agir dans le meilleur intérêt de l'organisation et un ensemble de contrôles doit être mis en place pour prévenir les comportements indésirables et encourager l'action souhaitée.

Même si les employés sont correctement équipés pour bien faire leur travail, certains choisissent de ne pas le faire, car les objectifs individuels et les objectifs organisationnels peuvent ne pas être exactement les mêmes. En d'autres termes, il n'y a pas d'alignement des objectifs. Dans de tels cas, des mesures doivent être prises pour accroître la motivation et la productivité des employés.

Une organisation efficace est une organisation dans laquelle les managers comprennent comment gérer et contrôler. Le but du contrôle en tant que concept et processus est d'aider à motiver et à guider les employés dans leurs rôles assignés. Ententeprocessus et les systèmes de contrôle de gestion sont essentiels à l'efficacité à long terme d'une organisation.

Sans suffisamment de systèmes de contrôle, la confusion et le chaos peuvent submerger une organisation. Cependant, si les systèmes de contrôle étouffent une organisation, celle-ci peut souffrir d'un manque d'innovation entrepreneuriale.

Un contrôle inadéquat de la mise en œuvre des décisions managériales peut entraîner une baisse de la productivité ou au moins une augmentation du risque de mauvais résultats financiers. À l'extrême, si les performances ne sont pas surveillées, une défaillance organisationnelle peut en résulter.

Caractéristiques d'un système de gestion efficace

Un système de gestion d'entreprise efficace est un ensemble intégré de processus et d'outils de gestion qui aident à aligner la stratégie et les objectifs annuels de l'entreprise sur les activités quotidiennes, à surveiller les performances et à initier des actions correctives.

Un système de contrôle de gestion est un processus continu d'amélioration des performances en fixant des objectifs individuels et collectifs qui s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'organisation, en planifiant les performances pour atteindre ces objectifs, en examinant et en évaluant les progrès et en développant les connaissances, les compétences et les capacités des personnes. Le système de contrôle doit se concentrer sur les résultats.

Un système de gestion efficace présente les caractéristiques suivantes:

1. Aide à atteindre les objectifs de l'organisation.
2. Facilite l'utilisation optimale des ressources.
3. Améliore globalementperformances de l'organisation.
4. Motive et remonte le moral des employés.
5. Le contrôle établit également la discipline et l'ordre.
6. Des mesures de performance clairement définies et compréhensibles.
7. Assure la planification future en révisant les normes.
8. Les objectifs stratégiques s'appliquent à tous les niveaux de l'organisation.
9. Un contrôle efficace minimise les erreurs.
10. Renforcer la direction et l'engagement des employés.
11. Atteignez vos objectifs prioritaires plus rapidement.

Le processus de contrôle de gestion régule les activités des entreprises de manière à ce que la performance réelle corresponde au plan établi à l'avance. Un système de contrôle efficace permet aux managers d'éviter les circonstances qui entraînent des pertes pour l'entreprise.

18 fonctions de contrôle managérial

Le contrôle de gestion est tout processus, outil ou système mis en place pour permettre à la direction de réguler les activités d'une entreprise conformément à ses objectifs.

Le contrôle est effectué aux niveaux inférieur, intermédiaire et supérieur de la direction. A chaque niveau, le contrôle sera différent: le top management sera impliqué dans le contrôle stratégique, le middle management dans le contrôle tactique, et le niveau inférieur dans le contrôle opérationnel.

