Gestion de projet - qu'est-ce que c'est ? Avantages et inconvénients

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-17 18:50

La gestion de projet fait partie intégrante du système de gestion moderne en Russie. De nombreuses entreprises nationales et étrangères utilisent la gestion de projet pour améliorer la qualité des produits et services, réduire les coûts, augmenter les bénéfices. Qu'est-ce que la gestion de projet et quels sont ses principaux avantages ?

Qu'est-ce qu'un projet ?

Le concept de "projet" peut être interprété de différentes manières. La première option implique la définition du projet comme un ensemble de documents, selon lequel la construction d'un bâtiment ou d'une structure est possible. Cet article discutera de la deuxième signification du mot "projet".

Il existe de nombreuses définitions d'un projet, même si elles s'accordent toutes sur une chose: un projet est une idée qui implique la mise en œuvre d'une tâche matérielle spécifique dans un laps de temps limité. Dans le même temps, les principales fonctionnalités du projet s'appellent:

• Unicité (un projet est quelque chose qui est créé pour la première fois).
• Temps limité (le projet a toujours des délais pour sa mise en œuvre).
• Objectif (le projet est toujours réalisé pour résoudre des problèmes spécifiques, exprimés, en règle générale, en unités quantitativesmesures).

Si les trois conditions sont remplies, alors l'ensemble d'activités peut être appelé un projet.

Programmes et portfolios

Les projets sont souvent regroupés en programmes et en portefeuilles. En même temps, les programmes sont un ensemble de projets qui sont unis par un objectif commun. Par exemple, un programme d'amélioration de la qualité de l'éducation pour la population peut inclure des projets d'augmentation de 20 % des salaires des enseignants, la construction de 15 nouvelles écoles, la publication de 26 nouveaux manuels dans les matières de base.

Un portefeuille de projets regroupe des projets financés à partir d'une source unique, quels que soient leurs objectifs. Par exemple, le portefeuille de projets de la société N peut inclure des projets caritatifs, la construction d'un nouveau siège social, la célébration de l'anniversaire du directeur et une augmentation du chiffre d'affaires annuel de 10 %.

Les projets dans les portefeuilles et les programmes doivent également avoir les trois principales caractéristiques décrites ci-dessus.

Principes de base de la gestion de projet

Compte tenu de l'évolution dynamique du marché des technologies conçues pour faciliter le processus de gestion, il est difficile de nommer des méthodes spécifiques qui décrivent pleinement la gestion de projet.

La gestion de projet comprend de nombreuses approches et outils et repose sur les principes de base suivants:

• Orienté résultats. Ce principe est déterminé par le sens du terme "projet". La gestion de projet n'est pas seulement une gestion de la qualité, c'est un ensemble délibéré d'actions interdépendantes.
• Principe du "triangle de conception". Àla gestion de projet doit être guidée par les interdépendances entre: le calendrier, le budget, la qualité du projet. Un changement dans l'un des facteurs entraîne un changement dans les autres, ce qui en fait, pour ainsi dire, les côtés du même triangle.



• Comptabilisation du cycle de vie du projet. Le cycle de vie d'un projet commence par la formation de l'idée même de créer un projet et se termine à l'expiration de la période spécifiée dans le projet. Le cycle de vie d'un projet, en règle générale, se termine au moment où le cycle de vie du produit, créé à la suite du projet, commence.
• Approche processus de gestion. Ce principe implique l'évaluation du projet comme un ensemble de processus qui sont interconnectés et aboutissent à des résultats intermédiaires sous la forme de produits semi-finis ou de documents importants. Cette approche vous permet de contrôler le projet sans les soi-disant "zones aveugles".

Méthodes pour encourager les participants au projet

L'incitation des participants à un projet fait généralement l'objet d'une attention particulière lorsque la direction de projet est sélectionnée pour effectuer des tâches spécifiques. La gestion de projet comprend généralement des mécanismes de motivation tangibles et intangibles.

Les incitations matérielles comprennent les primes, les amendes, les paiements supplémentaires pour l'achèvement rapide des tâches intermédiaires.

