Frais de déplacement : paiement, taille, affectations

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Afin de remplir leurs fonctions officielles, les employés sont souvent envoyés en voyage d'affaires. Tous les frais liés au voyage, à l'hébergement et aux repas sont pris en charge par l'organisation. En savoir plus sur la façon dont les frais de voyage sont calculés et payés en 2018.

Réglementation législative

Les indemnités journalières sont les dépenses d'un salarié liées à sa vie en dehors du lieu de résidence. Selon l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, ces frais doivent être payés par l'employeur dans le montant prescrit par la politique statutaire de l'organisation.

Les frais de voyage en Russie ne sont pas une rémunération pour le travail, mais des indemnités. Les indemnités journalières ne dépendent pas de l'exercice des fonctions de travail par le salarié. Même si ces tâches n'ont pas été effectuées lors d'un voyage d'affaires en raison d'un temps d'arrêt, l'entreprise doit quand même payer des indemnités journalières.

Au niveau législatif, il existe des normes pour les frais de déplacement qui ne sont pas taxés. Selon l'art. 217 du Code des impôts, si le montant de l'indemnisation ne dépasse pas 700 roubles pour les voyages d'affaires à l'intérieur du pays et 2500 roubles pour les voyages d'affaires à l'étranger, alorsl'organisation peut ne pas payer d'impôts. Cela ne signifie pas que l'organisation n'a pas le droit d'établir un paiement supérieur à la norme. Vous n'avez qu'à payer l'impôt sur la différence. Si la politique comptable de l'entreprise indique le montant de l'indemnité de déplacement au niveau de 1 000 roubles, l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être retenu sur la différence (1 000 - 700=300 roubles).

Procédure de paiement

L'indemnité journalière est remboursée pour chaque journée passée en déplacement professionnel. Les week-ends, les jours chômés, les jours fériés et les jours de voyage sont également payés. Si un employé est parti le dimanche matin et est revenu une semaine plus tard le samedi, tous les week-ends de cette période (4 jours) doivent être compensés. La législation ne prévoit pas le paiement d'indemnités journalières d'une journée, mais l'employeur, à sa discrétion, peut introduire une telle clause dans la politique comptable. En même temps, il est obligé d'émettre une avance avant le voyage.

Dépenses remboursables:

• pour les voyages et les logements locatifs;
• frais de subsistance (per diem);
• autres dépenses engagées à la direction ou avec l'autorisation du gestionnaire, même si elles n'ont pas été convenues à l'avance.

Exemple 1

La politique comptable de l'entreprise prévoit un paiement de 45 euros (3 330 roubles) par jour de séjour en voyage d'affaires à l'étranger et 700 roubles. - sur le territoire de la Fédération de Russie. Le salarié s'est absenté pendant 10 jours: du 1er au 10 juillet. Pour les 9 premiers jours, il a droit à un paiement de 45 x 9=405 euros (29 965 roubles). Le retour d'une journée en Russie est payé au taux de 700 roubles. À la date du paiement anticipé, le taux de change de l'euro était de 70 roubles, et le jour de l'approbationrapport préalable - 68 roubles. Calculez le montant des frais de déplacement.

Étant donné que l'employé a reçu une indemnité avant le voyage, le recalcul des montants émis sera effectué au rythme de l'émission des fonds:

• 405 x 70=28 350 roubles - pour les 9 premiers jours.
• Total cumulé: 28 350 + 700=29 050 roubles
• Le taux des paiements exonérés d'impôt en vertu de la loi=9 x 2500=22 500 roubles.
• Différence: 29 050 - 22 500=6 550 roubles - l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être retenu sur ce montant.

Documents

La base pour partir en voyage est une commande écrite de l'employeur - une commande. L'organisation peut utiliser le formulaire unifié n ° T-9 ou développer le sien. Le document doit indiquer le lieu, la date, le but du voyage, le numéro de certificat, l'affectation. La même loi prescrit le montant de l'indemnité journalière et d'autres paiements limités.

Avant le voyage, l'employé doit recevoir un acompte et, à son retour, fournir un rapport sur l'utilisation des fonds et la tâche accomplie. Trois jours sont alloués à la préparation du document. L'organisation élabore elle-même le formulaire de rapport. En plus du document, les originaux de tous les documents consommables doivent être joints.

Si le responsable accepte le travail de l'employé, le comptable est obligé de refléter toutes les dépenses dans le bilan. Si le but du voyage n'est pas atteint, une partie des dépenses peut être déduite du revenu de l'employé. Si un employé a dépensé plus d'argent qu'il n'a reçu de la caisse enregistreuse, alorsil y a eu des changements dans les frais de déplacement, vous devez payer le dépassement. Le montant non dépensé doit être retourné à la caisse, sinon le solde sera déduit du revenu de l'employé.