Voici les fonctions de contrôle des décisions de gestion:

1. Stratégie de planification. Le processus d'établissement d'un plan d'action pour atteindre les objectifs.
2. Contrôleconditions. Documentation formelle des plans en tant qu'exigences et gestion des modifications apportées à ces plans si nécessaire.
3. Contrôle financier. Suivi et comptabilité du budget de l'entreprise.
4. Gestion des performances. Processus consistant à convenir d'un ensemble d'objectifs avec les employés et à évaluer leur performance par rapport à ces objectifs.
5. Contrôle du travail. Surveillez les employés pour améliorer la productivité, l'efficacité et la qualité du travail.
6. Gestion de programmes et de projets. Mise en œuvre du changement.
7. Maîtrise des risques. Un processus répété d'identification, d'analyse et d'élimination des risques.
8. Contrôle de sécurité. Identification et élimination des menaces de sécurité et mise en œuvre de moyens de réduire divers risques.
9. Contrôle de conformité. Mise en œuvre de processus, procédures, systèmes, audits, mesures et rapports conformément aux lois, règlements, normes et politiques internes de l'organisation.
10. Métriques et rapports. Calcul et communication de mesures significatives de la performance organisationnelle.
11. Analyse comparative. Processus itératif d'analyse comparative des résultats par rapport au secteur, aux concurrents ou aux meilleures pratiques actuelles de l'entreprise.
12. Amélioration continue. Le processus consistant à mesurer les performances, à les améliorer et à les mesurer à nouveau.
13. Contrôle de la qualité. S'assurer que les produits de sortie répondent aux spécifications. Par exemple, mettre en place un processus de test de produit sur une ligne de production.
14. Assurance qualité. L'assurance qualité est le processus de prévention des défaillances futures de la qualité. Par exemple, la pratique consistant à enquêter sur les causes profondes de toutes les défaillancespour rechercher des améliorations de production.
15. Automatisation. Augmentez la productivité, l'efficacité et la qualité grâce à l'automatisation.
16. Gestion des données. La pratique de la collecte d'informations qui peuvent être utiles à l'avenir, ainsi que l'analyse des données.
17. Gestion des stocks. Gestion des stocks et comptabilité pour éviter les pénuries ou les surplus.
18. Gestion des actifs. Contrôle des actifs tels que les installations de fabrication, les infrastructures, les machines, les logiciels et la propriété intellectuelle.

Types de contrôle et leurs caractéristiques

Les organisations ont besoin de contrôles pour déterminer si leurs plans ont été atteints et prendre des mesures correctives si nécessaire. Les principaux objectifs du contrôle des décisions managériales:

1. S'adapter au changement. Le système de contrôle peut prédire, surveiller et réagir aux conditions environnementales changeantes.
2. Minimiser les erreurs. Un contrôle de gestion et une comptabilité productifs limiteront le nombre d'erreurs qui se produisent dans les activités de l'entreprise.
3. Minimiser les coûts et maximiser les profits. Si l'organisation du contrôle de gestion est bien mise en place, elle permet de réduire les coûts et d'augmenter la productivité.

Les entreprises installent des systèmes de contrôle dans un certain nombre de domaines différents et à différents niveaux de gestion. La responsabilité du contrôle des décisions de gestion est étendue. Il existe différentes classifications et caractéristiques de cette fonction de contrôle. L'un des plus courants ressemble à ceci:

1. Le contrôle en aval, également connu sous le nom de contrôle en aval, se concentre sur les ressources qu'une organisation extrait de son environnement. Il contrôle la qualité et la quantité de ces ressources avant qu'elles n'atteignent l'organisation.
2. Le suivi se concentre sur le maintien des normes de qualité et de quantité du produit ou du service dans le processus de transformation.
3. Le contrôle final, également connu sous le nom de contrôle par rétroaction, se concentre sur les résultats de l'organisation une fois le processus de transformation terminé. Bien que le contrôle final ne soit pas aussi efficace que le contrôle préliminaire ou actuel, il peut fournir à la direction des informations pour une planification future.

Selon une autre classification, le contrôle est divisé en deux grandes catégories: le contrôle réglementaire et le contrôle normatif, et au sein de ces catégories, il existe plusieurs types. Les types de contrôle de gestion sont présentés dans le tableau suivant.

Contrôle réglementaire	Contrôle réglementaire
Bureaucratique Finance Qualité	Commande Organisationnel

Les sections suivantes décrivent chaque type et sous-type de contrôle dans les activités de gestion.

