Matrice RACI comme outil de gestion du passif. RACI : transcription

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'une des causes les plus courantes d'échec des projets est la répartition incorrecte des fonctions entre les membres de l'équipe. Vous avez sûrement déjà rencontré cela: à la moindre difficulté, les participants commencent à chercher le coupable et se rejettent la responsabilité au lieu de résoudre le problème. Et juste pour éviter de telles situations, la matrice RACI a été inventée - un outil simple et efficace pour la planification des ressources humaines.

"Sous le microscope": 4 rôles clés dans chaque projet

La répartition des tâches est l'une des principales responsabilités d'un manager. Mais dans la pratique, tout semble généralement différent: le manager nomme simplement les membres de l'équipe en s'attendant à ce que les spécialistes eux-mêmes décident qui doit faire quoi. Mais que se passe-t-il si les délais ont été dépassés ou si un produit de mauvaise qualité est sorti ? "Je ne fais pas ça", "On ne m'a pas dit"… Et aucune action utile.

Une matrice de responsabilité RACI bien conçue résout de nombreux problèmes. Selon cette méthodologie, quelle que soit la complexité et l'étendue du travail, un membre de l'équipe de tout projet remplit l'un des quatre rôles.

R - Responsable

Traduit par Responsablesignifie "interprète". Il s'agit d'un employé qui est directement responsable de la mise en œuvre d'un domaine de travail spécifique. En même temps, dans la plupart des cas, il ne choisit pas les solutions et rend compte au chef de projet.

Des ouvriers compétents et des spécialistes sont nommés à ce rôle - des gens qui savent comment faire. Dans RACI, les artistes remplissent les fonctions suivantes:

• déterminer ce qui doit être fait spécifiquement pour mettre en œuvre le projet et combien de temps cela prendra (dans les conditions fixées "d'en haut");
• faire une liste des ressources nécessaires;
• participer à la coordination et à l'approbation de la documentation technique;
• analyser l'avancement du projet et les résultats intermédiaires;
• fournir des rapports d'avancement au responsable.

Il peut y avoir plusieurs de ces personnes dans l'équipe. De plus, ce rôle peut être cumulé avec d'autres. La combinaison la plus courante est Accountable + Resbonsible (traduit par "responsible + executor").

A - Responsable

"Comptable" ou "responsable" est le chef de projet principal. C'est lui qui a la responsabilité de s'assurer que les tâches sont réalisées dans les délais, avec le niveau de qualité requis et dans le budget alloué. Aussi, A:

• sélectionne les exécuteurs et l'équipe de gestion de projet;
• attribue des tâches à tous les participants;
• contrôle l'avancement des travaux;
• distribue les ressources entre les artistes;
• conserve les enregistrements de l'utilisation des ressources, etjustifiera également auprès du curateur la nécessité d'allouer des fonds supplémentaires;
• prend en compte les idées et les suggestions des autres membres de l'équipe et peut les approuver ou les rejeter.

Généralement, le chef de projet agit comme le "lien" entre le client ou la haute direction et l'équipe.

C - Consulté

Le troisième rôle dans la matrice RACI est le "consultant" (parfois aussi appelé "facilitateur"). Aux côtés du manager, il participe à la gestion de projet, mais s'occupe principalement des questions stratégiques:

• approuve toute modification de la portée et du calendrier des travaux;
• alloue les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet;
• si nécessaire, s'accorder avec le client sur la nécessité d'augmenter le budget;
• reçoit les rapports d'avancement du responsable;
• prend des décisions dans toutes les situations imprévues, en cas de changements critiques pouvant affecter le calendrier et le coût du projet.

Le rôle des consultants est généralement attribué aux cadres supérieurs. Ce sont eux qui déterminent les objectifs globaux, puis nomment un chef de projet qui répartit déjà les tâches entre les membres de l'équipe.