Les méthodes immatérielles de motivation comprennent les certificats et les cadeaux disciplinaires sous forme de congés, ainsi que le déploiement d'une compétition entre les participants au projet dans le cadre d'un concours compétitif.

Les grandes étapes de la gestion de projet

La gestion de projet se déroule par étapes du cycle de vie du projet et par phases de complexité de gestion. La relation entre les étapes et les phases est indiquée dans le tableau ci-dessous.

PHASES:	Gestion des coûts	Gestion due	Gestion de contenu	Gestion des risques
ÉTAPES:	1	2	3	4
Initiation	Estimation de financement préliminaire	Estimation préliminaire du calendrier du projet	Définition des tâches clés	Analyse préliminaire des éventuels facteurs négatifs
Planification	Calcul du budget et recherche de sources de financement	Calcul du calendrier du projet	Calcul des objectifs du projet	Calcul de l'ajustement au risque
Mise en œuvre	Financement du projet par étapes	Suivi de la mise en œuvre du calendrier	Suivi de la réalisation des indicateurs intermédiaires	Suivi des changements dans les principaux moteurs
Fermeture	Estimer les profits/pertes	Score d'étape/d'avance	Évaluation de l'achèvement/de l'échec des objectifs du projet	Analyseerreurs commises

Ainsi, les domaines de la gestion de projet comprennent les domaines financiers, du personnel et structurels de l'organisation.

Portée de la gestion de projet

La structure de gestion de projet comprend la division de tout le travail de l'organisation en projets limités en termes de temps et d'objectifs. En même temps, une équipe de chaque projet et une équipe de chefs de projet sont formées, qui rendent compte au responsable de l'avancement de leur projet.

À cet égard, la gestion de projet est généralement utilisée dans des organisations de divers secteurs et tailles, avec un large éventail de commandes exécutées simultanément. Cependant, dans les petites entreprises, il utilise également la gestion de projet pour résoudre des problèmes spécifiques de modernisation de la production ou, par exemple, d'introduction d'un nouveau produit.

Gestion de projets dans le secteur de la construction

Dans l'industrie de la construction, l'utilisation de la méthodologie de gestion de projet est particulièrement pertinente. Dans les entreprises qui remplissent les fonctions d'un client ou d'un entrepreneur, la gestion de projet utilise une division naturelle du travail en projets (selon le principe du produit, c'est-à-dire que la construction de chaque bâtiment est un projet séparé), et la structure de la haute direction pratiquement ne nécessite pas de restructuration sérieuse.

La gestion d'une organisation projet s'effectue aussi souvent selon le principe du projet, en s'appuyant avec succès sur des équipes déjà constituéesdesigners en tant qu'équipe de projet.

Gestion de projets dans les structures étatiques

La gestion de projet au sein du gouvernement est une tendance relativement nouvelle de notre époque. La méthode de gestion par programme-cible, qui s'est développée depuis la période soviétique, a maintenant pris la forme d'une gestion par projet dans tout le pays. Désormais, pour résoudre des tâches stratégiquement importantes pour l'État, des programmes sont utilisés qui incluent des projets individuels avec des indicateurs cibles et des délais de mise en œuvre. Cependant, la méthodologie même de gestion de ces programmes est encore loin d'être idéale et nécessite une modernisation et une mise à jour.

Expérience de la mise en œuvre de la gestion de projet dans la région de Belgorod

L'administration publique par projet a fait ses preuves dans le monde entier. En Russie, il existe une expérience dans l'application de cette technologie dans la région de Belgorod.

Cette expérience à grande échelle a touché presque tous les aspects de la fonction publique dans la région de Belgorod. Parmi les principaux éléments figurent la formation à la gestion de projet, le soutien organisationnel et méthodologique, les inspections sur site, la motivation, l'évaluation des compétences des employés, les commissions d'experts pour la revue de projet.

La maîtrise d'ouvrage de la région de Belgorod comprend désormais des instances collégiales de maîtrise d'ouvrage:

• Commission interministérielle gérant les activités du projet.
• Commissions sectorielles d'experts qui décident de l'ouverture/clôture des projets.
• Bureau régional de projet qui contrôle le respect de la méthodologiegestion de projet.

