Paiement des indemnités de déplacement : que faut-il savoir ?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Payer les frais de déplacement n'est pas seulement une opportunité de voyager aux frais de l'entreprise, mais aussi une responsabilité qui impose un certain nombre de restrictions à la liberté de mouvement de l'employé. Certains pensent que les voyages gratuits et un minimum de travail sont des objectifs à atteindre lorsqu'un employeur confie la responsabilité de tâches en dehors de la ville ou du pays. Comme c'est cool: vous pouvez vous détendre et vous ennuyer un peu lors de conférences. Cependant, tout n'est pas comme il semblait à première vue.

Qu'est-ce qui peut être considéré comme un voyage d'affaires ?

Selon l'article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie, un voyage d'affaires est un voyage d'une durée déterminée aux frais de l'employeur pour exercer des fonctions officielles en dehors des "murs" du bureau. Une condition préalable est de traverser la frontière du pays, c'est-à-dire que voyager dans une autre ville n'est pas un voyage d'affaires. Dans ce cas, les jours de départ et d'arrivée sont pris en compte comme obligatoires pour être inclus dans cette période de voyage. L'employé se retrouve avecbureau, mais l'horaire de travail à l'extérieur du pays n'est pas fixé par l'entreprise d'envoi.

Il est également permis de considérer comme un voyage d'affaires dans des cas exceptionnels les voyages qui nécessitent un déplacement dans une ville voisine. Cette règle s'applique aux postes qui n'impliquent pas de besoins constants pour traverser la frontière, par exemple, un chauffeur de taxi. Il peut voyager hors de la ville tous les jours, mais le temps passé sur la route n'est pas considéré comme un voyage d'affaires. La situation est différente avec les fonctionnaires qui occupent des emplois dans des bureaux, et parfois ils doivent se déplacer dans une autre ville pour améliorer leurs compétences et suivre des cours. Toutes les dépenses sont à la charge de l'employeur, car cela relève de sa compétence, et le droit de l'employé de refuser les tests et les études est préservé.

Différences de voyage supplémentaires

Voyage à l'étranger implique quelques exceptions aux règles. Ils sont principalement liés au temps et aux coûts de temps. Supposons qu'un employé soit envoyé dans un autre pays, où il doit rester une semaine afin d'avoir le temps de visiter une exposition ou de se familiariser avec les nouveaux produits d'un fournisseur. Le vol est retardé et l'employé est obligé de rester dans un autre pays avec son propre argent:

• Payer une chambre d'hôtel.
• Manger.
• Utiliser les transports dans le pays/la ville.
• Disposer du matériel nécessaire pour les soins et l'hygiène.

Toutes les dépenses doivent être justifiées par des chèques et des reçus, de sorte que plus tard, après le retour au travail, pour renforcer le soutien matériel pourremboursement. Si nous parlons d'un voyage dans une autre ville, l'indemnité de déplacement n'est payée que partiellement - transport et nourriture.

Qu'est-ce que l'entreprise paie exactement ?

L'entreprise prend en charge tous les frais de déplacement d'un ou d'un groupe de salariés. Le prix comprend non seulement le voyage, l'hébergement, les billets et les visites de certains musées ou expositions. L'indemnité de déplacement comprend également les paiements obligatoires:

• Assurance maladie.
• Assurance personnelle.
• Paiement des bagages et de son assurance.
• Déclaration du montant réclamé.
• Primes d'assurance pour la location de voiture (si l'employé ne possède pas de véhicule personnel ou de société).

Les week-ends sont également pris en compte, puisqu'une personne est obligée d'être en mission en dehors des heures de travail dans le cadre d'un ordre de départ. Le paiement des voyages d'affaires le week-end est calculé séparément et reflété dans les états financiers en tant que dépenses ponctuelles ou dépenses quotidiennes. Cela est nécessaire pour qu'une personne puisse manger quelque chose et se déplacer. Le reste de l'excédent (théâtres, musées, cafés, restaurants, magasins) est fourni par l'employé.

Procédure de paiement de l'indemnité de voyage: quand l'argent est-il émis et restitué ?

Premièrement, une ordonnance doit être délivrée à un employé qui, de l'avis de ses supérieurs, est compétent dans les affaires qui doivent être résolues à l'étranger. Il doit s'agir de fonctionnaires remplissant certaines obligations et répondant aux critères de sélection du poste. En d'autres termes, si un employé ne connaît pas un étrangerlangue, les autorités sont tenues de lui rémunérer un interprète, si nécessaire pour négocier avec l'entreprise invitante. Après avoir examiné la commande, l'employé la signe et reçoit une avance pour la commande de billets et la location d'un hôtel au plus tard 24 heures avant le départ.

Important ! L'avance doit être de 50% du montant alloué pour le voyage. Elle doit couvrir toutes les dépenses qui sont prévues pendant le séjour à l'étranger. Le paiement des frais de déplacement quotidiens ne s'applique pas aux communications cellulaires et au trafic Internet mobile.

