Méthodes de décision collective en management : grandes étapes et exemples

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La prise de décision pour un manager est un travail constant et plutôt responsable. Il s'applique littéralement à toutes les actions des dirigeants à tous les niveaux, aidant à formuler la définition d'objectifs et conduisant à leur réalisation.

La prise de décision ne concerne pas seulement le manager. Elle affecte les employés de l'organisation, et parfois toute l'équipe. C'est pourquoi il est si important pour réussir de comprendre la nature et l'essence de telles actions, ce qui permettra de réussir dans le domaine de la gestion.

Pour que la décision soit prise le plus efficacement possible, le gestionnaire doit tenir compte d'un certain nombre de facteurs. Cet objectif sera atteint grâce à l'utilisation d'équipes interfonctionnelles ciblées, dont les membres doivent être sélectionnés à différents niveaux et départements de l'organisation.

Modalités d'acceptation collectiveles décisions sont la façon la plus efficace de penser. Après tout, leur utilisation nous permet de parler avec confiance de l'objectivité maximale de l'expertise obtenue. Cela se produit grâce à l'implication d'un représentant et d'un large éventail de spécialistes.

Avantages des solutions de groupe

Considérons les avantages et les inconvénients des méthodes collectives. Leurs avantages sont les suivants:

1. Obtenir plus d'informations. Lorsqu'un groupe est impliqué dans le processus décisionnel, une variété de points de vue peut être observée en fonction de l'expérience acquise par chacun des spécialistes qui y sont intégrés. Cela devient impossible pour une seule personne.
2. Développer plusieurs options. En relation avec l'utilisation d'une grande quantité d'informations par le groupe, de nombreux points de vue sont sujets à discussion. Cet avantage des méthodes de prise de décision collective est particulièrement évident dans les cas où l'équipe est composée de représentants de différentes spécialités. La multiplicité des suggestions et des réflexions tend à conduire à des options plus utiles que dans le cas du travail de chaque employé.
3. Probabilité maximale d'approbation des décisions par l'équipe. Il arrive souvent que l'entreprise n'atteigne pas son objectif. Cela se produit en raison du désaccord des employés pour mettre en œuvre la décision portée à leur attention. Si, toutefois, un exécuteur direct participe à son adoption, il commencera certainement à l'avenir à le mettre en œuvre et veillera à ce que ses collègues fassent de même.
4. Grande légitimité. Les méthodes collectives de prise de décision sont conformes aux idéaux démocratiques de la société. C'est pourquoi l'opinion exprimée par le groupe est perçue par beaucoup comme ayant plus de force juridique. Une décision prise par soi-même, et qui plus est, par une personne détenant les pleins pouvoirs, est souvent perçue comme despotique et dictatoriale.

Inconvénients des méthodes de groupe

Qu'est-ce qui peut être attribué aux inconvénients du travail d'équipe ? Parmi eux:

1. Une perte de temps importante. Impossible de constituer rapidement un groupe. Il faut également du temps à une équipe d'employés pour développer une solution unique. Une telle lacune est dépourvue des actions d'une seule personne.
2. Pouvoir d'une minorité. Les membres d'un groupe formé n'auront jamais la même position. Ils différeront les uns des autres par leur statut dans l'organisation, leur expérience de travail, leur connaissance du problème, leur capacité à exprimer leurs propres opinions et idées, ainsi que leur confiance personnelle. Une telle influence conduira certainement au fait qu'un ou plusieurs membres du groupe commenceront à utiliser leur avantage et "presseront" les autres. En conséquence, la minorité dominante est en mesure d'influencer l'adoption de la version finale.
3. Pression de groupe. Dans le processus de prise de décision, la plupart des membres de l'équipe veulent être "comme tout le monde". Cela se passe sous l'influence de l'équipe formée. Cela conduit à l'émergence d'un phénomène appelé modèle ou pensée de groupe. Dans ce cas, une personne n'a pas du tout sa propre opinion ou la refuse en faveur de l'opinion de la majorité. La pensée par modèle est particulièreforme de soumission. Lorsqu'elle est présente, les membres de l'équipe n'abandonneront les points de vue impopulaires ou non standard que pour créer l'apparence d'être d'accord avec la majorité. Tout cela affecte négativement l'efficacité des décisions de groupe.
4. Manque de répartition claire des responsabilités. Tous les membres du groupe sont responsables de la décision prise. Mais à qui demander le résultat final ? Lorsqu'une seule décision est prise, la réponse à cette question est évidente. Mais personne n'est responsable des résultats du travail du groupe.