Contrôle réglementaire

Le contrôle réglementaire découle de procédures opérationnelles standard, ce qui suscite des critiques sur ce type de mise en œuvre du contrôle de gestion comme étant obsolète et contre-productif. Cela implique un contrôle complet et total surtous les secteurs de l'organisation.

Alors que les entreprises sont devenues plus agiles ces dernières années, grâce à l'aplatissement des hiérarchies organisationnelles et à l'élargissement des frontières, les critiques soulignent que la surveillance réglementaire peut plutôt entraver la réalisation de l'objectif. La clé du point de vue du contrôle de l'organisation des décisions de gestion est la conformité du contrôle avec les objectifs organisationnels.

Contrôle bureaucratique

Le contrôle bureaucratique découle de lignes d'autorité qui dépendent de la position dans la hiérarchie organisationnelle. Plus le niveau de subordination est élevé, plus la personne aura le droit de dicter sa politique. Les contrôles bureaucratiques ont mauvaise réputation, et à juste titre. Les organisations qui dépendent trop des relations de la chaîne de commandement entravent la flexibilité en cas de situations imprévues. Cependant, il existe des moyens par lesquels les managers peuvent rendre une entreprise aussi flexible et réactive aux préoccupations des clients que toute autre forme d'organisation de contrôle de gestion.

Comment maintenir la chaîne de commandement tout en gardant la flexibilité et la réactivité du système ? C'est précisément la question que le contrôle bureaucratique doit résoudre. Une solution est des procédures opérationnelles standard qui délèguent la responsabilité à la hiérarchie de l'entreprise.

Contrôle financier

Les contrôles financiers régissent les principaux objectifs financiers dont les gestionnaires sont responsables. De tels systèmes de contrôle de gestion sont courants dans les entreprises organisées en plusieurs unités commerciales stratégiques (SBU). SBUest un produit, un service ou une ligne géographique dont les managers sont seuls responsables des profits et des pertes. Ils sont responsables devant la haute direction d'atteindre les objectifs financiers qui contribuent à la rentabilité globale de l'entreprise.

Cette catégorie de contrôle des décisions de gestion impose des limites aux dépenses. Pour les managers, une augmentation des dépenses doit être justifiée par une augmentation des revenus. Pour les chefs de service, le respect du budget est généralement l'un des principaux indicateurs de performance.

Ainsi, le rôle du contrôle financier est d'améliorer la rentabilité globale ainsi que de maintenir des coûts raisonnables. Pour déterminer quels coûts sont nécessaires, certaines entreprises compareront les résultats d'autres entreprises du même secteur, puis effectueront une analyse du contrôle de gestion. Cette analyse comparative fournit des données pour déterminer si les coûts sont conformes aux moyennes du secteur.

Contrôle qualité

Le contrôle de la qualité décrit le degré de variation des processus ou des produits qui est considéré comme acceptable. Pour certaines entreprises, la norme est l'absence de défauts, c'est-à-dire l'absence de tout changement. Dans d'autres cas, un écart statistiquement non significatif est acceptable.

Le contrôle de la qualité affecte le résultat final d'un produit ou d'un service offert aux clients. Lorsqu'une entreprise maintient constamment une excellente qualité, les clients peuvent compter sur les attributs du produit ou du service de l'entreprise, mais il est égalementcrée un dilemme intéressant. Un contrôle qualité excessif des produits existants peut réduire la réponse aux besoins uniques des clients.

Contrôle réglementaire

Au lieu de s'appuyer sur les politiques et procédures standard de l'organisation, comme dans les précédents types de contrôle, le contrôle réglementaire régit le comportement des employés et des managers par le biais de modèles de comportement généralement acceptés.