Je - Informé

En plus des rôles listés, le "informé" ("observateur") est indiqué dans la matrice RACI. Il exerce les fonctions d'administrateur et intervient principalement dans l'organisation de la gestion documentaire. Cependant, l'observateur rend compte au chef de projet, contrairement àautres participants, n'est pas responsable de ses résultats. Au lieu de cela, il:

• collecte et organise toutes les informations sur le projet, les ressources et les plans;
• rédige les procès-verbaux des réunions;
• accepte la documentation des participants au projet pour ensuite la transférer aux structures appropriées;
• surveille les délais de soumission et l'exactitude des rapports remplis.

Notez que la communication avec un observateur est principalement à sens unique. Sa principale fonction est de soulager le manager de la nécessité de perdre du temps sur les procédures bureaucratiques et de le "décharger".

Apprendre à construire une matrice RACI à l'aide d'un exemple

Parlons du côté pratique de la question. Comment dresser un schéma de répartition des pouvoirs et responsabilités ?

1. Compiler dans la liste de tâches

Tout d'abord, vous devez écrire tout ce qui doit être fait. Le niveau de détail dépend du projet spécifique. Parfois, pour faciliter le contrôle et la gestion, plusieurs matrices sont développées. Commencez par dresser la liste des principaux blocs de travail, puis divisez-les en fonctions et tâches distinctes. La liste des œuvres est indiquée verticalement dans le tableau.

Étapes
Termes de référence
Prototype
Design
Code de programme
Rapport de test
Présentation du site

2. Choisir les membres de l'équipe

Ici, vous devez répondre à la question: "Qui sera impliqué dans ce projet ?". Horizontalement, il est nécessaire de répertorier tous les employés et / ou départements impliqués dans la mise en œuvre à toutes les étapes - de la planification à la présentation des résultats et à la soumission d'un rapport.

Étapes	Analyste	Designer	Sys. architecte	Développeur	Testeur	Sys. admin	Chef de projet
Termes de référence
Prototype
Design
Code de programme
Rapport de test
Présentation du site

3. Remplir le tableau

Aprèsalors vous pouvez commencer à distribuer des fonctions. Pour ce faire, vous devez avoir une compréhension claire de chaque étape du travail et du fonctionnement du travail en équipe.

Prenons notre exemple comme base et arrêtons-nous à l'étape "Conception". Dans ce cas, R - interprète - un seul. En cours de travail, il se concentre sur un prototype pré-préparé du site. Par conséquent, l'architecte système qui l'a développé, à ce stade, agit en tant que consultant C. Aussi, l'analyste et le développeur peuvent exprimer leurs souhaits. La conception finie est approuvée avec le chef de projet (A). Mais les testeurs et l'administrateur système à ce stade ne prennent aucune décision, mais reçoivent uniquement des informations sur l'avancement du travail, et ils se voient donc attribuer le rôle d'informé - I.

Étapes	Analyste	Designer	Sys. architecte	Développeur	Testeur	Sys. admin	Chef de projet
Termes de référence	R	je	C	C	je	C	A
Prototype	C	je	R	C	je	je	A
Design	C	R	C	C	je	je	A
Code de programme	C	je	C	AR	je	je	je
Rapport de test	C	C	C	C	AR	je	je
Présentation du site	C	je	C	C	je	AR	je

Variantes de modèles

Dans la plupart des cas, vous pouvez vous débrouiller avec une matrice standard. Cependant, lorsque vous travaillez sur des projets plus complexes, vous avez parfois besoin de rôles supplémentaires. Ainsi, ces dernières années, 2 versions étendues du diagramme de responsabilité sont apparues.

RACI-VS

Ici, deux autres rôles sont ajoutés aux rôles standards:

• Vérifie (V) - un employé ou une équipe spéciale qui vérifie si le résultat de la mise en œuvre d'une tâche particulière répond aux critères approuvés.
• Signs off (S) coordonne la livraison du projet avec le client, effectue une présentation et fournit des rapports. Habituellement, cette fonction est exécutée par le responsable, mais RACI-VS engage un spécialiste distinct pour cela.