Sélection de l'équipe

À la première étape de l'utilisation des méthodes de décision collective en gestion, il est nécessaire de créer une équipe de travail. En règle générale, il s'agit d'une équipe temporaire, qui comprend à la fois des dirigeants et des interprètes. Une telle équipe est une association ciblée d'employés qui va au-delà de la structure organisationnelle de l'entreprise.

Parmi les caractéristiques distinctives d'un groupe créé pour prendre une décision de gestion, on peut distinguer:

1. Partager le leadership entre les membres.
2. Avoir des compétences et des capacités complémentaires.
3. Présence de responsabilité personnelle et mutuelle.
4. Créer un produit qui peut apporter une synergie.
5. Évaluer l'efficacité des activités en fonction du résultat final.
6. Prise de décision et exécution conjointes.

Rôles d'équipe

Selon la théorie de R. Belbin, dans chaque groupe créé pour prendre une décision de gestion optimale,Le travail d'équipe le plus efficace est possible lorsque les membres remplissent les neuf rôles suivants:

1. Générateur d'idées. C'est une personne dont la tâche est de proposer de nouvelles stratégies. En même temps, ce membre de l'équipe devra se concentrer uniquement sur les principaux problèmes que le groupe doit résoudre. Un générateur d'idées doit être un penseur sérieux, un individualiste et en même temps ouvert aux idées nouvelles.
2. Explorateur de ressources. Ce membre de l'équipe doit découvrir et communiquer les nouvelles idées et les développements qui se déroulent en dehors de l'équipe. Par nature, une telle personne devrait être extravertie, intéressée, curieuse et sociable.
3. Coordinateur. Ce membre du groupe est certainement une personne sûre d'elle et mature qui a les qualités d'un leader. Sa tâche est de définir des objectifs communs. Après avoir dirigé le processus de prise de décision, le facilitateur doit habilement déléguer l'autorité.
4. Motivateur. C'est une personne dynamique et stimulante. Tout en travaillant en équipe, il ne doit pas perdre son sang-froid même dans la situation la plus difficile. Le motivateur doit faire preuve de courage et de dynamisme, ce qui permettra au groupe de surmonter avec succès les obstacles qui se présentent.
5. Critique. La tâche de ce membre de l'équipe est d'analyser les problèmes d'un point de vue pragmatique. Le critique évalue les propositions et les idées reçues de manière à orienter l'équipe vers une décision équilibrée. Cette personne, qui joue le rôle d'un sceptique dans une équipe, doit faire preuve de bon sens, de prudence et dediscrétion.
6. Abeille ouvrière. La tâche de ce membre de l'équipe est de transformer les concepts et les plans en procédures pratiques. Dans le même temps, l'abeille ouvrière doit remplir régulièrement et efficacement toutes les obligations assumées. Une telle personne doit être sensible, douce et socialement orientée. Il a juste besoin d'être un bon diplomate et de répondre de manière adéquate aux diverses situations et actions des gens, ainsi que de participer activement à la formation de l'esprit de l'équipe.
7. Soutien du groupe. La personne jouant ce rôle devra soutenir l'équipe et l'assister dans les situations les plus difficiles, contribuant à créer une bonne humeur. Dans le groupe, on lui confie le rôle d'un diplomate. Par nature, il doit être calme et confiant, tout en gardant son propre comportement sous contrôle.
8. Spécialiste. Ce membre de l'équipe doit transformer les plans en réalité. Une telle personne doit s'engager à atteindre des normes élevées dans son domaine professionnel, ainsi qu'à posséder des compétences et des connaissances rares.
9. Finale. Il est important que ce membre de l'équipe maintienne la persévérance parmi ses membres, pour les sauver des erreurs associées non seulement à l'activité, mais aussi à l'inactivité. Par nature, il est important pour lui d'être diligent, consciencieux et diligent.