Voyages d'affaires à l'étranger

Lors des voyages internationaux, la date de franchissement de la frontière est le premier jour d'un voyage d'affaires à l'étranger, et lors d'un voyage en Fédération de Russie, il est payé au taux prévu pour les voyages d'affaires nationaux. Les calculs sont effectués en fonction des marques des autorités frontalières dans le passeport.

Si un employé part en voyage à l'étranger, il devra acheter la devise du pays d'accueil. Cette fonction peut être assumée par l'organisation en prescrivant dans des actes locaux le versement de fonds en devises étrangères. Les dollars et les euros peuvent être échangés dans n'importe quelle banque du pays, contrairement aux unités nationales plus rares. Il convient d'en tenir compte lors de l'élaboration des actes locaux. Si l'organisation est prête à payer les frais de voyage en devises étrangères, il est préférable d'échanger contre le dollar ou l'euro.

La comptabilisation de ces montants dans les registres comptables est toujours effectuée en roubles, mais en tenant compte des caractéristiques suivantes:

• si un paiement anticipé est transféré sur une carte en rouble, le montant doit être calculé au taux de change en vigueur à la date du paiement;
• si le paiement est effectué en espèces, le taux de conversion du rouble spécifié dans le certificat d'achat de devises doit être appliqué.

Nombre de jours

La durée réelle du séjour lors d'un voyage d'affaires est déterminée par les documents de voyage, c'est-à-dire les billets. Si l'employé est parti en voyage d'affaires en voiture, calculezjours peuvent figurer sur un mémo, qu'il est tenu de fournir à son retour. En outre, tous les documents confirmant l'utilisation du transport (lettre de voiture, factures, reçus, chèques, etc.) doivent être joints.

Excursions d'une journée

Il n'y a pas de durée minimale légalement spécifiée pour un voyage d'affaires. La tâche du chef peut être accomplie en une journée. Comment puis-je récupérer les frais dans ce cas ? Le processus de documentation d'un voyage d'affaires ne dépend pas de sa durée. Le service comptable doit établir un ordre, mettre une marque sur la feuille de temps et émettre un acompte au salarié. Après son retour, il est tenu de déclarer les dépenses engagées et de remettre la différence à la caisse de l'organisation. Il n'y a pas d'indemnité journalière pour les courts trajets. Cependant, laisser un employé sans argent n'est pas une bonne idée. Dans ce cas, l'employeur peut lui verser un certain montant, par exemple 50 % de l'indemnité due par jour. Cette compensation est non imposable.

Pays de la CEI

Les voyages vers les pays de la CEI sont pris en compte séparément. Comme il n'y a pas de cachet dans le passeport lors du passage de la frontière, la période est déterminée par les documents de voyage. Le jour de départ est la date de départ du véhicule et le jour d'arrivée est le jour où tombe l'heure d'arrivée du véhicule dans la ville de résidence. Le montant du paiement est déterminé par l'employeur. Les montants de compensation non imposables restent les mêmes - 700 et 2500 roubles. Les retards en cours de route sont payés par décision du responsable s'il existe des documents confirmant le faitretards.

Exemple 2

Un employé part en voyage d'affaires pendant 3 jours.

• 10.08.17 à 22h10 l'employé a pris le train pour Astana.
• 11.08.17 à 11h00 le train est arrivé à Astana. Autrement dit, l'employé a déjà franchi la frontière le 11.08.17.
• 11.08 et 12.07 l'employé était de service.
• 12.08 - le train pour la Russie est parti à 15h05.
• 12.08 à 23h40 le train est arrivé en Russie. C'est-à-dire que l'employé a déjà franchi la frontière le 12.08.17.

Une indemnité journalière en Fédération de Russie d'un montant de 700 roubles a été accumulée les 10 et 12 août. Pour le 11 août, un paiement de 2 500 roubles devrait être accumulé. Au total, pour la période du voyage d'affaires, l'employé recevra: 700 x 2 + 2500=3900 roubles

Opérations en BU

La comptabilisation des frais de voyage en 2018, comme auparavant, est effectuée sur la base d'un rapport préalable. Les montants des dépenses sont reflétés dans les comptes de comptabilité analytique, car un voyage d'affaires est un voyage d'affaires.

Une condition préalable au voyage est l'émission préalable d'une avance. Le comptable peut émettre des fonds à partir de la caisse enregistreuse ou transférer sur une carte bancaire. L'avance est calculée en fonction de la durée du voyage et des coûts approximatifs du voyage d'affaires. En BU, cette opération s'effectue comme suit:

• Dt 71 Ct 50 - émission de montants comptables à partir de la caisse.
• Dt 71 Ct 51 - transfert des montants comptables sur la carte.