Guichet unique

C'est dans le cadre de la transition vers la gestion de projet que la Région de Belgorod, dès 2010, est passée à la coordination des projets d'investissement à travers le système du « guichet unique », désormais bien connu à Moscou. Le rôle de cette fenêtre est simplement assuré par l'un des services nouvellement introduits - le bureau régional du projet. Désormais, exactement un mois après avoir déposé sa demande auprès du bureau de projet, l'entité commerciale reçoit un document d'approbation.

Système d'information automatisé "Gestion de projet"

L'information et le support technique pour la gestion de projet dans la région de Belgorod sont assurés par le système d'information automatisé (AIS) "Project Management". Il s'agit d'une application Web sans logiciel qui exécute les fonctions suivantes pour les projets, les portefeuilles et les programmes:

• Maintenance du registre (base de données).
• Planification.
• Budget.
• Suivi de la mise en œuvre aux niveaux régional et municipal.
• Répartition des pouvoirs et responsabilités de l'équipe.
• Modifier le contenu.
• Système d'alerte sur les événements à venir et à venir pour les projets.
• Flux de documents.
• Rapport analytique automatisé.
• Intégration avec le gouvernement électronique de la région de Belgorod.

Avantages et inconvénients de la gestion de projet

L'expérience décrite de mise en œuvre de la gestion de projet dans la région de Belgorod s'est avérée fructueuse. L'effet de ces changements s'est exprimé principalement dansune augmentation du taux de croissance du produit régional brut de 0,1% (plus de 3 milliards de roubles), une réduction du temps consacré à l'approbation des projets (de 2 mois pour chaque projet) et une augmentation du taux de développement des investissements dans la région de 23 %. Cependant, le résultat le plus important est la formation d'une pensée de projet parmi les employés qui analysent activement et tentent de résoudre le problème, parfois même en utilisant des méthodes innovantes et non standard.

La motivation et la restructuration de la structure de gestion ont permis d'obtenir un effet positif non seulement pour la fonction publique, mais aussi pour les entreprises, créant un climat d'investissement favorable et supprimant les obstacles à l'entrepreneuriat.

La population de la région prend désormais une part active dans la sélection et le contrôle de la mise en œuvre des projets stratégiques importants. Pour les personnes, la gestion de projet est une opportunité de bénéficier de services de haute qualité et d'une grande mobilité.

Cependant, malgré tous les avantages de la structure de gestion de projet, cette approche présente également des inconvénients.

Tout d'abord, la période de transition. Il faut un certain temps à l'équipe de projet pour travailler ensemble et remplir ses fonctions en tant que mécanisme bien coordonné.

Deuxièmement, lors de la mise en place de la gestion de projet dans une entreprise, la recherche d'un bon chef de projet peut être retardée. Des exigences très élevées sont imposées aux qualités personnelles et professionnelles d'un chef de projet: qualifications complètes, immersion totale dans le projet, expérience en gestion de projet des spécificités requises.

Le troisième inconvénient de la gestion de projet peut être considéré comme la nécessitérépartir les ressources de l'entreprise entre les projets. Dans les entreprises "pauvres", cela peut ne pas être réalisable du tout. Les chefs de projet devront "se battre" pour le financement et le personnel, ce qui est inacceptable dans des conditions de maîtrise totale de toutes les étapes du cycle de vie du projet.

L'un des inconvénients les plus importants du parcours de gestion de projet dans une organisation est l'emploi de membres de l'équipe de projet et du chef de projet une fois le projet terminé. Comme vous le savez, la charge de travail de l'équipe est la règle la plus importante d'une entreprise prospère, et dans le cas du travail de projet, des groupes de spécialistes "suspendus dans les airs" apparaissent régulièrement, qui perdent immédiatement leur charge de travail constante.

Résumant ce qui précède, nous pouvons conclure que la gestion de projet fait partie intégrante de l'espace commercial moderne, et l'étude de ses bases est simplement nécessaire pour une prise de décision de gestion compétente à la fois au niveau de l'État et au sein d'une seule entreprise.