Passons aux modes spécifiques de prise de décision collective.

Brainstorming

On pense que cette méthode a été inventée par les anciens Vikings. Cela s'est produit pendant le voyage, lorsque leur navire s'est retrouvé dans une situation difficile. Alors le capitaine rassemblaéquipe toute l'équipe. Chacun de ses membres proposa à son tour sa propre solution au problème. De plus, les garçons de cabine ont été les premiers à exprimer leur opinion et le capitaine a été le dernier à parler. L'utilisation d'un tel ordre a permis d'exclure l'influence de l'autorité des membres seniors de l'équipe sur l'opinion des plus jeunes. Mais la décision finale appartenait toujours au capitaine.

La méthode de brainstorming se caractérise par une avalanche d'idées nouvelles sans leur évaluation critique. Ce processus se poursuit jusqu'à ce que la solution optimale apparaisse. La tâche de cette méthode est de développer le maximum d'options pour trouver une issue à une situation incertaine.

Il existe une croyance répandue selon laquelle le brainstorming est une sorte de réunion informelle au cours de laquelle les employés expriment tout ce qui leur passe par la tête à propos d'un problème existant. D'une part, c'est vrai. Mais comme le brainstorming est avant tout une méthode qui permet de trouver une solution à un problème, il a sa propre technologie, et comporte également certaines règles et étapes. Leur respect peut augmenter considérablement l'efficacité de cette méthode et développer la solution la plus efficace et la plus qualitative.

Le brainstorming comporte six étapes. Le premier est préparatoire. Elle est nécessaire pour la sélection des personnes et la répartition de leurs rôles. Ensuite, le chef est choisi.

Quel est le principe de la formation d'un groupe ? Tout dépendra de la tâche à accomplir. Par exemple, peut-êtrela participation de l'ensemble du département, qui concerne une question particulière. Mais si vous abordez cette étape en toute responsabilité, vous devez inclure dans le groupe les employés de l'organisation qui, dans le cadre de leurs fonctions officielles, doivent faire face au problème qui s'est posé.

Un exemple de brainstorming est le défi de développer une idée de campagne publicitaire pour un fabricant d'aliments pour bébés. Dans ce cas, pour discuter de la question, il est nécessaire d'inviter des designers et des créatifs, ainsi que le chef du département. Pour participer à l'équipe, vous aurez également besoin d'employés d'une agence de publicité qui ont de jeunes enfants. Ces travailleurs sont susceptibles d'acheter eux-mêmes le produit et leurs idées peuvent constituer la base du développement du produit final.

La deuxième étape de la méthode de remue-méninges implique la définition de buts et d'objectifs, qui sont devenus la raison de cet événement. Ici, il est important d'expliquer en détail et de manière intelligible à chacun des membres de l'équipe l'essence du problème existant. Cela minimisera les éventuels malentendus. L'équipe doit fournir autant d'informations que possible. Une telle action sera le principal élan pour le début de la discussion.

À la troisième étape de l'utilisation de la méthode, un échauffement est effectué. Le cerveau en a autant besoin que les muscles. Avant que la discussion proprement dite ne commence, le groupe doit « swinguer ». Dans ce cas, le chef agit comme meneur. Tout jeu de groupe convient pour réchauffer le cerveau. Quelques minutes et les participants seront de bonne humeur.