L'affichage ultérieur des frais de voyage dépend du but du voyage. Les coûts seront imputés à la comptabilité analytique de l'unité dont les problèmes sont dirigés.décider l'employé. Par exemple:

• Dt 20 Kt 71 - l'employé a été envoyé en voyage pour travailler avec le client.
• Dt 44 Kt 71 - le voyage est lié à la vente de marchandises.
• Dt 08 Ct 71 - un employé part en voyage d'affaires pour conclure une transaction de vente de propriété.
• Dt 28 Kt 71 - la nécessité de voyages d'affaires pour retourner les produits défectueux.
• Dt 19 Kt 71 - comptabilisation de la TVA sur les montants d'avance.
• Dt 68 Ct 19 - déduction fiscale sur facture.

Le retour des fonds non dépensés se reflète dans les transactions suivantes:

• Dt 50 Kt 71 - paiement anticipé au caissier.
• Dt 51 Kt 71 - dépôt du solde des fonds sur le compte courant.
• Dt 70 Kt 71 - retenue du solde de l'avance sur les salaires.

Vous ne pouvez conserver le montant que si plus d'un mois s'est écoulé et que l'employé ne s'oppose pas à cette opération. Sinon, l'employeur devra saisir les tribunaux.

UST, cotisations sociales et autres impôts

Conformément à la loi fédérale n ° 216 «portant modification du code fiscal de la Fédération de Russie», à partir du 01.01.2008, remboursement des frais de voyage dépassant 700 roubles. et 2500 roubles. pour chaque jour de voyage d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie et à l'étranger, ils sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, à l'UST et aux cotisations sociales. L'employeur fixe lui-même le montant des indemnités. Quelle que soit leur taille, l'assiette de l'impôt sur le revenu est réduite par le versement effectif d'une indemnité.

À des fins fiscales, les dépenses de l'organisation comprennent:

• Déplacement du travailleur versdes deux côtés.
• Location d'hébergement, y compris les services supplémentaires à l'hôtel (à l'exception du coût du service dans les bars, dans la chambre, pour l'utilisation des installations de bien-être).
• Délivrance et délivrance de visas.
• Entrée du véhicule.

Caractéristiques des calculs

L'employé n'est pas tenu de déclarer où il a utilisé des indemnités journalières. Cependant, le Service fédéral des impôts peut vérifier le juste calcul du montant en fonction de la durée du voyage. Il peut s'agir de documents confirmant le voyage, l'hébergement ou un document de voyage.

Lors d'un voyage d'affaires, il peut y avoir des dépenses qui n'ont pas été convenues à l'avance. Par exemple, le coût de l'emballage des bagages. Le remboursement de ces dépenses n'est autorisé que si la possibilité de leur compensation est précisée dans l'acte local et s'il est prouvé que l'opération a été réalisée à des fins de production. Autrement dit, il était nécessaire d'emballer les documents, propriété de l'organisation. Sinon, ces dépenses devront être imputées au revenu de l'employé avec la retenue subséquente de l'impôt sur le revenu des particuliers.

Le remboursement des repas n'est pas lié aux voyages d'affaires. Il est entendu que le salarié compense ces frais de manière autonome à hauteur de l'indemnité journalière. Mais la direction peut, dans des actes locaux, prévoir le coût de la nourriture en plus de l'indemnité journalière et prélever l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur ces montants. Si le coût de l'hébergement dans un hôtel, un vol ou un voyage comprend le coût de la nourriture, la taxe n'est pas retenue.

Nous examinerons séparément la situation dans laquelle le voyage est initié par l'organisme donneur d'ordre. Très souvent, les parties conviennent quele remboursement sera basé sur les coûts réels. Cependant, une organisation ne peut envoyer que ses employés en voyage d'affaires. Et dans ce cas, le client ne conserve pas les dépenses comptables, car cela est considéré comme un paiement pour les services d'une autre organisation (exécuteur testamentaire). Dans ce cas, le contrat entre les entreprises doit indiquer que le remboursement de ces dépenses sera inclus dans le prix des marchandises, ainsi que les exigences en matière de documents et les délais de soumission. Pour les titres de transport et autres contrôles, le client ne peut que vérifier l'exactitude du calcul des coûts. Si l'entrepreneur relève du régime fiscal général, le coût des prestations est soumis à la TVA. Si le client est une société étrangère, il n'y a pas de détaxe.

Conclusion

Si un employé est envoyé en voyage d'affaires, ses frais de déplacement devraient lui être remboursés. L'indemnité journalière est fixée par l'employeur et est fixée dans des actes locaux. L'indemnité journalière est versée pour chaque jour d'un voyage d'affaires, y compris les jours de congé et les jours fériés. Avant le voyage, l'employé doit accumuler et payer une avance. Il rend compte de tous les montants comptables après le voyage. Les montants non dépensés doivent être retournés au caissier et les dépenses excédentaires doivent être compensées à l'employé immédiatement après l'approbation du rapport de voyage.