La moitié restante du montant sera utilisée pour recalculer les dépenses restantes, qui seront considérées comme imprévues ou supplémentaires. L'employé fournit des chèques pour eux et ce n'est qu'à son arrivée à la maison qu'il peut compter sur une indemnisation pour les pertes. Par exemple, un chauffeur a été fourni qui assure le transport. Pour lui, une indemnité de déplacement distincte est allouée pour la réparation de la machine, le remplacement des pièces, les fournitures et le ravitaillement en carburant. Un autre employé ne peut pas demander le remboursement des frais de transport, car un transfert et un chauffeur personnel sont fournis.

Autre cas, si des billets ont été commandés, mais que le vol a été retardé. Le travailleur a été rappelé d'urgence et a dû acheter des billets de bus avec son propre argent. Ensuite, les frais sont remboursés. Lorsqu'il n'y a plus d'argent du tout, l'entreprise l'envoie sur le compte du destinataire de la manière la plus rapide et la plus pratique.

Quand est-ce avantageux pour le voyageur ?

Voyage pour le travail n'est pas toujours associé à des dépenses personnelles. Il y acas où l'expéditeur rembourse le coût de la nourriture et où l'employé reste "dans le noir". Cela s'applique aux moments où l'hôte paie toutes les dépenses de nourriture dans l'hôtel où la personne séjourne, ou dépensées avec de l'argent personnel (l'invité arrive à la maison / à l'appartement). Dans le même temps, 50% des frais prévus pour la nourriture du citoyen lui sont restitués sans qu'il soit nécessaire de présenter des reçus pour l'achat de nourriture ou de plats préparés dans les restaurants et les cafés.

Ceci est prévu par la loi et est dû au fait qu'une personne a le droit de refuser une nourriture qui lui est indésirable pour des raisons de santé. Par conséquent, il peut acheter quelque chose selon ses goûts et ses besoins, mais le paiement des jours de voyage se fera de la manière prescrite par la loi. Parfois, les dépenses peuvent être remboursées d'un commun accord entre l'employé et le patron.

Paiement des indemnités de déplacement: déplacements et communications le week-end

Si une personne est obligée d'effectuer des activités professionnelles le week-end, par exemple la conclusion de contrats ou leur signature, les communications mobiles doivent être payées. Ces dépenses imprévues mais prévues peuvent être partiellement ou totalement remboursées d'un commun accord. En pratique, il arrive souvent qu'un voyage d'affaires à l'étranger comporte non seulement un fuseau horaire différent, mais aussi des jours de la semaine ou des saisons.

1. Si un employé a été envoyé aux États-Unis, où le dimanche est considéré comme un jour ouvrable, les dépenses de la journée seront remboursées à 100 %. Cependant, nonla confiance doit être négligée, car elle devra également être prouvée.
2. Si le voyageur est en route pour l'Afrique du Sud, la saisonnalité et le changement de saison sont également pris en compte. Par exemple, "de l'hiver au printemps" voler avec des valises de vêtements d'hiver est une charge supplémentaire de sous-vêtements interchangeables pour la saison chaude. Le paiement de la consigne à bagages est divisé en deux si les parties sont d'accord: l'employé ne prend pas beaucoup de choses - le responsable paie, il y a un excédent dû à la faute de l'employé - le coût de celui-ci.

La même chose se produit dans d'autres cas, lorsqu'il y a des désaccords et des questions controversées concernant les coûts. Parfois, le paiement des jours de voyage implique sa survenance exceptionnelle par la faute de l'entreprise, mais ce fait doit également être prouvé au salarié. Il est important de prendre en compte certaines autres circonstances qui affectent la séparation des obligations.

Salaires

Le patron doit-il payer un salaire pendant que l'employé est à l'étranger ? Il s'agit d'une question controversée, car l'employé exerce déjà ses activités et reçoit des déductions. D'autre part, il passe son temps libre, qu'il pourrait passer avec sa famille ou en vacances du travail. Et au lieu de cela, il est obligé de travailler le week-end, mais uniquement au détriment des déductions pour le voyage.

Étant donné que l'indemnité de déplacement le week-end n'est que partielle, vous devez payer les heures de travail de l'employé, en évaluant sa contribution au développement de l'entreprise au taux de base selon le contrat de travail signé. Le salaire ne doit pas affecter les voyages supplémentaires s'il est dans le meilleur intérêt de l'entreprise, etune personne est obligée de remplir ses pouvoirs. Mais le motif peut être une situation miroir, lorsque les heures supplémentaires lors d'un voyage d'affaires peuvent influer sur le montant de la somme forfaitaire. Cela signifie que l'indemnité journalière, selon la partie 1 de l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, sont ajoutés au taux de salaire.

Qu'est-ce qui influence l'indemnité journalière dans différentes structures organisationnelles ?