Avec un contrôle accru et un contact plus étroit avec le client, ce modèle est idéal pour les projets techniquement complexes ou à grande échelle impliquant des dizaines (voire des centaines) de personnes.

RASCI

Dans cette variante, un nouveau rôle apparaît dans la matrice - Supportive (S). Ses principales fonctions sont de fournir au projet des ressources supplémentaires, c'est-à-dire un soutien au gestionnaire et aux interprètes.

L'équilibre parfait des rôles

La matrice RACI est compilée non seulement pour savoir qui "réprimer" en cas de problème. Même au stade de la planification, en utilisant ce tableau, vous pouvez voirfaiblesses dans l'organisation du workflow.

L'analyse verticale permet de voir les responsabilités et les pouvoirs de chacun des participants au projet, d'évaluer objectivement le niveau de charge de travail:

• beaucoup de R - très probablement, une personne devra être déchirée entre plusieurs tâches, ce qui affectera négativement la vitesse et les résultats du travail;
• beaucoup A - l'employé "se met dans le cou" pour tout le monde; il est recommandé de répartir les responsabilités plus équitablement;
• pas de cellules R et A - raison de réfléchir à la pertinence de ce poste en tant que tel (en fait, vous payez un spécialiste qui ne fait rien);
• pas de cellules vides - encore une fois, le problème de la surcharge, tout le monde n'est pas capable d'effectuer autant de tâches en même temps.

L'analyse horizontale, quant à elle, démontre la qualité de l'organisation du travail à chaque étape. Ici aussi, des problèmes surviennent souvent:

• beaucoup de R - peut-être y a-t-il une duplication de fonctions, et l'un des membres de l'équipe fait un travail inutile;
• beaucoup de A - il y a un « flou » de responsabilité et de confusion dans la livraison des projets;
• beaucoup de discussions en C - ralentissent considérablement le flux de travail (vous devez attendre que tout le monde apporte ses modifications et ses commentaires, trouver des compromis, etc.);
• no I - peut être un signal que trop d'interprètes travaillent sur une tâche, ce qui ralentit également le projet.

Avec RACI, un responsable peut identifier rapidement les travailleurs surmenés ou sous-employés, les emplois inutiles et les domaines de travail dont personne n'est responsable. Une matrice bien conçue peut améliorer considérablement la qualité de l'organisation et du contrôle de la mise en œuvre des projets, ainsi que réduire le nombre de conflits entre les interprètes ("Je ne fais pas ça du tout…", "Il aurait dû faire ceci …”, etc.).

Conseils utiles

Il y a quelques éléments importants à garder à l'esprit pour que la matrice RACI remplisse ses fonctions et assure une continuité d'activité efficace dans l'entreprise.

1. Lorsque vous remplissez le tableau, tenez compte des qualifications des employés. Ainsi, un comptable ne devrait pas être nommé consultant (C) à l'étape de l'aménagement du site, du moins parce qu'il ne maîtrise pas ce domaine.
2. Il ne doit y avoir qu'un seul comptable (A) par lot. S'il y en a plusieurs, veuillez préciser les conditions. Par exemple, A1 est responsable du test de la version de bureau du site et A2 est responsable du test de la version mobile.
3. Toute tâche doit avoir Accountable et Responsible (en traduction - "Responsible" et "Executor").
4. Essayez de formuler chaque tâche aussi précisément que possible. Utilisez des verbes - "publier", "préparer", "écrire", "vérifier", "mettre à jour", etc. Il est conseillé d'indiquer immédiatement les résultats nécessaires - pas seulement "Vérifier la vitesse de chargement du site", mais "Assurez-vous que le la vitesse de chargement n'est pas supérieure à 0,8 seconde".
5. Les actions ne doivent pas s'appliquer à un employé en particulier, mais au poste dans son ensemble.
6. Il est préférable de compiler la matrice RACI en équipe, sur la base de l'analysesituations de travail réelles. Il est important que chaque participant soit conscient de son rôle et des tâches auxquelles il est confronté.