Document de reporting : types, forme, modèle et conception

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Une documentation appropriée est importante pour toute organisation, car elle vous permet de vous engager avec compétence dans les activités principales et de ne pas avoir peur des audits fiscaux et autres. Les documents de déclaration sont préparés sous divers types et formes. Les types de documentation diffèrent selon le type d'entreprise, son secteur d'activité et de nombreux autres facteurs.

Concept général

Le document de reporting reflète un ensemble d'indicateurs avec les résultats des travaux de l'entreprise pour la période sélectionnée. Les rapports peuvent contenir des tableaux avec des données comptables, statistiques et autres. Le rapport est le résultat des travaux sur la comptabilisation de l'information.

Les rapports sont compilés selon les formulaires recommandés par le ministère des Finances et le Service national des statistiques. Il peut s'agir de résumés pour des industries spécifiques, ainsi que pour des zones territoriales - districts, régions, dans l'ensemble de l'économie.

Les documents de reporting peuvent être classés par type, période, quantité de données, degré de généralisation.

Variétés

Par type, les rapports sont divisés en:

• comptabilité;
• statistique;
• opérationnel.

La comptabilité est une donnée de propriété systématiséeorganisation, ses finances, les résultats du travail. Les documents comptables de reporting sont préparés en fonction des informations comptables.

Les données statistiques sont préparées selon les registres statistiques, comptables et opérationnels.

Les rapports opérationnels sont préparés sur la base de documents opérationnels pour certains intervalles de temps - une semaine, un mois, une décennie, etc. Ces informations vous aident à maintenir un contrôle opérationnel sur les processus de travail de votre organisation.

La fréquence de préparation des documents de reporting peut être:

• intra-annuel - par jour, cinq jours, dix jours, mois, trimestre, semestre.
• annual est un résumé de l'année.

Le reporting statistique intra-annuel est à jour et la comptabilité est intermédiaire.

Le degré de généralisation des informations dans les rapports peut être différent. Selon cet indicateur, les rapports sont:

• primary - ils sont compilés directement par l'organisation;
• consolidé - préparé par des institutions supérieures.

Tout rapport doit fournir des données fiables sur les activités de l'organisation, sa situation financière, les résultats des travaux, tout changement dans ces informations.

Apparence et contenu

Les formulaires des documents de rapport sont approuvés par les réglementations de l'État.

Chaque entreprise tient un reporting interne, qui fournit des informations sur la mise en œuvre des plans, les instructions de la direction. Ces rapports sont préparés par des spécialistes de divers départements de l'entreprise et soumis à la direction. Une telle documentation peutêtre appelé un rapport ou une aide.

Les signalements au sein des établissements sont réalisés sous forme libre. Ils sont soumis sur des feuilles de papier ou sur du papier à en-tête de l'organisation.

Les données suivantes sont requises dans le rapport:

• nom de l'organisation;
• nom de l'unité structurelle ou du département de l'entreprise;
• nom du document;
• sa date et son numéro;
• titre;
• texte direct avec les résultats du travail;
• signature;
• approbation ou résolution.

Le texte du rapport contient des informations complètes sur le travail effectué, l'analyse des résultats de l'activité. Des conclusions sont tirées, si nécessaire, des propositions sont faites. Des notes explicatives sont souvent jointes aux rapports. La date du rapport doit être cohérente avec l'approbation du responsable.

Voyages d'affaires

Un type distinct de rapport sont les documents de rapport pour l'hébergement à l'hôtel en cas de voyages d'affaires de spécialistes.

Les frais de déplacement comprennent le coût de la location d'une chambre d'hôtel. L'entreprise est tenue par la loi de rembourser à l'employé tous les frais de chambre d'hôtel.

Un employé qui revient d'un voyage d'affaires fournit l'un de ces documents:

• compte;
• vérifier;
• reçu.

Lequel de ces documents sera le plus correct et ne soulèvera pas de questions de la part des autorités fiscales ?

Si l'hôtel n'utilise pas d'équipement de caisse enregistreuse, l'employé de l'hôteldoit remplir un formulaire spécial. Vous pouvez l'appeler de différentes manières: reçu, chèque, bon.

Conditions de forme

Chaque hôtel a son propre formulaire, mais délivré selon les exigences approuvées. Les documents de rapport pour l'hébergement répondent aux exigences suivantes:

• le rapport contient des détails (nom de l'organisation, son numéro, série, adresse, NIF, sceau);
• le formulaire lui-même est réalisé dans une imprimerie ou à l'aide de systèmes automatisés protégés contre tout accès non autorisé et stocke les informations pendant cinq ans;
• le numéro de document et la série sont attribués.

Si un employé a présenté un document qui ne répond pas aux exigences approuvées, et que l'entreprise l'a accepté et exécuté, en cas de réclamations d'employés fiscaux, l'organisation pourra défendre ses dépens devant les tribunaux.

Si l'hôtel dispose d'une billetterie

Habituellement, les hôtels ont des caisses enregistreuses. Ensuite, les documents de déclaration pour l'hébergement ne sont pas remplis et l'employé reçoit un reçu de caisse. C'est lui qui parle du fait de l'inscription et du paiement d'une chambre d'hôtel.

Le chèque peut être accompagné d'une facture ou d'un autre document fournissant des informations sur l'enregistrement d'un certain employé.

Si un employé a reçu un reçu et un mandat au lieu d'un chèque, dans une telle situation, il peut y avoir des problèmes de la part des fiscalistes lors de la compilation des rapports. Bien sûr, l'entreprise peut défendre ses intérêts devant les tribunaux, mais cette procédure n'est pas trop simple.

Les reçus pour PKO sont également fournis comme documents de rapport pour l'hébergement à l'hôtel. Ils sont également acceptés et ne posent généralement pas de questions inutiles. Les reçus sont considérés comme des documents officiels qui certifient l'acceptation de l'argent par la direction de l'hôtel.

En cas de documents manquants

Il y a aussi des situations où un employé ne fournit pas un seul document. Ensuite, le comptable demande à l'hôtel un certificat de résidence d'une personne en particulier. Et l'entreprise elle-même devrait avoir des informations sur la période de voyage de cet employé.

De telles nuances peuvent entraîner des différends avec les autorités fiscales, qui sont généralement résolus devant les tribunaux en faveur de l'organisation.

Les situations de non-fourniture de documents peuvent s'expliquer par le fait que le salarié ne vivait pas dans un hôtel, mais dans un appartement loué. Dans ce cas, l'entreprise paie le coût de la location du logement, le salarié ne supporte aucune dépense, ce qui signifie qu'elles ne lui sont pas indemnisées.

Souvent, les comptables se posent la question: comment alors prendre en compte les coûts de la fiscalité ? Une entreprise peut déclarer, lors de l'imposition de ses bénéfices, les dépenses engagées pour la location d'un logement, mais uniquement pour la période où son employé y a effectivement habité. Les dépenses de toutes les autres périodes seront considérées comme des dépenses déraisonnables et ne seront pas acceptées par les autorités fiscales.

La préparation des documents de reporting est un moment important et crucial dans les activités de toute organisation. En règle générale, cela est fait par le personnel comptable ou les chefs de départements structurels.entreprises. En cas de difficulté, vous pouvez utiliser les services de sociétés tierces.