La prochaine étape est la plus importante. Il présupposegénération continue et active d'idées. L'efficacité du résultat final dépend directement de cette étape. Dans le même temps, il est possible de proposer toutes les idées - fantastiques, absurdes et même irréalistes. La chose la plus importante est la continuité du processus lui-même. Les méthodes d'obtention d'informations dans ce cas peuvent être très différentes. Il s'agit de déclarations orales qui nécessitent une fixation par une personne sur papier et la rédaction d'idées par chacun des participants, qui feront l'objet d'un examen plus approfondi.

Dans la cinquième étape du brainstorming, toutes les idées sont classées et évaluées. Soit tous les membres du groupe, soit seul le leader participe à leur classement. Idéalement, cela devrait être fait par une équipe distincte d'employés. Cependant, une telle condition pour l'application de la méthode n'est pas obligatoire. Après examen de toutes les propositions, les plus faibles d'entre elles sont éliminées. En conséquence, les meilleures options restent. Leur nombre dépend de la productivité de l'événement.

À l'étape finale, les résultats du brainstorming sont soumis au débat public. A ce moment, le groupe devra passer de la fuite du fantasme à la pensée rationnelle. C'est pourquoi il est recommandé d'effectuer ces travaux quelques jours après l'événement.

Variétés de brainstorming

Cette méthodologie peut être appliquée en utilisant différentes manières de mener des événements. Considérez le plus intéressant d'entre eux:

1. Jeux de rôles. L'essence de cette méthode réside dans le fait que chacun des membres du groupe doitessayez une image ou une autre. Cela lui permet de ressentir une certaine situation aussi précisément que possible. Sur la base de la position du rôle, un employé de l'organisation décrit les sensations, les idées et les pensées qui lui sont venues à l'esprit. L'essentiel en même temps est d'être le plus libéré possible, pour lequel vous pouvez même vous transformer en héros. Un exemple de ce type de remue-méninges serait de terminer la tâche de création d'un emballage de produit. Dans ce cas, les membres de l'équipe doivent jouer le rôle d'acheteurs de supermarché.
2. "120 chambres". Cette méthode permet de générer cent vingt idées créatives en un temps assez court. Pour ce faire, les membres du groupe doivent imaginer une maison devant eux. Il dispose de 120 chambres vides. La tâche de l'équipe est d'entrer dans chacun d'eux, de ressentir l'atmosphère et de remplir la pièce d'une nouvelle idée.
3. Méthode inverse. La tâche principale lors de cet événement est de trouver les solutions les plus infructueuses avec leur transformation en solutions les plus acceptables.

Méthode Delphi

Cette façon de prendre des décisions collectives a été développée aux États-Unis dans les années 50-60 du XXe siècle. Sa tâche principale était de prédire l'impact des développements scientifiques qu'il entendait mettre en œuvre à l'avenir sur la méthodologie de conduite des opérations militaires. Cette méthode a été développée au centre stratégique américain RAND.

Aujourd'hui, elle est considérée comme l'une des méthodes de prévision et de planification, ce qui devient possible lors de la réalisation d'une expertise. Sa principale caractéristique est le multiniveau, l'anonymat, ainsi que la correspondance. De basela condition préalable à la création de cette méthode est l'idée que la généralisation et le traitement approprié des évaluations individuelles d'un grand nombre d'experts sur une situation particulière fourniront une opinion qui a un maximum de fiabilité et de fiabilité.

L'essence de la méthode Delphi consiste à trouver des moyens de déterminer la solution la plus optimale au problème. Comment cela peut-il arriver? La procédure est réalisée à l'aide de brainstorming, de questionnaires et d'entretiens. Il est basé sur l'opinion qu'une équipe créée d'experts indépendants évaluera et prédira le résultat bien mieux qu'un groupe structuré de personnes ordinaires. De plus, une équipe de spécialistes dans ce cas peut être sélectionnée de telle manière que ses membres ne se connaissent pas. Cela évite le choc des opinions différentes.