Le contrôle normatif décide dans quelle mesure un certain type de comportement est juste et un autre moins. Par exemple, un smoking peut être une tenue acceptable pour une cérémonie de remise de prix pour les hommes d'affaires américains, mais complètement déplacé lors d'une cérémonie de remise de prix pour les Écossais, où le kilt formel est plus conforme aux coutumes locales. Cependant, aucun code vestimentaire écrit n'a été adopté.

Ainsi, la différence entre le système réglementaire et normatif de contrôle des décisions managériales est une formalité. Le contrôle réglementaire est un système de gouvernance informel, par opposition au contrôle réglementaire.

Contrôle des commandes

Cette organisation du contrôle des décisions de gestion est devenue monnaie courante dans de nombreuses entreprises. Les normes d'équipe sont des règles informelles qui informent les membres de l'équipe de leurs responsabilités envers leurs collègues.

Alors que la tâche de l'équipe est généralement formellement documentée, la manière dont les participants au processus interagissent est généralement développée au fil du temps, à mesure que l'équipe traverse des phases de croissance. Même la direction est officieusement convenue: parfoisle leader nommé peut avoir moins d'influence que le leader informel. Si, par exemple, le leader d'opinion a plus d'expérience que le chef d'équipe officiel, les membres de l'équipe se tourneront probablement vers le leader d'opinion pour obtenir des conseils qui nécessitent des compétences ou des connaissances spécifiques.

Les normes d'équipe ont tendance à se développer progressivement, mais une fois formées, elles peuvent avoir un fort impact sur le comportement de l'entreprise.

Contrôle organisationnel

Les normes basées sur la culture organisationnelle sont également un type de contrôle normatif. La culture organisationnelle comprend les valeurs partagées, les croyances et les rituels d'une organisation particulière. Ainsi, ce type de contrôle réside dans le bon alignement des normes et des objectifs.

Systèmes de gouvernance formels et informels

Il a été mentionné précédemment que le contrôle réglementaire et toutes ses sous-espèces appartiennent au système de contrôle formel, tandis que le contrôle normatif appartient au système informel. Le tableau ci-dessous décrit les différences entre les deux systèmes de contrôle.

Système de gestion formel	Système de gouvernance informelle
L'organisation a des procédures, des règles et des directives claires pour expliquer les différentes exigences de gestion Ils motivent la direction, ainsi que les subordonnés, à accomplir les tâches assignées de manière à atteindre les objectifs opérationnels dans les meilleurs délais Utilisé pour coordonner le comportement des supérieurs et des subordonnés	L'organisation se caractérise parprocessus informels et non écrits pour la supervision de la direction Ils visent à motiver davantage les employés et à assurer la bonne mise en œuvre des objectifs et des stratégies de l'organisation Les systèmes de gouvernance informelle améliorent également l'alignement des objectifs
Un exemple de système formel serait les règles et directives utilisées par les ressources humaines pour des fonctions telles que le recrutement et le développement du personnel.	Un exemple de système de contrôle informel est la loyauté envers l'organisation et le respect de la culture organisationnelle en tant que style de comportement des employés.

Les grandes catégories de réglementation et de surveillance réglementaire sont présentes dans presque toutes les organisations, mais l'importance relative de chaque type varie. Dans la catégorie réglementaire se trouvent les contrôles bureaucratiques, financiers et de qualité. La catégorie normative comprend les normes de commandement et d'organisation. Les deux catégories de normes peuvent être efficaces. La tâche de la direction est d'aligner le comportement des employés sur les objectifs de l'organisation.

Par conséquent, un contrôle managérial efficace peut être réalisé de plusieurs manières différentes. Les systèmes de contrôle sont conçus pour collecter des données et utiliser ces informations pour aider une organisation à atteindre ses objectifs. Le système se concentre sur l'efficacité de divers éléments organisationnels, del'activité humaine aux résultats financiers.

Un système de surveillance établi peut apporter de réels avantages à une entreprise - signaler les problèmes, planifier de nouvelles stratégies et assurer une meilleure coordination entre les différents départements et divisions.