Le paiement de l'indemnité journalière de déplacement ne dépend pas du pays et du lieu de résidence d'une personne. Selon l'arrêt de la Cour de cassation n° CAS 05-151 du 26.04.2015, les frais de per diem sont pris en charge intégralement jusqu'au départ. S'ils ont été dépassés, ils doivent alors être remboursés par la direction. Il s'agit de "dépenses de poche" nécessaires pour effectuer un travail en dehors du lieu d'affectation permanent en relation avec des moments de travail ou des missions officielles. Il convient de noter que l'argent est prélevé sur le budget général, qui constitue le fonds de l'État.

Si un employé appartient à une organisation budgétaire, il dispose d'un fonds distinct d'où provient l'argent pour ces dépenses. Nous parlons du ministère de l'Intérieur - les aspects sociaux et médicaux de cette organisation sont entièrement pris en charge par l'État, n'ayant rien à voir avec les fonds d'assurance et prévoyant des citoyens travaillant dans des postes non gouvernementaux.

Ici, le paiement des frais de déplacement dans les institutions budgétaires dépend entièrement du type de gestion et de fourniture des unités par l'État. En ce qui concerne le service militaire, les déductions sont un peu plus élevées que dans les structures non étatiques ou les entreprises privées. Puisque le devoir et la tâche de l'employé sont la tâche du pays, alors les dépensesle pays paie. »

Taxes de voyage

La loi suivante s'applique pour la période de déclaration actuelle: il n'y a pas de limites minimales et maximales pour les organisations, c'est-à-dire que chaque entreprise peut fixer sa propre limite de paiement pour fournir un employé pendant une journée en dehors du lieu de travail. Cependant, s'il s'absente quelques heures, l'indemnité journalière est versée intégralement, car il ne s'agit pas d'un avantage, mais d'une couverture des coûts.

Les petites entreprises essaient de se limiter à une indemnité journalière de 700 roubles, car le montant n'est pas imposé conformément au paragraphe 3 de l'art. 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie. L'impôt sur le revenu des particuliers devra être retenu sur le montant qui constitue la différence au-delà du minimum établi.

Important ! Si un employé est envoyé à l'étranger, la limite d'exonération fiscale est de 2 500 roubles. Le paiement des frais de déplacement dans une institution budgétaire s'effectue exactement de la même manière.

Exemple de calcul des retenues sur les paiements journaliers

Supposons que M. Petrov parte en voyage d'affaires pendant 5 jours, dont 2 jours tombant le week-end. Il a droit à 1000 roubles pour chaque jour passé dans une autre ville, comme décidé par les autorités. Sur ces 5 000 roubles, le montant égal à 5 700=3 500 roubles n'est pas taxé. Les mille et demi restants sont soumis à l'impôt et au paiement des primes d'assurance.

Lorsqu'il voyage à l'étranger pendant les mêmes 5 jours, une personne reçoit 3 000 roubles par jour. Sur les 15 000 roubles, il reste 2 500 roubles, qui sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques etcontributions. Dans ce cas, en aucun cas, la présentation des chèques et reçus n'est requise.

Quels sont les documents à présenter ?

Immédiatement, cela vaut la peine de commencer par le transport - si vous voyagez en voiture privée, le service comptable émet une lettre de voiture où sont émis les chèques et reçus pour le paiement du carburant et d'autres consommables. Les billets d'avion, de train et d'autobus doivent être conservés jusqu'à votre retour à la maison. Le passeport avec les marques de passage des frontières doit également être photocopié pour être joint à la feuille de route. Pour les déplacements en ville à l'intérieur du pays, vous devez émettre des rapports de mission - il s'agit d'une feuille qui reflète la liste des obligations de service.

Si l'hôtel a été réservé personnellement par un employé, vous devez vous renseigner à l'avance s'il dispose des formulaires n ° 3-G à délivrer aux clients. Sinon, l'hébergement sera à la charge de l'employé, car KKM n'est pas nécessaire à ces organisations. Lors de l'émission d'un mémo (pour les organisations budgétaires), vous devez également joindre des billets avec la date de départ et d'arrivée. Le paiement des indemnités de déplacement le week-end peut être forcé si un acte local est établi et une ordonnance au formulaire T-9 est signée. Ces documents ont préséance sur les lois qui guident les comptables. Il faut d'abord les prendre en compte pour ne pas surpayer les indemnités de déplacement.

La principale différence entre les entreprises budgétaires et privées est la mise à disposition obligatoire d'un employé qui est "par la faute" de la direction à l'extérieur du pays. Il est important de tout faire pour que l'employé puisse en temps opportun et avec soinaccomplir toutes les tâches de l'entreprise. Les entreprises privées sont rarement intéressées par de tels paiements, car il y a toujours des documents supplémentaires à remplir et des paiements d'impôts à déduire. Par conséquent, vérifiez à l'avance tout ce qui sera émis et signé en votre nom. Découvrez également quelles organisations en dehors de la ville ou du pays délivrent les documents pertinents. Parfois, il est assez difficile d'obtenir un ticket dans les transports en commun pour prouver le fait d'un voyage pour affaires officielles.