Il y a deux groupes qui participent à la méthode Delphi. Le premier d'entre eux est créé à partir d'experts qui expriment leur point de vue sur un problème existant. Le deuxième groupe est représenté par les analystes. Ils sont nécessaires pour rassembler les opinions des experts en un dénominateur commun.

La méthode elle-même comprend plusieurs étapes:

1. Le premier d'entre eux est la sélection des membres du groupe d'experts. En règle générale, il s'agit de 20 personnes.
2. À la deuxième étape, le problème est formulé. Les experts, recevant la question principale, la divisent en plusieurs petites questions. La tâche des analystes à ce stade est de compiler un questionnaire. De plus, il est fourni à des experts, qui proposent leurs propres moyens de sortir dela situation actuelle, et aussi étudier la disponibilité des ressources et la pertinence des moyens présentés pour résoudre le problème. Les analystes tiennent compte des opinions des experts et essaient de les rapprocher le plus possible. Ces étapes sont répétées encore et encore jusqu'à ce qu'un consensus soit atteint.
3. La troisième étape est analytique. Là encore, la cohérence des avis d'experts est vérifiée, les conclusions sont analysées et des recommandations finales sont élaborées.

Ainsi, cette méthode est une méthode de questionnement dont la démarche est multiniveaux. Après chaque tour, les données obtenues sont finalisées par les analystes, et les résultats de ce travail sont rapportés aux experts, en indiquant les notes.

À la première étape de la méthode d'enquête, les membres de l'équipe ne motivent pas leur CV. Au deuxième tour, cela est déjà présent, si l'expert ne change pas son évaluation.

Méthode morphologique

Le processus de prise de décision lors de l'utilisation de cette méthode consiste à décomposer le problème existant en ses composants. Elles sont ensuite déclinées en méthodes de mise en œuvre. Un travail supplémentaire est effectué sur la compilation de toutes les combinaisons possibles. Un projet se forme pour les plus prometteurs d'entre eux.

Méthode des analogies

L'essence de cette façon de prendre des décisions collectives est d'essayer de résoudre un problème existant à l'aide d'idées qui ont lieu dans d'autres domaines de la science et de la vie.

Pendant un certain temps, cette méthodeLe choix des alternatives a été accepté avec un tel succès qu'il est devenu la base de l'émergence d'une nouvelle science - la synectique. Les étapes d'application de cette méthode sont les suivantes:

• Isolez la cause de la difficulté.
• Son expression limite, perçue par des spécialistes d'autres domaines.
• Description du but et des limites objectives.
• Déterminer un domaine de la science ou de la vie où des solutions proches peuvent être présentes.
• Sélectionner une équipe de spécialistes du domaine d'activité choisi.
• Organiser et animer des sessions de brainstorming.
• Interprétations des solutions obtenues.
• Choisir les propositions les plus efficaces et réalisables.

Méthode d'examen par les pairs

Certaines décisions de gestion doivent être prises dans le domaine de la prévision et de la planification du développement économique de l'organisation. La mise en œuvre de ces tâches est un processus complexe en plusieurs étapes. Elle implique la solution d'un large éventail de problèmes scientifiques, techniques et socio-économiques. Parallèlement, diverses méthodes de prévision et de planification trouvent leur application. Les plus courantes d'entre elles sont les méthodes intuitives, basées sur l'utilisation de la pensée logique.

Il s'agit notamment de la méthode d'expertise. Il est conclu en utilisant la pensée intuitive et logique d'un spécialiste. En même temps, il est combiné avec des méthodes quantitatives d'évaluation, ainsi que de traitement des résultats obtenus. Lors de l'utilisation de cette méthode, la prévision est basée sur l'avis d'une équipe de spécialistes avecexpérience professionnelle, pratique et scientifique.